Nowelizacja ustawy AML - co zmienia dla biur rachunkowych

Kamila Wasilewska

19 lipca 2021

Spis treści

30 kwietnia 2021 roku w Dzienniku Ustaw została ogłoszona Ustawa z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw (zwana dalej ustawą o zmianie AML), wydana w celu implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843, zwaną także jako V Dyrektywą AML . Tekst nowelizacji znacznie poszerza podmiotowy zakres ustawy, rozszerzając obowiązki w przedmiocie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy na podmioty świadczące usługi z zakresu prowadzenia ksiąg podatkowych, udzielanie opinii czy porad z zakresu prawa podatkowego. Do grona takich podmiotów niewątpliwie należą biura rachunkowe, a czas na wprowadzenie stosownych zmian w procesie jest krótki, ponieważ nowelizacja wchodzi w życie już 31 lipca 2021 r.

Zakres ustawy o AML

AML, czyli anti-money laundering, są to czynności podejmowane w celu przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. W Polsce od 2018 roku obowiązuje ustawa w tym zakresie, będąca implementacją dyrektywy unijnej. Początkowo ustawa nakładała na banki oraz inne podmioty profesjonalne zajmujące się obrotem znacznymi środkami finansowymi (takie jak instytucje kredytowe, popularne SKOK-i, instytucje ubezpieczeniowe czy biura nieruchomości.

Dyrektywą AML V zostały objęte instytucje, co do których zdaniem ustawodawcy unijnego istnieje podwyższone ryzyko prania brudnych pieniędzy lub brania udziału w takich procederach. Mając na uwadze dynamikę zmian w sektorze finansowym, rozszerzenie kręgu podmiotów nadzorowanych było spodziewane.

Co obejmuje ostatnia nowelizacja AML dla biur rachunkowych?

Opublikowana nowelizacja wprowadza znaczne zmiany, a nie zaimplementowanie tych zmian w wyznaczonym terminie może pociągnąć za sobą spore kary pieniężne. Jako główną zmianę wskazuje się rozszerzenie zakresu podmiotowego oraz katalogu podmiotów zobowiązanych według ustawy. Od 31 lipca ustawa będzie obejmowała podmioty zajmujące się świadczeniem usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy, deklaracje rozumiane są jako zeznania, wykazy oraz zestawienia i informacje, które podatnicy zobowiązani są przedstawiać na podstawie przepisów prawa podatkowego.

Księgi podatkowe natomiast zgodnie z nowelizacją, to nie tylko księgi rachunkowe w myśl ustawy o rachunkowości, ale także podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, które podatnicy muszą prowadzić na mocy odrębnych przepisów, tj. m.in. ordynacji podatkowej. W zakresie czynności doradztwa podatkowego, ustawodawca wskazuje, że ustawą objęci są nie tylko doradcy podatkowi, ale także podmioty świadczące usługi w zakresie doradztwa podatkowego, niebędący doradcami podatkowymi. Definicję tę należy zatem rozumieć szeroko, a na każdym podmiocie który spełnia ustawowe przesłanki, tj. w ramach swojej działalności udziela pomocy lub wsparcia w sprawach podatkowych, ciążą określone ustawowo obowiązki, o których poniżej. .

Dotychczas obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy spoczywały jedynie na podmiotach prowadzących księgi rachunkowe. Jak wskazano powyżej, księgi rachunkowe to pojęcie węższe od ksiąg podatkowych, zatem w praktyce dotychczas obowiązkom opisywanym w niniejszym artykule nie podlegały biura prowadzące księgowość uproszczoną (głównie np. dla mikroprzedsiębiorstw), a jedynie biura rachunkowe obsługujące przedsiębiorców w ramach pełnej księgowości.

Zmianami objęte są także obowiązki wynikające ze statusu Beneficjenta Rzeczywistego oraz Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Ustawodawca rozszerzył samą definicję beneficjenta rzeczywistego, w tym dokonano zmiany definicji w przypadku trustów. Ponadto przewidziano, że na beneficjentach ciąży obowiązek dostarczania niezbędnych informacji oraz dokumentów, dzięki którym dokonanie wpisu do CRBR jest możliwe. Beneficjenci owe dokumenty muszą dostarczyć podmiotom obowiązanym do dokonywania wpisów w CRBR. Zaniechanie tego obowiązku obwarowane jest karą pieniężną.

Beneficjenci muszą dostarczać podmiotom obowiązanym do dokonywania wpisów niezbędnych informacji oraz dokumentów, pod rygorem nałożenia kary pieniężnej. Ponadto, od 31 października 2021 biuro rachunkowe także winno w swojej procedurze AML uwzględniać zasady odnotowywania rozbieżności pomiędzy CRBR a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta, co do których w związku ze stosowaniem ustawy biuro posiada informacje. Biura mają także obowiązek dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości Beneficjenta oraz zasady i tryb aktualizacji ww. tożsamości.

Doprecyzowano również obowiązki mające na celu przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy. Zgodnie z nowelizacją na instytucję obowiązaną został nałożony obowiązek odnotowywania i zgłaszania transakcji nietypowych lub nienaturalnie złożonych. W tym zakresie niezbędne jest wdrożenie nowych, przewidzianych ustawą procedur lub aktualizacja już posiadanych. Aby lepiej realizować ten obowiązek, przewidziano, że dla pracowników ww. instytucji przeprowadza się szkolenie w zakresie AML, które ma także uwzględniać ochronę danych osobowych.

Do innych zmian zaliczyć należy m.in. zmianę definicji osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne, podwyższenie kwoty, poniżej której nie jest konieczne podjęcie środków bezpieczeństwa (tj. identyfikacji klienta) z 50 do 150 euro, czy ustalenie wzmożonych środków należytej staranności wobec klienta w transakcjach z udziałem podmiotów związanych z państwami wysokiego ryzyka wg. AML.

Wpływ nowelizacji AML na biura rachunkowe

Jak wskazano powyżej, obowiązki wynikające z AML dotychczas także dotyczyły niektórych biur rachunkowych, tj. tych, które prowadziły księgi rachunkowe w myśl ustawy o rachunkowości. Zmiany wynikające z nowelizacji ustawy o AML, w związku z nowelizacją definicji podmiotu obowiązanego, zostały rozszerzone na wszystkie biura rachunkowe, jako na podmioty świadczące usługi w zakresie doradztwa podatkowego i prowadzenia ksiąg podatkowych. Podobnie jak banki i inne instytucje, konieczne dla wszystkich biur rachunkowych, nie tylko tych prowadzących pełną księgowość, stało się wprowadzenie do 31 lipca procedur związanych z przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy. Procedura powinna uwzględniać specyfikę danego biura.

Szczegółowe wymogi procedury, którą biura rachunkowe mają wdrożyć zostały określone w art. 50 ustawy o AML. Niemniej jednak, część z nich wymaga dodatkowego wyjaśnienia w niniejszym artykule.

Obowiązek wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za procedury prania brudnych pieniędzy (AML)

Ustawa o AML nakłada obowiązek wyznaczenia osoby pełniącej funkcję kierowniczą, która odpowiedzialna będzie za wykonanie obowiązków wynikających z AML oraz pracownika sprawującego nadzór nad zgodnością działalności biura z przepisami. W przypadku, gdy dane biuro działa w formie osoby prawnej, konieczne jest wyznaczenie tej osoby spośród organu działającego w imieniu tej osoby prawnej (np. jednego członka zarządu).

Obowiązek sporządzenia identyfikacji i oceny ryzyka

Innym przykładem obowiązku, który nałożony jest na biuro rachunkowe z dniem 31 lipca 2021 jest obowiązek identyfikacji oraz oceny ryzyka w zakresie AML związanego z działalnością danego biura rachunkowego. Aktualizacja tej oceny winna się odbywać nie rzadziej niż co dwa lata. Obowiązek identyfikacji i sporządzenia oceny ryzyka aktualizuje się także przed nawiązaniem stosunków gospodarczych z klientem, według kryteriów przewidzianych przez ustawę AML.

Obowiązek przestrzegania bezpieczeństwa finansowego (AML)

Biura rachunkowe ponadto muszą się stosować do przewidzianych w ustawie środków bezpieczeństwa finansowego oraz przestrzegać ich zasad. Do środków tych należą w szczególności sposoby pozyskania od klientów danych czy dokumentowanie procesu dot. ustalania beneficjenta rzeczywistego. Dokumenty te, zgodnie z AML winny być w biurze rachunkowym przechowywane minimum 5 lat.

Wyznaczony w biurze koordynator ma także obowiązek przekazywania informacji o transakcjach oraz okolicznościach podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Ujęcie trybu zgłaszania takich sytuacji jest niezbędne, mając na uwadze brzmienie art. 50 ust 2 pkt 6 ustawy o AML

Nowelizacja w zakresie obowiązku przeprowadzania szkoleń

Jak wskazano wcześniej, obowiązkiem w zakresie AML, który jednak także w swojej procedurze muszą uwzględnić biura rachunkowe, to obowiązek szkolenia pracowników biura rachunkowego w zakresie wiedzy co do przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. O ile obowiązek ten istniał przed nowelizacją, o tyle art. 46 ust 1 V Dyrektywy AML wprost wskazuje, że programy szkoleniowe powinny również obejmować zagadnienia związane z ochroną danych osobowych. Pracownicy także, oprócz szkoleń winni mieć zapewnioną anonimową możliwość zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń w zakresie AML do osób odpowiedzialnych w biurze.

Kontrola wewnętrzna procedur przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy (AML)

Innym obowiązkiem jest także uregulowanie w procedurze zagadnień z zakresu kontroli wewnętrznej. Minimum w tym zakresie powinno określać zasady, częstotliwość oraz tryb sprawowania kontroli wewnętrznej nad prawidłowością wykonywania obowiązków, które nakłada dyrektywa.

AML w biurze rachunkowym – słowem podsumowania

Ustawa o AML wprowadzona w 2018 roku w doktrynie uznawana jest jedną z ustaw o największym wpływie na rynek finansowy w ostatnim czasie. W związku z ostatnią nowelizacją, obowiązki z niej wynikające zostały rozciągnięte także na biura rachunkowe nieprowadzące ksiąg rachunkowych, czyli również takie prowadzące tylko księgowość uproszczoną, co wynika z rozszerzonej definicji podmiotu obowiązanego.

Na wszystkie biura rachunkowe zostanie tym samym z 31 lipca 2021 roku nałożony szereg wymogów, z których każdy powinien zostać szczegółowo określony w procedurze AML danego biura rachunkowego. Brak jest wymogów co do formy procedury, ale rekomenduje się zachowanie przynajmniej formy dokumentowej, a najlepiej formy pisemnej.

Wskazać należy, że za nieprzestrzeganie wymogów Generalny Inspektor Informacji FInansowej może nałożyć administracyjną karę pieniężną. Już w obecnym stanie prawnym, tj. przed rozszerzeniem podmiotów obowiązanych, były nakładane kary pieniężne za nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z AML, czyli np. za niestosowanie środków bezpieczeństwa, brak oceny analizy ryzyka, czy procedurę niedostosowaną do ustawowych wymogów. Ostatnia prawomocna, opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów, nałożona na jednoosobową działalność gospodarczą świadczącą usługi doradztwa podatkowego, wyniosła 18.500 zł. Kary te mogą być znacznie wyższe, proporcjonalnie do skali naruszenia jego czasu trwania czy przede wszystkim możliwości finansowych instytucji obowiązanej.

Poprawne sporządzenie zindywidualizowanej procedury umożliwi uniknięcie kary za nieprzestrzeganie przepisów ustawy o AML. Czas na przystosowanie biura wynosi 3 miesiące od opublikowania ustawy, zatem zdaniem autora, czynności implementujące tę ustawę w biurze rachunkowym powinny zostać podjęte bezzwłocznie.

Może Ciebie również zainteresować: