Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o krok po kroku

Przekształcenie spółki cywilnej może prowadzić do zmiany formy prowadzenia działalności gospodarczej nie tylko w spółkę osobową lub działalność jednoosobową, ale także spółkę kapitałową prawa handlowego. Takim podmiotem jest między innymi spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

To daleko idąca zmiana, ponieważ spółki kapitałowe są „pełnowymiarowymi” osobami prawnym, a ich prowadzenie pociąga za sobą konieczność zachowania daleko idącego formalizmu. Jak wygląda przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i kiedy może okazać się opłacalne?

Na skutek przekształcenia, spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przysługują wszystkie prawa i obowiązki, które dotyczyły spółki prowadzonej w formie spółki cywilnej. Wspólnicy nie muszą więc rozwiązywać umów z kontrahentami, ani nawet podpisywać aneksów. Zasada kontynuacji rozciąga się zarówno na aspekty pracownicze (umowy z pracownikami), jak i prawno-podatkowe. Podatkowe prawa i obowiązki spółki cywilnej nie są jednak kontynuowane w przypadku spółki cywilnej, kiedy na gruncie przepisów jest to niemożliwe (np. nie można opodatkować spółki kapitałowej podatkiem PIT, ale musi być to CIT).

Sukcesja obejmuje także numery NIP i REGON, jak również wszelkie koncesje, uprawnienia i licencje, chyba że ustawa lub decyzja określająca uprawnienia wskazują inaczej.

Tryby przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Kodeks spółek handlowych przewidują dwa tryby w sprawie przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Do zmiany formy prowadzenia działalności może dojść po wdrożeniu uproszczonego lub pełnego trybu przekształcenia.

Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. – tryb uproszczony

Podstawowym trybem przekształcenia jest tryb uproszczony i to on jest najczęściej stosowany w praktyce. Ma zastosowanie w sytuacji modelowej, kiedy wspólnicy nie zmodyfikowali umowy spółki cywilnej pod kątem podmiotów upoważnionych do reprezentacji i prowadzenia spraw spółki (co do zasady prawo to przysługuje każdemu wspólnikowi). Jakie są charakterystyczne cechy uproszczonego trybu przekształcenia w szczególności jeśli chodzi o majątek spółki cywilnej?

• Wspólnicy nie sporządzają planu przekształcenia z załącznikami.

• Nie zawiadamia się wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu (wszyscy wyrazili na nią zgodę).

• Nie stosuje się procedur dotyczących wglądu wspólników w dokumenty spółki.

Do uproszczonego trybu stosuje się przepisy o trybie pełnym, z zastrzeżeniem powyższych zmian. Dzięki zastosowaniu wskazanych uproszczeń, dokonanie przekształcenia jest szybsze, prostsze i tańsze, a także mniej sformalizowane.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – tryb pełny

Jeżeli nie wszyscy wspólnicy spółki cywilnej mają prawo do prowadzenia spraw spółki, konieczne staje się wdrożenie trybu pełnego. Występuje on w sytuacji, kiedy umowa spółki cywilnej została zmieniona w stosunku do wzorca kodeksowego. Można więc powiedzieć, że stanowi pewnego rodzaju wyjątek od reguły. Jak przebiega pełny tryb przekształcenia?

Procedurę należy rozpocząć od przygotowania planu przekształcenia. Jego składniki oraz niezbędne załączniki zostały szczegółowo wymienione w art. 558 k.s.h. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć: określenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej, projekt uchwały w sprawie przekształcenia, projekt umowy spółki z o.o., sprawozdanie finansowe.

Z dniem 1 marca 2020 roku wszedł w życie przepis, który wyłącza obowiązek sporządzenia opinii przez biegłego rewidenta w przypadku innych przekształceń niż w spółkę akcyjną.

W dalszej kolejności, wspólnicy muszą podjąć uchwałę w sprawie przekształcenia z zachowaniem formy aktu notarialnego oraz zawrzeć umowę docelowej spółki.

Ostatnim etapem jest złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wpisanie nowopowstałej spółki z o.o. do KRS. W dniu wpisu spółka kapitałowa zyskuje osobowość prawną, a jednocześnie spółka cywilna przestaje istnieć. Wspólnicy spółki cywilnej powinni złożyć stosowny wniosek o wykreślenie spółki cywilnej z rejestru.

Ile kosztuje przekształcenie spółki cywilnej w sp. z o.o.

Na koszt przekształcenia spółki cywilnej w sp. z o.o. składają się następujące opłaty:

• opłata sądowa w wysokości 600 zł (lub 350 zł w przypadku trybu elektronicznego zakładania spółki kapitałowej);

• taksa notarialna notariusza;

• podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% kapitału zakładowego’

• koszt przygotowania przez księgowość sprawozdania finansowego na potrzeby przekształcenia.

Na szczęście nie ma już potrzeby sporządzania przez biegłego rewidenta opinii, a to spora oszczędność. Czas przekształcenia trwa na ogół około 2 miesiące (1 miesiąc na czynności formalne oraz 1 miesiąc na samo wpisanie podmiotu), przy czym warto wnosić o wpisanie spółki na konkretny dzień dla ułatwienia przekształcenia.

W przypadku korzystania ze wsparcia kancelarii prawnej pojawia się również koszt obsługi przekształcenia. Jego wysokość jest uzależniona m.in. od stopnia skomplikowania stanu faktycznego, liczby wspólników w spółce oraz trybu przekształcenia.

• Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. za pośrednictwem PRS– jakie formularze do KRS?
• Obecnie nie ma już możliwości składania formularzy do KRS w wersji papierowej. Wszystkie formularze powinny być złożone za pośrednictwem PRS. Cały proces przebiega wtedy on-line.Wygenerowanie formularzy przebiega z poziomu przeglądarki internetowej.
• Warto pamiętać, że jeżeli po wpisaniu spółki do KRS pojawi się potrzeba zmiany, zgłasza się je również za pośrednictwem PRS (zmianę zgłasza zarząd spółki).

Zgłoszenie spółki z o.o. wymaga skorzystania z wzorów formularzy. Są one dostępne w internecie, ale wspólnicy mogą pobrać je również w siedzibie każdego sądu gospodarczego. Wśród niezbędnych formularzy należy wyróżnić:

• KRS-W3 – wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców;

• KRS-WK oraz WE – formularz zawierający odpowiednio dane członków organów oraz wspólników spółki;

• KRS-WM – formularz określający przedmiot działalności spółki;

• KRS-WH – formularz określający sposób powstania spółki.

W zależności od struktury spółki z o.o. niezbędne może okazać się wypełnienie KRS-WL definiującego prokurentów oraz KRS-WA dla oddziałów i jednostek organizacyjnych.

Do formularzy KRS należy załączyć pakiet dokumentów, w tym przede wszystkim umowę spółki oraz oświadczenie spółki o pokryciu wkładów, a także dowód ustanowienia członków organów spółki, jeśli nie wynika to z aktu notarialnego.

Wypełnianie formularzy najlepiej pozostawić profesjonalistom, którzy znają praktykę danego sądu rejestrowego.

Przeszkody do przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. z reguły nie jest kosztownym, ani czasochłonnym procesem. Wspólnicy powinni jednak upewnić się, że nie ma przeciwwskazań do takiej operacji. Przeszkodą w przekształceniu spółki mogą być np. umowy zawarte z kontrahentami, które zastrzegają zgodę kontrahenta na zmianę formy prawnej.

Warto też pamiętać, że decydując się na utworzenie spółki z o.o. w trybie S-24 wspólnicy mogą wnosić wyłącznie wkłady pieniężne. Nie ma więc możliwości wniesienia np. aportu w postaci nieruchomości lub znaku towarowego. Wymaga to zmiany umowy spółki na późniejszym etapie.

Czemu służy przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. komandytową

Dosyć popularną formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce jest połączenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ze spółką komandytową. Jaki jest cel takiego rozwiązania?

Spółka z o.o. komandytowa składa się z komplementariusza (spółki z o.o.) oraz komandytariusza, którym bardzo często jest wspólnik tej spółki. Taka konstrukcja pozwala na wyłączenie odpowiedzialności wspólnika, który jednocześnie kumuluje w swoim ręku prawo do większości zysków. Rezygnuje on zazwyczaj z zarządzania spółką, ponieważ to prawo i obowiązek spoczywa na komplementariuszu.

Takie podwójne rozwiązanie do niedawna było korzystne również z podatkowego punktu widzenia, ponieważ spółka komandytowa (a zatem osobowa) płaciła PIT, a nie CIT. Opodatkowanie tej formy prowadzenia działalności także podatkiem dochodowym od osób prawnych, czyni to rozwiązanie mniej opłacalnym i jego wybór powinien być poprzedzony konsultacjami z prawnikiem lub doradcą podatkowym.