Kontrola KNF w instytucji nadzorowanej

Komisja Nadzoru Finansowego (Urząd Komisji Nadzoru Finansowego) jest instytucją, która dba o to, aby rynek finansowy w Polsce funkcjonował w sposób prawidłowy. Zapewnia stabilność, bezpieczeństwo obrotu oraz przejrzystość funkcjonowania. Kreuje także zaufanie uczestników do rynku finansowego oraz zapewnia ochronę ich interesów. Aby powyższe było możliwe, głównym zadaniem Komisji jest nadzór nad podmiotami rynku finansowego. Są to instytucje, które świadczą usługi oparte o instrumenty finansowe (dystrybucji ubezpieczeń organ nadzoru). Możemy podzielić je na kilka podstawowych kategorii:

1. podmioty sektora bankowego – w tym banki komercyjne (w postaci spółek akcyjnych), banki hipoteczne, banki państwowe oraz banki spółdzielcze,
2. podmioty sektora kapitałowego – firmy inwestycyjne i ich agenci, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, alternatywne spółki inwestycyjne, domy maklerskie, doradcy inwestycyjni i maklerzy giełdowi, emitenci akcji;
3. podmioty sektora ubezpieczeniowego – zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracyjne;
4. podmioty sektora emerytalnego – podmioty oferujące produkty emerytalne (PPK, PPE, PTE lub IKE/IKZE);
5. kasy spółdzielcze, tzw. SKOKi;
6. podmioty sektora usług płatniczych i pieniądza elektronicznego – m.in. Małe Instytucje Płatnicze, Biura Usług Płatniczych, Krajowe Instytucje Płatnicze, oraz dostawcy świadczący usługę dostępu do informacji o rachunku (AISP);
7. instytucje sektora pożyczkowego – od 1 stycznia 2024 roku, i tylko w zakresie w zakresie udzielania kredytu konsumenckiego, firmy pożyczkowe podlegają nadzorowi sprawowanemu przez Komisję Nadzoru Finansowego zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 12 maja 2011 roku o kredycie konsumenckim.

Komisja wykonuje czynności nadzorcze, wobec powyższych podmiotów, na podstawie m.in. przepisów Ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym. Zgodnie z art. 26 ww. Ustawy, Komisja może przeprowadzać kontrole działalności lub sytuacji finansowej podmiotów nadzorowanych, przez które Ustawa rozumie:

• podmioty prowadzące działalność na rynku kapitałowym na podstawie zezwoleń Komisji lub innego właściwego organu administracji, oraz
• inne podmioty – w zakresie, w jakim ciążą na nich określone w odrębnych przepisach obowiązki związane z uczestnictwem w tym rynku.

Co więcej, z przywołanego przepisu wynika także uprawnienie Komisji do kontrolowania również:

• osób trzecich, jeśli podmiot nadzorowany powierzył, w granicach upoważnienia wynikającego z właściwych przepisów, wykonywanie niektórych czynności z zakresu podlegającego nadzorowi Komisji,
• podmiotów zależnych od podmiotów nadzorowanych;
• banku, o którym mowa w art. 70 ust. 2 Ustawy o Obrocie Instrumentami Finansowymi.

Kontrole Komisji mają co do zasady charakter bezpośredni. Oznacza to, że przeprowadzane są przez pracowników Komisji, zwanych kontrolerami, w siedzibie danego podmiotu, w szczególności w lokalu jego centrali, oddziału lub przedstawicielstwa. W tym miejscu warto także wspomnieć o zasadzie wyrażonej w art. 32 ust. 8 Ustawy, tj. zasadzie minimalizacji uciążliwości kontroli. Zgodnie z przywołanym przepisem, przeprowadzenie kontroli nie powinno, w miarę możliwości, zakłócać pracy kontrolowanego.

Kontrolerzy

Kontrolerzy, o których już wspomniano, to osoby co do zasady będące pracownikami Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego upoważnione przez Przewodniczącego KNF do przeprowadzenia kontroli. W drodze wyjątku kontrolerami mogą być także osoby niezatrudnione w UKNF, ale posiadające rozległą wiedzę najczęściej z zakresu IT, sprawozdawczości finansowej oraz otoczenia regulacyjnego.

W ramach zespołu, przeprowadzającego kontrolę w podmiocie nadzorowanym, działają minimum dwie osoby. Przed rozpoczęciem czynności są oni zobligowani okazać swoją legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Kontrolerzy informują również osoby reprezentujące podmiot nadzorowany o przysługujących mu prawach i obowiązkach, w szczególności o skutkach prawnych utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia czynności kontrolnych, a także o odpowiedzialności za złożenie nieprawdziwych wyjaśnień lub zatajenie prawdy.

Podmiot nadzorowany powinien zapewnić kontrolerom odpowiednie warunki do sprawnego przeprowadzenia kontroli. W miarę możliwości, udostępnia im rozwiązania techniczne: komputery, sieć bezprzewodową, telefon czy kserokopiarkę, które mają usprawnić wykonywanie czynności kontrolnych, a także odrębne pomieszczenie, w którym zespół kontrolujący może dokonywać przeglądu dokumentacji, ksiąg i innych nośników informacji.

Czynności kontrolne

Jakie metody stosuje Komisja w ramach prowadzonych kontroli? Przede wszystkim dąży do tego, aby zapoznać się z działaniami konkretnego podmiotu i jego sposobami prowadzenia działalności. W tym celu bada dokumentację operacyjną podmiotu, a także przeprowadza rozmowy z pracownikami. Może również zwrócić się z żądaniem prezentacji dodatkowych informacji czy wyjaśnień przez podmiot kontrolowany, jeśli uzna takie działanie za zasadne.

Kontrolowany podmiot ma obowiązek dostarczyć dane kontrolerom bez zbędnej zwłoki. Obowiązek ten rozszerzony jest także na osoby wchodzące w skład statutowych organów kontrolowanego lub osoby pozostające z kontrolowanym w stosunku pracy, zlecenia lub innym stosunku prawnym o podobnym charakterze. Są one obowiązane do niezwłocznego sporządzenia i przekazania, na koszt kontrolowanego, kopii dokumentów, korespondencji elektronicznej, rejestrów połączeń telefonicznych i rejestru przesyłu danych lub innych nośników informacji oraz udzielenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień, dotyczących przedmiotu kontroli w terminie, w sposób i w formie określonych w żądaniu.

W ramach wykonywanych czynności, zespół kontrolny ma nie tylko uprawnienie wglądu w dokumentację podmiotu nadzorowanego czy przeprowadzenia rozmów z pracownikami. Kontroler ma także prawo wstępu do miejsc i pomieszczeń. Jest uprawniony do swobodnego poruszania się bez obowiązku uzyskania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej. Samodzielnie może sporządzać kopie przedłożonej mu dokumentacji oraz żądać sporządzenia zestawień określonych danych i informacji na podstawie dokumentów i innych nośników informacji, wyznaczając sposób i formę oraz odpowiedni termin do ich przekazania.

Zgodnie z art. 34 Ustawy o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, ustaleń dokonuje się na podstawie zebranych w toku kontroli:

• dokumentów, innych nośników informacji i rejestrów;
• wyjaśnień udzielonych przez osoby będące członkami organów, pracownikami i współpracownikami,
• danych i informacji zamieszczonych w systemach informatycznych;
• oświadczeń osób trzecich;
• zapisów obrazu lub dźwięku;
• innych materiałów, które mogą przyczynić się do ustalenia stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą.

Należy pamiętać, ze w przypadku, gdy w ramach kontroli, Komisja odbiera ustne wyjaśnienia od osób występujących z ramienia podmiotu nadzorowanego, każdorazowo powinien zostać sporządzony protokół. Swoje egzemplarze podpisują i otrzymują zarówno kontroler jak i kontrolowany.

Protokół kontrolny

W wyniku przeprowadzonej kontroli, Komisja dokonuje analizy zebranych informacji i danych. Dokumentem, który dowodzi przeprowadzonych czynności, jest protokół kontroli. To w nim także zamieszcza się wyniki kontroli.

Protokół kontroli zostaje sporządzony w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeśli ma on formę papierową wówczas kontrolerzy sporządzają trzy egzemplarze, z czego dwa przekazują do podmiotu kontrolowanego. Tymczasem protokół kontroli utrwalony w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym kontrolera i także przekazuje do instytucji nadzorowanej. Protokół musi także – bez względu na swoją formę – zostać odpowiednio podpisany, zgodnie z reprezentacją, przez kontrolowanego.

Zespół ma 30 dni od dnia zakończenia kontroli, aby przekazać protokół podmiotowi nadzorowanemu. Protokoły kontroli doręcza się kontrolowanemu bezpośrednio, za pokwitowaniem. albo odpowiednio na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Zgodnie z listą elementów obligatoryjnych, zawartą w art. 35a Ustawy o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, protokół musi zawierać:

• firmę (nazwę) i adres kontrolowanego;
• wskazanie jednostek organizacyjnych kontrolowanego, objętych kontrolą;
• imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolerów;
• numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz wzmiankę o jego zmianach;
• określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
• datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
• imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób składających oświadczenia oraz udzielających informacji i wyjaśnień w toku kontroli;
• wzmiankę o pouczeniu, o prawach i obowiązkach kontrolowanego;
• opis dokonanych czynności kontrolnych oraz ustalenia dotyczące stanu faktycznego, ze wskazaniem dokumentów lub innych informacji i materiałów, na jakich ustalenia te zostały oparte, jak również opis stwierdzonych nieprawidłowości, ich zakresu i przyczyn;
• wykaz sporządzonych protokołów oraz wykaz czynności;
• miejsce i datę sporządzenia protokołu kontroli;
• wzmiankę o udzieleniu zaleceń;
• informację, że odmowa podpisania protokołu kontroli nie zwalnia kontrolowanego z wykonania zaleceń,
• zarządzenia Przewodniczącego Komisji wydane w toku kontroli.

Co w przypadku, gdy kontrolowany nie zgadza się z informacjami przedstawionymi w protokole? Zgodnie z art 36 ust 2b Ustawy o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, podmiot nadzorowany może odmówić podpisania protokołu kontroli, wyjaśniając na piśmie przyczyny odmowy. Ma na to 14 dni od dnia doręczenia mu protokołu. Może także złożyć umotywowane zastrzeżenia do treści protokołu. Zastrzeżenia należy zgłosić w formie pisemnej Przewodniczącemu Komisji w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. W odpowiedzi na złożone zastrzeżenia Przewodniczący może – uwzględniając wyartykułowane uwagi – dokonać zmiany protokołu w postaci aneksu, lub wydać stanowisko w którym wskaże argumenty przemawiające za nieuwzględnieniem zastrzeżeń. Przewodniczący jest zobligowany do rozpatrzenia zastrzeżeń w terminie 30 dni od dnia ich złożenia.

Zalecenia pokontrolne

Jednym z najważniejszych elementów protokołu pokontrolnego są zalecenia. Jeśli w trakcie prowadzenia czynności Komisja dostrzeże uchybienia lub nieprawidłowości w zakresie działalności podmiotu, może zobowiązać go do podjęcia określonych działań naprawczych i wyznaczyć termin na ich wykonanie, nie krótszy niż 14 dni. W przypadkach niecierpiących zwłoki, gdy wymaga tego bezpieczeństwo obrotu lub interes inwestorów, Przewodniczący Komisji może wydać zalecenia nawet przed zakończeniem kontroli.

KNF posiada szereg kompetencji w zakresie stosowania środków nadzorczych. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w funkcjonowaniu podmiotu nadzorowanego może nakładać kary finansowe przewidziane w przepisach prawa, a także w ostateczności cofnąć zezwolenie na prowadzenie działalności przez daną instytucję. W przypadkach naruszeń mniejszej wagi, Komisja wydaje zwykle zalecenia, kierowane indywidualnie do danego podmiotu, lub rekomendacje i wytyczne, których celem jest oddziaływanie na cały sektor rynku finansowego.

Podmiot nadzorowany zobowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w dniu następnym po upływie terminu do usunięcia nieprawidłowości wskazanych w zaleceniach, do przekazania Komisji informacji o sposobie ich uwzględnienia, wskazując szczegółowy sposób usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Zachęcamy także do zapoznania się z artykułem „, Lista ostrzeżeń KNF – czym jest i jak zostać z niej skreślonym?” dostępnym na naszej stronie, z którego dowiedzą się Państwo czym jest lista ostrzeżeń publicznych KNF i kto może na nią trafić.

W sytuacji, gdy osoby działające z ramienia podmiotu nadzorowanego, nie współpracują z zespołem kontrolnym, narażają się przede wszystkim na wysoką grzywnę. Zgodnie z art. 46 Ustawy o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, ten kto utrudnia lub udaremnia przeprowadzanie czynności w postępowaniu kontrolnym lub administracyjnym, podlega karze grzywny do 500 000 zł, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Ponadto, Komisja może w drodze decyzji nałożyć na instytucję nadzorowaną karę pieniężną w wysokości do 20 000 000 zł, jeżeli kontrolowany uniemożliwia lub utrudnia rozpoczęcie lub przeprowadzenie kontroli, w tym nie wykonuje obowiązków lub uniemożliwia wykonywanie czynności. W przypadku, gdy podmiot utrudnia lub uniemożliwia przeprowadzenie kontroli, kontroler może także skorzystać z pomocy funkcjonariuszy Policji. Funkcjonariusze Policji wykonują na polecenie kontrolera czynności umożliwiające sprawne i niezakłócone przeprowadzenie kontroli.