Analiza przedwdrożeniowa – aspekty formalne i praktyczne

Na czym polega analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa jest zespołem czynności, polegających na ustaleniu wymagań przedsiębiorstwa w zakresie zastosowania nowego systemu informatycznego, w szczególności wymagań technicznych, informatycznych, budowlanych czy kadrowych. Analizę przedwdrożeniową przeprowadza właściwy do tego specjalistyczny podmiot, będący najczęściej producentem oprogramowania, programistą czy informatykiem. Nierzadko konieczne jest współdziałanie specjalistów z różnych dziedzin.

Korzystanie z pomocy specjalistów w tym zakresie pozwala na zmniejszenie kosztów implementacji systemu informatycznego oraz zoptymalizowanie jego działania i odpowiednie dostosowanie rozwiązań technicznych do możliwości przedsiębiorstwa. Analiza przedwdrożeniowa jest niezbędnym etapem w drodze do skutecznego wdrożenia oprogramowania.

Na co zwrócić uwagę przy analizie przedwdrożeniowej?

Analiza przedwdrożeniowa nie jest z góry opracowanym procesem, składającym się ze ściśle określonych etapów. Strony umowy o analizę przedwdrożeniową mogą samodzielnie ustalić obszar działania wykonawcy, dostosować cały proces do infrastruktury przedsiębiorcy oraz ustalić sposoby przełożenie założeń biznesowych na parametry techniczne przez proces analizy przedwdrożeniowej czy weryfikacji gotowego rozwiązania na co wygląda proces analizy przedwdrożeniowej jesli chodzi o opis procesów biznesowych w oparciu o dokument analizy przedwdrożeniowej i płynące z tego korzyści analizy przedwdrożeniowej.

Wszelkie ustalenia w zakresie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa, warunki formalne i aspekty praktyczne powinny zostać uregulowane umową w tym przez określenie specyfikacji i analiza biznesowa dostawcy oprogramowania jak i proces wdrożenia na etapie prac programistyczno wdrożeniowych jesli chodzi o zgodność zapytanie ofertowe z projektowany system co gwarantuje powodzenie projektu i wymagania funkcjonalne.

Zobacz również: Umowa wdrożeniowa na algorytm AI

Istotne elementy umowy o analizę przedwdrożeniową – kwestie praktyczne i formalno – prawne

Zapoznanie się z profilem biznesowym przedsiębiorcy

W treści umowy o analizę przedwdrożeniową konieczne jest zawarcie zapisu o zapoznaniu się przez wykonawcę ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa oraz profilem przedsiębiorstwa. Umożliwi to wykonawcy precyzyjne zrozumienie potrzeb przedsiębiorcy i w konsekwencji dostosowanie najlepszych rozwiązań programistyczno – informatycznych.

Konieczne może również okazać się uregulowanie obowiązku po stronie wykonawcy w zakresie zapoznania się ze sposobem przepływu informacji między pracownikami i komórkami organizacyjnymi. Dzięki temu wykonawca będzie mógł dostosować kanały komunikacji do nowo implementowanego systemu informatycznego.

Analiza dotychczasowych systemów informatycznych stosowanych w przedsiębiorstwie

Wykonawca powinien zapoznać się z systemami informatycznymi, dotychczas stosowanymi w przedsiębiorstwie. Zawarcie takiego zapisu w umowie będzie miało szczególne znaczenie w przypadku implementacji nowego systemu informatycznego, który będzie współpracował z dotychczasowym oprogramowaniem. Wówczas parametry obu systemów muszą ze sobą właściwie korespondować.

Analiza dotychczas wykorzystywanych systemów umożliwia również ocenę możliwości przeniesienia danych przedsiębiorstwa do nowo wdrażanego systemu przez podsumowanie analiza przedwdrożeniowa (czym jest analiza przedwdrożeniowa) rozwiązania informatycznego pod kątem oczekiwań klienta by spełniać wyznaczone cele zgodnie ze specyfikacja wymagań.

Zobacz również: AI ACT – najważniejsze informacje

Zobowiązanie wykonawcy do współpracy z pracownikami przedsiębiorstwa

Współpraca wykonawcy ze zlecającym oraz pracownikami zlecającego jest koniecznym elementem działań przedwdrożeniowych. Pracownicy, jednostki organizacyjne i komórki kierujące przedsiębiorstwem są źródłem wszelkiej wiedzy o zakresie i sposobie działalności podmiotu zlecającego. Zatem konieczna jest stała współpraca między tymi podmiotami.

Jednak istotne jest, aby w umowie o analizę przedwdrożeniową uregulować zakres uprawnień przysługujących wykonawcy w tym zakresie. W celu uniknięcia wszelkich wątpliwości, warto jest wyłączyć wykonawcy uprawnienie dalszego zlecania, pracownikom zlecającego, wykonywania działań w przedmiocie analizy przedwdrożeniowej. Zagwarantuje to zlecającemu właściwe przeprowadzenie analizy zgodnie z aktualną wiedzą techniczną i z zastosowaniem specjalistycznych umiejętności praktycznych.

