Anna Kuleszewicz-Toborek
|
30 grudnia 2021
Spis treści

Od 1 stycznia 2022 roku polskie firmy będą musiały zmierzyć się z szeregiem zmian wprowadzanych przez tzw. Polski Ład. Wśród nich pojawią się nowe zasady rozliczania kosztów użytkowania i eksploatacji samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracownika. Jak dokładnie będą wyglądały nowe zasady oraz czy okażą się korzystne?

Samochody służbowe a użytek prywatny – uwagi ogólne

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi wszystkich warunków niezbędnych do wykonywania obowiązków zawodowych. W wielu przypadkach, poza standardowym wyposażeniem miejsca pracy, pracodawca zapewnia także dostęp do samochodu służbowego. Najczęściej dotyczy to zawodów takich jak przedstawiciele handlowi, kurierzy czy dostawcy, choć ogólne grono użytkowników pojazdów służbowych jest znacznie szersze.

Pracownik, zgodnie z obowiązującymi przepisami, posiada możliwość wykorzystywania służbowego samochodu do celów prywatnych, jeśli tylko uzyska taką zgodę od pracodawcy. Do jakich celów prywatnych pracownik może wykorzystywać auto służbowe? Wymienić tu można chociażby dojazdy do domu, dojazdy do sklepu, odbiór dzieci z przedszkoli lub szkół, czy też dojazdy do krewnych lub placówek medycznych.

W dużych zakładach pracy, standardem jest wprowadzanie zasad użytkowania samochodów służbowych w formie regulaminu pracowniczego. Jednakże, w braku tego typu dokumentacji pracowniczej, pracownik powinien zadbać o uzyskanie pisemnego upoważnienia od przełożonego, w którym zawarte będą wszelkie regulacje dotyczące wykorzystywania pojazdu poza godzinami pracy.

Zasady rozliczania kosztów użytkowania i eksploatacji samochodów służbowych przez pracownika

Możliwość użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych przez pracownika stanowi uzyskanie przez niego przychodu. Stanowisko powyższe znajduje swoje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych (m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 23 listopada 2015 r., sygn akt: I SA/Wr 1595/15), jak również w interpretacjach podatkowych (np. Interpretacja Ogólna Nr DD3.8201.1.2020 Ministra Finansów z dnia 11 września 2020 r.).

W myśl obowiązujących przepisów, przychód ten winien zostać należycie opodatkowany. Pewną trudność w tej kwestii sprawia fakt, że wartość świadczenia jest trudna do oszacowania, zważywszy na to, iż samochód służbowy może być wykorzystywany przez pracownika w sposób nieregularny – tj. w różnych dniach i godzinach.

Pewnym rozwiązaniem tej kwestii jest możliwość ustalenia wartości świadczenia za każdy dzień użytkowania służbowego samochodu do celów prywatnych przez pracownika, jeżeli korzysta on z pojazdu przez określoną liczbę dni w miesiącu.

Dotychczasowe regulacje na gruncie podatku PIT

Dotychczasowe regulacje na gruncie podatku PIT zgodne były z treścią art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które przysługiwało pracownikowi z tytułu prywatnego wykorzystywania samochodu służbowego ustalana była na podstawie pojemności silnika pojazdu:

  • 250 zł miesięcznie w przypadku samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,

  • 400 zł miesięcznie w przypadku samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm 3.

W przypadku wspomnianej wyżej sytuacji, w której pracownik wykorzystywał służbowy pojazd do celów prywatnych jedynie przez kilka dni w miesiącu, wartość świadczenia ustalana była za każdy dzień w wysokości 1/30 kwoty ryczałtu. W sytuacji, w której wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, kwotę ryczałtu pomniejsza się o koszty, jakie pracownik poniósł w związku
z ww. świadczeniem. Dopiero kwota będąca różnicą pomiędzy wartością ryczałtu a odpłatnością poniesioną przez pracownika stanowić będzie wartość przychodu pracownika.

Kwota ryczałtu, jako część przychodu pracownika, stanowi podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jak również stanowi podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zmiany w podatku PIT od 2022 roku

Powyższe zasady ustalania wartości świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ulegną całkowitej zmianie od stycznia 2022 roku zgodnie z wprowadzeniem podatkowej części „Polskiego Ładu”. Przede wszystkim, podstawą do ustalenia ryczałtu nie będzie już pojemność silnika, a jego moc. A zatem koszt poniesiony przez pracownika wyniesie:

  • 250 zł miesięcznie w przypadku pojazdów o mocy silnika do 60 kW, jak również samochodów elektrycznych oraz napędzanych wodorem;

  • 400 zł miesięcznie w przypadku pojazdów o mocy silnika przekraczającej 60 kW.

Zmianom natomiast nie ulegnie zasada ustalania ryczałtu w przypadku korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca (1/30 kwoty za każdy dzień miesiąca) oraz zasada pomniejszania kwoty ryczałtu o kwotę odpłatności poniesionej przez pracownika w związku z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych.

Wpływ ryczałtu na składki ZUS za używanie samochodów służbowych do celów prywatnych

Jeśli pracownik uzyskał możliwość wykorzystywania służbowego samochodu do celów prywatnych, to jego pracodawca zobowiązany jest doliczyć kwotę ryczałtu do miesięcznego przychodu pracownika. Przychód z kolei, stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne tegoż pracownika.

Podstawą do wymiaru składek ZUS jest wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Wskutek zmian wprowadzanych przez „Polski Ład”, ryczałt nie tylko wzrośnie, lecz nadal będzie stanowił podstawę do obliczeń podatku i składek ZUS, a w tym: składki zdrowotnej. Od 2022 roku kwota składki zdrowotnej nie będzie odliczana od podatku dochodowego, co bezpośrednio przełoży się na zwiększenie kwoty tego podatku.

Wykorzystanie samochodów prywatnych do celów służbowych

W przypadku wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych nie nastąpią żadne zmiany związane z Polskim Ładem. Istniejące przepisy umożliwiają wykorzystywanie przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych. Pracownik, który wykorzystuje w pracy swoje prywatne auto, ma prawo ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków na jego eksploatację (przykładem mogą być opłaty za parkingi lub przejazd drogami płatnymi). Z kolei jego pracodawca posiada możliwość zaliczenia zwróconej pracownikowi kwoty do kosztów uzyskania przychodu ze swojej działalności. Zasady te regulowane są w przepisach Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Warto podkreślić, iż podróż służbowa ma miejsce w przypadku, gdy pracownik musi opuścić swoje miejsce pracy w celu wykonania obowiązków służbowych. Jeśli do odbycia takiej podróży wykorzystuje samochód prywatny, może ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu – jest to tzw. „kilometrówka”. Stawka ta wynika z przepisów i nie może być wyższa niż:

  • 0,5214 zł dla samochodów z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3;

  • 0,8358 zł dla samochodów z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3.

Jak już wspomniano wyżej, „Polski Ład” nie wprowadza żadnych zmian w kwestii tych rozliczeń.

Podsumowanie

Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzone zostaną zmiany zasady ustalania ryczałtu przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Niestety, nie będą one korzystne. Na podstawie nowych przepisów ryczał się zwiększy, w związku z czym zwiększeniu ulegnie także zobowiązanie pracownika. Pracownik zapłaci nie tylko wyższy podatek PIT, ale wzrosną także jego składki ZUS. Nadal możliwa będzie proporcjonalna redukcja kwoty ryczałtu, jeżeli pojazd służbowy nie był wykorzystywany przez pracownika przez cały miesiąc.

FAQ

Odpowiedź na to pytanie niestety jest negatywna- większość pracowników korzystających prywatnie z samochodów służbowych będzie objęta wyższą stawką ryczałtu, co przeniesie się na zwiększenie ich zobowiązania podatkowego.

Zmiany w PIT wprowadzone w tzw. Polskim Ładzie nie zmieniają zasad rozliczenia użytkowania samochodów prywatnych do celów służbowych. Dotyczy to zarówno tzw. “kilometrówki” jak i zasad rozliczenia eksploatacji pojazdu.

Pisząc o zmianach Polskiego Ładu nie można zapominać o zapowiedzianej na połowę 2022 roku nowelizacji Polskiego Ładu. Jej tekst nie jest jeszcze finalnie znany, aczkolwiek wydaje się, że nie będzie przynosił on zmian w przedmiocie użytkowania samochodów służbowych prywatnie.

Marcin Staniszewski

Radca Prawny



Zaufali nam:


Może Ciebie również zainteresować:

5/5 - (liczba głosów: 5)