Obrót złotem dewizowym a AML

Kantor jako instytucja obowiązana na gruncie ustawy AML

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 11 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej także ustawa AML) za instytucję obowiązaną uznaje się:

przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową w rozumieniu ustawy prawo dewizowe;
innych przedsiębiorców świadczących usługę wymiany walut lub usługę pośrednictwa w wymianie walut, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi;
oddziały przedsiębiorców zagranicznych prowadzących taką działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Na czym polega działalność kantorowa?

Definicję działalności kantorowej można odnaleźć w art. 2 ust. 1 pkt 19 ustawy prawo dewizowe. Zgodnie z tym przepisem działalnością kantorową jest regulowana działalność gospodarcza polegająca na kupnie i sprzedaży wartości dewizowych oraz pośrednictwie w ich kupnie i sprzedaży. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący kantor ma obowiązek zastosować wszystkie procedury przewidziane w ustawie AML dla instytucji obowiązanych.

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy prawo dewizowe, pod pojęciem wartości dewizowych rozumie się zagraniczne środki płatnicze, złoto dewizowe oraz platynę dewizową, przy czym środki zagraniczne obejmują:

banknoty i monety będące poza krajem prawnym środkiem płatniczym, a także wycofane z obiegu, lecz podlegające wymianie;
dewizy, czyli papiery wartościowe i inne dokumenty pełniące funkcję środka płatniczego, wystawione w walutach obcych.

Nadzór nad prawidłowością zastosowania stosownych mechanizmów w przypadku kantorów sprawuje Prezes NBP (art. 130 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy AML). O tym, jak bardzo istotne jest dostosowanie się do obowiązujących przepisów pokazują kary finansowe nakładane na przedsiębiorców. Warto wskazać na sankcję w wysokości 30 tysięcy złotych nałożoną decyzją administracyjną na „Kantor Wymiany Walut Jarosław Szczygieł” Spółka komandytowa za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia transakcji progowej.

Oczywiście w świetle faktu, że przepisy ustawy AML dopuszczają możliwość nałożenia kary liczonej w milionach złotych przytoczony powyżej przykład może wydawać się mało istotny, ale pokazuje on, że właściwe organy stale monitorują prawidłowość postępowania przedsiębiorców w omawianym zakresie i podejmują działania w razie wykrycia niespójności z wymaganiami formalnymi.

Jednocześnie warto wskazać, że ustawa sektorowa AML przewiduje w ramach sankcji także m.in. wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru działalności regulowanej i realny brak możliwości kontynuowania biznesu.

Obowiązki AML dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność kantorową

Kantory, podobnie jak wszystkie inne instytucje obowiązane są zobligowane do wdrożenia szeregu procedur, o których mowa w ustawie AML, która implementuje V dyrektywę AML i dopasowuje ją do polskiego porządku prawnego. Można podzielić je na kilka grup:

Przeprowadzanie identyfikacji oraz oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu w obszarze działalności danej instytucji oraz przekazywanie przygotowanej oceny Generalnemu Inspektorowi na jego żądanie.
Wyznaczenie kadry kierowniczej odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków ustawowych.
Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego oraz wzmożonych środków bezpieczeństwa w dokładnie określonych sytuacjach, w tym rozpoznawanie i dokumentowanie ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu w związku z przeprowadzanymi transakcjami lub stosunkami gospodarczymi.

Środki bezpieczeństwa, jakie instytucja obowiązana ma podejmować są ściśle związane z oceną ryzyka oraz jego poziomem. W przypadku działalności kantorowej są to przede wszystkim:

Identyfikacja klienta, beneficjenta rzeczywistego oraz osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta. Dotyczy to zarówno osoby fizycznej, jak i osoby prawnej oraz jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.
Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego.

Więcej informacji na temat stosowania środków bezpieczeństwa oraz możliwości odstąpienia od ich stosowania znaleźć można w art. 33-44 ustawy AML.

Przechowywanie dokumentów, informacji i analiz.
Opracowanie oraz wprowadzenie wewnętrznej procedury w zakresie AML.
Zapewnienie szkoleń z zakresu AML oraz ochrony danych osobowych osobom wykonującym obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Opracowanie oraz wdrożenie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu AML.
Zapewnienie pracownikom oraz osobom wykonującym czynności związane z realizacją obowiązków ochrony przed podejmowaniem wobec nich działań o charakterze represyjnym lub wpływającym na pogorszenie ich sytuacji prawnej, lub faktycznej oraz polegających na kierowaniu gróźb.
Zachowanie tajemnicy w określonych sytuacjach.
Przekazywanie istotnych informacji do GIIF.

Prowadząc kantor, należy przygotować dokument oceny ryzyka. Ocenę ryzyka sporządzać musi każda instytucja obowiązana, jednakże w przypadku działalności kantorowej obowiązek ten powinien być wykonany ze szczególną starannością. Pamiętać należy również, aby aktualizować dokument nie rzadziej niż co 2 lata, w szczególności w związku ze zmianami czynników ryzyka dotyczących klientów, państw itd. Dokładne informacje na temat oceny ryzyka i informacji w niej zawartych znaleźć można w art. 27-29 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Jednym z pierwszych działań podjętych w wyniku wprowadzania AML jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prawidłowe wdrożenie procedur oraz kontakt z instytucjami nadzoru i kontroli. Osoba ta jako pierwsza powinna ukończyć szkolenie z zakresu przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. W przypadku jednoosobowej działalności osobą odpowiedzialną jest przedsiębiorca, w innej sytuacji zastosowanie ma art. 2 ust. 2 pkt 9 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zgodnie z którym kadrą kierowniczą wyższego szczebla może być członek zarządu, dyrektor lub pracownik instytucji obowiązanej, posiadający wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, związany z działalnością instytucji obowiązanej lub podejmujący decyzje, które mają wpływ na to ryzyko.

Jednakże, poza kadrą kierowniczą, również każda osoba w przedsiębiorstwie mająca realny wpływ na obsługę interesantów i przepływ środków jest zobligowana do ukończenia szkolenia z zakresu AML oraz ochrony danych osobowych, które zapewnić musi pracodawca. Szkolenia powinny być powtarzane, a nie tylko ukończone jednorazowo.

Instytucja obowiązana jest zobligowana do opracowania, wprowadzenia i oczywiście przestrzegania procedury wewnętrznej w zakresie AML. Musi ona uwzględniać elementy zawarte w art. 50 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Procedura wewnętrzna podlega weryfikacji i w razie potrzeby – aktualizacji. Przed jej wprowadzeniem do stosowania podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla.

Ponadto zawierać musi ona również procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu AML. Ta z kolei ma za zadanie określać, w jaki sposób pracownicy lub inne osoby mogą zgłaszać naruszenia przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, zachowując przy tym pełną anonimowość. Ma ona gwarantować osobom sygnalizującym nieprawidłowości bezpieczeństwo, poufność zgłoszenia oraz zabezpieczać ich dane osobowe.

Działalność kantorowa a obowiązek informowania GIIF

GIIF, czyli Główny Inspektor Informacji Finansowej jest to organ administracji państwowej, właściwy w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, mający za zadanie przeciwdziałać praktykom niezgodnym z prawem, w tym również sprawować kontrolę nad przestrzeganiem przepisów dotyczących AML.

W sytuacji wystąpienia lub podejrzenia wystąpienia okoliczności świadczących o tym, że doszło do przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu instytucja obowiązana musi zawiadomić o tym fakcie GIIF. Zawiadomienia należy dokonać niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia.

Ponadto każda transakcja kupna lub sprzedaży wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15 000 euro musi także zostać zgłoszona do GIIF, tym razem w terminie 7 dni. Również informacje na temat pośredniczenia w przeprowadzeniu takiej transakcji muszą być przekazane Generalnemu Inspektorowi.

Szczegółowe wytyczne na temat tego, co powinno zawierać zawiadomienie, znaleźć można w art. 72 ust. 6 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W świetle działalności kantorowej na szczególną uwagę zasługuje pkt 5 tego przepisu, zgodnie z którym niezbędnym elementem zgłoszenia jest kwota i waluta transakcji albo waga i próba złota dewizowego lub platyny dewizowej będących przedmiotem transakcji.

Natomiast więcej informacji na temat raportowania do GIIF transakcji podejrzanych można uzyskać w artykule Transakcje podejrzane a raportowanie do GIIF. Jak wypełniać obowiązek raportowania, aby by nie narazić się na odpowiedzialność?

Aktualne wytyczne EBA w zakresie zarządzania ryzykiem AML dla instytucji finansowych

W świetle powyższych uwag dotyczących wymagań dla działalności kantorowej w sektorze AML, warto zwrócić uwagę również na wytyczne EBA (ang. European Banking Authority) o numerze EBA/GL/2023/04 w sprawie strategii i środków kontroli w zakresie skutecznego zarządzania ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu przy zapewnianiu dostępu do usług finansowych. Dokument ten stanowi uzupełnienie wydanych wcześniej wytycznych EBA (nr EBA/GL/2021/02). Wprawdzie nie wszystkie z zaleceń znajdą zastosowanie w przypadku działalności kantorowej (jak np. metoda oceny tożsamości klienta), ale wiele z nich należy uwzględnić przy tworzeniu dokumentacji AML również dla tego rodzaju działalności.

Ocena ryzyka

W wytycznych sektorowych zawarto wskazówki dotyczące tego, jakie czynniki ryzyka powinny uwzględniać instytucje finansowe, aby zminimalizować ryzyko AML/CFT, a także zmodyfikować stosowane środki bezpieczeństwa, żeby było możliwe zachowanie spójności w omawianym zakresie.

Przede wszystkim w kontekście oceny ryzyka instytucje obowiązane powinny zadbać, aby strategie, środki kontroli i procedury zostały wdrożone w stopniu umożliwiającym ocenę istotnych czynników ryzyka oraz ocenę ryzyka AML/CFT w związku z indywidualnymi transakcjami. EBA zaleca, aby dokonać rozróżnienia między:

ryzykiem powiązanym z określoną kategorią klientów;
ryzykiem powiązanym z indywidualnym klientem należącym do danej kategorii.

Jednocześnie procedury powinny być wprowadzone w taki sposób, aby nie zachodziła konieczność kończenia współpracy z całymi grupami klientów.

Narodowy Bank Polski na swojej stronie podaje przykładowe czynniki, które powinny być brane pod uwagę przy ocenie czynników ryzyka. Za wysokim ryzykiem może przemawiać np.

bezwzględnie wysoka kwota transakcji lub wysoka w odniesieniu do profilu ekonomicznego klienta;
żądanie wymiany waluty o niskiej płynności;
odmowa podania informacji o pochodzeniu środków;
odwiedzanie wielu siedzib tej samej instytucji obowiązanej jednego dnia;
świadczenie usług wyłącznie w internecie bez odpowiednich zabezpieczeń lub za pośrednictwem sieci przedstawicieli;
lokalizacja kantoru w jurysdykcji o podwyższonym ryzyku AML/CFT.

Należyta staranność wobec klienta

Stosowanie środków należytej staranności wobec klienta powinno być na tyle liberalne, aby z nieuzasadnionych przyczyn nie ograniczało dostępu do usług finansowych. Procedury wewnętrzne powinny jasno określać kryteria, których spełnienie uzasadnia odrzucenie wniosku, zakończenie stosunku gospodarczego lub odmowę zrealizowania transakcji. Należy też jednoznacznie wskazać, kiedy stosowane będą środki ograniczające ryzyko.

Przed podjęciem decyzji przedsiębiorca musi upewnić się, że rozważył i odrzucił wszystkie możliwe środki ograniczające ryzyko, które można by racjonalnie zastosować w danym przypadku. Jednocześnie EBA przypomina o obowiązku aktualizacji indywidualnej oceny ryzyka klienta oraz zakresie monitorowania świadczonych usług.

Sprawozdawczość i prowadzenie dokumentacji

Przy opracowywaniu wewnętrznej procedury AML przedsiębiorca świadczący usługi finansowe powinien sprecyzować kryteria, które będą stosowane w celu określenia racjonalnych podstaw pozwalających uznać, że dany klient stosuje pranie brudnych pieniędzy albo finansowanie terroryzmu albo podejmuje taką próbę.

Każda decyzja o odmowie współpracy z klientem z powodu podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu powinna być udokumentowana wraz z uzasadnieniem i przekazana organowi nadzoru na jego żądanie.

W jaki sposób dostosowywać środki monitorowania klienta?

Wewnętrzne strategie i procedury instytucji finansowych oraz kredytowych powinny zawierać informacje o tym, w jaki sposób dostosowują one poziom intensywności monitorowania tak, aby zachować współmierność do ryzyka AML/CFT oraz profilu ryzyka klienta. Minimalny zakres monitorowania przy działalności kantorowej powinien obejmować:

określenie oczekiwań dotyczących zachowania klienta tak, aby umożliwić wykrycie nietypowych zachowań (np. prawdopodobna kwota transakcji);
zapewnienie uwzględnienia zmian w posiadanych już informacjach na potrzeby staranności wobec klienta, które mogą wpłynąć na ocenę ryzyka AML/CFT w związku z indywidualnymi transakcjami.

NBP zwraca również uwagę, że w ramach optymalizacji procesów monitorowania klienta podmioty świadczące działalność finansową powinny:

określić w swoich politykach wewnętrznych i procedurach sytuacje, w których transakcje lub zidentyfikowane transakcje powiązane wynoszą 15 tysięcy euro lub stanowią ekwiwalent odpowiednio wyliczonego pułapu krajowego, a także jednoznacznie określić, kiedy seria jednorazowych transakcji staje się stosunkiem gospodarczym;
wprowadzić systemy kontroli, które pozwolą ustalić, np. czy ten sam klient odwiedza wiele kantorów w krótkim czasie, a także monitorować transakcje z uwzględnieniem m.in. wielkości instytucji obowiązanej, liczby prowadzonych kantorów, ilość przeprowadzonych transakcji;
jednoznacznie określić sytuacje, kiedy uzasadnione jest stosowanie wzmożonego monitorowania transakcji oraz uproszczonych środków staranności.

Ograniczenia w dostępie do usług finansowych

W treści rekomendacji EBA odnaleźć można również wskazanie, aby instytucje finansowe przewidziały możliwość ograniczenia dostępu do usług z uwzględnieniem sytuacji oraz podstawowych potrzeb danych osób. W większości ograniczenia znajdą zastosowanie do działalności kantorów on-line i mogą obejmować np.:

miesięczny limit obrotu;
ograniczenie co do kwoty, rodzaju lub liczby przelewów

Na marginesie warto nadmienić, że instytucja finansowa podejmując decyzję o zakończeniu lub odmowie współpracy ma obowiązek poinformować klienta o prawie złożenia skargi do organu nadzorczego, a także wskazać odpowiednie dane kontaktowe.

Prowadzenie działalności kantorowej wymaga nie tylko przestrzegania odpowiednich norm sektorowych oraz wytycznych regularnie publikowanych przez EBA, które można znaleźć również na stronie polskiego banku centralnego (NBP). Regularna aktualizacja wewnętrznych procedur ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłej zgodności działalności kantoru z prawem.

W razie wątpliwości co do zakresu obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego działalność kantorową zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią. Specjaliści z praktycznym doświadczeniem w zakresie wdrażania procedur AML/CFT przeprowadzą audyt zaimplementowanych dotychczas rozwiązań i zasugerują odpowiednie zmiany.

Złoto dewizowe i obrót wartościami dewizowymi

W myśl ustawy prawo dewizowe, złotem dewizowym jest złoto w stanie nieprzerobionym w postaci sztab, monet bitych po 1850 r. oraz półfabrykatów, z wyjątkiem stosowanych w technice dentystycznej. Ponadto złotem dewizowym są również przedmioty ze złota, zwykle nie wytwarzane z tego kruszcu. Złoto dewizowe jest jedną z wartości dewizowych.

Obrotem dewizowym jest zarówno obrót wartościami dewizowymi w kraju, jak i z zagranicą. Co ważne, podmioty, które zamierzają obracać złotem dewizowym, zobowiązane są do rejestracji działalności kantorowej. Więcej informacji na temat tego, kto może prowadzić kantor, jak dokonać rejestracji, jakie należy spełnić warunki itp. znaleźć można pod linkiem Wpis do rejestru działalności kantorowej.

Według ustawy Prawo dewizowe obrotem dewizowym z zagranicą jest:

Zawarcie umowy lub dokonanie innej czynności prawnej, która powoduje lub może powodować dokonywanie rozliczeń pieniężnych albo przeniesienie własności wartości dewizowych w obrocie z zagranicą oraz wykonywanie takich umów, lub czynności prawnych.
Zawarcie umowy lub dokonanie innej czynności prawnej, która powoduje lub może powodować przeniesienie prawa albo rzeczy, których nabycie nastąpiło w obrocie dewizowym z zagranicą oraz wykonywanie takich umów.
Wywożenie, przekazywanie oraz wysyłanie za granicę wartości dewizowych lub krajowych środków płatniczych, a także przywożenie, przekazywanie i nadsyłanie z zagranicy do kraju.

Obrotem wartościami dewizowymi w kraju, zgodnie z ustawą jest natomiast zawieranie i wykonywanie umów lub dokonywanie innych czynności prawnych powodujących, lub mogących powodować dokonywanie rozliczeń w walutach obcych albo przeniesienie w kraju własności wartości dewizowych.

Pytania i odpowiedzi

W jaki sposób dokonać identyfikacji klienta będącego osobą fizyczną?

Identyfikacja klienta będącego osobą fizyczną polega na ustaleniu jego: imienia i nazwiska, obywatelstwa, numeru PESEL lub w przypadku jego braku – daty oraz państwa urodzenia, serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby oraz adresu zamieszkania. Natomiast w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą informacje te należy rozszerzyć o jej nazwę (firmę), NIP oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności.

Jakie elementy musi określać wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania naruszeń z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu?

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń musi określać w szczególności: osobę odpowiedzialną za odbieranie takowych zgłoszeń; sposób, w jaki zgłoszenia mają być odbierane; sposób ochrony osoby zgłaszającej przed działaniami o charakterze represyjnym, bądź wpływającymi na pogorszenie jej sytuacji prawnej lub faktycznej, albo polegającymi na kierowaniu gróźb; sposób ochrony danych osobowych osoby zgłaszającej oraz tej, której zgłoszenie dotyczy; zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia; rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia; termin usunięcia danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Jak długo instytucja obowiązana musi przechowywać informacje?

Instytucja obowiązana musi przechowywać informacje przez 5 lat. W szczególnych przypadkach, Generalny Inspektor może zażądać przechowywania dokumentacji przez kolejny okres, jednak nie dłuższy niż kolejne 5 lat.

Może Ciebie również zainteresować: