Kamila Wasielwska
|
26 maja 2021
Spis treści

Pranie brudnych pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu to dwa przestępstwa penalizowane przez odpowiednio art. 299 i art. 165a Kodeksu karnego. Pierwsze polega na przyjmowaniu, posiadaniu, używaniu, przekazywaniu, wywożeniu za granicę, ukrywaniu środków płatniczych, czy też instrumentów finansowych w celu udaremnienia stwierdzenia ich przestępnego pochodzenia, natomiast drugie na gromadzeniu, przekazywaniu i oferowaniu środków płatniczych w zamiarze sfinansowania przestępstw o charakterze terrorystycznym.

Opisane czyny zabronione są bardzo szkodliwe dla rynku finansowego, a często mogą polegać na wykorzystywaniu nieświadomych, bądź nieuważnych przedsiębiorców na nim działających. W związku z tym istnieje szerokie ustawodawstwo, zarówno w Polsce, jak i na arenie międzynarodowej, mające na celu stworzenie systemu prewencji, w którym czynnie będą uczestniczyli istotni członkowie rynku. W praktyce wykorzystuję się również pojęcie AML, które oznacza właśnie przeciwdziałanie praniu pieniędzy (Anti-Money Laundering). W niniejszym wpisie przybliżymy kwestię nowelizacji ustawy o AML w kontekście działalności biur rachunkowych.

Co ustawa o AML mówi o biurach rachunkowych?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r. (dalej: Ustawa) określa szereg podmiotów, którym przydziela określone obowiązki w zakresie przeciwdziałania powyższym przestępstwom. Wyróżnia je przez wzgląd na ich charakterystyczną działalność, najczęściej związaną z dużym przepływem kapitału. Tzw. instytucjami obowiązanymi będą zatem: banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń czy agenci nieruchomości.

Według z art. 2 ust. 1 pkt 17 Ustawy, do wyżej wspomnianej grupy należą także: podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz, w związku z wprowadzym nowelizacją, która weszła w życie 31 lipca 2021 r. art. 15 a, przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi. Po nowelizacji do przestrzegania regulacji są więc zobowiązane wszystkie biura zajmujące się szeroko pojętą rachunkowością czy doradztwem podatkowym bez znaczenia na formę organizacyjno-prawną, wielkość zatrudnienia czy rozmiar prowadzonej działalności.

Niezwykle ważna jest świadomość obowiązków, jakie ustawodawca w ramach AML nakłada na instytucje obowiązane, w tym biura rachunkwe. Ich niedochowanie może skutkować poniesieniem dotkliwych kar. Generalny Inspektor Informacji Finansowej nałożył niedawno na spółkę zajmującą się nieruchomościami karę w wysokości 7 tys. złotych za brak stworzenia odpowiednich struktur przeciwdziałania w myśl Ustawy. Z kolei na jednego z doradców podatkowych nałożono karę w wysokości 18,5 tys. złotych, co i tak wydaje się niewielką kwotą w porównaniu do kary w wysokości 3,7 miliona złotych, nałożonej na pewien bank (źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/sankcje-administracyjne).

Według art. 150 ww. ustawy najwyższe możliwe do nałożenia kary to 20 868 500 złotych wobec osoby fizycznej oraz 5 mln euro lub 10% obrotu wykazanego w ostatnim sprawozdaniu finansowym wobec osoby prawnej.

AML w biurze rachunkowym – ogólne obowiązki nakładane na instytucje obowiązane

Wszystkie, nawet małe biura rachunkowe zajmujące się prowadzeniem ksiąg dla mikroprzedsiębiorstw podlegają identycznym, surowym wymogom, takim samym jak banki krajowe czy fundusze inwestycyjne. Są zobowiązane do opracowania i wdrożenia procedury AML w biurze rachunkowym i dokumentów z nią powiązanych oraz spełnienia szeregu wymogów, m.in. stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w stosunku do niektórych kontrahentów czy weryfikacji tożsamości klientów.

Jednym z najważniejszych obowiązków, do których Ustawa AML zobowiązuje biura rachunkowe, jest sformułowanie w formie pisemnej lub elektronicznej oceny ryzyka. Jest to bardzo ważny dokument, służący właściwemu rozpoznaniu zagrożeń prania brudnych pieniędzy związanych z prowadzoną działalnością oraz zaproponowaniu odpowiednich rozwiązań, procedur, które mogą takie ryzyko zmniejszyć. Co prawda biura rachunkowe są najczęściej niedużymi przedsiębiorstwami, dzięki czemu łatwiej jest wykryć jakikolwiek podejrzany proceder wewnątrz firmy, to jednak nadal pozostają bardzo narażone na wykorzystanie ich działalności przez podmioty zewnętrzne – klientów.

Dokonując oceny ryzyka, należy wziąć pod uwagę różne czynniki takie jak: klienci, państwa lub obszary geograficzne, produkty, usługi, transakcje lub kanały ich dostaw. Trzeba przeanalizować zarówno ryzyko inherentne, czyli takie, które występuje bez zastosowania jakichkolwiek środków zarządzania nim, jak i ryzyko rezydualne, a zatem pozostające pomimo ich wdrożenia. Rozpoznanie zagrożeń oraz określenie ich poziomu mają w konsekwencji służyć dostosowaniu potrzebnych działań do przedsiębiorstwa. Ocenę ryzyka należy w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co 2 lata aktualizować.

Wewnętrzna procedura AML w biurze rachunkowym (instytucji obowiązanej), której częścią jest ocena ryzyka wspomniana w poprzednim akapicie, powinna regulować przede wszystkim:

  • sposoby rejestracji transakcji,
  • ocenę i analizę ryzyka,
  • wewnętrzne procedury biura w zakresie przekazywania informacji o transakcjach do Głównego Inspektora Informacji Finansowej,
  • zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
  • zasady edukacji pracowników w zakresie przepisów o AML,
  • zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń oraz ochrony pracowników,
  • zasady kontroli i nadzoru.

Wśród nowych wymogów procedur AML w biurze rachunkowym możemy wymienić m.in. obowiązek zawarcia w niej zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy oraz zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Podsumowując, Procedura szczegółowo określa obraną przez biuro rachunkowe strategię w dziedzinie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w każdym jej aspekcie.

Wspomniane wyżej środki bezpieczeństwa finansowego stanowią konkretne narzędzia, dzięki którym biuro rachunkowe może skutecznie zapobiegać praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zostały one wymienione w art. 34 Ustawy, a wśród nich:

  1. identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości,
  2. identyfikacja oraz weryfikacja beneficjenta rzeczywistego (PEP), czyli osoby faktycznie mającej wpływ na decyzje podejmowane przez klienta,
  3. ocena stosunków gospodarczych i – stosownie do sytuacji – uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
  4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

Ostatni punkt obejmuje w szczególności analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych, badanie źródła pochodzenia kapitału będącego w dyspozycji klienta oraz upewnienie się, że posiadane dokumenty, dane i informacje są aktualne.

Warto wspomnieć o jeszcze dwóch istotnych obowiązkach w zakresie uwarunkowań organizacyjnych. Pierwszy z nich to wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrażanie i wypełnianie procedur wynikających z Ustawy. Zgodnie z art. 6 i 7 Ustawy, Instytucje obowiązane wyznaczają kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie. W przypadku gdy biuro posiada zarząd lub inny organ zarządzający, wyznacza się spośród członków tego organu osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków. To nietypowe stanowisko, nazywane też Specjalistą ds. AML powinno być objęte przez pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, który będzie odpowiadał za zapewnienie zgodności działania biura rachunkowego z przepisami. To on będzie także osobą, która w razie wykrycia podejrzanego działania przekazywać będzie zawiadomienie odpowiednim organom, przede wszystkim Głównemu Inspektorowi Informacji Finansowej. W biurach rachunkowych prowadzonych w formie jednoosobowej działalności gospodarczej pracownikiem takim będzie sam przedsiębiorca prowadzący działalność.

Kolejny obowiązek to, który Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane, w tym biura rachunkowe wynikający z art. 52 ustawy obowiązek szkolenia w zakresie AML pracowników. Biuro rachunkowe będzie więc musiało zapewnić swoim pracownikom regularne programy szkoleniowe dotyczące wykonywanych przez nich obowiązków, uwzględniające zagadnienia związane z ochroną danych osobowych. Szkolenia muszą odbywać się regularnie tak, by wiedza i świadomość pracowników związana z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy było możliwie jak najbardziej aktualna.

Kolejna, bardzo istotna kwestia to wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania naruszeń. Biura rachunkowe zostały zobowiązane do opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy AML. Co ciekawe, nowe przepisy wymagają ustalenia w procedurze sposobu ochrony nie tylko pracownika zgłaszającego naruszenia, ale również innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej.

AML w biurze rachunkowym – na co należy zwrócić szczególną uwagę wdrażając procedury AML?

Do specyfiki działalności biur rachunkowych należy w szczególności styczność z ogromną ilością przeróżnych transakcji. Dlatego należy podkreślić wagę kolejnego obowiązku, jakim jest przekazywanie informacji do GIIF. Zgodnie z art. 72 Ustawy Głównemu Inspektorowi należy w szczególności przekazywać informacje o wszystkich dokonanych lub zarejestrowanych transakcjach o wartości przekraczającej 15 000 euro, w ciągu 7 dni od ich wykonania. Taka informacja powinna zawierać wszelkie dane, umożliwiające dokładne jej zidentyfikowanie.

Warto też wspomnieć, że instytucja obowiązana musi zawiadamiać Generalnego Inspektora o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w przeciągu 2 dni od potwierdzenia podejrzenia.

Procedury AML w biurze rachunkowym – słowem podsumowania

Kamila Wasielwska

Biura rachunkowe są jednymi z instytucji obowiązanych w rozumieniu Ustawy o AML. W związku z tym powinny wypełniać szereg obowiązków na nie nakładanych, takich jak formułowanie oceny ryzyka, stworzenie wewnętrznej procedury AML, szkolenie pracowników, czy wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za AML w przedsiębiorstwie. Najważniejszym aspektem pozostaje prowadzenie rejestru podejrzanych transakcji oraz zgłaszanie ich do GIIF. Należy o tym pamiętać, ponieważ zaniechania w tej dziedzinie mogą prowadzić do wysokich kar administracyjnych.


Kamila Wasilewska

Radca Prawny

Kancelaria Prawna RPMS