Wzór zlecenia transportowego - co powinien zawierać?

Czym jest zlecenie transportowe?

Zlecenie transportowe (określane też niekiedy jako zlecenie dla przewoźnika) to nic innego jak umowa przewozu określająca warunki transportu osób lub rzeczy. Jest ono zawierane pomiędzy firmą, która korzysta z usług przewoźnika a tym przewoźnikiem i ma na celu dookreślenie warunków współpracy i ochronę interesów stron.

Ogólną treść zlecenia transportowego określa art. 774 k.c. zgodnie z którym przez umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy. Obok kodeksu cywilnego na treść dokumentu wpływ ma również ustawa prawo przewozowe oraz międzynarodowa konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów CMR.

Obowiązujące przepisy nie nakładają wymogu zachowania określonej formy dla zlecenia transportowego. Teoretycznie można więc zawrzeć umowę przewozu nawet w formie ustnej. W praktyce jednak zaleca się zachowanie formy pisemnej (chociażby w formie wymiany e-maili lub w oparciu o wzór zlecenie transportowe lub skorzystania z szablonu). Dzięki temu w razie sporu sądowego łatwo wykazać warunki, na jakie umówiły się strony.

Jakie elementy powinny znaleźć się w zleceniu transportowym?

Strony mają dużą swobodę w doborze postanowień, które znajdą się w zleceniu transportowym. Część z nich jest niezbędna, aby umowa uległa ukonstytuowaniu, ale poza essentialia negotii można w nim (i zwykle się tak robi) wprowadzić dodatkowe warunki, od których spełnienia strony uzależniają prawidłowość przewozu. Czy rzeczywiście wszystkie z nich są niezbędne i co właściwie powinno znaleźć się w zleceniu transportowym?

Dane stron umowy w zleceniu transportowym

Podstawowy element to oznaczenie stron umowy, czyli zleceniodawcy i przewoźnika. Warto zwrócić uwagę czy zleceniodawca nie usiłuje zastosować praktyki kojarzącej się z wypełnianiem listu przewozowego, czyli wskazaniu nieprawdziwy danych nadawcy – zamiast strony która faktycznie zawiera umowę, podaje się firmę, która towar wydaje, co istotnie obniża walor dowodowy dokumentu (tzw. neutralizacja listu przewozowego).

Czas i miejsce przyjęcia i wydania towaru

Kolejnym niezbędnym elementem jest wskazanie miejsca i czasu odebrania przesyłki przez przewoźnika oraz jej wydania. Precyzja w określaniu tych danych jest bardzo ważna, ponieważ pozwala na stwierdzenie opóźnienia w wykonaniu usługi.

Zamieszczając miejsce dostawy, warto zadbać o możliwie dokładne jego wskazanie – oprócz określenia konkretnego adresu można wskazać w umowie nawet konkretną rampę lub śluzę.

Oznaczenie towaru

W zleceniu transportowym należy dokładnie oznaczyć, jaki towar ma być przewożony. Dotyczy to przede wszystkim jego:

ilości;
jakości;
stanu;
masy lub kubatury;
sposobu zabezpieczenia;
klasy niebezpieczeństwa.

Należy też wyraźnie wskazać kto i kiedy jest zobowiązany do jego sprawdzenia. Przewoźnik, który dostrzega nieprawidłowości w zakresie parametrów wskazanych w umowie, powinien niezwłocznie zgłosić je nadawcy i powinny one zostać udokumentowane na piśmie. W razie sporu dotyczącego towaru przewoźnik będzie dysponował dowodem potwierdzającym ewentualne nieprawidłowości.

Zdefiniowanie floty wykorzystanej przez przewoźnika

W zleceniu transportowym – o ile jest to uzasadnione rodzajem przewożonego ładunku – należy wskazać wymagania techniczne, jakie muszą spełniać pojazdy wykorzystywane przez przewoźnika. Dotyczy to zwłaszcza przewozu takich ładunków, jak odczynniki chemiczne, materiały łatwopalne, żywność łatwo ulegająca zepsuciu, czy leki.

Określenie wymagań technicznych pozwala na łatwe uzyskanie odszkodowania w razie naruszenia przez przewoźnika warunków transportu.

Wysokość frachtu w zleceniu transportowym

Umowa przewozu powinna regulować także kwestię frachtu, czyli wynagrodzenia przewoźnika wraz ze wskazaniem sposobu jego uiszczenia, w tym kwotę, walutę i termin oraz sposób płatności. Zapłata frachtu jest podstawowym obowiązkiem zlecającego.

Odpowiedzialność za załadunek i rozładunek oraz zabezpieczenie towaru

Choć prawo transportowe w sposób dokładny omawia odpowiedzialność przewoźnika, zaleca się, aby przy określaniu warunków współpracy wyraźnie wskazać:

kto odpowiada za załadunek towaru na naczepę i jej rozładowanie;
czy towar wymaga zastosowania określonych zabezpieczeń i kto ma obowiązek je założyć oraz skontrolować;
sposób potwierdzania wykonania obowiązków w tym zakresie (nigdy ustnie, zawsze na piśmie!).

Zlecenie transportowe a kary umowne

Kara umowna to jeden z podstawowych instrumentów pozwalających na zabezpieczenie się strony uprawnionej do jej żądania na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zlecenia transportowego. Wprowadzając karę umowną do kontraktu, należy jednak pamiętać o kilku kwestiach. Przede wszystkim może ona dotyczyć wyłącznie zobowiązań niepieniężnych. Warto też przewidzieć możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na wypadek, gdyby rzeczywista wysokość szkody przeniosła zastrzeżoną kwotę.

Sama kara umowna to świadczenie pieniężne, należy więc określić jego:

wysokość;
sposób naliczania;
termin wymagalności;
sposób zapłaty.

Warunkiem dla zastrzeżenia kary umownej może być np. odmówienie wykonania przewozu przez przewoźnika lub niezastosowanie przez niego odpowiedniej floty do przewozu towarów. Zaletą kar umownych jest to, że pełnią funkcję zryczałtowanego odszkodowania, więc tak długo, jak szkoda nie przekracza wysokości kar, wierzyciel co do zasady nie musi nawet wykazywać, że poniósł jakąkolwiek stratę. Znaczenie ma wyłącznie naruszenie postanowienia umownego.

Należy jednak pamiętać, że konwencja CMR nakłada limity w zakresie możliwości dochodzenia odszkodowania w zakresie:

zaginięcia towaru (art. 23 ust. 3 konwencji CMR);
uszkodzenia przesyłki (art. 25 ust. 2 konwencji CMR);
opóźnienia w dostawie (art. 23 ust. 5 konwencji CMR).

Przepisy międzynarodowe dają możliwość zadeklarowania tzw. specjalnego interesu, czyli wskazania wartości towaru, która będzie wyznaczała granice odpowiedzialności. Nie ma jednak sensu wprowadzania do kontraktu bardzo wysokich kar umownych (a tym bardziej bez oznaczania ich górnej granicy), ponieważ wierzyciel i tak nie będzie miał możliwości ich wyegzekwowania.

Możliwość odstąpienia od umowy zawartej w formie zlecenia transportowego

Strony mogą rozważyć w umowie wprowadzenie prawa do odstąpienia dopuszczalnego po spełnieniu określonych przesłanek. W przypadku braku takiego postanowienia zastosowanie znajdą ogólne przepisy o odpowiedzialności kontraktowej z tytułu niewykonania zlecenia. Warto doprecyzować m.in. co strony rozumieją pod pojęciem rażących braków w stanie zewnętrznym przesyłki lub jej opakowaniu.

Jakich postanowień nie należy stosować w zleceniu transportowym

Formułując zlecenie transportowe należy unikać klauzul, których zamieszczenie będzie sprzeczne z prawem. Przepisy międzynarodowe zakazują umieszczania postanowień przenoszących ciężar dowodu na drugą stronę umowy oraz takich, które ustępują na rzecz przewoźnika korzyści z ubezpieczenia towaru. Warto też zwrócić uwagę, że do żądania kary umownej konwencja CMR wymaga wykazania zarówno wysokości szkody, jak i jej faktycznego wystąpienia, są to więc zupełnie inne zasady niż w prawie polskim, a prawidłowe zastrzeżenie kary umownej w zleceniu transportowym wcale nie jest tak proste.

W doktrynie wskazuje się, że należy unikać klauzul nakazujących neutralizację dokumentów, domniemanie przyjęcia zlecenia (chyba że strony pozostają ze sobą w stosunkach gospodarczych) czy kar umownych bez wskazania ich górnych granic.

Zlecenie transportowe a zlecenie spedycyjne

W prawie transportowym obok zleceń transportowych pojawiają się również zlecenia spedycyjne. O ile jednak transport polega na przewiezieniu towaru z jednego punktu do drugiego, zakres spedycji jest znacznie szerszy. Usługi spedycyjne obejmują nie tylko sam transport, ale także organizację przewozu. Choć na pierwszy rzut oka oba rodzaje usług wyglądają bardzo podobnie, różnią się między sobą skutkami prawnymi, w tym zakresem odpowiedzialności.

Spedytor odpowiada za winę w wyborze zgodnie z treścią art. 799 k.c. Ponosi odpowiedzialność za przewoźników i dalszych spedytorów, chyba że nie ponosi winy w wyborze. Jeżeli więc spedytor zweryfikował uprawnienia przewoźnika, jego możliwości względem zlecenia, polisę OCP oraz rzetelność kontrahenta może zwolnić się od odpowiedzialności.

W przypadku przewoźników w grę wchodzi odpowiedzialność na zasadzie ryzyka. Oznacza to, że przewoźnik odpowiada za utratę, ubytek lub uszkodzenie rzeczy, a także jej nieterminowe dostarczenie od momentu przewozu przesyłki aż do jej wydania niezależnie od okoliczności. Przepisy krajowe oraz konwencja CMR wskazują jedynie kilka przesłanek, które pozwalają zwolnić się od odpowiedzialności, w tym:

siłę wyższą;
szkody, która wynika z właściwości leżących po stronie nadawcy lub odbiorcy niezawinionych przez przewoźnika lub właściwości towaru;
uprawdopodobnienie, że szkoda na towarze wynikała m.in. z nieprawidłowości opakowania, niedostatecznego oznakowania towaru lub jego naturalnych właściwości.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby spedytor był jednocześnie przewoźnikiem, ale musi zdawać sobie sprawę z konsekwencji wyboru. Należy również dopasować treść zlecenia spedycyjnego do konkretnych okoliczności, ponieważ będzie ono różniło się od zlecenia transportowego.

Zlecenie transportowe a list przewozowy

Przy usługach przewozu towarów bardzo często pojawia się też list przewozowy. Treść listu została określona w art. 38 prawa transportowego i obejmuje:

określenie nadawcy i przewoźnika;
miejsce przeznaczenia przesyłki oraz nazwę i adres odbiorcy;
dokładne określenie przesyłki;
inne wskazania i oświadczenia wymagane albo dopuszczone zgodnie z przepisami ze względu na warunki danej umowy lub sposób rozliczeń.

Należy jednak zaznaczyć, że list przewozowy ma charakter fakultatywny, chyba że przewoźnik zażąda jego wystawienia, i nie warunkuje realizacji przewozu zgodnie z prawem. W razie sporu sądowego list zostanie potraktowany jako dokument prywatny. Jeżeli powstanie rozbieżność między umową a listem, o warunkach współpracy będzie decydowała umowa. Wskazuje na to art. 4 konwencji CMR, zgodnie z którym dowodem zawarcia umowy przewozu jest list przewozowy. Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie, ani na ważność umowy.

Choć może się wydawać, że kopiowanie postanowień (np. dotyczących warunków przewozu towarów) z listu przewozowego jest stratą czasu, w rzeczywistości w ten sposób obie strony zabezpieczają swoje interesy.

Czy zlecenie transportowe warto sporządzać samodzielnie?

Prawidłowe sformułowanie zlecenia transportowego jest niezwykle ważne, aby stosunki między stronami były klarowne już od samego początku współpracy. Ze względu na wielość obowiązujących przepisów w tym zakresie zaleca się, aby sporządzenie dokumentów związanych z przewozem – w tym umowy – zlecić kancelarii prawnej z wieloletnim doświadczeniem w zakresie obsługi sektora TSL. Nasi prawnicy przygotują kontrakt i przeprowadzą negocjacje z kontrahentem, uwzględniając interes reprezentowanej strony, a w razie potrzeby podejmą się zastępstwa procesowego. Doskonale wiemy, które klauzule w zleceniu transportowym okażą się skuteczne i w jaki sposób efektywnie zabezpieczyć interesy naszych klientów.

Antonina Schneider

Pytania i odpowiedzi

Czy w umowie przewozu warto uregulować ubezpieczenie towaru?

Choć przepisy prawa jasno określają który podmiot – i w jakich okolicznościach – odpowiada za losy przesyłki, warto doprecyzować w umowie minimalne warunki polisy ubezpieczeniowej.

Na wypadek jakich uchybień nadawca może wskazać w liście przewozowym kwotę specjalnego interesu?

Zgodnie z art. 26 konwencji CMR specjalny interes może zostać zadeklarowany dla zaginięcia przesyłki, jej uszkodzenia lub przekroczenia terminu dostawy.

Może Ciebie również zainteresować:

TSL w pigułce:	Warto wiedzieć:
Wzór zlecenia transportowego Prawne podstawy odpowiedzialności przewoźnika za przewożony towar Odpowiedzialność odszkodowawcza przewoźnika w przewozie międzynarodowym Zaginięcie i uszkodzenie towaru Opóźnienie dostawy a kara umowna	Windykacja należności w transporcie Świadectwo kierowcy w transporcie międzynarodowym Czynności ładunkowe, rozmieszczające, zabezpieczające w Prawie przewozowym Odpowiedzialność za treść listu przewozowego Kary umowne w zleceniach transportowych