Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. krok po kroku

Przekształcenie spółki jawnej w sp. z o.o. a specyfika tej spółki kapitałowej

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością , jako spółka kapitałowa, wyraźnie rozdziela substrat ludzki (wspólników) od kapitału. Kiedy dochodzi do właściwego przekształcenia i na czym opiera się konstrukcja sp. z o.o.?

Na czym polega przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o.?

Podstawę prawną dla przekształcenia stanowi art. 551 § 1 k.s.h., zgodnie z którym spółka jawna (spółka przekształcana) może być przekształcona w inną spółkę handlową (spółkę przekształconą). Ustawodawca daje w tym zakresie przedsiębiorcy pełną swobodę wyboru docelowej formy prowadzenia działalności, w tym także sp. z o.o.

Przekształcenie dochodzi do skutku w dniu wpisu spółki przekształconej do rejestru KRS, wykreślając jednocześnie z urzędu dotychczasową spółkę przekształcaną.

Podstawową zasadą przekształcenia jest sukcesja praw i obowiązków spółki przekształcanej. Oznacza to, że na nowy podmiot przejmuje prawa i obowiązki spółki jawnej. Dotyczy to również koncesji, zezwoleń i ulg, chyba że co innego wynika z ustawy lub treści decyzji administracyjnej.

Oczywiście przekształcenie spółki jawnej nie prowadzi do ustania jej bytu i likwidacji majątku, ponieważ dochodzi jedynie do zmiany formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej, a wspólnicy spółki osobowej stają się wspólnikami spółki kapitałowej.

Czym jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z o.o. jest osobą prawną (spółką kapitałową). Choć wspólnicy sprawują nad nią nadzór, podmiot posiada osobowość prawną i samodzielnie występuje w obrocie prawnym. W szczególności spółka z o.o. może zawierać umowy, zatrudniać pracowników. Przysługuje jej też zdolność sądowa i procesowa, może więc być stroną w sporze.

Wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne i prawne, bez względu na siedzibę i narodowość, a sama spółka może zostać założona w każdym celu prawnie dopuszczalnym. Sprawdzi się więc równie dobrze na rynku nieruchomości, w branży IT czy działalności E-Commerce.

Jest to bardzo elastyczna konstrukcja, która dobrze chroni wspólników, ponieważ nie ryzykują oni odpowiedzialnością osobistą za zobowiązania spółki, a jedynie wniesionym wkładem.

Spółka z o.o. nie działa poprzez wspólników, lecz przez organy. Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje są na zewnątrz. Rolą zgromadzenia wspólników jest podejmowanie uchwał, czyli najważniejszy proces zarządczy w spółce.

Nieobowiązkowymi organami są rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Powołanie przynajmniej jednego z nich staje się obligatoryjne dopiero wtedy, gdy wspólników jest więcej niż 25, a kapitał zakładowy przekracza 500 tysięcy złotych.

Każdy wspólnik ma prawo ubiegać się o udział w zysku spółki, przedstawionym w rocznym sprawozdaniu finansowym, który został przeznaczony do podziału.

Co powinna zawierać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z o.o. wymaga zawarcia umowy w formie aktu notarialnego. Dopuszczalne jest również skorzystanie z systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości i założenie podmiotu przez Internet. Warto jednak pamiętać o ograniczeniach tego rozwiązania, m.in. o tym, że w przypadku formy on-line dopuszczalne jest jedynie wniesienie wkładów pieniężnych.

Umowa spółki z o.o. powinna zawierać szereg elementów obligatoryjnych. Zaliczymy do nich:

firmę i siedzibę spółki,
przedmiot działalności spółki,
wysokość kapitału zakładowego,
wskazanie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
liczbę i wartość nominalną udziałów objętą przez poszczególnych wspólników,
czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

W praktyce umowa bywa znacznie bardziej rozbudowana. Warto rozważyć dodanie regulacji dotyczącej choćby dopłat, umorzenia udziałów czy ograniczenia w ich zbywaniu. Często spotykane zapisy dotyczą także możliwości podwyższenia kapitału zakładowego bez konieczności zmiany umowy spółki i indywidualnych zasad powoływania członków organów. Trafionym pomysłem może okazać się zlecenie sporządzenia umowy spółki prawnikowi.

Opodatkowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Przed wyborem spółki kapitałowej jako formy prowadzenia działalności, warto zasięgnąć porady u doradcy podatkowego , który dokładnie wyjaśni, jaki sposób podmiot jest opodatkowany i czy w danej sytuacji możliwa jest optymalizacja obciążeń podatkowych.

Sama spółka musi płacić podatek CIT. Jest także podatnikiem VAT. Niezależnie od tego, wspólnicy od wypłacanych dywidend uiszczają podatek PIT. Potencjalnie więc, obciążenia publiczno-prawne mogą być dosyć wysokie.

Jak przekształcić spółkę jawną w sp. z o.o. – opis poszczególnych etapów

Aby doprowadzić do przekształcenia, należy zrealizować poszczególne etapy:

sporządzenie planu przekształcenia,
podjęcie uchwały o przekształceniu,
powołanie członków organów spółki,
zawarcie umowy spółki z o.o.,
złożenie wniosku o wpis do KRS.

Plan przekształcenia przygotowują wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej, uprawnieni do prowadzenia jej spraw. Powinien on być przygotowany z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności i określać przynajmniej wartość bilansową majątku spółki przekształcanej na określony dzień.

Do planu przekształcenia należy dołączyć szereg załączników. Są to m.in.:

projekt uchwały w sprawie przekształcenia,
projekt umowy spółki przekształconej,
sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.

W przypadku wyboru jako formy docelowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, począwszy od 1.03.2020 r. nie przedkłada się planu przekształcenia biegłemu rewidentowi w celu wydania opinii. Taka konieczność zachodzi jedynie w przypadku wyboru jako formy prowadzenia działalności spółki akcyjnej.

Wspólnicy spółki powinni być zawiadomieni dwukrotnie o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu. Zachowują oni prawo do informacji oraz wglądu w dokumenty spółki.

Uchwała o przekształceniu spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością powinna zawierać następujące elementy:

typ spółki, w jaki spółka zostaje przekształcona,
wysokość kapitału zakładowego,
zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane,
nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej,
zgodę na brzmienie umowy.

Jednocześnie, podjęcie umowy uchwały zawarcie umowy spółki przekształconej.

Wreszcie, wniosek o wpis spółki przekształconej do rejestru składają wszyscy członkowie zarządu dołączając oświadczenie, że wszystkie udziały wspólników żądających odkupu zostały odkupione. Członkowie zarządu nie powinni również zapomnieć o złożeniu wniosku o ogłoszeniu przekształcenia w MSiG.

Cały proces zmiany formy działalności jest wielowątkowy i dosyć skomplikowany, dlatego warto rozważyć zlecenie przekształcenia spółki doświadczonemu prawnikowi.

Odpowiedzialność wspólników w spółce z o.o.

Z uwagi na gospodarcze oderwanie od wspólników, spółka występuje w obrocie jako osobny podmiot, który samodzielnie ponosi odpowiedzialność za swoje zobowiązania.

Wprawdzie odpowiedzialność wspólników może się pojawić, ale są to rzadkie przypadki (np. odpowiedzialność za działania spółki z o.o. w organizacji) i najczęściej ryzykują oni jedynie wkładem wniesionym do spółki.

W szerszym zakresie odpowiadają jedynie członkowie zarządu, na podstawie art. 299 k.s.h., choć i tutaj istnieje szereg możliwości, które zwalniają wspólników od odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Co do zasady jednak, wierzyciel będzie mógł skierować powództwo przeciwko członkom zarządu i dochodzić od nich zapłaty należności, jeżeli spółka okaże się niewypłacalna.

Koszty przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o.

Na koszty przekształcenia składa się kilka składników. Są to:

wydatki związane ze sporządzeniem sprawozdania finansowego,
opłaty notarialne oraz PCC,
opłaty rejestracyjne (sądowa i za ogłoszenie w MSiG) oraz opłata skarbowa w przypadku korzystania z pełnomocnika,
opłaty związane z aktualizacją danych,
koszt pomocy prawnej.

Zalety i wady przekształcenia spółki jawnej w sp. z o.o.

Jak każde rozwiązanie, także wybór formy prawnej spółki z o.o. ma swoje zalety i wady. Co przemawia za przekształceniem?

Do założenia sp. z o.o. wystarczy niski kapitał zakładowy 5000 zł. Wskazuje się również na dosyć niskie koszty założenia spółki. W przypadku korzystania z formularza internetowego, nie ma konieczności ponoszenia opłat notarialnych.

Ogromną zaletą jest również ograniczenie odpowiedzialności wspólnika do wysokości posiadanych udziałów oraz pełna samodzielność prawna spółki.

Niestety, wspólnicy muszą liczyć się z podwójnym opodatkowaniem (CIT i PIT) oraz koniecznością regularnego składania sprawozdań finansowych.

Dochodzi do tego również obowiązek prowadzenia pełnej księgowości (spółka z o.o. nie może prowadzić KPiR) oraz odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki oraz jej zaległości podatkowe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nadal pozostaje jedną z najchętniej wybieranych form prowadzenia działalności gospodarczej. Często spotkamy się również z przekształceniem spółki jawnej w spółkę z o.o. komandytową., choć wymaga to przekształcenia w pierwszej kolejności spółki jawnej w komandytową, a następnie założenie spółki z o.o. i „połączenia” ze sobą tych dwóch podmiotów.

Choć trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi, czy w danym przypadku wybór spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie najlepszym rozwiązaniem, z pewnością spółka kapitałowa jest modelem biznesowym, który wart jest szczegółowego przeanalizowania.

FAQ

Jakie są różnice pomiędzy spółką z o.o. i jawną?

Spółka z o.o. jest spółką kapitałową, co oznacza, że istotą jej funkcjonowania jest kapitał. Spółka jawna natomiast jest spółką osobową, co oznacza że istotą jej funkcjonowania są wspólnicy. Te formy prawne różnią się na wielu polach, m.in. odpowiedzialności za zobowiązania, prowadzenia spraw spółki czy opodatkowania.

Ile trwa przekształcenie sp.j w sp. z o.o.

Czas trwania przekształcenia zależy od wielu zmiennych, m.in. przygotowania księgowego do przekształcenia, ilości spraw w sądzie rejestrowym czy poprawności złożonych dokumentów. Z pewnością należy się przygotować na to, że przekształcenie zajmie kilka miesięcy.

Koszty przekształcenia sp.j. w sp. z o.o.

Na koszty przekształcenia składa się kilka czynników opisanych w tekście, aczkolwiek należy mieć na uwadze, że przekształcenie spółki jawnej z o.o. może kosztować od kilku do kilkunastu tysięcy złotych (uwzględniając taksę notarialną i opłatę od zmian w KRS a także ewentualne honorarium pełnomocnika).

Jakie są alternatywne opcje przekształcenia spółki jawnej?

Jak wspominaliśmy, przekształcenie sp.j. w sp. z o.o. jest tylko jedną z możliwych opcji. Spółka jawna, zależnie od potrzeb, może zostać również przekształcona w inną spółkę (kapitałową czy osobową) np. spółkę akcyjną, prostą spółkę akcyjną, komandytową czy partnerską.