Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o krok po kroku

O tym, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest bardzo popularną formą prowadzenia biznesu, najlepiej świadczy chyba fakt, że stanowi drugi najpopularniejszy model prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce zaraz po jednoosobowej działalności. Jako jedyna forma na rynku oferuje ona konkretny szereg korzyści biznesowych będąc jednocześnie stosunkowo łatwą w prowadzeniu. Wskażmy zatem co dokładnie sprawia, że popyt na tę formę jest tak duży: 

1) Ograniczona odpowiedzialność wspólnika za długi spółki z o.o.

Zdecydowanie najbardziej pożądaną cechą spółki z o.o. jest fakt, że jest ona spółką tzw. kapitałową co oznacza, że za wszelkie zobowiązania spółka odpowiada jako odrębny i samodzielny podmiot i swoim własnym majątkiem. Wspólnicy sp. z o.o. nie odpowiadają za długi i dopiero członkowie zarządu są tymi, którzy mogą być pociągnięci do odpowiedzialności po spółce i to tylko w momencie gdy zostały spełnione określone przesłanki, m.in. nie dopełnili obowiązku złożenia wniosku o upadłość w odpowiednim czasie gdy spółka stała się niewypłacalna. Z kolei w spółce cywilnej to wspólnicy są tymi, którzy odpowiadają za długi prowadzonej działalności i nie mają możliwości ograniczenia swojej odpowiedzialności.

2) Łatwość przeniesienia praw (udziałów) na osobę trzecią

Funkcjonując w ramach spółki cywilnej, nie ma możliwości do tego, by przekazać swoją działalność na osoby trzecie. Dzieje się tak dlatego, że spółka cywilna w ogóle nie jest spółką prawa handlowego. Problemu tego nie ma w spółce z o.o. bowiem w łatwy sposób można przenieść udziały na osobę trzecią np. w drodze umowy sprzedaży, darowizny itp. W praktyce spółka z o.o. działa dalej tak samo jedynie z innym składem osobowym. 

3) Dokapitalizowanie spółki z o.o.

Kolejnym z problemów, który napotyka spółka cywilna a którego nie ma w spółce z o.o. jest fakt, że chcąc pozyskać finansowanie w celu prowadzenie działalności spółka cywilna musiałby polegać na zawieraniu umów z inwestorami to jest np. pożyczki. Natomiast w spółce z o.o. istnieje możliwość łatwego wprowadzenia inwestora jako wspólnika do spółki na określonych zasadach a finansowanie odbyłoby się np. przez wniesienie przez niego wkładów – pieniężnych lub aportów, tym samym dokapitalizowując jej działalność. Co więcej inwestorzy są zazwyczaj bardziej skorzy na współpracę ze spółką z o.o., aniżeli ze wspólnikami spółki cywilnej, choćby tylko dlatego, że spółka z o.o. może występować jako samodzielny podmiot co znacznie ułatwia m.in. zawieranie umów.

4) Działalność w przypadku śmierci wspólnika spółki z o.o.

Spółka z o.o. ma też przewagę jeśli chodzi o ciągłość funkcjonowania w przypadku śmierci jednego ze wspólników, Działa ona bowiem dalej a co więcej wspólnicy mogą zawczasu przewidzieć w umowie jakie następstwa takie wydarzenie przyniesie. Z kolei w przypadku śmierci wspólnika spółki cywilnej przejęcie po nim działalności jest dość utrudnione ze względu na konieczność uruchomienia skomplikowanego mechanizmu zarządu sukcesyjnego oraz mierzyć się z potencjalną niechęcią wspólników i spadkobierców zmarłego do kontynuowania działalności. 

5) Podatki i składki ZUS w spółce z o.o.

Prawdopodobnie największą wadą spółki z o.o. jest fakt, że niestety doznaje ona tzw. podwójnego opodatkowania. Dzieje się tak dlatego, że dochód spółki opodatkowany jest podatkiem CIT, a przy wypłacie dywidendy udział wspólnika w dywidendzie jest jeszcze opodatkowany podatkiem PIT. Jednakże jak pokazuje praktyka rynkowa skutki podwójnego opodatkowania próbuje się minimalizować przez tworzenie kosztów prowadzące do zmniejszania podstawy opodatkowania lub zmiany osobowe, np. w zakresie mianowania członków zarządu i wypłacania wynagrodzeń w ten sposób. Co więcej pod warunkiem, że nie jest to sp. z o.o. z tylko jednym wspólnikiem, wspólnicy nie są zobowiązani do płatności składek ZUS (choć mogą wyrazić wolę objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem lub być oskładkowanymi z innych tytułów, np. etat, zlecenie).

6) Wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o.

Kolejną z zalet spółki z o.o. jest fakt, że bardzo łatwo ją założyć – wymaga się jedynie zgromadzenia pokrycia dla kapitału zakładowego, który jest stosunkowo niewielki i wynosi min. 5.000,00 zł wkładu wspólników na potrzeby działalności spółki.

7) Przygotowanie do sprzedaży spółki z o.o.

Choć może się to wydać zaskakującym to właśnie spółka z o.o. jest tą najbardziej optymalną formą działalności w procesie transakcyjnym. Dzieje się tak ze względu na możliwość sprzedaży części udziałów posiadanych przez wspólnika a sama konstrukcja spółki z o.o. zapewnia elastyczność w zakresie jakim pozwala na przejęcie kontroli nad spółką przez inwestora. Dodatkowo sprzedaż udziałów nie wpływa negatywnie na spółkę – wciąż pozostaje ona strona wszystkich zawartych przez siebie umów i udzielonych jej pozwoleń. To z kolei jest bardzo ważne dla potencjalnego inwestora, który może nie być zainteresowany przejęciem spółki gdzie musiałby ponownie występować o pozwolenia i aneksować wszystkie zawarte umowy.

8) Możliwość założenia jednoosobowej spółki z o.o.

Inną cechą spółki z o.o. jest fakt, że jako spółka kapitałowa może być podmiotem jednoosobowym. Umożliwia to przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobową działalność na ograniczenie swojej odpowiedzialności bez konieczności szukania wspólników.

9) Możliwość skorzystania z tzw. estońskiego CIT-u

Atrakcyjną możliwością jaką oferuje spółka z o.o. jest fakt, że w jej ramach można skorzystać z tzw. estońskiego CIT, który zakłada brak powstania obowiązku podatkowego w CIT tak długo jak wypracowany przez spółkę zysk będzie reinwestowany co sprawia, że spółka z o.o. zyskuje spore możliwości na rozwój swojej działalności. 

Kodeks spółek handlowych przewidują dwa tryby w sprawie przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Do zmiany formy prowadzenia działalności może dojść po wdrożeniu uproszczonego lub pełnego trybu przekształcenia.

Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. – tryb uproszczony

Podstawowym trybem przekształcenia spółki cywilnej jest tryb uproszczony i to on jest najczęściej stosowany w praktyce. Ma zastosowanie w sytuacji modelowej, kiedy wspólnicy nie zmodyfikowali umowy spółki cywilnej pod kątem podmiotów upoważnionych do reprezentacji i prowadzenia spraw spółki (co do zasady prawo to przysługuje każdemu wspólnikowi). Jakie są charakterystyczne cechy uproszczonego trybu przekształcenia w szczególności jeśli chodzi o majątek spółki cywilnej?

• Wspólnicy nie sporządzają planu przekształcenia z załącznikami.
• Nie zawiadamia się wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki (wszyscy wyrazili na nią zgodę).
• Nie stosuje się procedur dotyczących wglądu wspólników w dokumenty spółki.

Do uproszczonego trybu stosuje się przepisy o trybie pełnym, z zastrzeżeniem powyższych zmian. Dzięki zastosowaniu wskazanych uproszczeń, dokonanie przekształcenia jest szybsze, a także mniej sformalizowane.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – tryb pełny

Jeżeli nie wszyscy wspólnicy spółki cywilnej mają prawo do prowadzenia spraw spółki, konieczne staje się wdrożenie trybu pełnego. Występuje on w sytuacji, kiedy umowa spółki cywilnej została zmieniona w stosunku do wzorca kodeksowego. Można więc powiedzieć, że stanowi pewnego rodzaju wyjątek od reguły. Jak przebiega pełny tryb przekształcenia?

Procedurę należy rozpocząć od przygotowania planu przekształcenia. Jego składniki oraz niezbędne załączniki zostały szczegółowo wymienione w art. 558 k.s.h. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć: określenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej, projekt uchwały w sprawie przekształcenia, projekt umowy spółki z o.o., sprawozdanie finansowe.

Z dniem 1 marca 2020 roku wszedł w życie przepis, który wyłącza obowiązek sporządzenia opinii przez biegłego rewidenta w przypadku innych przekształceń niż w spółkę akcyjną.

W dalszej kolejności, wspólnicy muszą podjąć uchwałę w sprawie przekształcenia z zachowaniem formy aktu notarialnego oraz zawrzeć umowę docelowej spółki.

Ostatnim etapem jest złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wpisanie nowopowstałej spółki z o.o. do KRS. W dniu wpisu spółka kapitałowa zyskuje osobowość prawną, a jednocześnie spółka cywilna przestaje istnieć. Wspólnicy spółki cywilnej powinni złożyć stosowny wniosek o wykreślenie spółki cywilnej z rejestru.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. z reguły nie jest kosztownym ani czasochłonnym procesem. Wspólnicy powinni jednak upewnić się, że nie ma przeciwwskazań do takiej operacji. Przeszkodą w przekształceniu spółki mogą być np. umowy zawarte z kontrahentami, które zastrzegają zgodę kontrahenta na zmianę formy prawnej.

Warto też pamiętać, że obok podstawowych kosztów związanych z przekształceniem mogą pojawić się opłaty dodatkowe, np. związane ze zmianami danych w księgach wieczystych.

Kwestie, na które należy zwrócić uwagę w procesie przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. 

Choć sam proces przekształcenia spółki w spółkę z o.o. jest względnie klarowny, w naszej praktyce obserwujemy występowanie pewnych błędów przy jego przeprowadzaniu:

a) Brak analizy zawartych umów i kwestii związanych z pozwoleniami i licencjami 

Jednym z częstych błędów jest fakt braku dogłębnej analizy wszystkich zawartych umów. O ile przepisy Kodeksu spółek handlowych co do zasady umożliwiają nowo przekształconej spółce wejście we wszystkie prawa i stosunki prawne poprzedniczki tak w przypadku niektórych umów zdarza się, że w postanowieniach zawarto konieczność poinformowania kontrahenta o przekształceniu względnie wymagają ich aneksowania. Brak analizy prowadzi do pominięcia tych postanowień, a w rezultacie nawet do możliwości zerwania umowy przez drugą stronę. Szczególną uwagę należy zwrócić na licencje, pozwolenia i koncesje oraz możliwość dalszego korzystania z funduszy unijnych.

b) Niewłaściwe opisanie wkładów wniesionych do spółki w umowie spółki przekształconej

W tym aspekcie najczęściej błędy polegają na braku wskazania pochodzenia wkładów. Co więcej bardzo często zapomina się o wskazaniu w umowie kiedy poszczególne wkłady zostały wniesione. Powyższe może w konsekwencji prowadzić do sytuacji gdzie po paru latach funkcjonowania spółki nie będzie jasnym, czy poszczególne wkłady zostały wniesione jeszcze przed czy już po przekształceniu. 

c) Nieoptymalny wybór dnia przekształcenia lub pozostawienie swobody w wyborze sądowi dokonującemu wpisu

Kolejnym błędem jest brak wskazania dnia na który ma zostać dokonany wpis. Prowadzi to do wielu problemów natury księgowej i rozliczeń podatkowych szczególnie jeśli okaże się, że dzień wpisu wypadł w środku miesiąca. Należy pamiętać, że dzień wpisu przekształcenia jest dniem w którym powstaje przekształcona spółka z o.o. więc zadbajmy o to by złożyć wniosek o wpis na początek miesiąca.

d) Brak sprawdzania czy wpis przekształcenia został dokonany

Choć może się to wydać zaskakujące to wielu przedsiębiorców zapomina o tym, aby sprawdzić czy wpis w KRS został dokonany. Nie wolno zapominać, że od momentu wpisu nowa spółka powinna posługiwać się już nowymi oznaczeniami, zaktualizowanymi danymi oraz prowadzić działalność już w nowej formie. Tymczasem postanowienia o wpisie dostarczane są często z opóźnieniem co może skutkować potencjalnym wprowadzeniem w błąd kontrahenta i rodzić wiele problemów natury biznesowej. W związku z tym należy pamiętać o tym, aby na bieżąco śledzić elektroniczną wersję KRS.

e) Brak dokładnej analizy skutków przekształcenia w nową formę prawną 

Przekształcenie rodzi skutki na polu podatkowym i bilansowym. W związku z tym przed podjęciem się przekształcenia koniecznym jest by dokładnie zbadać jaka będzie docelowa sytuacja podmiotu po przekształceniu. Aby ustalić podatkowe konsekwencje transformacji najlepiej skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub kancelarii prawnej doświadczonej w procesach przekształceniowych.