Procedury KYC (Know Your Customer) w działalności instytucji obowiązanych w rozumieniu AML

Czym są procedury KYC i jak wiążą się z AML?

Procedury KYC to szereg czynności podejmowanych w ramach przedsiębiorstwa, których celem jest identyfikacja kontrahenta i uzyskanie wiarygodności klienta i jego profil transakcyjny dla prowadzenia interesów i przeciwdziałania finansowania terroryzmu w ramach instytucji finansowych oraz zidentyfikowania swoich klientów i weryfikacji tożsamości klientów przez prawnie określone podmioty w procedurze KYC o niskim profilu ryzyka podejrzanych transakcji w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy i w celu weryfikacji tożsamości przekazanych instytucjom finansowym przez proces KYC. Przeprowadzenie KYC pozwala zweryfikować tożsamość klienta, a dzięki starannie prowadzonej polityce KYC, klienci mogą mieć pewność co do bezpieczeństwa obrotu, a instytucja obowiązana uzyska informację, czy klient jest objęty ryzykiem prania pieniędzy, czy też nie.

Czy KYC wiąże się w AML? Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca. W art. 34 ust 1 oraz 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przewidziano, że środkami bezpieczeństwa finansowego są:

• identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości
• identyfikacja beneficjenta rzeczywistego i ustalenie jego tożsamości.
• Bieżące monitorowanie sytuacji gospodarczej klienta
• w razie potrzeby uzyskanie informacji dot. celu i charakteru działalności gospodarczej klienta.

Ustawa o AML również precyzuje, na czym polega identyfikacja klienta. Jest to proces, polegający na identyfikacji podstawowych danych osobowych osoby fizycznej (takich jak obywatelstwo, imię, nazwisko, firma, miejsce i rodzaj prowadzonej działalności), lub analogicznych informacji, jeżeli klient jest osobą prawną. Ustawa o AML zawiera również inne obowiązki, a ustalenie tożsamości klienta to tylko jeden z nich. Przede wszystkim instytucje obowiązane muszą wdrożyć tzw. wewnętrznej procedury AML. Wewnętrzna procedura jest to dokument całościowo regulujący implementację obowiązków AML w przedsiębiorstwie. Powinien on również określać, w jaki sposób instytucja obowiązana realizuje obowiązek analizy ryzyka prania pieniędzy u swoich klientów. Procedury KYC są zatem częścią AML. Bez ich wdrożenia w mojej ocenie nie można mówić o prawidłowym wdrożeniu dyrektywy AML w przedsiębiorstwie.

Niestety dla instytucji obowiązanych, obowiązki AML nie ograniczają się tylko do wdrożenia procedur KYC. Te obowiązki rozciągają się na inne aspekty działalności przedsiębiorstwa i zobowiązują instytucję obowiązaną m.in. do przeprowadzania regularnych szkoleń czy raportowania potencjalnych naruszeń do GIIF. Zachęcamy do zapoznania się z innym artykułem zespołu kancelarii, w którym opisano inne obowiązki z zakresu przeciwdziałania prania pieniędzy: https://rpms.pl/dokumenty-aml/.

Procedury KYC w “nowych” instytucjach obowiązanych

Implementacja V dyrektywy AML, która weszła w życie w lipcu 2021 roku, rozszerzyła katalog instytucji obowiązanych na nowe podmioty. Należą do nich m.in. giełdy kryptowalut, biura rachunkowe oraz pośrednicy nieruchomości. Co ważne, w zasadzie na te podmioty zostały nałożone obowiązki, które dotychczas obowiązywały m.in. Banki, skoki i instytucje kredytowe. Nie są to zatem obowiązki nowe, ale nałożone na nowe kategorie podmiotów.

Giełda kryptowalut

Giełda kryptowalut jest instytucją, w stosunku do której istnieje zwiększone ryzyko prania pieniędzy. Kryptowaluty do czasu wdrożenia V dyrektywy AML cechowały się zwiększoną anonimowością obrotu, brakiem ustawowych “ram” oraz rynkowych mechanizmów. To wszystko świadczy o tym, że osoby dopuszczające się przestępstw z zakresu prania pieniędzy często wybierają tę formę rozliczeń lub wprowadzania pieniędzy do obrotu na rynku. Dyrektywa o AML zawiera pewne instytucje, które mają temu przeciwdziałać. W szczególności należy do nich zmniejszenie anonimowości przy transakcjach z użyciem instrumentów płatniczych takich jak anonimowe karty przedpłacone.

Giełda kryptowalut musi wdrożyć dyrektywę o AML i KYC. Powinni poznać źródło dochodów klientów, którzy dokonują transakcji na giełdzie, a ponadto monitorować konta, na które zostaną dokonane zlecenia sprzedaży posiadanych kryptowalut. W przypadku podjęcia uzasadnionych wątpliwości w szczególności co do danych kontrahentów prowadzących działalność na giełdzie oraz co do źródeł ich wpłat.

Biuro księgowe

Po ostatniej nowelizacji ustawy AML instytucją obowiązaną jest podmiot świadczący usługi z zakresu odpłatnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W praktyce zatem większość biur księgowych jest instytucjami obowiązanymi i musi w toku swojej działalności wdrożyć procedury z zakresu AML, m.in. procedury związane z KYC. W tym zakresie jednak podmiot prowadzący biuro księgowe zazwyczaj będzie miał stały wgląd w większość kluczowych dokumentów finansowych klienta. Wdrożenie KYC będzie zatem opierało się na:

• poznaniu specyfiki działalności przed rozpoczęciem współpracy
• rzetelnym monitorowaniu ewentualnych nieścisłości w księgach rachunkowych
• obowiązywaniu klienta do rozwiązywania pojawiających się bieżących wątpliwości
• bieżąca analiza dokumentów księgowych

Pośrednictwo nieruchomości

W tym zakresie sytuacja związana z KYC może być utrudniona. O ile giełda kryptowalut i biuro księgowe zazwyczaj będzie miało do czynienia z klientami podejmującymi stałą współpracę, o tyle kupno nieruchomości zazwyczaj ma charakter incydentalny. Ilość jednorazowych klientów zatem będzie większa, a od każdego klienta pośrednictwa nieruchomości należy pobrać informacje przewidziane w AML i przeprowadzić analizę i ocenę ryzyka. Jeżeli chodzi o działalność pośrednictwa nieruchomości (który także po wdrożeniu tz. V dyrektywy AML jest “nową” instytucją obowiązaną), to ocena ryzyka powinna przede wszystkim uwzględniać:

• czy klient posiada środki z legalnego źródła
• czy klient nie jest tzw. “słupem”
• czy wartość transakcji nie budzi podejrzeń.

Biuro rachunkowe, czy po pośrednictwa nieruchomości to tylko przykłady działania zasad KYC w obrocie. Każda instytucja obowiązana charakteryzuje się nieco inną specyfiką warunków Poznania Swojego Klienta, a ma wpływ na to branża, ale i sposób komunikacji (online, czy stacjonarnie).

Czy trzeba wdrażać procedurę KYC, aby prawidłowo wdrożyć AML?

Jak wskazano powyżej, procedura KYC i jej wdrożenie jest częścią obowiązków nałożonych na instytucje obowiązane w ramach AML. KYC powinno zatem znaleźć się w wewnętrznej procedurze AML. Faktem jest, że na mocy art. 35 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu nakłada na instytucje obowiązane zadania związane z identyfikacją swoich klientów. W związku z powyższym, wdrożenie procedur związanych z KYC jest koniecznym elementem implementacji dyrektywy AML w przedsiębiorstwie.

Odpowiedź na pytanie zawarte w niniejszym punkcie jest twierdząca. W przedsiębiorstwie trzeba wdrożyć KYC, aby prawidłowo realizować obowiązki związane z AML. W praktyce procedura KYC jest częścią większej procedury AML w instytucji.

Kary za niewdrożenie AML w przedsiębiorstwie

Za niewdrożenie dyrektyw AML w przedsiębiorstwie przewidziano kary. Należą do nich przede wszystkim:

• administracyjna kara pieniężna, którą nakłada KNF
• cofnięcie koncesji, zezwolenia
• publikacja informacji o naruszeniu we właściwym biuletynie
• nakaz zaprzestania naruszeń (skierowany do instytucji obowiązanej)
• wykreślenie z rejestru działalności regulowanej

Administracyjna kara pieniężna nakładana jest w niebagatelnej wysokości. W przypadku osób prawnych karę pieniężną ustala się do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia. Gdy nie jest możliwe ustalenie tej kwoty, wtedy karę nakłada się do wysokości równowartości kwoty 1 mln euro. Inaczej kara liczona jest dla osób fizycznych i w 2021 maksymalna kara dla osoby fizycznej wynosi 20 868 500 złotych.

Kary za niewdrożenie AML są wysokie i dotkliwe dla przedsiębiorcy. W związku z powyższym warto poświęcić czas na prawidłowe wdrożenie obowiązków z zakresu AML w przedsiębiorstwie, w tym wdrożyć procedurę KYC.

Przemysław Zawierucha

Zaufali nam: