Procedura AML dla biur rachunkowych

Wszystkie, nawet małe biura rachunkowe zajmujące się prowadzeniem ksiąg dla mikroprzedsiębiorstw podlegają identycznym, surowym wymogom, takim samym jak banki krajowe czy fundusze inwestycyjne. Są zobowiązane do opracowania i wdrożenia procedury AML w biurze rachunkowym i dokumentów z nią powiązanych oraz spełnienia szeregu wymogów, m.in. stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w stosunku do niektórych kontrahentów czy weryfikacji tożsamości klientów.

Jednym z najważniejszych obowiązków, do których Ustawa AML zobowiązuje biura rachunkowe, jest sformułowanie w formie pisemnej lub elektronicznej oceny ryzyka. Jest to bardzo ważny dokument, służący właściwemu rozpoznaniu zagrożeń prania brudnych pieniędzy związanych z prowadzoną działalnością oraz zaproponowaniu odpowiednich rozwiązań, procedur, które mogą takie ryzyko zmniejszyć. Co prawda biura rachunkowe są najczęściej niedużymi przedsiębiorstwami, dzięki czemu łatwiej jest wykryć jakikolwiek podejrzany proceder wewnątrz firmy, to jednak nadal pozostają bardzo narażone na wykorzystanie ich działalności przez podmioty zewnętrzne – klientów.

Dokonując oceny ryzyka, należy wziąć pod uwagę różne czynniki takie jak: klienci, państwa lub obszary geograficzne, produkty, usługi, transakcje lub kanały ich dostaw. Trzeba przeanalizować zarówno ryzyko inherentne, czyli takie, które występuje bez zastosowania jakichkolwiek środków zarządzania nim, jak i ryzyko rezydualne, a zatem pozostające pomimo ich wdrożenia. Rozpoznanie zagrożeń oraz określenie ich poziomu mają w konsekwencji służyć dostosowaniu potrzebnych działań do przedsiębiorstwa. Ocenę ryzyka należy w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co 2 lata aktualizować.

Wewnętrzna procedura AML w biurze rachunkowym (instytucji obowiązanej), której częścią jest ocena ryzyka wspomniana w poprzednim akapicie, powinna regulować przede wszystkim:

• sposoby rejestracji transakcji,
• ocenę i analizę ryzyka,
• wewnętrzne procedury biura w zakresie przekazywania informacji o transakcjach do Głównego Inspektora Informacji Finansowej,
• zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• zasady edukacji pracowników w zakresie przepisów o AML,
• zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń oraz ochrony pracowników,
• zasady kontroli i nadzoru.

Wśród nowych wymogów procedur AML w biurze rachunkowym możemy wymienić m.in. obowiązek zawarcia w niej odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy oraz zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Podsumowując, Procedura szczegółowo określa obraną przez biuro rachunkowe strategię w dziedzinie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w każdym jej aspekcie.

Wspomniane wyżej środki bezpieczeństwa finansowego stanowią konkretne narzędzia, dzięki którym biuro rachunkowe może skutecznie zapobiegać praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zostały one wymienione w art. 34 Ustawy, a wśród nich:

1. identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości,
2. identyfikacja oraz weryfikacja beneficjenta rzeczywistego (PEP), czyli osoby faktycznie mającej wpływ na decyzje podejmowane przez klienta,
3. ocena stosunków gospodarczych i – stosownie do sytuacji – uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

Ostatni punkt obejmuje w szczególności analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych, badanie źródła pochodzenia kapitału będącego w dyspozycji klienta oraz upewnienie się, że posiadane dokumenty, dane i informacje są aktualne.

Warto wspomnieć o jeszcze dwóch istotnych obowiązkach w zakresie uwarunkowań organizacyjnych. Pierwszy z nich to wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrażanie i wypełnianie procedur wynikających z Ustawy. Zgodnie z art. 6 i 7 Ustawy, Instytucje obowiązane wyznaczają kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie. W przypadku gdy biuro posiada zarząd lub inny organ zarządzający, wyznacza się spośród członków tego organu osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków. To nietypowe stanowisko, nazywane też Specjalistą ds. AML powinno być objęte przez pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, który będzie odpowiadał za zapewnienie zgodności działania biura rachunkowego z przepisami. To on będzie także osobą, która w razie wykrycia podejrzanego działania przekazywać będzie zawiadomienie odpowiednim organom, przede wszystkim Głównemu Inspektorowi Informacji Finansowej. W biurach rachunkowych prowadzonych w formie jednoosobowej działalności gospodarczej pracownikiem takim będzie sam przedsiębiorca prowadzący działalność.

Kolejny obowiązek to, który Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane, w tym biura rachunkowe wynikający z art. 52 ustawy obowiązek szkolenia w zakresie AML pracowników. Biuro rachunkowe będzie więc musiało zapewnić swoim pracownikom regularne programy szkoleniowe dotyczące wykonywanych przez nich obowiązków, uwzględniające zagadnienia związane z ochroną danych osobowych. Szkolenia muszą odbywać się regularnie tak, by wiedza i świadomość pracowników związana z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy było możliwie jak najbardziej aktualna.

Kolejna, bardzo istotna kwestia to wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania naruszeń. Biura rachunkowe zostały zobowiązane do opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy AML. Co ciekawe, nowe przepisy wymagają ustalenia w procedurze sposobu ochrony nie tylko pracownika zgłaszającego naruszenia, ale również innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej.