Pojęcie beneficjenta rzeczywistego w obszarze AML – ustalanie, weryfikacja i zgłaszanie

Jakie jest miejsce beneficjenta rzeczywistego w łańcuchu czynności prawnych na gruncie ustawy o AML?

Ustawa o AML wyodrębnia tzw. instytucje obowiązane. To szeroka grupa podmiotów zobligowanych do wdrożenia zaostrzonych rygorów bezpieczeństwa finansowego, z uwagi na potencjalne ryzyko zetknięcia się z próbami prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Do instytucji obowiązanych można zaliczyć m.in. :

operatorów pocztowych,
banki, SKOK-i oraz inne instytucje płatnicze,
zakłady ubezpieczeniowe,
pośredników ubezpieczeniowych,
podmioty świadczące usługi w zakresie obejmującym wymianę kryptowalut,
organizacje typu Non-Profit (np. fundacje, stowarzyszenia),
notariuszy, adwokatów i radców prawnych – w ograniczonym zakresie.

Instytucje obowiązane świadczą swoje usługi na rzecz tzw. klientów, czyli osoby fizyczne, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Ustawa o AML wyróżnia dwa rodzaje usług:

transakcje okazjonalne,
stosunki gospodarcze.

Ich rozróżnienie jest istotne ze względu na fakt, że nie wszystkie transakcje okazjonalne obligują instytucje obowiązane do wdrożenia środków bezpieczeństwa finansowego (jedynie te, które przekraczają określoną kwotę, wskazaną w art. 35 ust. 1 pkt 2 p-pkt. a-c ustawy o AML). W przypadku, kiedy transakcja okazjonalna wykorzystuje walutę wirtualną wystarczy, że będzie to zaledwie równowartość 1000 euro.

Niekiedy jednak to nie klient jest tym podmiotem, który tak naprawdę odniesie zysk wynikający ze współpracy z instytucją obowiązaną. W tym miejscu pojawia się beneficjent rzeczywisty.

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

Beneficjent rzeczywisty (ang. Ultimate Beneficial Owner, UBO) został zdefiniowany w art. 1 ust. 2 pkt 1. Jest to każda osoba fizyczna, która sprawuje pośrednio lub bezpośrednio kontrolę nad klientem. Możliwość kontroli wynika z okoliczności prawnych lub faktycznych i oznacza wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działanie podejmowane przez klienta, lub każdą inną osobę, w imieniu, której nawiązywane są stosunki gospodarcze lub realizowana jest transakcja okazjonalna. Beneficjentem rzeczywistym zawsze będzie osoba fizyczna. Tego statusu nie mogą mieć osoby prawne lub jednostki organizacyjne.

W przypadku spółek innych niż notowane na rynkach regulowanych beneficjentem rzeczywistym będzie:

osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji; lub ma więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym (również jako zastawnik, użytkownik lub osoba działająca na podstawie porozumienia),
osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadane uprawnienia w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości,
osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze, jeżeli w stosunku do niej występują niemożliwe do usunięcia wątpliwości co do okoliczności, o których mowa w poprzednich przypadkach.

W przypadku trustów beneficjent rzeczywisty jest określany w sposób odmienny. Będzie to:

założyciel,
powiernik,
nadzorca, jeżeli został ustanowiony,
beneficjent, w którego głównym interesie powstał i działa trust,
inna osoba sprawująca kontrolę nad trustem,
inna osoba niż wymienione, jeżeli korzysta z ich uprawnień lub wykonuje ich obowiązki.

Niekiedy pojęcia klienta i beneficjenta rzeczywistego pokryją się. Tak będzie w sytuacji przedsiębiorcy, który działa samodzielnie i nie jest kontrolowany przez inny podmiot.

Ustalenie statusu beneficjenta rzeczywistego nie zawsze będzie proste. Wzajemna sieć powiązań między podmiotami gospodarczymi sprawia, że często ustalenie podmiotu dominującego w danej strukturze wymaga pomocy wykwalifikowanych prawników. Jest to jednak istotne ze względu na ryzyko poniesienia surowej odpowiedzialności na gruncie ustawy o AML.

Jakie czynniki muszą uwzględnić instytucje obowiązane przy identyfikacji beneficjenta rzeczywistego?

Jednym z najważniejszych obowiązków instytucji obowiązanych jest identyfikacja i weryfikacja beneficjenta rzeczywistego i ocena dokonywanych czynności prawnych przez pryzmat ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Ocena obejmuje rozpoznanie ryzyka oraz jego poziom. Podczas tych działań należy uwzględnić:

rodzaj klienta,
obszar geograficzny,
przeznaczenie rachunku,
rodzaj produktów, usług i sposobów ich dystrybucji,
poziom wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji,
cel, regularność lub czas trwania stosunków gospodarczych.

Ustawodawca nie wskazał, po jakie środki może sięgnąć instytucja obowiązana, wprowadził jednak pojęcie środków bezpieczeństwa finansowego, które służą celowi ustawy. Zarówno zakres, jak i intensywność stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego powinny być dostosowane do poziomu zidentyfikowanego ryzyka.

Dla sprawnego wykonania obowiązków ustawowych bardzo ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych. Zagwarantują one możliwość identyfikacji uchybienia, błyskawicznego podjęcia działań zaradczych, a także uniknięcie odpowiedzialności na gruncie ustawy.

Jak wygląda weryfikacja beneficjenta rzeczywistego?

Weryfikacja tożsamości beneficjenta rzeczywistego na podstawie art. 37 ust. 1 ustawy o AML polega na potwierdzeniu danych identyfikacyjnych na podstawie:

dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej,
dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu właściwego rejestru,
innych danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

Trudności w ustaleniu lub weryfikacji zarówno klienta, jak i beneficjenta rzeczywistego powinny być należycie udokumentowane.

Dodatkowo instytucje obowiązane mają obowiązek sprawdzić, czy beneficjent rzeczywisty spełnia przesłanki uznania go za osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. W takim przypadku niezbędne może okazać się wdrożenie dodatkowych środków bezpieczeństwa finansowego.

Czy zawsze podstawowe procedury będą wystarczające?

Ustawa o AML rozszerza obowiązki identyfikacyjne instytucji obowiązanych w stosunku do klientów oraz beneficjentów rzeczywistych będących:

osobami zajmującymi eksponowane stanowisko polityczne (ang. Politically Exposed Persons, PEP),
członków rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne,
bliskimi współpracownikami osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.

W stosunku do tych trzech grup, ze względu na potencjalnie wyższe ryzyko wystąpienia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu ustawa nakazuje instytucjom obowiązanym wdrożenie dodatkowych procedur opartych na analizie ryzyka. W szczególności może to polegać na odbieraniu stosownych oświadczeń w formie pisemnej lub dokumentowej.

Oświadczenie powinno weryfikować, czy dana osoba posiada status PEP lub inny spośród wyżej wymienionych i należy je sformułować w taki sposób, aby obejmowało rygor odpowiedzialności karnej za poświadczenie nieprawdy.

Oprócz odbierania oświadczenia, względem wymienionych grup osób instytucje obowiązane powinny stosować następujące środki zaradcze:

uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych,
ustalenie źródła majątku klienta oraz źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w jego dyspozycji.

Ustawa nakazuje także zwiększyć intensywność działań polegających na bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych klienta.

Każda instytucja obowiązana musi wdrożyć indywidualnie zaprojektowane procedury, pozwalające na realizację ustawowych celów z uwzględnieniem:

podejścia do ryzyka,
specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej,
zidentyfikowanego poziomu ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Generalny Inspektor Informacji Finansowej w Komunikacie Nr 42 rekomenduje także, aby przy ustalaniu, czy instytucje obowiązane mają do czynienia z PEP, weryfikować informacje z odwołaniem się do:

dyrektywy 2015/849,
rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 27 lipca 2021 r w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi,
zewnętrznych baz danych,
informacji pochodzących z innych wiarygodnych źródeł.

Zgłaszanie beneficjentów rzeczywistych do CRBR

Instytucje obowiązane mają obowiązek zgłaszać beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, CRBR. Ta powinność, zgodnie z art. 58 ustawy o AML spoczywa na:

spółkach jawnych,
spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych,
spółkach z o.o.,
prostych spółkach akcyjnych,
spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek publicznych),
trusty operujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
spółki partnerskie,
europejskie zgromadzenia interesów gospodarczych,
spółki europejskie,
spółdzielnie,
spółdzielnie europejskie,
stowarzyszenia podlegające wpisowi do KRS,
fundacje.

Informacje, które należy zgłosić do CRBR obejmują:

dane identyfikacyjne instytucji obowiązanej dokonującej zgłoszenia,
dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego lub trustu.

Termin na zgłoszenie danych do CRBR wynosi 7 dni od dnia wpisania danego podmiotu do KRS lub utworzenia trustu albo przeniesienia jego siedziby lub miejsca zamieszkania powiernika (lub osoby sprawującej analogiczną funkcję) na terytorium Polski. Taki sam termin został przewidziany na aktualizację danych.

Zgłaszanie beneficjentów rzeczywistych jest nieodpłatne i odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej poprzez zatwierdzenie zgłoszenia podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym oraz złożeniu oświadczenia o odpowiedzialności karnej za poświadczenie nieprawdy.

Wyjaśnianie rozbieżności w CRBR

Instytucja obowiązana, która odnotowuje rozbieżność między danymi zgłoszonymi do rejestru a informacjami o beneficjencie rzeczywistym, będącymi w jej posiadaniu musi podjąć czynności w celu wyjaśnienia powstałych różnic.

Informacje o rozbieżnościach powinny zostać przekazane ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych razem z:

uzasadnieniem,
dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności.

Organ właściwy w sprawach CRBR w ramach swoich kompetencji może wszcząć postępowanie w celu ustalenia, czy informacje zgromadzone w CRBR są prawidłowe i aktualne.

Sankcje za niedostosowanie wewnętrznych procedur do ustawowych standardów AML

Niewdrożenie wewnętrznych procedur może skutkować nałożeniem kary administracyjnej, a także odpowiedzialnością karną. Zgodnie z art. 150 ustawy o AML kary administracyjne mogą obejmować:

publikację informacji o naruszeniu obowiązku w BIP,
nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności,
cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej,
zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy przez okres nie dłuższy niż rok,
karę pieniężną.

Przy procedowaniu w sprawie nałożenia kary organ administracyjny bierze pod uwagę całokształt okoliczności sprawy i – w wyjątkowych okolicznościach – może odstąpić od jej nałożenia.

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego, poprzez zlokalizowanie źródłą nielegalnego finansowania, nie tylko zabezpiecza Skarb Państwa przed próbami prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Wdrożenie odpowiednich procedur pozwala też na uniknięcie przez instytucję obowiązaną odpowiedzialności na gruncie ustawy o AML.

Pytania i odpowiedzi:

Gdzie instytucje obowiązane zgłaszają beneficjentów rzeczywistych?

Zgłoszenie następuje do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) i dokonuje go osoba upoważniona do reprezentacji danego podmiotu pod rygorem odpowiedzialności karnej. Nie może powierzyć tego obowiązku innym osobom. Po otrzymaniu zgłoszenia wydawane jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Warto podkreślić, że nie wszystkie instytucje obowiązane muszą zgłaszać beneficjentów rzeczywistych do CRBR. Obowiązek ten nie dotyczy m.in. organizacji Non-Profit.

Co zrobić, kiedy nie da się ustalić beneficjenta rzeczywistego?

Działania zmierzające do ustalenia beneficjenta rzeczywistego powinny być realizowane z dołożeniem należytej staranności. Jeżeli mimo to nie uda się zidentyfikować danej osoby, można przyjąć, że jest nią osoba fizyczna zajmujące wyższe stanowisko kierownicze.

Jaka jest kara za niezgłoszenie beneficjenta rzeczywistego?

Zgodnie z art. 153 ustawy o AML w przypadku niepodania do CRBR danych beneficjenta rzeczywistego lub przekazania w tym zakresie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym na instytucję obowiązaną może zostać nałożona kara pieniężna do wysokości 1 miliona złotych.

Może Ciebie również zainteresować: