Procedura AML dla faktoringu

Czy firmy faktoringowe podlegają przepisom AML?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu zawiera w art. 2 obszerny katalog podmiotów kwalifikowanych jako instytucje obowiązane, czyli podmioty zobligowane do wdrożenia procedury AML. Wśród nich nie zamieszczono jednak wprost firm z branży faktoringowej. Nie oznacza to jednak, że nie muszą one stosować odpowiednich regulacji wewnętrznych.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy AML instytucją obowiązaną są m.in. banki krajowe, oddziały banków zagranicznych, oddziały instytucji kredytowych, instytucje finansowe mające siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz oddziały instytucji finansowych niemających siedziby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu prawa bankowego. Z kolei prawo bankowe w art. 4 ust. 1 pkt 7 definiuje instytucję finansową jako instytucję, o której mowa w art. 4 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia 575/2013.

Idąc dalej, należy wskazać, że rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 575/2013 w sprawie wymogów ostrożnościowych dla instytucji kredytowych i firm inwestycyjnych określa instytucję finansową, jako przedsiębiorstwo, którego podstawową działalnością jest nabywanie pakietów akcji lub wykonywanie co najmniej jednego spośród rodzajów działalności, o których mowa w punktach 2-12 oraz 15 załącznika nr I do dyrektywy 2013/36/UE, zawierających wykaz rodzajów działalności podlegających wzajemnemu uznawaniu. W załączniku tym (pkt 2) można znaleźć m.in. faktoring z regresem lub bez, a także forfeiting, czyli skupywanie należności terminowych w obrocie międzynarodowym.

Nie ulega więc wątpliwości, że firmy z branży faktoringowej powinny stosować wszystkie rozwiązania, które ustawa o AML przewiduje dla instytucji zobowiązanych.

Nadużycia w branży faktoringowej

Firmy faktoringowe powinny wdrożyć działania, które mają na celu ocenę dokonywanych transakcji z punktu widzenia procedur antyfraudowych AML/CFT. Nie wypracowano w tej kwestii żadnych rozwiązań centralnych, choć na główne problemy w branży zwraca uwagę opracowanie przygotowane w 2021 r. przez dostawcę informacji kredytowej CRIF Sp. z o.o.

Jako dominujące postaci nadużycia w branży faktoringowej na przestrzeni ubiegłych kilku lat raport CRIF wymienia:

wystawianie wiele faktur do jednego zlecenia;
fałszywe faktury korygujące;
fałszowanie sprawozdań finansowych;
zmowy klientów z kontrahentami;
próby korumpowania pracowników;
finansowanie faktur z fikcyjnych transakcji;
znaczący wzrost aktywności cyberprzestępców (np. metody phishingu, DoS, ransomware).

Jednocześnie wiele firm faktoringowych raportuje brak dostępu do danych, których posiadanie ułatwiłoby wykrywanie próby oszustw z wyprzedzeniem i umożliwiło odpowiednie działania antycypacyjne, w tym np. zawiadomienie GIIF o podejrzanych charakterze transakcji. Wśród najczęściej powracających problemów w przywołanym raporcie zwraca się uwagę na brak informacji o:

zaległościach podatkowych;
egzekucjach komorniczych;
możliwości zweryfikowania autentyczności deklaracji podatkowych;
uzyskanych przez przedsiębiorcę przychodach;
osobach z orzeczeniem o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej;
złożonych wnioskach restrukturyzacyjnych i upadłościowych.

W jaki sposób faktor może rozpoznać nadużycia AML po stronie faktoranta?

Mając na względzie specyfikę branży faktoringu, można spróbować udzielić odpowiedzi na pytanie, jakie okoliczności sprawy powinny być alarmujące z punktu widzenia faktora. Wątpliwości może rodzić np. zawieranie wielu umów faktoringu w krótkim czasie, kiedy sprawozdanie finansowe oraz ogólna ocena płynności biznesu faktoranta nie budzą zastrzeżeń.

Jeszcze inną przesłanką uzasadniającą wzmożoną ostrożność jest zawieranie wielu umów faktoringu w stosunku do tego samego dłużnika lub zaspokajanie należności przez dłużnika niemal od razu po zawarciu umowy faktoringu. Ogólne zasady logiki biznesu wskazują, że powtarzające się problemy z płatnościami względem jednego i tego samego podmiotu powinny doprowadzić do zakończenia współpracy gospodarczej. Z kolei zawieranie umowy faktoringu w sytuacji, kiedy dług jest płacony od razu (np. po wezwaniu do zapłaty), wydaje się niecelowe.

Warto przyjrzeć się również tytułom faktur. Jeżeli są one nadmiernie ogólnikowe i nie wskazują na rzeczywisty cel współpracy między faktorantem a dłużnikiem, można przyjąć, że ryzyko prania pieniędzy jest podwyższone. Wątpliwości powinny budzić też powiązania gospodarcze między faktorem a dłużnikiem.

Na ryzyko nadużyć w większym stopniu narażone są umowy faktoringu z regresem, czyli takiego, w którym faktorant de facto znika z sieci powiązań gospodarczych, ponieważ to faktorant przejmuje ryzyko gospodarcze wypłacalności dłużnika.

Ze względu na różnorodność stanów faktycznych nie jest możliwe wskazanie wszystkich potencjalnych nadużyć po stronie faktoranta. Dlatego tak ważne jest stworzenie sprawnie działającego systemu compliance, który będzie na bieżąco monitorował zagrożenia ze strony klientów firmy, a także oceniał integralność i efektywność wewnętrznych procedur w zakresie AML.

Obowiązki firm faktoringowych na gruncie ustawy AML

Skoro nie ulega wątpliwości, że firmy faktoringowe wchodzą w poczet instytucji obowiązanych, warto zastanowić się, jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorcach z tego sektora na gruncie przepisów ustawy AML.

Stworzenie systemu compliance oraz szkolenia pracowników

Przede wszystkim przepisy ustawy AML w art. 6 do 9 nakazują wyznaczenie kadry kierowniczej wyższego szczebla, która będzie odpowiedzialna za wdrażanie mechanizmów, o których mowa w przepisach. Instytucja obowiązana powinna też wyznaczyć pracownika (w postaci Compliance Officera lub całego działu compliance), który monitoruje na bieżąco spełnianie przez podmiot obowiązków ustawowych. Pracownicy powinni być poddawani cyklicznym szkoleniom z zakresu przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

Zaprojektowanie indywidualnej oceny ryzyka AML

Instytucje obowiązane są zobligowane do stworzenia indywidualnej oceny ryzyka oraz jej aktualizacji z uwzględnieniem skali oraz specyfiki prowadzonej działalności. Ocena ryzyka powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem czynników dotyczących:

klientów;
państw i obszarów geograficznych;
produktów, usług, transakcji oraz kanałów ich dostaw.

Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego

Kluczowym elementem całej procedury AML są środki bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ustawy. Mają one na celu monitorowanie i wczesne wykrywanie nadużyć po stronie klienta. Wśród dostępnych działań można wymienić:

identyfikację klienta oraz beneficjenta rzeczywistego i weryfikację ich tożsamości;
ocenę stosunków gospodarczych, w tym ich celu i zamierzonego charakteru;
bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych (m.in. poprzez analizę transakcji oraz badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych).

Zakres stosowania środka każdorazowo zależy od zidentyfikowanego ryzyka. Należy zaznaczyć, że możliwość zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego jest absolutnie kluczowa dla instytucji obowiązanej. W razie niemożności ich wdrożenia, stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy AML instytucja obowiązana:

nie nawiązuje stosunków gospodarczych;
nie przeprowadza transakcji okazjonalnej;
nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego;
rozwiązuje stosunki gospodarcze;
ocenia, czy niemożność zastosowania środków stanowi podstawę do przekazania GIIF zawiadomienia.

Przekazanie formularza identyfikacyjnego do GIIF oraz wewnętrzna procedura AML

Instytucja obowiązana przed realizacją po raz pierwszy zobowiązań ustawowych względem GIIF (np. zgłoszenie transakcji ponadprogowej) powinna złożyć do organu formularz identyfikujący ją jako podmiot zobowiązany do stosowania AML. Zakres danych ujawnianych do GIIF został określony w art. 77 ust. 2 ustawy.

Niezależnie od zgłoszenia do GIIF instytucja obowiązana musi zadbać o zaprojektowanie wewnętrznej procedury AML zgodnie z art. 50 ustawy. Procedura taka podlega bieżącej weryfikacji oraz aktualizacji i obejmuje swoim zakresem m.in.:

czynności lub działania podejmowane w celu minimalizacji ryzyka AML/CFT;
zasady rozpoznawania i oceny ryzyka w zakresie AML oraz środki zarządzania tym ryzykiem;
zasady przechowywania dokumentów, informacji;
reguły stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
zasady kontroli wewnętrznej, w tym zgłoszeń naruszeń dokonywanych przez pracowników oraz tzw. whistleblowingu.

Obok procedury indywidualnej ustawa wyróżnia też procedurę grupową przewidzianą dla instytucji obowiązanych wchodzących w skład grupy oraz ich oddziały i jednostki zależne.

Wśród innych obowiązków nałożonych ustawą warto wymienić konieczność zgłaszania beneficjentów rzeczywistych do rejestru CRBR, a także konieczność współpracy z GIIF, a w określonych przypadkach również z organami ścigania.

Dlaczego dla firm faktoringowych AML jest tak istotne?

Sankcją za niewdrożenie AML jest nałożenie dotkliwej sankcji, dlatego prowadząc działalność faktoringową, warto pomyśleć z wyprzedzeniem o wszystkich obowiązkach i sposobach ich realizacji. Wachlarz kar administracyjnych jest szeroki i obejmuje:

publikację informacji o zakresie naruszenia w BIP;
nakaz zaprzestania podejmowania określonych czynności;
cofnięcie koncesji, zezwolenia lub wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie;
karę pieniężną w wysokości do równowartości 5 milionów euro albo 10% obrotu wykazanego w ostatnim zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym.

Kompleksowe wdrożenie procedury AML w instytucji obowiązanej to skomplikowany i wielopłaszczyznowy proces i z tego względu warto zlecić go profesjonalistom. Doświadczeni prawnicy nie tylko przygotują niezbędną dokumentację i zaprojektują procedurę, ale przeprowadzą szkolenia wśród pracowników oraz ocenią sprawność działania systemu compliance. W razie potrzeby podejmą się również reprezentacji firmy faktoringowej w postępowaniu przed GIIF.

Kamila Wasilewska

Pytania i odpowiedzi

Jak często instytucja obowiązana musi aktualizować indywidualną ocenę ryzyka?

Zgodnie z art. 72 ust. 2 ocena ryzyka powinna być aktualizowana w razie potrzeb, ale nie rzadziej niż raz na 2 lata z uwzględnieniem wszystkich czynników wskazanych u ustawie.

Czy stronie postępowania służy odwołanie od decyzji GIIF o nałożeniu kary pieniężnej?

Instytucja obowiązana na którą nałożono kare pieniężną może złożyć odwołanie do Ministra Finansów. Jeżeli uzna rozstrzygnięcie za niesatysfakcjonujące ma możliwość wniesienia skargi administracyjnej do WSA, a następnie skargi kasacyjnej do NSA.

Może Ciebie również zainteresować: