Przekształcenie jednoosobowej działalności (JDG) w spółkę z o.o. krok po kroku

Kamila Wasilewska

30 czerwca 2021

Spis treści

Przekształcenie jednoosobowej działalności (JDG) w spółkę z o.o. jest logiczną i naturalną konsekwencją rozwoju gospodarczego przedsiębiorstwa. Ustawodawca ograniczył jednak możliwość jej przekształcenia „wprost” do trzech postaci – jednoosobowej spółki akcyjnej, jednoosobowej prostej spółki akcyjnej oraz jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W przypadku innych spółek prawa handlowego, np. jawnej lub komandytowej konieczne jest w pierwszej kolejności przekształcenie JDG do jednoosobowej spółki kapitałowej, a następnie do formy docelowej.

Przyjrzyjmy się ostatniemu z tych rozwiązań. Jak przekształcić działalność gospodarczą w spółkę z o.o. i czy takie działanie się opłaca?

Zalety przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w spółkę z o.o

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w sp. z o.o. jest często wybieranym rozwiązaniem, które pozwala na lepsze zarządzanie kapitałem firmy. Jakie zalety przemawiają za takim działaniem?

Główną zaletą zmiany formy działalności jest wstąpienie spółki w ogół praw i zobowiązań przedsiębiorcy. Nie ma również konieczności zawierania nowych umów z kontrahentami i pracownikami.

Konstrukcja spółki kapitałowej pozwala na zwiększenie zasięgu i potencjału poprzez przyjęcie nowych wspólników, którzy poprzez wkłady zwiększą kapitał zakładowy. Ustawodawca pozwala również na zachowanie dotychczasowej nazwy przedsiębiorstwa, co wpływa pozytywnie na aspekt brandingowy, ponieważ zostaje zachowana rozpoznawalność przedsiębiorstwa wśród odbiorców produktu lub usługi.

Dodatkową zaletą wyboru spółki kapitałowej jest ograniczenie odpowiedzialności wspólników do ryzyka gospodarczego utraty wniesionego wkładu (pomijając solidarną, 3-letnią odpowiedzialność przedsiębiorcy po dniu przekształcenia).

W przedmiocie sporów sądowych, które były w toku na dzień przekształcenia należy podzielić stanowisko powszechnie akceptowane w doktrynie, że spółka nie staje się z mocy prawa stroną postępowania, choć może wejść do procesu za zgodą wierzyciela. Zasadniczo jednak sąd wyda wyrok zasądzający określoną kwotę od przedsiębiorcy, a to wierzyciel będzie mógł wybrać podmiot, od którego będzie dochodził spełnienia świadczenia (takie stanowisko podzielił m.in. Sąd Najwyższy w postanowieniu w sprawie II CZ 94/15).

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – specyfika procedury

Decydując się na przekształcenie firmy w spółkę kapitałową, przedsiębiorca ma do wyboru dwie metody działania. By przekształcić formę prowadzonej działalności, może skorzystać wprost z trybu przewidzianego w art. 551§ 5 k.s.h. w zw. z art. 584¹ i nast. k.s.h. lub założyć nową spółkę kapitałową i wnieść do niej przedsiębiorstwo aportem.

Już na wstępie warto wskazać, że wniesienie JDG aportem jest bardziej złożone, choć pozwala na płynne kontynuowanie działalności gospodarczej bez konieczności uciążliwego zakładania spółki kapitałowej i przenoszenia na nią każdego ze składników przedsiębiorstwa. O tym, która z metod będzie lepsza decyduje m.in. to, czy przedsiębiorcy zależy, aby kontynuować prowadzoną wcześniej działalność.

Jeśli chodzi o prowadzenie działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, to przekształcenie JDG w spółkę z.o.o. znacząco wpływa na dotychczasową sytuacją prawną osoby fizycznej.

Na przekształconą spółkę przechodzą wszystkie koncesje, licencje, ulgi i inne obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego, chyba że decyzja administracyjna stanowi inaczej. Spółka staje się także z mocy prawa stroną wszystkich dotychczasowych umów cywilno-prawnych, które wcześniej zawierał przedsiębiorca.

Zasada ciągłości rozciąga się również na firmę przedsiębiorcy, która może zachować dotychczasowe brzmienie i wymaga jedynie zmiany oznaczenia formy prawnej na „Sp. z o.o.”.

Dużym udogodnieniem jest neutralność podatkowa zmiany formy prawnej. Oznacza to, że przedsiębiorca nie tylko nie płaci podatku od nabycia udziałów spółki, ale także nie uiszcza go od wartości składników przedsiębiorstwa, które w wyniku przekształcenia stały się majątkiem spółki przekształconej.

Charakterystycznym elementem przekształceń działalności jednoosobowej jest ciągłość odpowiedzialności. Przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką za długi, które powstały w czasie kiedy prowadził indywidualną działalność przez okres 3 lat od dnia przekształcenia. W ten sposób ustawodawca zabezpieczył interesy wierzycieli, którym przysługuje wymagalne roszczenie względem przedsiębiorcy-osoby fizycznej.

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w sp. z o.o. – procedura i etapy

Zanim przedsiębiorca złoży wniosek o wpis spółki kapitałowej do Krajowego Rejestru Sądowego, musi wykonać w określonym porządku szereg czynności, które doprowadzą do zmiany formy prawnej prowadzonej działalności. By przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w sp. z o.o., zgodnie z treścią art. 584⁵ k.s.h, do przekształcenia przedsiębiorcy wymaga się:

sporządzenia planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta,
złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
powołania członków organów spółki przekształconej,
zawarcia umowy spółki z o.o.,
dokonania w KRS wpisu spółki przekształcanej oraz wykreślenie z CEIDG przedsiębiorcy przekształcanego.

Na każdym etapie przedsiębiorca prowadzący jednoosobowa działalność gospodarcza, może skorzystać z pomocy prawnej, aby mieć pewność, że dochowuje niezbędnych formalności.

Do zmiany formy prawnej niezbędne jest sporządzenie przez biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd pozytywnej opinii (opinia negatywna nie pozwala na dokonanie przekształcenia).

Przed realizacją czynności składających się na przekształcenie należy także ustalić, czy nie ma przeciwwskazań do zmiany formy prawnej działalności. Konieczne jest przeanalizowanie zawartych umów o kluczowym znaczeniu dla firmy, koncesji, a także ustalenia, czy nie pojawiają się dodatkowe obowiązki (np. w odniesieniu do nieruchomości rolnych).

Przyjrzyjmy się każdemu z przytoczonych etapów – jak przebiega przekształcenie działalności gospodarczej w sp. z o.o.?

Sporządzenie planu przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w spółkę z o.o.

Plan przekształcenia przedsiębiorcy powinien zawierać sprawozdanie finansowe sporządzone na wybrany dzień miesiąca poprzedzającego zawarcie planu przekształcenia w formie aktu notarialnego.

Zarówno bilans, jak i sprawozdanie co do zasady sporządzane są w oparciu o księgi rachunkowe. Jeżeli przedsiębiorca ich nie prowadzi, dokumenty można przygotować, korzystając z KPiR, ewidencji do celów podatkowych, spisu z natury lub innych dokumentów, które pozwalają na ustalenie wartości poszczególnych składników majątku.

Plan przekształcenia powinien zostać sporządzony w formie aktu notarialnego, a następnie poddany badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegłego rewidenta wyznacza sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy, który może wskazać konkretną osobę. W razie konieczności sąd może powołać dwóch, lub więcej rewidentów.

Na sporządzenie pisemnej opinii, biegły rewident ma 2 miesiące. W tym czasie przedsiębiorca jest zobowiązany udzielać mu niezbędnych informacji, wyjaśnień oraz udostępniać dokumenty. Ponosi on również wszelkie koszty związane z pracą biegłego. Pisemna opinia doręczana jest zarówno do sądu rejestrowego, jak i przedsiębiorcy.

Do planu przekształcenia przedsiębiorca ma obowiązek załączyć następujące dokumenty:

projekt oświadczenia o przekształceniu,
projekt aktu założycielskiego,
wycenę składników majątku przedsiębiorcy przekształcanego,
sprawozdanie finansowe na określony dzień w miesiącu poprzedzający sporządzenie planu przekształcenia.

Sporządzenie oświadczenia o przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w spółkę z o.o.

W celu przekształcenia przedsiębiorca musi złożyć właściwe oświadczenie o przekształceniu. Stosownie do art. 584⁹ k.s.h., oświadczenie powinno być złożone w formie aktu notarialnego oraz zawierać przynajmniej następujące elementy:

typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca,
wysokość kapitału zakładowego,
zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu, jako wspólnikowi, o ile przyznanie takich praw zostało przewidziane,
nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Wraz z oświadczeniem o przekształceniu należy złożyć umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (również z zachowaniem formy aktu notarialnego). Kodeks spółek handlowych określa jedynie podstawowe elementy umowy. Zaliczymy do nich:

firmę i siedzibę spółki,
przedmiot działalności spółki,
wysokość kapitału zakładowego,
prawo wspólnika do posiadania więcej niż jednego udziału,
liczbę i wartość nominalną udziału,
czas trwania spółki, o ile został przewidziany.

Zaleca się jednak, aby rozbudować umowę spółki tak, aby konstrukcja odpowiadała założeniom gospodarczo-biznesowym wspólników. Umowa spółki podlega opłacie Podatkiem PCC w wysokości 0,5% wysokości kapitału zakładowego, pomniejszonej o opłatę sądową oraz tę, związaną z ogłoszeniem przekształcenia w MSiG. Kapitał zakładowy sp. z o.o. nie może być niższy niż 5 tysięcy złotych, ale nie musi odzwierciedlać faktycznej wartości majątku przedsiębiorstwa. Ewentualna nadwyżka nie podlega opodatkowaniu PCC i staje się kapitałem zapasowym.

Kolejnym elementem jest powołanie członków organu obligatoryjnego – zarządu oraz fakultatywnej rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej. Należy jednak pamiętać, że powołanie jednego z tych organów jest obligatoryjne, jeżeli liczba wspólników przekroczy 25, a kapitał zakładowy w spółce przekroczył 500 tysięcy złotych.

Zgłoszenie przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w spółkę z o.o.

Wniosek o wpis przekształcenia przedsiębiorcy składa się do KRS za pośrednictwem portalu PRS (Portal Rejestrów Sądowych) do KRS składają wszyscy członkowie zarządu w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Obok wniosku o rejestrację podmiotu należy uzupełnić informacje Do podstawowego wniosku należy załączyć szereg dodatkowych dokumentów jak te, dotyczące wspólników, sposobu powstania spółki czy dane o ustanowionych prokurentach.

W terminie 7 dni od dnia wpisu przedsiębiorca musi złożyć wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG.

Skutki przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej (jdg) w spółkę z o.o.

Podstawową konsekwencją przekształcenia jest zmiana formy prowadzonej działalności gospodarczej. Nowa spółka otrzymuje własny numer NIP, REGON oraz KRS. Nadal jednak przedsiębiorca kontynuuje prowadzoną działalność, więc nie ma potrzeby aneksowania zawartych umów.

Wybierając formę spółki z o.o., przedsiębiorca musi sporządzić wykaz składników majątku bez względu na formę opodatkowania oraz rozliczania się z fiskusem. Na jego podstawie ustala się wartość poszczególnych składników majątku dla celów podatku dochodowego.

Jak wspomniano wcześniej, na jednoosobową spółkę kapitałową przechodzą wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy. W sferze prawa podatkowego mówi się jednak o ograniczonej sukcesji, ponieważ transfer dotyczy jedynie praw, ale nie obowiązków podatkowych. Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że wszelkie zaległości podatkowe pozostają przy osobie fizycznej i to ona będzie podmiotem ewentualnych postępowań i decyzji podatkowych.

Zalety przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej (jdg) w spółkę z o.o

Na koszty przekształcenia JDG w spółkę z o.o. składa się kilka opłat. Należy do nich zaliczyć:

wynagrodzenie biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy – może wahać się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych w zależności od skali i stopnia skomplikowania prowadzonej działalności gospodarczej;
obsługę notarialną – składa się na nią sporządzenie planu przekształcenia oraz oświadczenia o przekształceniu, przy czym taksa notarialna waha się od kilkuset do nawet 10 tysięcy złotych w zależności od wysokości majątku przedsiębiorstwa;
podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% kapitału zakładowego; jest pobierany przez notariusza;
koszty sądowe przekształcenia, czyli 300 zł za wniosek do sądu o wyznaczenie rewidenta oraz 600 zł za rejestrację spółki, oraz opłaty skarbowe od pełnomocnictwa;
koszt księgowości, która przygotowuje sprawozdanie finansowe na cele przekształcenia;
koszt obsługi kancelarii prawnej; jest on uzależniony od zakresu wsparcia oraz rozmiaru prowadzonej działalności gospodarczej. Na ogół koszty przekształcenia JDG w spółkę z o.o. zamykają się w kilku tysiącach złotych.

Jakie podmioty pojawiają się w wyniku przekształcenia?

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. nie prowadzi do wykreślenia indywidualnego przedsiębiorcy z CEIDG oraz wpisania spółki z o.o. do KRS. Wniosek o wykreślenie JDG spółki z o.o. należy złożyć w terminie 7 dni od dnia rejestracji spółki kapitałowej (dniem rejestracji jest dzień wpisu podmiotu do KRS). Przedsiębiorca składa wniosek o wykreślenie samodzielnie, nie jest ono dokonywane z urzędu. W wyniku przekształcenia powstaje spółka jednoosobowa. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby po wpisie przekształcenia dodać innych wspólników i stworzyć spółkę wieloosobową.

Czy przedsiębiorca może mieć JDG i spółkę jednocześnie?

Przepisy prawa nie zabraniają prowadzenia kilku rodzajów działalności gospodarczej jednocześnie. Przedsiębiorca, który zarejestrował JDG może również utworzyć spółkę prawa handlowego lub spółkę cywilną. Należy jednak zaznaczyć, że konieczne będzie płacenie składki zdrowotnej od każdej działalności. Wysokość składki zdrowotnej jest uzależniona od wybranej formy opodatkowania, a także formy prowadzonej działalności. Składki społeczne odprowadzane są od jednego, wybranego rodzaju działalności.

Czy w wyniku przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. spółka musi przerejestrować pracowników w ZUS?

W doktrynie nie budzi wątpliwości, że przekształcenie JDG w spółkę z o.o. może być traktowana jak przejście zakładu pracy w myśl przepisów kodeksu pracy. Umowy z pracownikami przechodzą automatycznie na nowego pracodawcę zgodnie z zasadą kontynuacji. Nadal jednak na płatniku składek – czy to przedsiębiorcy indywidualnym czy też spółce – spoczywają określone obowiązki względem ZUS.

Z uwagi na fakt, że JDG ulega wykreśleniu, pracownicy nie będą już dłużej w niej zatrudnieni. Dlatego przedsiębiorca powinien ich wyrejestrować na formularzu ZWUA (z kodem 800), o ile przekształcenie zostanie uznane za przejście zakładu pracy. Jednocześnie pracowników należy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUA lub ZZA w przypadku objęcia wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym.

W kontekście przekształcenia w doktrynie zwraca się jednak uwagę na zasadność stosowania art. 231 k.p. Z ostrożności procesowej, przedsiębiorca powinien uprzedzić pracowników o planowanym przekształceniu, aby nie ryzykować w ewentualnym postępowaniu sądowym zarzutu niezastosowania tej procedury. Gdyby przyjąć, że przekształcenie nie stanowi przejścia zakładu pracy, nie ma potrzeby przerejestrowywania pracowników.

Brak możliwości skorzystania z preferencyjnego opodatkowania CIT po przekształceniu

Spółka z o.o., która powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy prowadzącego we własnym imieniu działalność gospodarczą w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej przez pierwsze dwa lata podatkowe (rok, w którym doszło do przekształcenia oraz bezpośrednio następujący po nim rok podatkowy) nie będzie mogła skorzystać z preferencyjnego opodatkowania wynikającego ze statusu tzw. małego podatnika polegającego na przyjęciu stawki CIT w wysokości 9%.

Dopiero po upływie dwuletniej karencji spółka z o.o. będzie mogła skorzystać z 9% CIT-u, jeżeli jej przychody osiągnięte w roku podatkowym nie przekroczyły wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 milionów euro, w zaokrągleniu do 1 tysiąca złotych. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy roku podatkowego.

Co w takim razie z wniesieniem JDG aportem? W tym przypadku – stosownie do art. 28k ust. 1 pkt 5 lit. c ustawy o CIT – możliwość wejście w estoński CIT jest wyłączona w roku rozpoczęcia działalności oraz roku podatkowym po nim następującym, nie krócej niż przez 24 miesiące, chyba że wartość aportu nie przekracza 10 tysięcy euro, w zaokrągleniu do 1 tysiąca złotych. Zakaz ten obejmuje zarówno przedsiębiorstw, ZCP, jak i poszczególne składniki firmy.

Rozwiązaniem, które pozwala na stworzenie preferencyjnych warunków opodatkowania już od pierwszego dnia po przekształceniu jest przejście na estoński CIT.

CIT estoński po przekształceniu w sp. z o.o.

Ryczałt od przychodów spółek (tzw. estoński CIT) uregulowany został w art. 28j ustawy o CIT. To uproszczona forma opodatkowania, która polega na możliwości wyboru momentu, kiedy dojdzie do opodatkowania firmy. Podatek jest odprowadzany dopiero w momencie wypłaty dywidendy, więc do tego czasu przedsiębiorca (np. będący jednoosobową spółkę kapitałową) ma możliwość inwestowania środków w nowe technologie, kampanie reklamowe, czy pracowników. Aby móc skorzystać z estońskiego CIT, spółka z o.o. musi wykazać spełnienie szeregu przesłanek:

przychody pochodzące z określonych źródeł, np. pożyczek, praw autorskich lub poręczeń nie mogą przekroczyć 50% wszystkich przychodów spółki w danym roku podatkowym;
wspólnikami spółki są wyłącznie osoby fizyczne;
spółka zatrudnia minimum 3 osoby na podstawie umowy o pracę lub innej, a wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń przekraczają określony w ustawie pułap;
podmiot nie posiada udziałów lub akcji w kapitale innej spółki;
spółka nie stosuje standardów MSR.

Złagodzone warunki zostały przewidziane względem małych podatników oraz podatników rozpoczynających działalność gospodarczą. Niektóre firmy są też wyłączone z możliwość skorzystania z estońskiego CIT, np. instytucje pożyczkowe lub przedsiębiorstwa działające na terytorium Specjalnych Stref Ekonomicznych. Wybór opodatkowania ryczałtowego należy zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla siedziby spółki. Korzystanie z estońskiego CIT to wymierne korzyści dla przedsiębiorcy:

niższe efektywne opodatkowanie – 20% dla małych podatników i 25% dla pozostałych podatników;
uproszczona rachunkowość (brak kosztów przychodu i amortyzacji);
zwolnienie z obowiązku prowadzenia rachunkowości podatkowej.

Opodatkowanie estońskim CIT-em dotyczy 4 następujących po sobie lat podatkowych. Przedsiębiorca może w tym czasie złożyć oświadczenie o rezygnacji z tej formy opodatkowania, ale jeżeli tego nie zrobi, ryczałt przejdzie na kolejny 4-letni okres. Warto zaznaczyć, że z estońskiego CIT-u mogą od razu korzystać spółki, które powstały w wyniku przekształcenia. Nie dotyczy ich 2-letnia karencja tak, jak w przypadku m.in. podmiotów powstałych w wyniku podziału, połączenia lub wydzielenia.

Czym jest dochód z przekształcenia?

Spółki przekształcone, które wybrały od pierwszego roku podatkowego estoński CIT, muszą ustalić dochód z przekształcenia. Jest to składnik będący wynikiem różnicy wartości poszczególnych składników majątku ustaloną na dzień przekształcenia według przepisów o rachunkowości a ich wartością podatkową i wynikający z planu przekształcenia przedsiębiorcy i umowy spółki.

W przypadku powstania dochodu z przekształcenia należy zgłosić go do urzędu skarbowego do końca 3 miesiąca pierwszego roku objęcia estońskim CIT.

Podatek musi zostać zapłacony najpóźniej w okresie 2 lat, licząc od końca pierwszego roku ryczałtu (można go płacić w częściach) po przekształceniu przedsiębiorcy.

Warto zwrócić uwagę, że dochód z przekształcenia nie powstanie, jeżeli spółka po przekształceniu nie wybierze od razu estońskiego CIT, ale przez pewien czas będzie opodatkowana klasycznym CIT – rok podatkowy opodatkowania ryczałtem nie będzie pierwszym rokiem bezpośrednio po przekształceniu (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 22 czerwca 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.285.2023.1. MW).

Czy można dochodzić zwrotu VAT z okresu JDG?

Zgodnie z art. 93a §4 ordynacji podatkowej jednoosobowa spółka kapitałowa, która powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy prowadzącego działalność jednoosobową wstępuje w prawa przedsiębiorcy związane ze sferą podatkową. Sukcesja nie dotyczy jedynie tych praw, które nie mogą być kontynuowane na mocy przepisów o opodatkowaniu spółek kapitałowych (np. podatek PIT).

W praktyce oznacza to, że w przypadku wystąpienia nadwyżki VAT naliczonego nad VAT należnym, prawo do jej rozliczenia przechodzi na spółkę z o.o. Może ona:

wystąpić o otrzymanie zwrotu nadwyżki na rachunek bankowy,
przenieść nadwyżkę na kolejny okres rozliczeniowy.

Co więcej, jeżeli przedsiębiorca jednoosobowy wystawiał faktury, względem których nie był odliczany VAT naliczony, prawo to również przechodzi na spółkę kapitałową.

Wypłata zysków po przekształceniu

W judykaturze wskazuje się na możliwość wypłaty środków zgromadzonych jako kapitał zapasowy sp. z o.o., które wcześniej były zyskiem wypracowanym przedsiębiorcy wykonującego jednoosobową działalność.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 18 listopada 2020 r., sygn. I Sa/Gl 869/20 zwrócił uwagę, że takie przesunięcie kapitałowe nie może być obciążone podatkiem dochodowym tak jak dywidenda, czy wynagrodzenie za umorzenie udziałów. Jego źródłem nie jest status wspólnika spółki, ale fakt prowadzenia wcześniej działalności gospodarczej.

Neutralność podatkową takiego działania podkreślił także Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 16 września 2021 r., sygn. 0112-KDWL.4011.102.2021.1.TW.

Aby jednak móc wypłacić zyski bez opodatkowania należy dobrze zaplanować proces przekształcenia. Urzędy skarbowe często podnoszą, że przedsiębiorca prowadzący JDG nie wykazał, że dany zysk pochodzi z działalności gospodarczej.

Co z podatkiem VAT dla przekształconej spółki z o.o.?

Po rejestracji spółka musi złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług w celu zarejestrowania jako podatnik VAT, jeżeli przedsiębiorca:

chce prowadzić działalność opodatkowaną VAT,
nie korzysta ze zwolnienia z podatku VAT.

Zgłoszenie powinno być dokonane przed pierwszą czynnością objętą tym podatkiem. Trzeba jednocześnie wskazać, że nie ma znaczenia, czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca był podatnikiem VAT, zgłoszenia należy dokonać odrębnie.

Oskładkowanie jednoosobowej działalności gospodarczej a sp. z o.o.

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Wysokość pierwszej zależy od wysokości zadeklarowanej podstawy wymiaru. Drugiej zaś jest uzależniona od formy opodatkowania podatkiem dochodowym i nie może wynosić mniej niż 9% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego (na dzień 1 lutego danego roku kalendarzowego).

Warto wskazać, że w 2023 roku rząd podniósł wynagrodzenie minimalne aż dwukrotnie. Zgodnie z art. 3 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę nastąpiło to odpowiednio:

1 stycznia – w 2023 roku wyniesie 3 383 zł brutto;
1 lipca – w 2023 roku wyniesie 3 450 zł brutto.

Z kolei prognozowane przeciętne wynagrodzenie brutto w 2023 roku ma wynieść 6 935 zł brutto. Te kwoty są istotne dla przedsiębiorców, ponieważ minimalne wynagrodzenie za pracę stanowi punkt odniesienia dla firm korzystających z ZUS preferencyjnego. Z kolei wynagrodzenie w gospodarce narodowej określa składki przedsiębiorców niekorzystających z preferencji składkowych.

Ostatecznie więc jednoosobowe biznesy muszą liczyć ze zwiększeniem ZUS (bez uwzględnienia składki zdrowotnej) o kilkadziesiąt złotych w przypadku firm na schemacie preferencyjnym oraz ponad 200 zł w przypadku firm na schemacie pełnym. Dla wielu początkujących przedsiębiorców do znaczne obciążenie.

W przypadku spółek kapitałowych trzeba dokonać rozróżnienia na podmioty jedno- i wieloosobowe. Jednoosobowa spółka z o.o. to taka, w której jedyny wspólnik jest jednocześnie członkiem i prezesem zarządu oraz korzysta z uprawnień przewidzianych dla zgromadzenia wspólników. Jednoosobowa spółka kapitałowa może mieć charakter pierwotny lub wtórny (powstała z przekształcenia JDG). Przepisy k.s.h. nie dopuszczają jednak możliwości przekształcenia indywidualnej firmy w jednoosobową spółkę osobową (wspólników zawsze musi być minimum 2).

Jak wyliczana jest składka zdrowotna przy JDG?

Składka zdrowotna według zasad ogólnych i w podatku liniowym zawsze wynosi 9% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W przypadku skali podatkowej składka zdrowotna jest obliczana (z pominięciem pierwszego miesiąca), jako różnica między sumą przychodów od początku roku a sumą kosztów uzyskania tych przychodów. Od wyniku należy odjąć sumę dochodów ustalonych za miesiące poprzedzające oraz różnicę między sumą składek zapłaconych od początku roku a sumą składek odliczonych. Dodatkowe różnice dotyczą przedsiębiorców prowadzących KPiR. Składka zdrowotna stanowi 9% od wyliczonej w ten sposób podstawy wymiaru. Przy zasadach ogólnych nie przysługuje prawo do odliczenia składki zdrowotnej

Przykład:

przy dochodach na poziomie 8 tysięcy składka zdrowotna wyniesie 720 zł;
przy dochodach na poziomie 12 tysięcy składka wyniesie 1 080 zł.

W praktyce dla wielu firm skala podatkowa okazuje się mało przejrzysta i nieopłacalna, dlatego atrakcyjną alternatywą wydaje się opodatkowanie systemem liniowym. W tym modelu podstawę wymiaru wylicza się analogicznie, jak przy skali podatkowej, ale składka wynosi 4,9% dochodu uzyskanego w poprzednim miesiącu.

Przykład:

przy dochodach na poziomie 8 tysięcy składka zdrowotna wyniesie 392 zł;
przy dochodach na poziomie 12 tysięcy składka zdrowotna wyniesie 588 zł.

Jeżeli przedsiębiorca nie osiągnie dochodu przekraczającego minimalny pułap dla wyliczania składek, podstawą dla obliczenia będzie właśnie kwota minimalnego wynagrodzenia. W modelu liniowym przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia składki zdrowotnej, ale od podstawy opodatkowania i maksymalnie do kwoty 8 700 zł w skali roku.

Dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, w którym nie ma kategorii kosztów uzyskania przychodu, kwoty składki zdrowotnej są zryczałtowane. Określa się je jako iloczyn miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz procentowo określonej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw czwartym kwartale roku poprzedzającego włącznie z wypłatami z zysku. W modelu ryczałtowym granica odliczenia składki zdrowotnej to 50% zapłaconych kwot.

Ustawodawca wyodrębnił trzy progi ryczałtu:

do 60 000 zł – około 336 zł składki;
do 300 000 zł – około 560 zł;
powyżej 300 000 – około 1008 zł.

W spółkach z o.o. jednoosobowych (np. powstałych z przekształcenia JDG) składka zdrowotna ma charakter zryczałtowany i wynosi 9% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedzającego włącznie z wypłatami z zysku bez względu na wysokość przychodów (dochodów).

W praktyce oznacza to, że według prognoz GUS wysokość składki zdrowotnej wyniesie około 602 zł (GUS podaje średnie wynagrodzenie brutto w październiku na kwotę 6 687,92 zł).

Z kolei w spółkach wieloosobowych 9% jest wyliczane od wynagrodzenia brutto, podstawę opodatkowania stanowi przychód (a nie dochód). W obu przypadkach składki zdrowotnej nie można odliczyć od zaliczki na podatek dochodowy.

Wypłacanie pieniędzy ze spółki z o.o. a zarządzanie budżetem JDG

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zasadzie nie ma nawet obowiązku zakładania rachunku firmowego. Oznacza to, że przychody i wydatki związane z firmą mogą przenikać się z budżetem domowym, niezwiązanym z biznesem. Wprowadza to ryzyko chaosu, choć daje duże pole manewru jeśli chodzi o zarządzanie finansami.

W spółce z o.o. wypłacanie pieniędzy z budżetu spółki wygląda zupełnie inaczej, ponieważ osoba prawna dysponuje „swoimi” funduszami, które są niezależne od budżetów wspólników. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej, która zna nie tylko obowiązujące przepisy, ale również bieżące stanowiska organu rentowego i organów podatkowych.

W praktyce wykorzystuje się szereg w pełni legalnych metod, które pozwalają wypłacić pieniądze spółki na rzecz wspólników.

Wypłata dywidendy na rzecz wspólników

Dywidenda wypłacana jest z zysku spółki i przysługuje wspólnikom posiadającym udziały w dniu podjęcia uchwały o jego podziale. Jeżeli sprawozdanie finansowe wykazuje stratę, w pierwszej kolejności jest ona uzupełniana. W takiej sytuacji wypłata dywidendy nie jest możliwa, ale wspólnicy nie płacą też od niej podatku.

Wypłata dywidendy następuje zwykle proporcjonalnie do posiadanych udziałów (w umowie spółki można przewidzieć inną proporcję podziału).

Wynagrodzenie i oskładkowanie członka zarządu

Wynagrodzenie członka zarządu może być ustalone na podstawie aktu powołania, jak również umowy między nim a spółką. W pierwszym przypadku opodatkowanie przychodu następuje według skali podatkowej (12 lub 32%) i po potrąceniu kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak zaznaczyć, że powołanie nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych, ale zdrowotnych już tak. Oznacza to, że z wynagrodzenia należy dodatkowo potrącić kwotę 9% brutto na poczet składki zdrowotnej.

W przypadku umowy o pracę członek zarządu podlega obligatoryjnemu ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu. Opodatkowanie i odliczenie kosztów wygląda analogicznie, jak w przypadku powołania. Zawarcie umowy o pracę ze względu na brak elementu podporządkowania nie będzie jednak możliwe, kiedy jedyny wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu (np. w sytuacji przekształcenia JDG w sp. z o.o.), vide: wyrok SN z dnia 7 kwietnia 2010, sygn. II UK 357/09. Należy wtedy wybrać inną podstawę współpracy, np. umowę cywilnoprawną.

Świadczenia niepieniężne w umowie spółki

Umowa spółki z o.o. może przewidywać obowiązek spełniania powtarzających się świadczeń niepieniężnych w umowie spółki. Takie działanie nie stanowi tytułu do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego lub zdrowotnego co oznacza, że wspólnik otrzymujący wynagrodzenie za świadczenia niepieniężne nie musi odprowadzać od nich składek zusowskich.

Nadal jednak należy rozliczyć się z podatku dochodowego według skali podatkowej. Spółka wystawia wspólnikowi PIT-11, ale to wspólnik wykazuje dochód w deklaracji rocznej. Zdaniem organów podatkowych dochody z tytułu świadczeń niepieniężnych należy traktować jako „inne źródła” w rozumieniu art. 10 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wynajem nieruchomości i ruchomości

eszcze innym sposobem na wypłatę środków jest wynajem spółce nieruchomości lub rzeczy ruchomych. Warunkiem jest prawo do dysponowania aktywem przez wspólnika. To atrakcyjna alternatywa dla wniesienia aportu, ponieważ wspólnik nie ryzykuje utraty majątku w razie egzekucji. Wspólnik powinien zadbać o zawarcie ze spółką umowy najmu na piśmie.

Wynająć można np. przestrzeń magazynową, mieszkanie jako biuro, ale także samochód, sprzęt IT, czy maszyny.

Warto pamiętać, że dochód z najmu w 2023 roku będzie można rozliczać wyłącznie ryczałtem. Do tej pory było możliwe również rozliczanie się skalą podatkową, gdzie dochód z najmu sumował się z innymi dochodami podatnika i relatywnie łatwo było przekroczyć próg podatkowy 120 tysięcy złotych, co wiązało się z koniecznością zapłaty wyższego podatku – 32% powyżej 120 tysięcy i 17% do tej kwoty.

W ryczałcie bierze się pod uwagę wyłącznie dochody z najmu mieszkania bez sumowania ich z innymi dochodami (np. z działalności gospodarczej). Trudniej więc będzie przekroczyć kwotę 100 tysięcy złotych (mniej niż w przypadku skali podatkowej!). Warto w umowie najmu rozgraniczyć dochód z najmu od kwoty przekazywanej tytułem kosztów administracyjnych. Podatek jest naliczany wyłącznie od przychodu wspólnika, a nie całej wartości.

Podatek w ryczałcie wynosi 8,5% dla przychodów do 100 tysięcy i 12,5% powyżej tej kwoty. Jednocześnie w ryczałcie nie ma daniny solidarnościowej, czyli dodatkowego, 4-procentowego podatku od dochodów powyżej miliona złotych.

Fakturowanie spółki z o.o.

Kolejnym sposobem na zgodne z prawem wypłacanie pieniędzy ze spółki jest wystawianie faktur związanych ze świadczeniem usług na jej rzecz. Ważne jednak jest, aby przedmiot usługi nie pokrywał się z zakresem pełnionej funkcji, np. prezesa zarządu. Doprowadziłoby to do sytuacji, kiedy wspólnik dostawałby wynagrodzenie dwukrotnie za te same działania.

Dla przykładu, jeżeli członek zarządu nadzoruje działalność spółki i jednocześnie prowadzi firmę związaną z marketingiem internetowym, może zrealizować na rzecz spółki usługę SEO/SEM i z tego tytułu wystawić fakturę.

Należy pamiętać, aby podejmując działania mające na celu wypłacanie pieniędzy ze spółki z o.o. monitorować ich zgodność z obowiązującymi przepisami, m.in. regulujących transakcje między podmiotami powiązanymi. Należy upewnić się, czy nie rodzą one dodatkowych obowiązków w zakresie m.in. cen transferowych.

Warto wskazać, że ustawodawca wycofał się z planów wprowadzenia opodatkowania tzw. ukrytej dywidendy. Miała ona wejść w życie od 1 stycznia 2023 roku, a jej celem było zapobieganie działaniom zmierzającym do unikania podwójnego opodatkowania. Dla wspólników spółek kapitałowych byłoby to niemałe utrudnienie. Jednocześnie jednak ustawodawca wprowadził mechanizm opodatkowania ukrytych zysków, który również zmierza do uszczelnienia systemu podatkowego.

Przekształcenie jednoosobowej firmy w sp. z o.o. może stanowić początek dynamicznego rozwoju gospodarczego. Należy jednak dobrze je zaplanować i przeanalizować zarówno na płaszczyźnie prawnej, jak i podatkowej.

FAQ

Czy mogę sam przekształcić JDG w sp. z o.o.?

Przekształcenie JDG w sp. z o.o. to proces, w którym warto zapewnić sobie pomoc, opiekę i wsparcie profesjonalnego pełnomocnika na każdym etapie procesu. Jest to skomplikowana procedura, wymagająca podjęcia szeregu czynności o charakterze faktycznym i prawnym, a samodzielne i przede wszystkim skuteczne przeprowadzenie tego procesu może okazać się niemożliwe.

Czy przekształcenie w sp. z o.o. chroni przed długami?

Przekształcenie JDG w sp. z o.o. jest ciekawym rozwiązaniem na drodze przedsiębiorstwa do sukcesu. Spółki kapitałowe to forma, w której prowadzonych jest najwięcej największych firm w Polsce. Przekształcenie działalności z długami w spółkę z o.o. nie uchroni jednak od problemów- wynika to z określonej w przepisach solidarnej odpowiedzialności przedsiębiorcy przekształcanego w spółkę przekształconą.

Ile trwa przekształcenie JDG w sp. z o.o.?

To pytanie zależy od kilku zmiennych, ale przy współpracy podmiotów zaangażowanych proces można sfinalizować w około 3 miesiące. należy przyjąć, że przekształcenie działalności w spółkę z o.o. to nie jest proces, który można “domknąć” w tydzień lub dwa. Obecność i zastępstwo procesowe profesjonalnego pełnomocnika może ten proces dla bardzo uprościć i w wielu przypadkach także radykalnie skrócić.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

Zaufali nam: