Oświadczenie o źródle pochodzenia środków w AML – kiedy składać i jak jest oceniane?

Artykuł 74 ustawy AML nakłada na instytucję obowiązaną obligację do zawiadomienia GIIF o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie realizacji nielegalnych transakcji. Mając jednak na względzie komunikat nr 22 GIIF, a także przepisy ustawy w pierwszej kolejności zaleca się:

• ustalenie okoliczności mogących wskazywać na naruszenie przepisów ustawy AML;

• zastosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego lub zintensyfikowanie monitorowania stosunków z klientem i jego sytuacji gospodarczej (np. właśnie poprzez ustalenie źródła pochodzenia środków).

Jeżeli instytucja obowiązana na własną rękę wyjaśni w sposób wyczerpujący okoliczności i stwierdzi, że klient nie dopuścił się naruszenia przepisów, może kontynuować z nim relację gospodarczą bez konieczności zawiadamiania GIIF. Będzie to jednak niezbędne w sytuacji, kiedy klient nie przekaże kompletnych i niebudzących wątpliwości informacji oraz dokumentów. Decyzję o przekazaniu lub nieprzekazaniu informacji do GIIF podejmuje instytucja obowiązana w trybie art. 41 ust. 2 ustawy AML.

Dodatkowo, zgodnie z art. 41 ustawy AML instytucja obowiązana, która nie może zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego:

• nie nawiązuje stosunków gospodarczych;

• nie przeprowadza transakcji okazjonalnej;

• nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego;

• rozwiązuje stosunki gospodarcze.

Na czym polega badanie źródła pochodzenia środków?

Ustawa AML nie precyzuje, w jaki sposób instytucje obowiązane mają badać pochodzenie środków. Organ regulacyjny (w ślad za FATF) promuje jednak działania proaktywne, co oznacza, że w praktyce nie wystarczy poprzestać na odebraniu od klienta oświadczenia, w którym stwierdzi on, że posiadane przez niego środki nie mają związku z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

W kontekście banków oraz SKOK-ów zaleca się analizę BIK klienta, a także zwrócenie się z prośbą o udostępnienie dokumentacji potwierdzającej zasadność wpływów środków na rachunek.

Jakimi dokumentami powinien posłużyć klient, który otrzymał wezwanie do udzielenia wyjaśnień z banku? Może to być np.:

• umowa łącząca klienta z pracodawcą lub zleceniodawcą;

• faktury w przypadku przedsiębiorców

• zeznanie podatkowe;

• dokumenty potwierdzające np. zakup nieruchomości (akt notarialny), darowiznę (umowa darowizny);

• sprawozdanie finansowe spółki;

• umowa pożyczki lub kredytu;

• potwierdzenie zapłaty PCC.

Oczywiście możliwość wdrożenia działań wyjaśniających przez instytucję obowiązaną nie oznacza, że kontrolowane będą wszystkie transakcje bez względu na ich wartość. Niemniej jednak szczególnie osoby prowadzące działalność gospodarczą powinny dochować staranności w dokumentowaniu realizowanych operacji gospodarczych, a także przy analizie biznesowej swojego kontrahenta przed nawiązaniem współpracy. Może się bowiem okazać, że wątpliwość instytucji obowiązanej wzbudzą nie tyle pieniądze przesyłane przez klienta, ile przez niego otrzymywane.

W jaki sposób instytucje obowiązane mają stosować środki bezpieczeństwa finansowego?

Przepisy ustawy AML nie precyzują, w jakich sytuacjach instytucja obowiązana powinna odebrać od klienta oświadczenie o źródle pochodzenia środków. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji, kiedy przeprowadzona kontrola GIIF wykaże uchybienia, to podmiot będzie ponosił konsekwencje naruszenia przepisów ustawy, dlatego warto zadbać o skonstruowanie sprawnie działającej i jednoznacznej procedury wewnętrznej.

Przede wszystkim należy stworzyć ocenę ryzyka oraz ustalić wystąpienie jakich przypadków aktualizuje obowiązek ustawowy. Ustawa o AML wprowadza zasadę proporcjonalności, dlatego rozmiar i rodzaj polityki bezpieczeństwa powinien być dopasowany do skali i typu prowadzonej działalności.

Instytucja obowiązana powinna pamiętać o zaprojektowaniu odpowiednich wzorów formularzy i oświadczeń oraz przeszkolenie pracowników w zakresie stosowania przepisów AML. W razie wątpliwości warto rozważyć skorzystanie z pomocy kancelarii prawnej, która zweryfikuje prawidłowość procesów wewnętrznych, stworzy niezbędne dokumenty, a także oceni sprawność działania działu compliance.

Kontrola instytucji obowiązanych a wykonywanie środków bezpieczeństwa finansowego

Wykonywanie obowiązków z zakresu ustawy AML podlega kontroli Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (a dokładniej upoważnionym przez niego kontrolerom) na podstawie art. 130 i nast. ustawy o AML. Zgodnie z art. 137 ustawy AML kontrolowana instytucja obowiązana ma obowiązek zapewnić kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli poprzez:

• przedstawienie dokumentów i materiałów;

• zapewnienie udzielenia niezbędnych informacji;

• udostępnienie środków łączności oraz inne środków techniczne;

• umożliwienie archiwizowania dokumentacji (poprzez sporządzanie kopii, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych);

• przedłożenie urzędowego tłumaczenia dokumentów w języku obcym istotnych dla kontroli.

Szeroki zakres przedmiotowy kontroli nakłada na instytucje wymienione w ustawie AML obowiązek takiego dokumentowania źródła pochodzenia środków, aby możliwe było odtworzenie informacji zawartych w przedstawionych przez klienta dokumentów na żądanie kontrolerów. Dokumentowanie informacji pozwoli wykazać dochowanie należytej staranności i uniknąć kary finansowej.

Sama kontrola może trwać nawet 48 dni lub dłużej w przypadku jej przedłużenia. Dodatkowo może pojawić się konieczność złożenia zastrzeżeń. Wszystkie te czynności mogą zaburzyć rutynowe procedury i prowadzenie działalności przez instytucję obowiązaną, dlatego w przypadku kontroli, niezbędna może okazać się pomoc profesjonalistów z doświadczeniem w zakresie procedury AML.