Zmiana formy prawnej firmy jednoosobowej jest logiczną i naturalną konsekwencją rozwoju gospodarczego przedsiębiorstwa. Ustawodawca ograniczył jednak możliwość jej przekształcenia „wprost” do dwóch postaci – jednoosobowej spółki akcyjnej oraz jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Przyjrzyjmy się drugiemu z tych rozwiązań. Jak przekształcić działalność gospodarczą w spółkę z o.o. i czy takie działanie się opłaca?

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. krok po kroku

Decydując się na przekształcenie firmy w spółkę kapitałową, przedsiębiorca ma do wyboru dwie metody działania. Może skorzystać wprost z trybu przewidzianego w art. 551§ 5 k.s.h. w zw. z art. 5841 i n. k.s.h. lub założyć nową spółkę kapitałową i wnieść do niej przedsiębiorstwo aportem.

Już na wstępie warto wskazać, że druga z metod jest prostsza i pozwala na płynne kontynuowanie działalności gospodarczej bez konieczności uciążliwego zakładania spółki kapitałowej i przenoszenia na nią każdego ze składników przedsiębiorstwa. W rezultacie jest znacznie częściej wybierana niż wnoszenie przedsiębiorstwa aportem.

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z.o.o. znacząco wpływa na dotychczasową sytuacją prawną osoby fizycznej.

Na nową spółkę przechodzą wszystkie koncesje, licencje i ulgi, chyba że decyzja administracyjna stanowi inaczej. Spółka staje się także z mocy prawa stroną wszystkich dotychczasowych umów cywilno-prawnych, które wcześniej zawierał przedsiębiorca.

Zasada ciągłości rozciąga się również na firmę przedsiębiorcy, która może zachować dotychczasowe brzmienie i wymaga jedynie zmiany oznaczenia formy prawnej na „Sp. z o.o.”.

Dużym udogodnieniem jest neutralność podatkowa zmiany formy prawnej. Oznacza to, że przedsiębiorca nie tylko nie płaci podatku od nabycia udziałów spółki, ale także nie uiszcza go od wartości składników przedsiębiorstwa, które zostały przekazane do majątku spółki.

Charakterystycznym elementem przekształceń działalności jednoosobowej jest ciągłość odpowiedzialności. Przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką za długi, które powstały w czasie kiedy prowadził indywidualną działalność przez okres 3 lat od dnia przekształcenia. W ten sposób ustawodawca zabezpieczył interesy wierzycieli, którym przysługuje wymagalne roszczenie względem przedsiębiorcy-osoby fizycznej.

Zanim przedsiębiorca złoży wniosek o wpis spółki kapitałowej do Krajowego Rejestru Sądowego, musi wykonać w określonym porządku szereg czynności, które doprowadzą do zmiany formy prawnej prowadzonej działalności. Zgodnie z treścią art. 5845 k.s.h, do przekształcenia przedsiębiorcy wymaga się:

  • sporządzenia planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta,
  • złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
  • powołania członków organów spółki przekształconej,
  • zawarcia umowy spółki z o.o.,
  • dokonania w KRS wpisu spółki przekształcanej oraz wykreślenie z CEIDG przedsiębiorcy przekształcanego.

Na każdym etapie przedsiębiorca może skorzystać z pomocy prawnej, aby mieć pewność, że dochowuje niezbędnych formalności. Przyjrzyjmy się każdemu z przytoczonych etapów – jak przebiega przekształcenie działalności gospodarczej w sp. z o.o.?

Sporządzenie planu przekształcenia

Plan przekształcenia przedsiębiorcy powinien zawierać bilans. To wycena składników przedsiębiorstwa. Potrzebne jest również sprawozdanie finansowe. Oba dokumenty należy sporządzić na dzień poprzedzający sporządzenie planu przekształcenia.

Zarówno bilans, jak i sprawozdanie co do zasady sporządzane są w oparciu o księgi rachunkowe. Jeżeli przedsiębiorca ich nie prowadzi, dokumenty można przygotować, korzystając z KPiR, ewidencji do celów podatkowych, spisu z natury lub innych dokumentów, które pozwalają na ustalenie wartości poszczególnych składników majątku.

Plan przekształcenia powinien zostać sporządzony w formie aktu notarialnego, a następnie poddany badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegłego rewidenta wyznacza sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy, który może wskazać konkretną osobę. W razie konieczności sąd może powołać dwóch lub więcej rewidentów.

Na sporządzenie pisemnej opinii, biegły rewident ma 2 miesiące. W tym czasie przedsiębiorca jest zobowiązany udzielać mu niezbędnych informacji, wyjaśnień oraz udostępniać dokumenty. Ponosi on również wszelkie koszty związane z pracą biegłego. Pisemna opinia doręczana jest zarówno do sądu rejestrowego, jak i przedsiębiorcy.

Do planu przekształcenia przedsiębiorca ma obowiązek załączyć następujące dokumenty:

  • projekt oświadczenia o przekształceniu,
  • projekt aktu założycielskiego,
  • wycenę składników majątku przedsiębiorcy przekształcanego,
  • sprawozdanie finansowe.

Sporządzenie oświadczenia o przekształceniu

Po sporządzeniu przez biegłego rewidenta pozytywnej opinii (opinia negatywna nie pozwala na dokonanie przekształcenia), przedsiębiorca musi złożyć właściwe oświadczenie o przekształceniu. Stosownie do art. 5849 k.s.h., oświadczenie powinno być złożone w formie aktu notarialnego oraz zawierać przynajmniej następujące elementy:

  • typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca,
  • wysokość kapitału zakładowego,
  • zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu, jako wspólnikowi, o ile przyznanie takich praw zostało przewidziane,
  • nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Wraz z oświadczeniem o przekształceniu należy złożyć umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (również z zachowaniem formy aktu notarialnego). Kodeks spółek handlowych określa jedynie podstawowe elementy umowy. Zaliczymy do nich:

  • firmę i siedzibę spółki,
  • przedmiot działalności spółki,
  • wysokość kapitału zakładowego,
  • prawo wspólnika do posiadania więcej niż jednego udziału,
  • liczbę i wartość nominalną udziału,
  • czas trwania spółki, o ile został przewidziany.

Zaleca się jednak, aby rozbudować umowę spółki tak, aby konstrukcja odpowiadała założeniom gospodarczo-biznesowym wspólników. Umowa spółki podlega opłacie Podatkiem PCC w wysokości 0,5% wysokości kapitału zakładowego, pomniejszonej o opłatę sądową oraz tę, związaną z ogłoszeniem przekształcenia w MSiG.

Kolejnym elementem jest powołanie członków organu obligatoryjnego – zarządu oraz fakultatywnej rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej. Należy jednak pamiętać, że powołanie jednego z tych organów jest obligatoryjne, jeżeli liczba wspólników przekroczy 25, a kapitał zakładowy w spółce przekroczył 500 tysięcy złotych.

Zgłoszenie przekształcenia

Wniosek o wpis przekształcenia do KRS składają wszyscy członkowie zarządu w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Do podstawowego wniosku KRS-W3 należy załączyć szereg dodatkowych dokumentów, jak te dotyczące wspólników, sposobu powstania spółki czy dane o ustanowionych prokurentach.

Nie należy zapominać również o wniosku o ogłoszenie przekształcenia w MSiG.

W terminie 7 dni od dnia wpisu przedsiębiorca musi złożyć wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG.

Podstawową konsekwencją przekształcenia jest zmiana formy prowadzonej działalności gospodarczej. Nowa spółka otrzymuje własny numer NIP, REGON oraz KRS.

Wybierając formę spółki z o.o., przedsiębiorca musi sporządzić wykaz składników majątku bez względu na formę opodatkowania oraz rozliczania się z fiskusem. Na jego podstawie ustala się wartość poszczególnych składników majątku dla celów podatku dochodowego.

Jak wspomniano wcześniej, na jednoosobową spółkę kapitałową przechodzą wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy. W sferze prawa podatkowego mówi się jednak o ograniczonej sukcesji, ponieważ transfer dotyczy jedynie praw, ale nie obowiązków podatkowych. Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że wszelkie zaległości podatkowe pozostają przy osobie fizycznej i to ona będzie podmiotem ewentualnych postępowań i decyzji podatkowych.

Przekształcenie działalności gospodarczej w sp. z o.o. jest często wybieranym rozwiązaniem, które pozwala na lepsze zarządzanie kapitałem firmy. Jakie zalety przemawiają za takim działaniem?

Główną zaletą zmiany formy działalności jest wstąpienie spółki w ogół praw i zobowiązań przedsiębiorcy. Nie ma również konieczności zawierania nowych umów z kontrahentami i pracownikami.

W kontekście przekształcenia w doktrynie zwraca się jednak uwagę na zasadność stosowania art. 231 k.p. Z ostrożności procesowej, przedsiębiorca powinien uprzedzić pracowników o planowanym przekształceniu, aby nie ryzykować w ewentualnym postępowaniu sądowym zarzutu niezastosowania tej procedury.

Konstrukcja spółki kapitałowej pozwala na zwiększenie zasięgu i potencjału poprzez przyjęcie nowych wspólników, którzy poprzez wkłady wkłady zwiększą kapitał zakładowy.

Ustawodawca pozwala również na zachowania dotychczasowej nazwy przedsiębiorstwa, co wpływa pozytywnie na aspekt brandingowy, ponieważ zostaje zachowana rozpoznawalność przedsiębiorstwa wśród odbiorców produktu lub usługi.

Dodatkową zaletą wyboru spółki kapitałowej jest ograniczenie odpowiedzialności wspólników do ryzyka gospodarczego utraty wniesionego wkładu (pomijając solidarną, 3-letnią odpowiedzialność przedsiębiorcy po dniu przekształcenia).

W przedmiocie sporów sądowych, które były w toku na dzień przekształcenia należy podzielić stanowisko powszechnie akceptowane w doktrynie, że spółka nie staje się z mocy prawa stroną postępowania, choć może wejść do procesu za zgodą wierzyciela.

Zasadniczo jednak sąd wyda wyrok zasądzający określoną kwotę od przedsiębiorcy, a to wierzyciel będzie mógł wybrać podmiot, od którego będzie dochodził spełnienia świadczenia (takie stanowisko podzielił m.in. Sąd Najwyższy w postanowieniu w sprawie II CZ 94/15).

Przekształcenie jednoosobowej firmy w sp. z o.o. może stanowić początek dynamicznego rozwoju gospodarczego. Należy jednak dobrze je zaplanować i przeanalizować zarówno na płaszczyźnie prawnej, jak i podatkowej.

Nasze Aktualności prawne

Kancelaria Prawna RPMS
Staniszewski & Wspólnicy

ul. Polska 114
Poznań 60-401