Umowa na stworzenie systemu ERP

Na wdrożenie ERP zazwyczaj decydują się firmy, które na co dzień muszą zarządzać dużą ilością informacji. Często jest to handel, produkcja lub usługi, ale modułowy charakter ERP powoduje, że da się dopasować je do niemal każdej branży. Zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa może być rozumiane na wiele sposobów. Decydując się na wdrożenie platformy w firmie przedsiębiorca sam określa, który z modułów chce uruchomić. Większość dostawców oferuje segmenty:

• sprzedażowe;
• finansowe;
• księgowe i kadrowo-płacowe;
• produkcyjne;
• zarządzania magazynem i wysyłką;
• wspierające zaopatrzenie;
• zarządzania relacjami z klientami (ang. customer relationship management).

Zobacz również: Umowa na korzystanie z systemu ERP

Zwykle ERP stanowi rozwiązanie „centralne”, z którym integrowane są inne moduły wspomagające pracę firmy, np. CRM lub WMS. Wielość dostępnych rozwiązań powoduje, że wdrożenie ERP jest pracochłonne nie tylko z programistycznego punktu widzenia, ale także ze względu na złożoność kontraktu. Profesjonalne wsparcie prawne często okazuje się niezbędne na etapie stworzenia umowy, która zabezpieczałaby interesy reprezentowanej strony.

W praktyce stosuje się dwa modele implementacji ERP w firmie. Pierwszym przypadkiem jest wykorzystanie gotowej usługi przygotowanej na indywidualne zamówienie (tzw. on-premise, do instalacji na infrastrukturze klienta). W takiej sytuacji strony zawierają umowę wdrożeniową (o stworzenie oprogramowania). W drugim platforma ERP będzie dostarczana w modelu chmurowym, zwykle jako SaaS.

Zobacz również: Prawne aspekty udostępniania oprogramowania w modelu SaaS

Choć stworzenie systemu ERP od zera to praca przede wszystkim dla programistów, jego wdrożenie jest jednak znacznie bardziej złożone. Dla sprawnej współpracy stron istotne jest sprecyzowanie, co strony rozumieją pod pojęciem wdrożenia systemu. Przy kompleksowej obsłudze może ono obejmować:

• dostawę, wdrożenie, instalację i konfigurację oprogramowania, które spełnia wymagania określone na etapie negocjacji;
• przeprowadzenie audytu przedwdrożeniowego, który ma na celu ustalenie, wykonanie jakich czynności jest niezbędne, aby móc wdrożyć ERP w środowisku zamawiającego;
• sporządzenie harmonogramu prac wdrożeniowych zaakceptowanego przez zamawiającego;
• przeprowadzenie migracji danych z systemu klienta i zaimplementowanie ich do bazy danych ERP;
• wykonanie ewentualnych prac dostosowawczych;
• przeprowadzenie testów kompletności, funkcjonalności i sprawności wdrożonego oprogramowania z uwzględnieniem procesów biznesowych zamawiającego.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony ustaliły, że do obowiązków wykonawcy będą należały również inne czynności, niezwiązane bezpośrednio z samym tworzeniem lub wdrażaniem aplikacji, jak np. obsługa powdrożeniowa, szkolenie pracowników lub usługa helpdesku polegająca na rozwiązywaniu problemów technicznych z oprogramowaniem.

Dodatkowe obowiązki i wykonawcy

Warto zadbać o to, aby w umowie znalazły się oświadczenia wykonawcy w zakresie tego, że dysponuje on odpowiednim zapleczem technologicznym do przeprowadzenia prac, a także – że zapoznał się z uwarunkowaniami technicznymi i prawnymi gwarantowanymi przez zamawiającego i nie zgłasza do nich żadnych zastrzeżeń.

Zamawiający powinien również zadbać o gwarancję, że prace będą realizowane w sposób, który nie zakłóci bieżącej pracy firmy.

Zobacz również: Aspekty prawne umowy na stworzenie bazy CRM

Strony powinny uregulować w umowie kwestię korzystania z podwykonawców przez developera. Taką opcję można całkowicie wykluczyć albo zezwolić na nią z określonymi ograniczeniami. Dobrym rozwiązaniem jest np. zobowiązanie wykonawcy do:

• przekazania zamawiającemu pisemnej informacji o planowanym powierzeniu wykonania prac na 3 dni przed przekazaniem prac i konieczność wyrażenia zgody przez zamawiającego na tę zmianę;
• wykazanie zamawiającemu, że podwykonawca spełnia wymagania wskazane w umowie (np. w zakresie doświadczenia lub liczby niezbędnych specjalistów);
• zagwarantowania, że podwykonawca będzie przestrzegał zasad ochrony i przetwarzania danych osobowych.

Warto także zadbać o adnotację, że wykonawca odpowiada za działania podwykonawcy tak, jak za działania własne.

Decydując się na zamówienie aplikacji oraz jej wdrożenie przedsiębiorca powinien zadbać, aby mógł korzystać z oprogramowanie w niezbędnym zakresie. W tym celu niezbędne będzie przeniesienie praw autorskich majątkowych. Jeżeli strony uzgodnią, że przeniesienie nie ma mieć charakteru definitywnego, mogą zawrzeć również umowę licencji. Warto zadbać o zobowiązanie się wykonawcy do niewykonywania przez jego pracowników autorskich praw osobistych. Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych powinna określać:

• dokładne oznaczenie utworu (najlepiej wskazywać poszczególne moduły, a nie jedynie platformę ERP jako całość);
• pola eksploatacji, czyli dopuszczalny zakres korzystania z utworu;
• dodatkowe wynagrodzenie za przeniesienie prawa do utworu (chyba że strony decydują się na przeniesienie w ramach ryczałtowego wynagrodzenia za usługę);
• moment przejścia praw autorskich na nabywcę.

W przypadku zdecydowania się na model licencyjny umowa powinna określać również czas obowiązywania licencji oraz możliwość udzielania sublicencji przez korzystającego. Zaniedbanie aspektu prawnoautorskiego może doprowadzić do sytuacji, w której zamawiający nie będzie mógł w ogóle korzystać z oprogramowania bez narażania się na roszczenia odszkodowawcze wykonawcy.

Zobacz również: Licencja na oprogramowanie – co zawiera, rodzaje, jak ją wypowiedzieć?

Określając wynagrodzenie wykonawcy, można ująć je ryczałtowo albo rozdzielić z uwzględnieniem poszczególnych rodzajów usług (np. stworzenie oprogramowania, wdrożenie, szkolenia). Jeżeli część wynagrodzenia płatna jest według przepracowanych godzin, zamawiający zabezpieczy swoje interesy poprzez zastrzeżenie, że płaci jedynie za faktycznie wykonywanie prac, a nie przejazd pracowników wykonawcy do miejsca świadczenia usługi lub przygotowanie do pracy.

W dobie niestabilnej gospodarki dla zachowania wartości wynagrodzenia strony mogą wprowadzić do umowy klauzulę waloryzacyjną, uzależniającą wysokość wynagrodzenia od innego wskaźnika, np. kursu euro.

Kara umowna jest jednym z najbardziej skutecznych mechanizmów dyscyplinujących strony do prawidłowego realizowania swoich obowiązków. Stanowi zryczałtowane odszkodowanie, niezależne od winy i szkody. Aby móc jej dochodzić, wystarczy wykazać, że zostało naruszone zobowiązanie o charakterze niepieniężnym. Za jakie naruszenia warto przewidzieć karę umowną w umowie wdrożeniowej? W przypadku wykonawcy może to być:

• opóźnienie w realizacji projektu z przyczyn leżących po stronie wykonawcy;
• opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze produktu;
• przekroczenie czasu naprawy (jeżeli umowa wdrożeniowa jest połączona z umową SLA)

W umowie warto dodatkowo zastrzec maksymalną wysokość kary umownej (np. 20% sumarycznego wynagrodzenia wykonawcy) oraz możliwość dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej. Prawidłowe skonstruowanie umowy o stworzenie systemu ERP nie jest prostym zadaniem z uwagi na skalę przedsięwzięcia. Aby uniknąć wątpliwości oraz ewentualnych sporów sądowych, warto zlecić sporządzenie kontraktu kancelarii prawnej z wieloletnim doświadczeniem w zakresie przygotowywania umów IT.