Prowadzenie biura rachunkowego w świetle prawa

Prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z nieustannym poszerzaniem wiedzy z zakresu nie tylko rachunkowości. Nie sposób jest świadczyć usługi na rzecz przedsiębiorców bez znajomości przynajmniej podstawowych aktów prawnych. Podstawowym ich katalogiem jest w szczególności:

• Ustawa o rachunkowości;

• Kodeks karny skarbowy;

• Kodeks spółek handlowych;

• Ustawa Prawo przedsiębiorców

• Ustawa o podatku od towarów i usług;

• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych;

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych;

• Ordynacja podatkowa;

• Ustawa o podatku akcyzowym;

• Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych;

• Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych;

• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych;

• Ustawa o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym;

• Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników;

• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów;

Ponadto w zależności od tego, w jakiej dziedzinie rachunkowości specjalizuje się biuro, katalog aktów prawnych poszerza się.

Czy biuro rachunkowe musi przestrzegać zasad AML?

Skrót AML odnosi się do przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Przepisy te zostały uregulowane w ustawie z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Są to przestępstwa penalizowane przez kodeks karny w artykułach 299 i 165a, które to są szkodliwe dla rynku finansowego.

Biura rachunkowe to jedne z kilku grup przedsiębiorców, którzy obowiązani są do podwyższonej uważności w związku z przeciwdziałaniem wskazanych przestępstw. Dotychczas według brzmienia art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy należały do nich wyłącznie podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wskazania wymaga, że nie wszystkie biura rachunkowe prowadzą usługową działalność prowadzenia ksiąg rachunkowych, niektóre z nich zajmują się wyłącznie sporządzaniem innych dokumentów księgowych, udzielaniem porad lub opiniowaniem działań klientów pod względem podatkowym. W związku z tym dotychczas takie podmioty nie były obowiązane do przestrzegania regulacji wynikających z ustawy AML. Jednak nowelizacja, która wchodzi w życie z dniem 31 lipca 2021 roku wprowadza taki obowiązek również dla przedsiębiorców, których podstawowa działalność gospodarcza sprowadza się do świadczenia usług polegających na:

• sporządzaniu deklaracji,

• prowadzeniu ksiąg podatkowych,

• udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego (podstawa prawna: art. 2 ust 1 pkt. 15a ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Oznacza to, że obecnie już wszyscy przedsiębiorcy zajmujący się doradztwem rachunkowym, podatkowym i prowadzeniem biur rachunkowych muszą przestrzegać obowiązków ustawy.

Na czym polegają obowiązki?

Przede wszystkim biuro rachunkowe musi wyznaczyć kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy. Oznacza to, że w przypadku spółek należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wdrożenie obowiązków spośród organu prowadzącego sprawy spółki, a w innych przypadkach można wyznaczyć pracownika, który wykonując kierownicze stanowisko odpowiedzialny będzie za zapewnienie zgodności działalności z przepisami AML.

Wszelkie obowiązki wynikające z przepisów opisane są w rozdziale 5 ww. ustawy, a są nimi między innymi:

• Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów;

• Rozpoznawanie ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związane z transakcjami lub stosunkami gospodarczymi;

• Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klientów.

RODO w biurze rachunkowym

Biura rachunkowe najczęściej świadczą usługi w imieniu i na rzecz podmiotów gospodarczych. Jednak nierzadko zdarza się, że z pomocy biura księgowego korzystają również osoby fizyczne czy organizacje. Dodatkowo biuro rachunkowe występuje w podwójnej roli – nie dość, że otrzymuje dane od swoich klientów to przetwarza informacje o swoich pracownikach. I już z samego tego faktu oznacza to, że objęte są przepisami rozporządzenia RODO.

Niewątpliwie ma to sens, gdyż biuro rachunkowe ma dostęp do wielu informacji i danych dotyczących swoich klientów. Są to zarówno informacje finansowe, jak również dane dotyczące pracowników czy kontrahentów. Toteż biuro rachunkowe powinno zadbać o to, aby móc zgodnie z prawem gromadzić i przetwarzać dane osobowe, które zostają przekazane przez klientów.

Choć administratorem danych przekazywanych do biura rachunkowego jest klient (wynika to z definicji administratora danych zawartej w RODO) to podmiotem przetwarzającym dane w brzmieniu art. 7 pkt 8 RODO jest biuro rachunkowe, gdyż przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Toteż kluczowym jest aby biuro rachunkowe odpowiednio zabezpieczyło powierzenie przetwarzania danych osobowych za pomocą umowy w formie pisemnej.

Ponadto w tej sytuacji przepisy RODO zobowiązują biuro rachunkowe do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora (art. 30 ust. 2 RODO). W takim rejestrze należy odnotować informacje o biurze rachunkowym, podwykonawcach, a także kategoriach w jakich przetwarzane są dane.

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, a także tego w jaki sposób funkcjonuje ilość potrzebnych dokumentów będzie wzrastać. Jeśli biuro rachunkowe prowadzi stronę internetową dodatkowo będzie musiało zabezpieczyć się w dokumenty RODO związane z działalnością w sieci.

Katalog podstawowych dokumentów RODO dla biura rachunkowego:

• Polityka Ochrony Danych;

• Upoważnienia i rejestr upoważnień;

• Oświadczenia o zachowaniu poufności przez pracownika;

• Rejestr czynności i kategorii przetwarzania danych osobowych;

• Rejestr naruszeń (w przypadku administrowania danymi)

• Wzorzec umowny powierzenia danych;

• Klauzula informacyjna.

Podczas wdrażania RODO w biurze rachunkowym nie można zapominać również o środkach technicznych i organizacyjnych tj. odpowiednim zabezpieczeniu informatycznym, posiadaniu szaf zamykanych na klucz, najlepiej metalowych, niszczarki i tym podobnych sprzętów. W kwestiach technicznych na początek warto ustalić w jaki sposób dane będą przechowywane, czy będą to dokumenty papierowe czy zdigitalizowane, to determinuje sposób zabezpieczenia ich zgodnie z rozporządzeniem.

Po przeanalizowaniu sposobu przechowywania danych najlepiej przygotować procedurę zabezpieczeń, a także wykaz środków techniczno-organizacyjnych. W nim wskazać można sposób zabezpieczenia informatycznego danych, programy z jakich korzystać będzie biuro, politykę haseł dostępowych, a nawet politykę przekazywania danych za pomocą poczty elektronicznej.

W przypadku przechowywania dokumenty w wersji papierowej, w procedurze można zamieścić sposób zabezpieczenia pomieszczeń, w których znajdują się dokumenty, w szczególności czy jest ono zamykane na klucz lub kod, a także sposób dostosowania mebli, wykaz osoby mających do nich dostęp i sposób udostępniania kodów lub kluczy do pomieszczeń.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Choć biuro rachunkowe nie odpowiada za zobowiązania podatkowe swoich klientów, nie jest całkowicie pozbawione odpowiedzialności. Może odpowiadać za niestaranne działanie. Osoba zlecająca prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa w pierwszej kolejności zobowiązana jest poinformować o tym fiskus. Ponadto umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowy, to umowa starannego działania, toteż wadliwe prowadzenie spraw rachunkowych przedsiębiorstwa może spowodować dochodzenie odszkodowania za poniesione szkody w wyniku działania lub zaniechania przez biuro rachunkowe. Podstawą odpowiedzialności jest prawo kontraktowe wynikające z przepisów kodeksu cywilnego.

Ponadto kodeks karny skarbowy umożliwia pociągnięcie do odpowiedzialności karnej biura rachunkowego na podstawie art. 9 § 3, zgodnie z którym jak sprawca odpowiada także ten, kto na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi. Sytuacja ta może mieć miejsce wyłącznie w momencie, gdy uda się przypisać takiej osobie winę.

Odpowiedzialność w tym zakresie zależna będzie od konstrukcji umowy pomiędzy biurem a klientem. Jeśli w treści umowy wskazany będzie konkretny pracownik biura odpowiedzialny za obsługę klienta, wówczas to on może ponieść odpowiedzialność karno-skarbową. Dlatego tak bardzo kluczowe jest, aby właściciel biura rachunkowego zabezpieczył się odpowiednio skonstruowaną umową, a także rzetelnie wywiązywał się z obowiązków potwierdzania przyjętych od klientów dokumentów.

Umowy w działalności biura rachunkowego, o czym trzeba pamiętać?

Umowy w działalności biura rachunkowego to bardzo ważny aspekt, który warto dogłębnie przeanalizować i przygotować z dbałością o każdy szczegół.

Najważniejszą umową jest ta, kształtująca relacje z klientem. Jak wskazano wyżej bardzo ważne jest odpowiednie jej skonstruowanie ze względu na możliwość odpowiedzialności karnej, czy zawodowej. Oprócz standardowych zapisów umownych dotyczących oznaczenia stron, terminu realizacji usług, kwoty i czasu trwania umowy, ważne jest aby zawierała ona przejrzyste warunki współpracy, nie była sprzeczna z zasadami współżycia społecznego, a także zabezpieczała interesy zarówno klienta jak i biura rachunkowego. Ponadto musi wskazywać zakres usług i czynności, które objęte są umową, a także oświadczenie biura o posiadaniu obowiązkowego OC zawodowego.

Warto w treści umowy wskazać pracownika odpowiedzialnego za obsługę konkretnego klienta, dzięki temu klient będzie wiedział z kim kontaktować się w swoich sprawach, a także nie zostanie rozporoszona odpowiedzialność wewnątrzkorporacyjna w biurze rachunkowym. W umowie o świadczenie usług rachunkowych można wskazać również kary umowne, a także klauzule umożliwiające wypowiedzenia umowy przed upływem czasu, na który została zawarta.

Istotnym z perspektywy klientów biura rachunkowego mogą okazać się zapisy dotyczące informacji poufnych. Warto więc w umowie dokładnie zastrzec, że przekazywane przez klientów informacje będą używane wyłącznie do celów służbowych i nie zostaną udostępniane osobom nieuprawnionym. Oprócz odpowiednio sporządzonej umowy o świadczenie usług rachunkowych biuro musi zawrzeć z klientem umowę o powierzenie danych osobowych, o której wspomniano w sekcji „RODO w rachunkowości”.