Marcin Staniszewski
|
20 lutego 2022
Spis treści

Otwarcie granic oraz uwolnienie działalności gospodarczej doprowadziły do szybkiego wzrostu gospodarczego tysięcy firm w Polsce. Jedną ze szczególnie dynamicznie rozwijających się gałęzi biznesu jest transport, logistyka i spedycja towarów. Działa ona nie tylko na skalę krajową, ale także międzynarodową. Wielu polskich kierowców realizuje przewozy do Niemiec, Francji czy Włoch.Dopóki strony umowy rozliczają się uczciwie, nie ma powodu do obaw. Co jednak zrobić, kiedy kontrahent nie chce uregulować faktury?

O czym musisz pamiętać?

O bezpieczeństwo swojej firmy możesz zadbać już na samym początku. Jeżeli chcesz zminimalizować ryzyko trafienia na nieuczciwego kontrahenta, zacznij od wstępnej weryfikacji firmy, z którą planujesz nawiązać współpracę. Zadbaj też o staranne przygotowanie wszystkich dokumentów.

Weryfikacja kontrahenta

W przypadku polskich przedsiębiorców weryfikacja jest prosta – w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej znajdziesz informacje dotyczące m.in. daty rozpoczęcia, zawieszenia i ewentualnego zakończenia działalności i wiele innych informacji.

Szczególną uwagę warto zwrócić na wpisy dotyczące wszczęcia postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego, a w przypadku spółek handlowych także na:

  • osoby legitymowane do reprezentowania przedsiębiorstwa,

  • informacje o złożeniu sprawozdań finansowych,

  • wysokość kapitału zakładowego lub akcyjnego,

  • informacje o przekształceniach, podziałach i połączeniach.

W przypadku kontrahentów zagranicznych warto posiłkować się danymi, które znajdują się na właściwych portalach poświęconych działalności gospodarczej, które funkcjonującą w konkretnych państwach. Będzie to np.

  • Rejestr przedsiębiorców (Unternehmensregister) – w Niemczech,

  • Duński Rejestr Działalności Gospodarczej (Erhvervsstyrelsen) – w Danii,

  • Rejestr Przedsiębiorców Republiki Łotewskiej (Latvijas Republikas Uznemumu registrs)– na Łotwie.

Zasoby unijne obejmują także portal European e-Justice oraz European Business Registry Association. Dodatkowo kontrahentów wpisanych do rejestru podatku VAT można lokalizować poprzez system VIES. To unijny portal, który służy do wyszukania spółki po numerze VAT oraz powiązanych z nim informacji.

Alternatywnym rozwiązaniem dla korzystania z powszechnie dostępnych rejestrów jest tzw. wywiad gospodarczy. To zespół całkowicie legalnych działań, które pozwalają na zdobycie informacji o spółce m.in. ze stron internetowych, danych zgromadzonych na portalach społecznościowych (coraz popularniejszych w biznesie) oraz rozmów z pracownikami.

Pamiętaj, że wywiad gospodarczy nie jest tym samym co szpiegostwo gospodarcze. Jego stosowanie nie narusza zasad uczciwej konkurencji.

Dbałość o dokumenty

Przed koniecznością przymusowego windykowania należności mogą zabezpieczyć też prawidłowo skonstruowane dokumenty. O czym przede wszystkim powinieneś pamiętać?

  • Umowa

Sporządzając umowę, zadbaj o precyzyjne wskazanie praw i obowiązków stron, przedmiotu umowy oraz terminów, których kontrahenci powinni przestrzegać. Stosuje także mechanizmy zabezpieczające dopasowane do konkretnej sytuacji jak kary umowne, kaucje lub gwarancje bankowe.

  • List przewozowy

W prawie transportowym szczególnie istotną funkcję odgrywa także list przewozowy. To dokument handlowy, który wydawany podczas przekazywania ładunku przewoźnikowi. Stanowi potwierdzenie zawartej umowy przewozu, a jednocześnie legitymuje odbiorcę towaru do zarządzania nim i dochodzenia ewentualnych należności.

List przewozowy pomaga także w określeniu przedmiotu umowy (ilości i wadze) przewożonych towarów. Dokument może też zawierać szereg innych informacji, jak termin realizacji przewozu czy warunki, w jakich powinien być on realizowany (dotyczy to zwłaszcza towarów wrażliwych, jak żywność, lekarstwa lub materiały chemiczne).

Prawidłowe wypełnienie listu przewozowego jest bardzo ważne, ponieważ niewpisanie w nim zastrzeżeń – w myśl konwencji CMR – należy rozumieć, jako:

    • dobry stan towaru lub jego opakowania w momencie wydania rzeczy przewoźnikowi,

    • zgodność ilości, cech i parametrów z danymi ujawnionymi w liście.

Oczywiście brak lub niepoprawne wypełnienia listu przewozowego nie niweczą możliwości dochodzenia roszczeń. Skutecznie utrudniają jednak udowodnienie błędów po stronie nadawcy, przewoźnika lub odbiorcy.

  • Faktura

Wreszcie, sprzedawca powinien zadbać o prawidłowe dane do faktury i właściwe informacje pozwalające na zidentyfikowanie kontrahentów, a także inne (np. obligujące do stosowania mechanizmu split-payment). Warto pamiętać, że w poszczególnych krajach faktura może wyglądać nieco inaczej.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy obiegu dokumentów niezbędnych do realizacji przewozu, skorzystaj z pomocy prawników doświadczonych w analizie, opiniowaniu i sporządzaniu dokumentów gospodarczych.

Postępowanie polubowne

Jeżeli trudności w odzyskaniu wymagalnej należności występują pomimo dochowania należytych starań na etapie poprzedzającym zawarcie umowy, należy zacząć od podjęcia działań polubownych.

Zalety „miękkiejwindykacji” to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy, brak konieczności oczekiwania na wyrok sądowy i działanie komornika. Praktyka pokazuje, że wiele nieporozumień udaje się zażegnać bez wdawania się w spór. Dobre praktyki negocjacyjne zakładają ustalenie w pierwszej kolejności, dlaczego kontrahent nie zapłacił faktury.

Często może się okazać, że zaległości w płatności rachunków nie są działaniem celowym, nakierowanym na wykorzystanie uczciwości drugiej strony umowy. Mogą wynikać z przejściowego braku płynności finansowej, utraty własnego klienta albo zwykłego błędu ludzkiego.

Metody „miękkiej windykacji”

Podstawowym działaniem, które powinno skłonić dłużnika do zapłaty należności jest wezwanie do zapłaty. To pismo, w którym domagasz się konkretnego świadczenia pieniężnego wynikającego z umowy. Dobrze skonstruowane wezwanie do zapłaty powinno zawierać:

  • datę i miejsce sporządzenie pisma,

  • oznaczenie stron umowy,

  • wskazanie podstawy żądania (np. faktury),

  • określenie wysokości należności wraz z odsetkami,

  • wyznaczenie terminu do zapłaty (np. 14 lub 21 dni),

  • wskazanie działań, jakie zostaną podjęte w sytuacji, kiedy dłużnik do zastosuje się do wezwania,

Wezwanie do zapłaty należy podpisać, a następnie wysłać do dłużnika w taki sposób, aby móc monitorować losy korespondencji, a zwłaszcza datę jej podjęcia (np. listem poleconym lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Dobrym zwyczajem jest także załączanie do wezwania kopii dokumentu, z którego wierzyciel wywodzi swoje roszczenie. W ten sposób likwiduje się wątpliwości co do identyfikacji stosunku prawnego.

Inną metodą „miękkiej windykacji” jest podanie firmy dłużnika do rejestru dłużników zarządzanego przez Biuro Informacji Gospodarczej. Taki wpis skutecznie utrudni dłużnikowi ubieganie się o większość form zewnętrznego finansowania działalności gospodarczej (np. leasing lub kredyt). Większość instytucji przed udzieleniem wsparcia weryfikuje ten rejestr.

W Polsce funkcjonuje kilka różnych rejestrów dłużników. Są to:

  • Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,

  • ERIF Biuro Informacji Gospodarczej,

  • Krajowy Rejestr Długów BIG,

  • BIG InfoMonitor

Skorzystanie z usług rejestru dłużników wymaga podpisania umowy, a następnie zgłoszenia podmiotu zalegającego ze spłatą. Zadłużenie przedsiębiorcy nie może być niższe niż 500 zł, a wpis musi być poprzedzony ostrzeżeniem o planie zgłoszenia dłużnika do rejestru.

Postępowanie sądowe

Kiedy działania polubowne nie przynoszą rezultatu, jedynym sposobem na skuteczne windykowanie należności jest skierowanie sprawy na drogę sądową.

Gdzie złożyć pozew?

Właściwość sądu w przypadku sporów transportowych będzie wyglądała nieco inaczej, w zależności od tego, czy mamy do czynienia z przewozem krajowym, unijnym czy międzynarodowym.

Transport krajowy

W przypadku transportu krajowego pozew można złożyć, korzystając z właściwości ogólnej (sądem właściwym będzie wtedy sąd siedziby dłużnika). W wielu przypadkach wygodniejsze rozwiązanie to odwołanie się do właściwości przemiennej dla stosunków umownych zgodnie z treścią art. 34 k.p.c. W tej sytuacji wierzyciel może wybierać między sądem ogólnym, a właściwym dla miejsca wykonania umowy. Dlatego tak ważne jest, aby w treści kontraktu zastrzec miejsce, które będzie związane z realizacją umowy.

Strony mogą także przewidzieć tzw. klauzulę prorogacyjną i określić w niej właściwość miejscową sądu.

Właściwość rzeczową określa art. 16 oraz 17 pkt 4 k.p.c., które uzależniają sąd pierwszoinstancyjny od wartości przedmiotu sporu:

  • do 75 tysięcy złotych właściwe są sądy rejonowe,

  • powyżej tej kwoty właściwe są sądy okręgowe.

Ma to duże znaczenie na etapie postępowania odwoławczego, ponieważ apelację można złożyć, w zależności od konfiguracji procesowej, do sądu okręgowego lub apelacyjnego.

Wyjątkiem od priorytetu klauzuli prorogacyjnej jest złożenie pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym. W tej sytuacji wyłącznie właściwym będzie XVI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego dla Lublina-Zachód w Lublinie.

Jeżeli spór dotyczy roszczenia z polisy OC (np. w wyniku wypadku z udziałem samochodu transportowego), właściwość sądu zostanie określona z użyciem art. 20 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych. Zgodnie z tym przepisem, powództwo można wytoczyć:

  • według właściwości ogólnej,

  • przed sąd właściwy dla miejsca zamieszkania lub siedziby poszkodowanego albo uprawnionego z umowy ubezpieczenia.

Transport międzynarodowy

Określenie właściwości sądu w transporciemiędzynarodowym wymaga sięgnięcia przede wszystkim do Konwencji CMR. Artykuł 31 aktu stanowi, że spory, które wynikają z przewozów podlegających regulacji Konwencji CMR mogą być rozstrzygane przez sądy umawiających się krajów, określonych przez strony w drodze wspólnego porozumienia, a ponadto przez sądy kraju, na którego obszarze:

  • pozwany ma stałe miejsce zamieszkania, główną siedzibę lub filię albo agencję, za pośrednictwem której zawarto umowę o przewóz,

  • znajduje się miejsce przyjęcia towaru do przewozu lub miejsce jego dostawy, i nie może wnosić sprawy do innych sądów.

Powód może więc wybrać jurysdykcję krajową, korzystając nawet z kilku dostępnych możliwości. Strony nie mogą zastrzec w umowie postanowienia, które było sprzeczne z treścią Konwencji CMR.Wybór sądu krajowego będzie ustalany każdorazowo w oparciu o przepisy proceduralne danego państwa.

Spory transportowe w obrębie Unii Europejskiej

Jeżeli spór zaistniał między kontrahentami mającymi siedzibę w Unii Europejskiej, znaczenie dla ustalenia sądu właściwego ma rozporządzenie nr 593/2008 w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (tzw. Rzym I).

Zgodnie z jego treścią, jeżeli strony nie ustalą prawa właściwego dla przewozu towarów, spór będzie rozstrzygany według porządku prawnego państwa „w którym przewoźnik ma miejsce zwykłego pobytu, pod warunkiem, że w tym samym państwie znajduje się miejsce przyjęcia towaru do przewozu lub miejsce dostawy, lub miejsce zwykłego pobytu nadawcy. W przeciwnym razie stosuje się prawo państwa, w którym strony uzgodniły miejsce dostawy.”

Warto podkreślić, że rozporządzenie Rzym I określa prawo właściwe do rozstrzygania sporów, ale nie ma wpływu na właściwość rzeczową i miejscową sądów.Wyroki sądów wydawane na terenie państw członkowskich mają jednakową moc i są wiążące w pozostałych państwach członkowskich. Oznacza to, że wyrok wydany przez sąd w Hiszpanii można egzekwować również w Polsce. W przypadku zaangażowania się w międzynarodowy spór sądowy niezbędna jest jednak wiedza z zakresu prawa obcego.

Elektroniczne postępowanie upominawcze

Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) to tańsza i prostsza alternatywa dla tradycyjnego postępowania sądowego. Przygotowany pozew wraz ze skanami załączników składany jest w e-sądzie. Jeżeli sprawa nie trafi do postępowania zwykłego, można uniknąć:

  • konieczności przygotowywania dokumentacji w kilku egzemplarzach,

  • standardowej opłaty od pozwu (w EPU to 1,25% wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 30 zł),

  • obowiązku stawiennictwa na rozprawie.

Wszystkie powiadomienia dotyczące zmiany statusu sprawy powód otrzymuje elektronicznie.

Wniesienie przez pozwanego sprzeciwu powoduje upadek nakazu zapłaty, skierowanie sprawy do postępowania zwykłego. Wtedy też pozwany otrzymuje po raz pierwszy pozew wraz z załącznikami i może podjąć merytoryczną obronę przed żądaniami powoda.

Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami prawa przewozowego, skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego przysługuje dopiero po wyczerpaniu drogi reklamacji lub skierowaniu wezwania do zapłaty. Dłużnik ma 3 miesiące na zapłatę należności, liczone od dnia doręczenia reklamacji lub wezwania do zapłaty.

Europejski nakaz zapłaty

Europejski nakaz zapłaty można wykorzystywać w sprawach cywilnych lub handlowych o charakterze transgranicznym (jeżeli choć jedna ze stron ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim niż sąd rozpatrujący sprawę).

Europejski nakaz zapłaty wydają sądy wszystkich krajów (poza Danią), ale warunki jego uzyskania mogą różnić się w poszczególnych państwach członkowskich (np. co do opłat lub dokumentów). Pamiętaj, że na ustalenie jurysdykcji sądu wpływ mają nie tylko unijne przepisy, ale także treść zawartej umowy.

Jeżeli sąd danego państwa nie stwierdzi braków formalnych pozwu, wyda nakaz zapłaty i doręczy go dłużnikowi. Może on złożyć sprzeciw w terminie 30 dni od dnia otrzymania orzeczenia. W takiej sytuacji sprawa trafi do rozpoznania przed sąd, który wydał nakaz zapłaty.

Uważaj na terminy przedawnienia roszczeń

Wierzyciel powinien zwracać szczególną uwagę na terminy przedawnienia, które w przypadku usług transportowych są wyjątkowo krótkie:

  • zgodnie z art. 32 Konwencji CMR termin przedawnienia wynosi 12 miesięcy (lub 3 lata, jeżeli sąd rozpoznający sprawę stwierdzi niedbalstwo lub złą wolę kontrahenta),

  • zgodnie z prawem przewozowym, roszczenia przedawniają się z upływem 1 roku, a w przypadku ubytku lub uszkodzenia przesyłki, 2 miesięcy. Przedawnienie roszczeń pomiędzy przewoźnikami wynosi 6 miesięcy.

Bez względu na przyjęty reżim – krajowy lub międzynarodowy – terminy przedawnienia nie ulegają wydłużeniu! Jedynie w wyjątkowych sytuacjach przepisy zezwalają na zawieszenie biegu przedawnienia (np. działania zbrojne). Przeoczenie upływu terminu uniemożliwi skuteczną windykację należności.

Egzekucja zasądzonych należności

Uzyskanie prawomocnego wyroku nie oznacza jeszcze odzyskania należności. Kompleksowa obsługa prawna powinna rozszerzać się także na działania przed organem powołanym do egzekucji. W Polsce są to komornicy działający przy sądach rejonowych, ale w każdym państwie członkowskim dochodzenie należności będzie wyglądało nieco inaczej.

Różnice mogą dotyczyć:

  • wysokości wnoszonych opłat,

  • rodzajów i struktury wniosków egzekucyjnych,

  • przymusu adwokackiego (jest to konieczność działania przez profesjonalnego pełnomocnika).

Jeżeli dłużnik nie chce dobrowolnie zrealizować wyroku sądowego, konieczne będzie skorzystanie z windykacji przed komornikiem.Jeżeli Twój kontrahent zwleka z zapłatą lub nie reaguje na wezwania do zapłaty, nie zwlekaj! Odsuwając w czasie podjęcie działań zmierzających do windykacji, zmniejszasz swoje szanse na sukces.

Marcin Staniszewski

Radca Prawny



Zaufali nam:


5/5 - (liczba głosów: 3)