Notariusz jako instytucja obowiązana w kontekście AML – co musi posiadać i jakie obowiązki wykonywać?

Przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w art. 2 ust. 1 wymieniają zamknięty katalog instytucji obowiązanych, czyli podmiotów zobligowanych do wdrożenia procedur AML w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 13 i 14 ustawy za instytucję obowiązaną uważa się notariusza w zakresie czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego (świadczenie usług polegających na umożliwieniu zawarcia aktu notarialnego) obejmujących:

• przeniesienie własności wartości majątkowej, w tym sprzedaż, zamianę lub darowiznę ruchomości lub nieruchomości;
• zawarcie umowy działu spadku, zniesienia współwłasności, dożywocia, renty w zamian za przeniesienie własności nieruchomości oraz o podział majątku wspólnego;
• przeniesienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, prawa użytkowania wieczystego oraz ekspektatywy odrębnej własności lokalu;
• wniesienie wkładu niepieniężnego po założeniu spółki;
• zawarcie umowy dokumentującej wniesienie lub podwyższenie wkładów do spółki albo wniesienie lub podwyższenie kapitału zakładowego;
• przekształcenie lub połączenie spółek;
• zbycie przedsiębiorstwa;
• zbycie udziałów w spółce.

Instytucją obowiązaną (w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) jest też notariusz realizujący czynności, o których mowa w art. 79 ust. 6a prawa o notariacie, czyli prowadzenie rejestrów akcjonariuszy prostych spółek akcyjnych oraz podejmowanie związanych z tym czynności oraz pomagający przy prowadzeniu ksiąg podatkowych, jako podstawową działalnością gospodarczą.

Szeroki zakres przedmiotowy regulacji oznacza, że instytucją obowiązaną będą zarówno notariusze partycypujący w dużych inwestycjach, np. fuzjach M&A, jak i niewielkie kancelarie notarialne, które sporządzają np. akt notarialny nabycia mieszkania. Czynnościami notarialnymi niewymienionymi w ustawie AML jest np. sporządzanie wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów czy sporządzanie poświadczeń.

Obowiązki organizacyjne polegają na wdrożeniu w wewnętrznych procesach kancelarii notarialnej rozwiązań pozwalających na sprawne stosowanie regulacji AML.

Zgodnie z art. 9 w zw. z art. 6-8 ustawy AML instytucja obowiązana ma za zadanie wyznaczyć kadrę kierowniczą wyższego szczebla lub pracownika zajmującego stanowisko kierownicze odpowiedzialnych za stosowanie regulacji AML. W przypadku działalności jednoosobowych obowiązki w tym zakresie wykonuje osoba prowadząca tę działalność.

Kolejnym obowiązkiem jest sporządzenie oceny ryzyka z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy, stosownie do art. 27 ust. 3 ustawy AML. Ocena powinna być utrwalona w postaci papierowej lub elektronicznej i aktualizowanie nie rzadziej niż raz na dwa lata. Identyfikacja i ocena ryzyka w zakresie AML powinny być dokonane czynników ryzyka dotyczących:

• klientów;
• państw lub obszarów geograficznych;
• produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.

Sugeruje się, aby przy układaniu oceny ryzyka uwzględnić wytyczne krajowej oceny, a także dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystania systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Warto zwrócić uwagę, że ocena może zostać udostępniona organom samorządu zawodowego. W przypadku notariuszy są to izby notarialne oraz Krajowa Rada Notarialna. Taką praktykę należy ocenić pozytywnie, jako stwarzającą optymalne warunki do zapewnienia zunifikowanych standardów bezpieczeństwa w zakresie AML/CFT.

Do obowiązków organizacyjnych należy też stworzenie wewnętrznej procedury AML stosownie do art. 50 ustawy. To dokument, który określa m.in.:

• czynności i działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka AML/CFT;
• zasady rozpoznawania i oceny ryzyka;
• zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
• zasady przechowywania dokumentów oraz informacji;
• zasady przekazywania informacji do GIIF;
• zasady rozpowszechniania wśród pracowników informacji z zakresu AML;
• zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń z zakresu AML;
• zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru;
• zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a pozyskanymi przez instytucję obowiązaną na podstawie przepisów ustawy.

Procedury AML to często dość obszerne dokumenty, których treść powinna być dopasowana do uwarunkowań konkretnej działalności gospodarczej. Nie można zapominać również o konieczności stworzenia kanału do whistleblowingu, a także cyklicznych szkoleniach pracowników w zakresie procedur AML.

Należy zaznaczyć, że obowiązki organizacyjne powinny być realizowane z uwzględnieniem rozmiarów prowadzonej działalności. Wymagania w stosunku do jednoosobowej kancelarii notarialnej są odpowiednio mniejsze, niż w przypadku spółek jawnych lub partnerskich, które zrzeszają wielu prawników i zatrudniają szereg pracowników, konieczne będzie zastosowanie większego rygoryzmu.

Środki bezpieczeństwa finansowego to działania, jakie instytucje obowiązane muszą podejmować względem swoich klientów w celu realizowania przepisów ustawy. Ich katalog znajduje się w art. 34 ustawy AML, przy czym trzeba pamiętać o konieczności skorelowania ze sobą zakresu i intensywności tych środków oraz poziom rozpoznanego ryzyka AML ustalonego we wspomnianym art. 33. Do środków bezpieczeństwa finansowego zalicza się:

• identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości;
• identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości lub ustalenia struktury własności i kontroli;
• ocenę stosunków gospodarczych i uzyskanie informacji na temat ich celu lub charakteru;
• bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta (analiza transakcji, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz aktualizacja dokumentów, danych i informacji).

Identyfikacja klientów kancelarii dotyczy przede wszystkim oceny ich dowodów osobistych (w przypadku osób fizycznych) oraz aktualnych odpisów z rejestru KRS (w przypadku spółek prawa handlowego). Zakres ustalania danych tożsamości określa art. 36 oraz 37 ustawy AML. W razie potrzeby notariusz może poprosić o okazanie również innych, wiarygodnych dokumentów. Z kolei identyfikacja PEP powinna nastąpić na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi. Wymienia on ponad 200 stanowisk i funkcji publicznych.

Regulacje dotyczące monitorowania stosunków gospodarczych znajdą zastosowanie przede wszystkim do tych kancelarii notarialnych, które współpracują z deweloperami i oferują im swoje usługi regularnie.

Środki bezpieczeństwa finansowego powinny być stosowane przy spełnieniu warunków, o których mowa w art. 35 ustawy, m.in. w przypadku:

• nawiązywania stosunków gospodarczych;
• transakcji okazjonalnych gotówkowych lub bezgotówkowych, których wartość przekracza określony pułap;
• podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
• wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności danych uzyskanych od klienta.

W kontekście kancelarii notarialnych obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego nie ulega jednak ulega aktualizacji przy każdej operacji, a jedynie przy realizacji konkretnych transakcji, o których wspomnieliśmy powyżej. Jednocześnie zamknięty katalog czynności nie zawiera żadnych progów kwotowych, dlatego wystarczy sam fakt ich dokonania przez kancelarię notarialną (art. 2 ust. 1 pkt 13 i 14 ustawy AML).

W sytuacji, kiedy nie jest możliwe zastosowanie środków bezpieczeństwa w stosunku do klienta lub beneficjenta rzeczywistego, instytucja obowiązana powinna odmówić współpracy z powołaniem się na art. 41 ustawy AML. Jednocześnie należy zastanowić się, czy niemożność w tym zakresie stanowi przesłankę do przekazania zawiadomienia do GiiF.

Ustawa przewiduje możliwości stosowania złagodzonych lub przeciwnie – zaostrzonych środków bezpieczeństwa w zależności od okoliczności sprawy. O złagodzonej procedurze można mówić np. w sytuacji, kiedy spółka państwowa decyduje się na zakup nieruchomości. Uznaje się wtedy, że klient daje rękojmię działania zgodnie z prawem. Z kolei procedura zaostrzona może zostać wdrożona m.in. w sytuacjach nieuzasadnionego występowania bardzo złożonej struktury kapitałowej klienta lub powiązania transakcji okazjonalnej lub stosunków gospodarczych z państwem wysokiego ryzyka. Dodatkowe środki ostrożności powinny zostać zachowane, jeżeli transakcja jest realizowana z udziałem osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (ang. politically exposed person).