Zagwarantowanie zamawiającemu prawa do czynnego uczestnictwa w procesie analizy przedwdrożeniowej

Zagwarantowanie zamawiającemu uczestnictwa w procesie analizy przedwdrożeniowej pozwoli przedsiębiorcy na kontrolowanie zakresu ingerencji wykonawcy w systemy i strukturę przedsiębiorstwa. Dzięki temu uprawnieniu zamawiający może zapobiec wyrządzeniu ewentualnej szkody przedsiębiorstwu, na skutek niewłaściwego wdrożenia systemu informatycznego.

Natomiast, jeżeli zamawiający nie podejmuje współpracy, pomimo wyraźnego obowiązku, wykonawca może wyznaczyć mu odpowiedni termin na podjęcie tejże współpracy, z zagrożeniem, że pod bezskutecznym jego upływie wykonawca będzie uprawniony do odstąpienia od umowy.

Szczegółowe określenie etapów analizy przedwdrożeniowej

W treści umowy o analizę przedwdrożeniową koniecznie należy szczegółowo określić działania, do których zobowiązany jest wykonawca podczas przeprowadzania analizy przedwdrożeniowej a tym samym jej etapy.

I tak, tytułem przykładu, postanowienia umowne mogą nakładać na wykonawcę obowiązek:

• sporządzenia specyfikacji technicznej projektu,
• sporządzenia projektu wdrożenia systemu, opisu wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych,
• sporządzenia referencji w zakresie wdrożenia najbardziej optymalnego rozwiązania technicznego,
• dokonania analizy procesów biznesowych zlecającego oraz potrzeb przedsiębiorstwa,
• sporządzenia raportów, opinii czy kosztorysów,
• odnalezienie problemów systemowych, wymagających ingerencji technicznej,
• sporządzenie projektu sposobu przeniesienia danych,
• opracowanie sposobu połączenia systemów informatycznych,
• sporządzenie projektu i harmonogramu szkoleń dla pracowników zamawiającego.

Wykonawca może być również zobowiązany do wskazania konieczności przeprowadzenia robót budowlanych, w związku z implementacją systemu informatycznego. Niekiedy wdrożenie nowego oprogramowania wymaga dokonania prac remontowo – budowlanych w celu zapewnienia odpowiedniego przyłącza. Wówczas wykonawca jest zobowiązany do poinformowania o konieczności dokonania dodatkowej inwestycji.

Wszelkie działania formalne, faktyczne oraz sporządzona dokumentacja powinny zostać zaakceptowane przez osobę odpowiedzialną po stronie zamawiającego, na przykład przez kierownika projektu.

Precyzyjne określenie przedmiotu analizy przedwdrożeniowej ułatwi dochodzenie ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub niewłaściwego wykonania zobowiązania.

Zobacz również: Rozwiązanie umowy B2B w branży IT

Termin wykonania analizy przedwdrożeniowej

Umowa o analizę przedwdrożeniową powinna ściśle określać termin na wykonanie wszelkich czynności oznaczonych w umowie. Niewykonanie zobowiązania w terminie może skutkować odstąpieniem od umowy przez zamawiającego, bez konieczności wyznaczania dodatkowego terminu.

Przeniesienie praw autorskich

Sporządzona przez wykonawcę analiza przedwdrożeniowa jest przedmiotem ochrony prawa autorskiego i praw pokrewnych. Wobec tego, obligatoryjne jest uregulowanie przeniesienia praw autorskich bądź udzielenia licencji przez wykonawcę w zakresie sporządzonej analizy przedwdrożeniowej oraz wszelkich składających się na nią komponentów.

W przypadku przeniesienia praw autorskich na zamawiającego należy określić pola eksploatacji utworu, w szczególności spośród wymienionych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Wykonawca może również udzielić upoważnienia do korzystania z utworu na wymienionych w umowie polach eksploatacji, czyli udzielić licencji wyłącznej lub niewyłącznej.

Powyższe stanowi uregulowanie majątkowych praw autorskich. Jednak w praktyce zawierania umów o analizę przedwdrożeniową nierzadko reguluje się również osobiste prawo autorskie, ponad wszelką wątpliwość, wskazując że przysługuje ono wykonawcy, jako niezbywalne prawo autora utworu.

Zobacz również: Umowa utrzymaniowa a umowa rozwojowa na wdrożone oprogramowanie

Proces odbioru analizy przedwdrożeniowej

W treści postanowień umownych należy również uregulować proces odbioru analizy przedwdrożeniowej. Warunki odbioru przedmiotu umowy mogą obejmować w szczególności:

• konieczność formalnego zgłoszenia przez wykonawcę gotowości analizy do odbioru,
• termin wyznaczony zamawiającemu na odbiór analizy,
• termin zgłaszania uwag i zastrzeżeń co do treści analizy,
• termin dokonania zmian, uzupełnień lub poprawek przez wykonawcę, zgodnie z zaleceniami zamawiającego,
• sporządzenie protokołu zdawczo – odbiorczego, formę i konstrukcję protokołu, warunki podpisania protokołu, zastrzeżenie sporządzenia protokołu w formie pisemnej, ilość egzemplarzy protokołu.

Określenie podmiotów odpowiedzialnych za realizację umowy

Z praktycznego punktu widzenia określenie podmiotów odpowiedzialnych za realizację umowy o analizę przedwdrożeniową znacznie ułatwia jej właściwą realizację. Po stronie wykonawcy i zamawiającego wyznaczana jest kompetentna osoba, która czuwa nad prawidłowością wykonywania postanowień umownych.

Wówczas wykonawca, jako specjalista w zakresie wdrożeń systemów informatycznych oraz zamawiający, jako przedsiębiorca, mogą swobodnie wykonywać swoje obowiązki, bez konieczności sprawowania wzajemnego nadzoru.

Zobacz również: Odpowiedzialność w umowach IT i możliwość jej ograniczenia lub wyłączenia (w tym gwarancja i rękojmia)

Zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa

Wykonawca, w zakresie sporządzania analizy przedwdrożeniowej, ma dostęp do wszelkich informacji, procesów działania oraz rozwiązań technologicznych przedsiębiorstwa. W celu zabezpieczenia interesów zamawiającego, warto nałożyć na wykonawcę obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Wykonawca nie może wówczas udostępniać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, ujawniać dokumentacji sporządzonej w zakresie analizy, danych technicznych, organizacyjnych, informatyczno – programistycznych a w szczególności danych osobowych.

Za uchybienie obowiązkowi zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa strony mogą ustalić odpowiedzialność w formie kary umownej.

Odpowiedzialność stron umowy

Umowa o analizę przedwdrożeniową jest stosunkiem zobowiązaniowym, który nie jest wprost uregulowany w obowiązującym ustawodawstwie. Jednak, analogicznie, jak w przypadku umowy wdrożeniowej, stosuje się do niej przepisy dotyczące umowy o dzieło. I tak zamawiający oraz wykonawca ponoszą odpowiedzialność za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie dzieła na podstawie przepisów tytułu XV kodeksu cywilnego, regulującego umowę o dzieło.

Strony mogą również dodatkowo uregulować wzajemną odpowiedzialność w formie kar umownych. Tytułem przykładu, ustalenie kar umownych może dotyczyć zwłoki wykonawcy w wykonaniu postanowień umowy bądź odstąpienia od umowy z winy wykonawcy.

Jednak nałożenie na wykonawcę kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych.

Wynagrodzenie wykonawcy

Umowa o analizę przedwdrożeniową obligatoryjnie musi określać wynagrodzenie należne wykonawcy. Strony umowy mogą określić wysokość wynagrodzenia, jak również sposób płatności, czy wynagrodzenie będzie płatne ryczałtowo, w systemie godzinowym, czy mieszanym. Precyzyjne określenie wynagrodzenia zabezpiecza interesy finansowe zarówno wykonawcy jak i zamawiającego.

Zobacz również: Licencja na oprogramowanie – co zawiera, rodzaje, jak ją wypowiedzieć?

Odstąpienie od umowy

W umowie o analizę przedwdrożeniową konieczne jest również ustalenie warunków odstąpienia od umowy. Zgodnie z treścią przepisów kodeksu cywilnego odstąpienie od umowy przysługuje zamawiającemu w przypadku opóźnienia wykonawcy z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła, wadliwego sposobu wykonywania umowy przez wykonawcę czy podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego,. Ponadto zamawiający może w każdym momencie, przed ukończeniem dzieła, odstąpić od umowy, płacąc umówione wynagrodzenie.

Z kolei ustawodawca umożliwia wykonawcy odstąpienie od umowy w przypadku odmowy podjęcia współpracy przez zamawiającego.

Bez względu na regulacje ustawowe, strony mogą dowolnie ustalić warunki odstąpienia od umowy, jednak w granicach obowiązującego prawa. Tytułem przykładu, strony mogą wskazać, że odstąpienie od umowy przysługuje zamawiającemu w przypadku zaistnienia istotnych, aczkolwiek niezależnych od zamawiającego zmian, które spowodowały, że wdrożenie nowego systemu informatycznego nie leży w interesie publicznym.

Siła wyższa

W zakresie przeprowadzania analizy przedwdrożeniowej istotne może okazać się uregulowanie warunków współpracy w przypadku wystąpienia siły wyższej.

W pierwszej kolejności należy precyzyjnie ustalić definicję siły wyższej, która generalnie określana jest jako nagłe, niemożliwe do przewidzenia zdarzenia, którym żadna ze stron nie mogła zapobiec. Szczegółowo można wskazać, że siłą wyższą jest silna burza, zniszczenia przez pioruny, wyładowania atmosferyczne, pożar, zniszczenie instalacji elektrycznych czy sprzętu.

Strona, która nie wykonała swoich obowiązków z uwagi na działanie siły wyższej powinna przystąpić do wykonania umowy niezwłocznie po zaistnieniu siły wyższej oraz usunięciu skutków jej działania.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam: