Przekształcenie spółki cywilnej w jawną krok po kroku

Definicja i istota spółki jawnej

Spółka jawna jest jedną ze spółek osobowych, przewidzianych w kodeksie. Część przedstawicieli doktryny dopatruje się w niej konstrukcji modelowej, co ustawodawca potwierdza wprowadzając w wielu miejscach kodeksu spółek handlowych stosowne odesłania wewnątrz kodeksowe. Mało tego, w art. 22 § 1 k.s.h. czytamy, że spółką jawną jest spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a nie jest inną spółka handlową. Można wyróżnić kilka podstawowych cech spółki jawnej.

Przede wszystkim, jest ona odrębnym bytem od wspólników. Oznacza to, że przysługuje jej osobowość prawna, której emanacje widać zarówno w obrocie handlowym, jak i w aspekcie proceduralnym. To spółka jest stroną w umowie, ale i stroną w procesie. Ona będzie także podmiotem praw i obowiązków (np. koncesji lub licencji przyznanych na gruncie prawa administracyjnego).

Nie ulega także wątpliwości, że spółka jawna jest przedsiębiorcą. Ten podmiot, nie zaś wspólnicy, wystawia rachunki, opłaca faktury i zatrudnia pracowników. Należy jednak pamiętać, że w świetle przepisów o ubezpieczeniach społecznych, to wspólnicy zostaną objęci oskładkowaniem, jako osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.

Będąc podmiotem prawa handlowego, spółka jawna musi zostać wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego i dopiero z dniem wpisu powstaje jako podmiot. Obecnie dokumentację związaną z wnioskiem o wpis należy złożyć za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.

Dla wspólników spółki cywilnej kluczowe znaczenie ma właśnie odrębność podmiotowa. Po przekształceniu w spółkę jawną w obrocie będzie funkcjonowała spółka jako odrębny podmiot, a nie wspólnicy związani węzłem umownym.

Zalety spółki jawnej w kontekście przekształcenia

Warto na początku wskazać na cechy spółki jawnej, aby uwypuklić korzyści płynące z przekształcenia.

Odpowiedzialność za długi spółki jawnej

Spółka jawna jest spółką tzw. osobową, w której w pierwszej kolejności za długi spółki odpowiada spółka jako odrębny podmiot, ale w dalszej kolejności już wspólnicy swoimi majątkami osobistymi. W przypadku spółki cywilnej to zawsze te konkretne osoby wspólników odpowiadają za długi. Działanie w formie spółki jawnej pod kątem odpowiedzialności jest więc korzystniejsze, aczkolwiek nie zwalnia całkowicie za jej zobowiązania z uwagi na subsydiarny charakter tej odpowiedzialności.

Łatwość przeniesienia biznesu na osobę trzecią

W przypadku spółki cywilnej przekazanie działalności na osobę trzecią jako takie nie jest możliwe, a w przypadku wspólnika spółki jawnej ogół praw i obowiązków można przenieść na osobę trzecią, m.in na podstawie stosownej umowy sprzedaży, czy innej czynności prawnej rozporządzającej prawami. Po wyjście wspólnika ze spółki jawnej dalej działa ona w obrocie, choć z innym składem osobowym, o ile oczywiście pozostali wspólnicy wyrażą na to zgodę.

Dokapitalizowanie spółki jawnej

Wspólnicy spółki cywilnej chcąc pozyskać finansowanie na działalność, musieliby z inwestorem zawierać umowy, np. pożyczki, a działając w formie spółki jawnej inwestor na określonych zasadach mógłby wejść do spółki, jako jej wspólnik i wnieść wkład – pieniężny lub niepieniężny, a tym samym dokapitalizować jej działalność.

Działalność na wypadek śmierci jednego ze wspólników

Jeżeli jeden ze wspólników spółki jawnej umrze, spółka może z powodzeniem dalej działać, a w umowie spółki jawnej wspólnicy określą zasady tego działania. Z kolei w przypadku śmierci jednego ze wspólników spółki cywilnej, taka spółka przestaje istnieć, chyba, że w umowie spółki cywilnej zastrzeżono np. wejście na miejsce zmarłego do spółki spadkobierców.

Korzyści podatkowe ze spółki jawnej

Spółka jawna nie jest płatnikiem podatku dochodowego, a są nimi wspólnicy. Opodatkowanie zależne jest od udziału w zysku danego wspólnika, a więc – w przeciwieństwie do takich spółek jak sp. z o.o. – mamy jednorazowe opodatkowanie jak w przypadku jednoosobowej działalności, analogiczne do opodatkowania występującego przy spółce cywilnej.

Podmiotowy aspekt przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną

Wspólnikami w spółce jawnej mogą być zarówno osoby fizyczne, osoby prawne, jak i ułomne osoby prawne. Do grona wspólników mogą także należeć osoby nieposiadające pełnej zdolności do czynności prawnych (np. osoby niepełnoletnie) oraz podmioty pochodzące z państw Unii Europejskiej oraz obszaru EFTA. Obcokrajowcy niespełniający tych wymagań zostali poddani pewnym ograniczeniom. Wszystko w zależności od konstrukcji umowy spółki cywilnej.

Jak przekształcić spółkę cywilną w jawną – procedura krok po kroku?

Przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują odformalizowaną procedurę przekształcenia s.c. w sp.j. Pierwszym krokiem do przekształcenia jest podjęcie przez wspólników spółki cywilnej uchwały o przekształceniu w spółkę jawną. Uchwała musi zapaść jednogłośnie, a wspólnicy wyrażają wolę przekształcenia oraz zgodę na brzmienie umowy spółki osobowej w sposób jednoznaczny. Ustawodawca wyklucza możliwość skorzystania w tym przypadku z trybu uproszczonego S-24. Uchwałę taką powinno poprzedzić zasięgnięcie informacji o stanie księgowym spółki cywilnej, jej wartości, ocenie dotychczasowych wkładów wspólników i tego czy wszyscy wspólnicy spółki cywilnej mieli prawo prowadzenia jej spraw.

Kolejnym etapem jest przygotowanie w formie pisemnej umowy spółki jawnej. Jej minimalny zakres określa art. 25 k.s.h., który wymienia następujące elementy:

firmę i siedzibę spółki;
określenie wkładów wnoszonych przez każdego ze wspólników oraz ich wartość;
przedmiot działalności spółki;
czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby wspólnicy dodali w treści w umowie postanowienia modyfikujące kodeksowe zasady, jak np. zmianę proporcji udziałów w zysku lub stracie albo reprezentację spółki wyłącznie przez niektórych spośród wspólników. W orzecznictwie wskazuje się, że niezbędne jest dopasowanie umowy spółki cywilnej do wymagań, jakie przepisy stawiają umowie spółki jawnej (vide: uchwała SN z dnia 12 marca 2003 r., sygn. III CZP 96/02).

Ostatnim krokiem jest złożenie wniosku o wpisanie spółki jawnej do Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem PRS. Zgłoszenia muszą dokonać wszyscy wspólnicy spółki cywilnej. Do przekształcenia dochodzi z momentem wpisu spółki jawnej do KRS.

Co warto wiedzieć o funkcjonowaniu spółki jawnej?

Musimy sobie zdawać sprawę, że decyzje dotyczące prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentacji przeplatają się i często nie da się wyznaczyć ścisłej granicy oddzielającej jedne od drugich, nawet pomimo szczegółowego sporządzenia w tym zakresie umowy spółki jawnej. Za przykład wystarczy przytoczyć umowę dzierżawy, gdzie negocjacje warunków finansowych mieszczą się w sferze zewnętrznej (reprezentacji spółki), ale już np. ustalenia wspólników, co do tego, kto i w jaki sposób będzie użytkował przedmiot kontraktu, to już sfera wewnętrzna (prowadzenie spraw spółki).

Zasadniczo każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę jawną na zewnątrz. Dotyczy to wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, choć można tę regułę zmodyfikować i wyłączyć wspólnika z tej sfery i to już na etapie umowy spółki jawnej. Jeżeli jednak umowa na to pozwala, późniejsze pozbawienie uprawnień może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów na mocy prawomocnego orzeczenia sądu a nie na przykład zgodną wolą wspólników spółki cywilnej.

Nieco inaczej wygląda kwestia prowadzenia spraw spółki. W tej sferze każdy wspólnik ma prawo podejmować niezbędne działania w ramach zwykłego zarządu, chyba że jeden z pozostałych wspólników zgłosi sprzeciw. W takiej sytuacji niezbędne jest podjęcie jednomyślnej uchwały przez wszystkich wspólników.

Solidarna odpowiedzialność wspólników spółki jawnej

Jednym z filarów, na których opiera się spółka jawna, jest zasada solidarnej i nieograniczonej odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki wobec osób trzecich i to niezależnie od uregulowań w umowie spółki jawnej. Jest to zasada, której nie można zmienić w umowie spółki nawet, jeżeli wspólnicy ustalą pomiędzy sobą odmienny podział odpowiedzialności za zobowiązania.

Taka regulacja stanowi parasol ochronny dla kontrahentów, którzy nie muszą się obawiać niewypłacalności spółki i mogą kierować egzekucję równolegle do kilku majątków, jeżeli odzyskanie wierzytelności z majątku spółki okazało się nieskuteczne. Odpowiedzialność przechodzi również na wspólników, którzy dołączyli do składu osobowego w trakcie istnienia spółki.

Skutki przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną

Skutkiem przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną jest to, że z momentem wpisu spółki jawnej do rejestru KRS byli wspólnicy spółki cywilnej stają się wspólnikami spółki jawnej, a majątek wspólników spółki cywilnej majątkiem spółki jawnej.

Dochodzi do tzw. sukcesji uniwersalnej, czyli przejęcia praw i obowiązków, tj. nie jest więc wymagana zmiana umów z kontrahentami, a jedynie poinformowanie ich o fakcie dokonania przekształcenia, o ile w danej umowie z kontrahentem nie zastrzeżono, że wymagana jest uprzednia zgoda na taką zmianę formy prowadzenia z działalności. Możliwość umownego ograniczenia tej swobody ma swój wymiar praktyczny – wraz ze zmianą formy prowadzenia działalności zmieniają się zasady odpowiedzialności za zobowiązania (np. niezapłacone faktury czy inne świadczenia), w tym zakres majątku, z której wierzyciele mogą zaspokajać swoje roszczenia. Dlatego przed przystąpieniem do procesu przekształcenia należy wykonać audyt zawartych umów w celu weryfikacji możliwości przeprowadzenia procesu przekształcenia spółki w inną formę prawną.

Sama możliwość ze skorzystania z sukcesji uniwersalnej jest natomiast niewątpliwie dużym ułatwieniem, które znacznie usprawnia proces zmiany formy prawnej.

Zasada kontynuacji oznacza też, że spółka przekształcona co do zasady pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, chyba że ustawa lub decyzja administracyjna stanowi inaczej. Warto pamiętać, że w wielu przypadkach (np. licencji przewoźnika drogowego) niezbędne będzie spełnienie wielu dodatkowych warunków określonych przez przepisy szczególne.

W przypadku zatrudniania pracowników dotychczasowy pracodawca powinien również pamiętać, aby poinformować swoich pracowników o planowanej zmianie.

Zarówno numer NIP, jak i REGON nadany spółce cywilnej przejdzie na spółkę jawną.

Koszty przekształc-enia spółki cywilnej w spółkę jawną i czas realizacji

Opłaty w tym przypadku są niewielkie, gdyż nie ma wymogu podejmowania czynności notarialnych czy udziału biegłego rewidenta w przekształceniu. Na koszt przekształcenia składa się: opłata za rejestrację spółki jawnej (600 zł) oraz opodatkowanie PCC (0,5%).

Jeżeli wzrosła wartość wkładów wspólników, a także ewentualnego wsparcia księgowego i prawnego.

Czas realizacji: Czas przygotowań oraz czas realizacji wniosku w KRS (łącznie: ok. 2-3 miesiące). Okres może ulec wydłużeniu, w zależności od aktualnego obciążenia sądu rejestrowego.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną – słowem podsumowania

Za przekształceniem spółki cywilnej w jawną przemawia kilka aspektów. Które z nich są szczególnie istotne?

Kluczową rolę odgrywa uwiarygodnienie pozycji wspólników na rynku. Spółka osobowa podlega rejestracji w KRS jako odrębny podmiot. Dla wielu kontrahentów jest to bardziej „dojrzała” forma prowadzenia działalności niż spółka cywilna.

Niebagatelne znaczenie ma także częściowa ochrona majątków wspólników. W przypadku spółki cywilnej odpowiadają oni solidarnie i bez ograniczeń, a wierzyciel ma wybór, do którego ze wspólników skierować egzekucję. Na pierwszy rzut oka sytuacja spółki jawnej wygląda analogicznie, ale w tym przypadku wierzyciel musi w pierwszej kolejności wykazać, że usiłował odzyskać wierzytelność z majątku spółki, ale jego działania okazały się bezskuteczne.

Za wyborem formy prawnej spółki jawnej przemawia także prosta procedura rejestracyjna, w tym możliwość zachowania formy pisemnej zwykłej (nie zachodzi potrzeba angażowania notariusza). Do wielu osób przemawia brak konieczności prowadzenia pełnej księgowości (do pułapu przychodów 2 milionów euro) i wnoszenia kapitału początkowego. Dużą zaletą jest jednokrotne opodatkowanie – tylko wspólnicy płacą PIT. Obowiązek zapłaty CIT może jednak powstać, jeżeli wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne.

Nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną jest z biznesowego punktu widzenia opłacalną decyzją. Za każdym razem sytuację wspólników należy analizować indywidualnie, dlatego przed podjęciem decyzji warto zasięgnąć porady prawnika lub doradcy podatkowego.

Pytania i odpowiedzi

Kiedy korzystna jest spółka cywilna?

Spółka cywilna nie jest spółką w rozumieniu prawa handlowego – jest to cywilnoprawny stosunek zobowiązaniowy (umowa) łącząca dwóch przedsiębiorców. Tym samym umowa spółki cywilnej korzystna jest przede wszystkim, kiedy dwóch przedsiębiorców chce wspólnie prowadzić działalność, zachowując jednak autonomię funkcjonowania (np. w innym biznesie). Spółka cywilna jest bardzo często spotykana, kiedy działalność wspólnie chcą prowadzić członkowie rodziny (np. małżonkowie lub ojciec i syn).

Kiedy korzystna jest spółka jawna?

Przyjmuje się, że spółka jawna korzystna jest w przedsięwzięciach w małej skali o niskim poziomie ryzyka (z uwagi na specyficzną odpowiedzialność za długi w spółce jawnej). Spółka jawna jest dobrym rozwiązaniem również w przypadku, gdy wspólnicy darzą się wzajemnie zaufaniem. Korzyści z posiadania spółki jawnej mają głównie charakter podatkowy – nie podlega ona podwójnemu opodatkowaniu (w odróżnieniu od spółek kapitałowych).

Czy przekształcenie s.c. w sp.j. mogę dokonać samodzielnie?

Przepisy nie zawierają wymogu, aby w przekształceniu spółki cywilnej w jawną uczestniczył profesjonalny pełnomocnik. Niemniej nie jest to procedura prosta i relatywnie łatwo popełnić w niej błąd, który zablokuje proces na najbliższe kilka miesięcy. W związku z tym w każdym przekształceniu warto skorzystać z pomocy wyspecjalizowanej kancelarii prawnej.