Kamila Wasilewska
|
13 kwietnia 2022
Spis treści

Rok 2022 wyjątkowo obfituje w zmiany w różnych dziedzinach prawa. O ile największe zmiany mają charakter podatkowy i są związane z tzw. “Polskim Ładem, o którym pisaliśmy m.in. w tym artykule, o tyle w życie weszły także inne, mniej rewolucyjne zmiany, które mogą mieć wpływ na obowiązki niektórych przedsiębiorców. Jednym z takich obowiązków jest konieczność składania corocznie sprawozdania finansowego do sądu rejestrowego, który mają m.in. wszystkie spółki kapitałowe (czyli spółki z o.o. i akcyjne). Podpisywanie sprawozdań finansowych sprawia wiele problemów natury faktycznej, a ostatnie zmiany mogą ten proces znacznie uprościć.

Kto ma obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego?

Obowiązek corocznego składania sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości mają przedsiębiorstwa, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, m.in. ze względu na wysokość przychodów lub status prawny. Ponadto, obowiązkowi temu podlegają podmioty, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. W praktyce oznacza to, że pod obowiązek składania sprawozdania będą podlegały:

  • spółki kapitałowe

  • spółki osobowe,

  • spółki cywilne

  • osoby fizyczne, pod warunkiem przekroczenia kryterium przychodów netto za poprzedni rok obrotowy w wysokości 2 000 000 euro;

  • fundacje,

  • stowarzyszenia.

Warto nadmienić, że powyższe wyliczenie ma wyłącznie charakter przykładowy. Katalog podmiotów zobowiązanych określonych w ustawie o rachunkowości ma co do zasady charakter otwarty, co oznacza, że wyczerpujące wyliczenie wszystkich podmiotów podpadających pod obowiązek złożenia sprawozdania finansowego nie jest możliwe.

W niniejszym artykule przyjrzymy się przede wszystkim sytuacji spółek kapitałowych przez pryzmat obowiązku sprawozdawczości.

Podmiotem obowiązanym do złożenia sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki. W przypadku spółek kapitałowych za kierownika jednostki uważa się członka zarządu. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy – dopilnowanie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego obciąża wszystkich członków zarządu.

Spółki prawa handlowego co do zasady muszą corocznie do 31 marca sporządzić sprawozdanie finansowe, które następnie w terminie do 30 czerwca musi zostać zatwierdzone przez właściwy organ i przesłane do sądu rejestrowego. Niezachowanie tych terminów może narazić spółkę na wszczęcie przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego, które może skończyć się nawet wykreśleniem spółki z rejestru. Kierownik jednostki natomiast może być za niezłożenie sprawozdania finansowego ukarany grzywną.

Procedura składania sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe sporządza się po polsku, a dane umieszczane są w walucie polskiej. Sprawozdanie sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem dedykowanego formularza na stronie ministerstwa finansów. Składa się z:

  • bilansu, w którym wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,

  • rachunku zysków i strat, gdzie wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy

  • informacji dodatkowych, która może zawierać m.in. opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.

Ponadto, do sprawozdania finansowego konieczne jest dołączenie:

  • uchwały organu zatwierdzającą sprawozdanie (np. uchwały zgromadzenia wspólników w przypadku spółki z o.o.),

  • sprawozdania z działalności (jeśli jest wymagane – dotyczy m.in. spółki z o.o.),

  • uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,

  • opinii/sprawozdania biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe musi podlegać badaniu- dotyczy to np. spółek akcyjnych).

Wybrane problemy praktyczne

Konieczność sporządzania (i podpisania) sprawozdania finansowego budzi liczne trudności na gruncie praktycznym. Jeden z nich dotyczy m.in. sytuacji, w której w zarządzie wieloosobowym znajdują się obcokrajowcy lub osoby stale przebywające poza granicami kraju. Jak nadmieniono powyżej, obecnie sprawozdanie musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu, a uzyskanie podpisów od tych osób może być utrudnione.

Ponadto, w przypadku, gdy księgowość spółki prowadzona jest zdalnie lub przy wykorzystaniu outsourcingu, może również wystąpić problem braku możliwości podpisu sprawozdania przez księgowość. Przypomnijmy, że podpis księgowości, czyli podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe spółki jest co do zasady wymagany. Od tej zasady mogą występować pewne wyjątki, takim jest chociażby odmowa podpisu sprawozdania finansowego (od której należy sporządzić pisemne uzasadnienie ).

Sprawozdanie może zostać sporządzone wyłącznie w specyficznej formie elektronicznej. Przesłanie sprawozdania do sądu rejestrowego również musi odbywać się za pośrednictwem odpowiedniego systemu teleinformatycznego- Repozytorium Dokumentów Finansowych. Przesłanie sprawozdania wymaga zatem posiadania profilu zaufanego. Mnogość systemów teleinformatycznych może sprawiać problemy osobom, które nie mają doświadczenia w składaniu i przesyłaniu do sądu tego typu dokumentów.

Sprawozdanie składane przez RDF jest bezpłatne. Złożenie sprawozdania możliwe jest również przez systemS24 W tym przypadku jednak w niektórych przypadkach konieczne będzie poniesienie opłaty w wysokości 140 zł. Opłata w systemieS24 będzie wymagana, gdy zgłoszenia dokona osoba inna niż uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Płatne złożenie sprawozdaniafinansowego oznacza złożenie elektronicznego wniosku na formularzu KRS-Z30, którego przedmiotem jest wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych. Ten tryb będzie miał zastosowanie, jeżeli osoba składająca sprawozdanie nie jest:

  • osobą uprawnioną do reprezentacji podmiotu, prokurentem, syndykiem, zarządcą w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatorem, której numer PESEL nie został ujawniony w KRS;

  • pełnomocnikiem, którego numer PESEL nie został ujawniony w KRS.

Ten tryb może być wykorzystywany w szczególności, w sytuacji spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL.

Warto nadmienić, że sprawozdanie finansowe może być sporządzone jak i przesłane przez pełnomocnika, w tym adwokata czy radcę prawnego, którzy zazwyczaj mają duże doświadczenie z wszelkimi systemami teleinformatycznymi prowadzonymi przez Ministerstwo Finansów czy Ministerstwo Sprawiedliwości. Ponadto, od kwietnia 2019 r. zgłoszenie takich dokumentów za pośrednictwem profesjonalnego pełnomocnika również jest bezpłatne (nie licząc opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł, ten koszt jednak zazwyczaj jest marginalny).

Zmiany w 2022 roku: koniec problemów z podpisywaniem sprawozdania finansowego?

W 2022 roku miała miejsce nowelizacja ustawy o rachunkowości, która może częściowo uprościć spółkom obowiązki w zakresie sprawozdaniafinansowego. Nowelizacja polega na dodaniu dodatkowej możliwości skutecznego złożenia sprawozdania finansowego. Zmiana zakłada, że od 2022 roku sprawozdanie finansowe będzie mogło być także złożone (w spółkach o wieloosobowym organie zarządzającym, np. o wieloosobowym zarządzie) jeżeli zostanie podpisane tylko przez jednego członka zarządu oraz przez osobę sporządzającą sprawozdanie (czyli np. przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe). Aby zastosować taką możliwość, konieczne jest odebranie od pozostałych członków organu oświadczeń, że sprawozdanie spełnia wymogi przewidziane w ustawie.

Zgodnie z ustawą oświadczenia mogą być złożone zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej. Ustawa przewiduje, że w przypadku gdy oświadczenia o tym, że sprawozdanie spełnia wymogi przewidziane w ustawie, zostaną sporządzone przez pozostałych członków organu kierującego (np. zarządu) w formie papierowej, to osoba podpisująca sprawozdanie będzie musiała zapewnić ich elektroniczną kopię.

Co ciekawe, w Repozytorium Dokumentów Finansowych nie ma jeszcze dedykowanej funkcjonalności, dzięki której możliwe byłoby dołączenie oświadczeń o spełnianiu przez sprawozdanie wymogów przewidzianych w ustawie. Z uzasadnienia projektu nowelizacji wynika, że taka funkcjonalność zostanie prawdopodobnie dodana w połowie 2022 roku.

Jeszcze raz warto przypomnieć, że jest to jedynie dodatkowa możliwość złożenia sprawozdaniafinansowego od 2022 roku. Możliwe jest także tradycyjne jego sporządzenie – uwzględniające podpisy wszystkich osób organu zarządzającego w spółce. Może być to jednak znaczące udogodnienie dla spółek, jeżeli przepisy w tym zakresie zostaną dostatecznie objaśnione.

Kamila Wasilewska

Radca Prawny



Zaufali nam:



Może Ciebie również zainteresować:

5/5 - (liczba głosów: 2)