Spośród form organizacyjnych prowadzenia działalności gospodarczej, spółka jawna stanowi jedną z najprostszych, będąc jednocześnie nadal odrębnym podmiotem na gruncie prawa handlowego. To także bardzo chętnie wybierana forma ze względu na proste zasady kierowania interesami spółki.

Wyjaśniamy, czym jest spółka jawna i jak wyglądają reguły jej funkcjonowania. Odpowiadamy na pytania, czy przekształcenie spółki cywilnej w jawną się opłaca i jak przeprowadzić ten proces.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną krok po kroku

Spółka jawna jest jedną ze spółek osobowych, przewidzianych w kodeksie spółek handlowych. Część przedstawicieli doktryny dopatruje się w niej konstrukcji modelowej, co ustawodawca potwierdza wprowadzając w wielu miejscach kodeksu spółek handlowych stosowne odesłania wewnątrzkodeksowe. Mało tego, w art. 22 § 1 k.s.h. czytamy, że spółką jawną jest spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a nie jest inną spółka handlową. Można wyróżnić kilka podstawowych cech spółki jawnej.

Przede wszystkim, jest ona odrębnym bytem od wspólników. Oznacza to, że przysługuje jej osobowość prawna, której emanacje widać zarówno w obrocie handlowym, jak i w aspekcie proceduralnym. To spółka jest stroną w umowie, ale i stroną w procesie. Ona będzie także podmiotem praw i obowiązków (np. koncesji lub licencji przyznanych na gruncie prawa administracyjnego).

Nie ulega także wątpliwości, że spółka jawna jest przedsiębiorcą. Ten podmiot, nie zaś wspólnicy, wystawia rachunki, opłaca faktury i zatrudnia pracowników. Należy jednak pamiętać, że w świetle przepisów o ubezpieczeniach społecznych, to wspólnicy zostaną objęci oskładkowaniem, jako osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.

Będąc podmiotem prawa handlowego, spółka jawna musi zostać wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego i dopiero z dniem wpisu powstaje jako podmiot. Warto o tym pamiętać i złożyć niezbędną dokumentację odpowiednio wcześniej, ponieważ procedura wpisu potrafi trwać nawet kilka tygodni. Oczywiście wspólnicy mogą we wniosku o wpis umieścić pożądaną datę wpisu, ale sąd rejestrowy nie jest takim wnioskiem związany.

Podmiotowy aspekt przekształcenia spółki cywilnej w jawną

Wspólnikami w spółce jawnej mogą być zarówno osoby fizyczne, osoby prawne, jak i ułomne osoby prawne. Do grona wspólników mogą także należeć osoby nieposiadające pełnej zdolności do czynności prawnych (np. osoby niepełnoletnie) oraz podmioty pochodzące z państw Unii Europejskiej oraz obszaru EFTA. Obcokrajowcy niespełniający tych wymagań zostali poddani pewnym ograniczeniom.

Wyjaśniliśmy już, czym jest spółka jawna oraz kto może zostać jej wspólnikiem. Przyjrzyjmy się wewnętrznej strukturze spółki, a także relacjom, jakie panują pomiędzy wspólnikami.

Najważniejsze postanowienia w umowie spółki jawnej

Umowa spółki jawnej powinna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem ad solemnitatem. Niedochowanie tego rygoru sprawi, że umowa będzie dotknięta wadą bezwzględnej nieważności. Jakie postanowienia powinny niezbędnie znaleźć się w umowie? Najprostsza umowa spółki jawnej może składać się z zaledwie pięciu punktów. Będą to:

  • firma spółki – inaczej jest to nazwa, pod jaką podmiot funkcjonuje w obrocie prawnym. Firma powinna składać się z oznaczenia przynajmniej jednego wspólnika (nazwisko osoby fizycznej, firma osoby prawnej) oraz określenia formy prawnej,
  • siedziba podmiotu –powinna to być główna siedziba, gdzie przebywają osoby zarządzające podmiotem (choć w teorii pojawia się kilka koncepcji),
  • wkłady wnoszone przez wspólników oraz ich wartość – wkładem najczęściej będą pieniądze, choć polskie prawo dopuszcza możliwość wniesienia aportu w postaci np. świadczenia pracy lub usług, prawa własności nieruchomości lub dzierżawy,
  • przedmiot działalności spółki – można można go określić w sposób opisowy lub poprzez wskazanie kodów PKD.W praktyce stosuje się ten drugi sposób, ponieważ nomenklatura PKD i tak jest ujawniana w rejestrze KRS.
  • czas, na jaki została zawiązana spółka cywilna – może być oznaczony lub nieoznaczony.

Prowadzenie spraw i reprezentacja spółki jawnej

Musimy sobie zdawać sprawę, że decyzje dotyczące prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentacji przeplatają się i często nie da się wyznaczyć ścisłej granicy oddzielającej jedne od drugich. Za przykład wystarczy przytoczyć umowę dzierżawy, gdzie negocjacje warunków finansowych mieszczą się w sferze zewnętrznej (reprezentacji spółki), ale już np. ustalenia wspólników, co do tego, kto i w jaki sposób będzie użytkował przedmiot kontraktu,to już sfera wewnętrzna (prowadzenie spraw spółki).

Zasadniczo każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę na zewnątrz. Dotyczy to wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, choć można tę regułę zmodyfikować i wyłączyć wspólnika z tej sfery. Jeżeli jednak umowa na to pozwala, późniejsze pozbawienie uprawnień może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów na mocy prawomocnego orzeczenia sądu.

Nieco inaczej wygląda kwestia prowadzenia spraw spółki. W tej sferze każdy wspólnik ma prawo podejmować niezbędne działania w ramach zwykłego zarządu, chyba że jeden z pozostałych wspólników zgłosi sprzeciw. W takiej sytuacji niezbędne jest podjęcie jednomyślnej uchwały przez wszystkich wspólników.

Solidarna odpowiedzialność wspólników

Jednym z filarów, na których opiera się spółka jawna jest zasada solidarnej i nieograniczonej odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki wobec osób trzecich. Jest to zasada, której nie można zmienić w umowie spółki nawet, jeżeli wspólnicy ustalą pomiędzy sobą odmienny podział odpowiedzialności za zobowiązania.

Taka regulacja stanowi parasol ochronny dla kontrahentów, którzy nie muszą się obawiać niewypłacalności spółki i mogą kierować egzekucję równolegle do kilku majątków, jeżeli odzyskanie wierzytelności z majątku spółki okazało się nieskuteczne. Odpowiedzialność przechodzi również na wspólników, którzy dołączyli do składu osobowego w trakcie istnienia spółki.

Proces przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest podjęcie uchwały o przekształceniu przez wszystkich wspólników spółki cywilnej. W uchwale powinny znaleźć się informacje niezbędne do ukształtowania spółki jawnej (m.in. kluczowe postanowienia umowy, o których mowa powyżej, zgoda na przekształcenie). Dopasowanie umowy spółki cywilnej do ram spółki jawnej może być dokonane za pomocą aneksu, ale wspólnicy i tak muszą sporządzić tekst jednolity umowy.

Jak przekształcić spółkę cywilną w spółkę jawną – etap zgłoszeniowy

Drugim etapem jest zgłoszenie spółki do KRS na stosownym formularzu. Zgodnie z przepisami każdy wspólnik ma prawo i obowiązek zgłoszenia podmiotu, który powstaje z dniem wpisu do rejestru. Stosownie do art. 26 § 4 k.s.h. zgłoszenia nie można dokonać przy wykorzystaniu wzorca umowy (w tzw. systemie S24). Wszyscy wspólnicy powinni w indywidualnym zakresie zlikwidować informację we właściwych rejestrach dotyczącą prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej.

Co do zasady, w omawianej sytuacji obejmuje zasada kontynuacji. Oznacza to, że spółka jawna staje się podmiotem licencji, koncesji, pozwoleń i ulg, które przysługiwały przed przekształceniem wspólnikom spółki cywilnej, chyba że z ustawy szczegółowej albo decyzji organu administracyjnego wynika co innego.

Za przekształceniem spółki cywilnej w jawną przemawia kilka aspektów. Które z nich są szczególnie istotne?

Istotną rolę odgrywa uwiarygodnienie pozycji wspólników na rynku. Spółka osobowa podlega rejestracji w KRS jako odrębny podmiot. Dla wielu kontrahentów jest to bardziej „dojrzała” forma prowadzenia działalności niż spółka cywilna.

Niebagatelne znaczenie ma także częściowa ochrona majątków wspólników. W przypadku spółki cywilnej odpowiadają oni solidarnie i bez ograniczeń, a wierzyciel ma nieograniczony wybór, do którego ze wspólników skierować egzekucję. Na pierwszy rzut oka sytuacja spółki jawnej wygląda analogicznie, ale w tym przypadku wierzyciel musi w pierwszej kolejności wykazać, że usiłował odzyskać wierzytelność z majątku spółki, ale jego działania okazały się bezskuteczne.

Za wyborem formy prawnej spółki jawnej przemawia także prosta procedura rejestracyjna, w tym możliwość zachowania formy pisemnej zwykłej (nie zachodzi potrzeba angażowania notariusza). Do wielu osób przemawia brak konieczności prowadzenia pełnej księgowości i wnoszenia kapitału początkowego. Dużą zaletą jest jednokrotne opodatkowanie – tylko wspólnicy płacą PIT. Obowiązek zapłaty CIT może jednak powstać, jeżeli wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne.

Nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną jest z biznesowego punktu widzenia opłacalną decyzją. Za każdym razem sytuację wspólników należy analizować indywidualnie, dlatego przed podjęciem decyzji warto zasięgnąć porady prawnika lub doradcy podatkowego.

Nasze Aktualności prawne

Kancelaria Prawna RPMS
Staniszewski & Wspólnicy

ul. Polska 114
Poznań 60-401