Podwyższenie kapitału zakładowego w spółce z o.o. (procedury) - Jak zrobić to zgodnie z prawem?

Minimalna wysokość kapitału zakładowego została przewidziana w przepisach kodeksu spółek handlowych dla następujących podmiotów:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – 5 tysięcy złotych;
• spółki komandytowo-akcyjnej – 50 tysięcy złotych;
• spółki akcyjnej – 100 tysięcy złotych;
• prostej spółki akcyjnej – 1 zł.

Umowa lub statut spółki mogą przewidywać znacznie wyższe wartości, nie można jednak zadeklarować kapitału zakładowego na poziomie niższym niż wynikający z ustawy. Wiele firm poprzestaje na wpisaniu do umowy minimalnej wysokości kapitału zakładowego, nie przywiązując do tej kwestii wagi. Kiedy przedsiębiorstwo zaczyna się rozwijać, może się jednak okazać, że wyższy kapitał zakładowy jest potrzebny.

Przede wszystkim warto pamiętać, że podwyższenie kapitału zakładowego jest formą dokapitalizowania spółki zarówno przez dotychczasowych, jak i nowych wspólników. Za podwyższeniem kapitału zakładowego przemawia zwiększenie skali prowadzonej działalności gospodarczej. Mechanizm może też posłużyć zwiększeniu składu osobowego podmiotu poprzez przystąpienie nowych wspólników lub akcjonariuszy – obejmują oni nowe udziały w zamian za wkład do spółki.

Wysoki kapitał zakładowy bywa też wymagany przez instytucje finansowe, jako potwierdzenie zdolności kredytowej i uzasadnienie dla udostępnienia kapitału w postaci kredytu lub leasingu.

Przyczyną podwyższenia kapitału zakładowego może być również konwersja, czyli zamiana wierzytelności przysługującym wspólnikom lub wierzycielom spółki w zamian za udziały lub akcje.

Wreszcie warto pamiętać, że wysoki kapitał zakładowy pełni funkcję wizerunkową. Oczywiście spółka może dysponować majątkiem o znacznie większej (lub mniejszej) wartości, a sama granica kapitału zakładowego wskazanego w umowie lub statucie nie gwarantuje wierzycielom, że odzyskają oni swoje pieniądze. Nadal jednak u dużej części przedsiębiorców panuje przekonanie, że wysoki kapitał zakładowy oznacza bezpieczną współpracę.Aby podwyższyć kapitał w spółce, nie wystarczy jednak po prostu przelać pieniędzy na rachunek firmowy lub wnieść aport do spółki. Konieczne jest przeprowadzenie sformalizowanej procedury podwyższenia kapitału zakładowego.

Podwyższenie kapitału zakładowego w spółce z o.o. może zostać dokonane z dwóch grup środków:

• ze środków pieniężnych lub niepieniężnych wniesionych przez dotychczasowych lub nowych wspólników. Wskutek takiej zmiany majątek spółki wzrasta (art. 257 k.s.h.);
• ze środków własnych (kapitału zapasowego lub rezerwowego), udziały powstałe w ten sposób mogą objąć wyłącznie dotychczasowi wspólnicy, a majątek spółki nie ulega zmianie, dochodzi jedynie do przesunięcia wartości majątkowych z kapitału zapasowego lub rezerwowego na zakładowy (art. 260 k.s.h.).

Podwyższenie kapitału może zostać zrealizowane na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki lub w oparciu o jej zmianę. W zależności od woli wspólników polega ono albo na stworzenie zupełnie nowych udziałów, albo podwyższenie wartości tych już istniejących.

Podwyższenie kapitału w drodze zmiany umowy spółki

Podstawowym trybem podwyższenia kapitału zakładowego jest dokonanie tego w drodze zmiany umowy. W sytuacji, gdy umowa spółki z o.o. nie przewiduje możliwości podwyższenia kapitału zakładowego, niezbędne będzie dokonanie zmiany umowy spółki. Zgodnie z art. 246 k.s.h. niezbędne jest zachowanie w tym celu większości 2/3 głosów, chyba że umowa spółki przewiduje w tym celu surowsze warunki. Dotychczasowi wspólnicy mają pierwszeństwo w objęciu nowych udziałów proporcjonalnie do dotychczasowych udziałów. Wezwania do objęcia udziałów wysyła zarząd spółki jednocześnie do wszystkich wspólników.

Stosownie do brzmienia art. 258 §1 k.s.h. in fine, prawo pierwszeństwa należy wykonać w terminie 1 miesiąca od dnia wezwania do jego wykonania. Dla oświadczenia dotychczasowego wspólnika o objęciu nowego udziału bądź udziałów lub o objęciu podwyższenia wartości istniejącego udziału bądź udziałów wymaga zachowania formy aktu notarialnego. W przypadku nowego wspólnika wymagane jest złożenie oświadczenia w formie aktu notarialnego, które obejmuje oświadczenie o:

• przystąpieniu do spółki;
• objęciu udziału lub udziałów.

Jeżeli spółka z o.o. została utworzona z wykorzystaniem systemu S24, nie wymaga się składania oświadczeń w formie aktu notarialnego. Są one składane w systemie teleinformatycznym i powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Nie dotyczy to sytuacji, kiedy spółka S24 została zmieniona poza systemem (u notariusza). W takim wariancie konieczne będzie zachowanie procedury notarialnej.

Podwyższenie kapitału w spółce założonej przez S24 może nastąpić wyłącznie wkładami pieniężnymi. Aby wnieść do spółki aport, należy skorzystać z usług notariusza. Warto pamiętać, że o ile oświadczenie o objęciu udziałów znajduje się wśród dostępnych wzorców, oświadczenie o wniesieniu udziałów na pokrycie podwyższenia kapitału należy sporządzić samodzielnie i wgrać do systemu jako dokument zewnętrzny.

Kolejność działań wspólników przy podwyższaniu kapitału ze zmianą umowy spółki można przedstawić w sposób następujący:

• Zmiana umowy spółki poprzez uchwałę wspólników, podjętą większością 2/3 głosów (art. 246 § 1 KSH), umieszczoną w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 3 KSH). Jeśli taka zmiana zmniejsza prawa osobiste wspólników, to konieczna jest jednogłośność. Zmiana umowy powinna zostać następnie zgłoszona do sądu rejestrowego;
• podjęcie przez zarząd czynności wykonawczych, w szczególności wezwania dotychczasowych wspólników do wykonania prawa pierwszeństwa w odpowiednim terminie (art. 258 § 1 KSH). Ten punkt jest aktualny pod warunkiem, że prawo pierwszeństwa w umowie spółki nie zostało wyłączone. Jeśli prawo to zostanie wyłączone, możliwe jest np. zaoferowanie ich osobie niebędącej dotychczas wspólnikiem;
• złożenie oświadczeń o objęciu udziałów przez odpowiednie osoby, zasadniczo w formie aktu notarialnego (art. 258 § 2 KSH i art. 259 KSH);
• pokrycie objętych udziałów, czyli ich opłacenie wkładem pieniężnym lub niepieniężnym (aportem);
• rejestracja podwyższenia kapitału zakładowego przez sąd rejestrowy na wniosek zarządu. Wniosek zgłoszony powinien zostać w terminie 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały, o której mowa w punkcie pierwszym. Wpis ma charakter konstytutywny, czyli podwyższenie jest skuteczne dopiero z momentem wpisu do KRS.

Zgłoszenie kapitału powinno zostać zgłoszone przez zarząd do sądu rejestrowego właściwego dla siedziby spółki zgodnie z art. 262 §1 k.s.h. Do zgłoszenia podwyższenia należy załączyć:

• uchwałę zgromadzenia wspólników o podwyższeniu kapitału zakładowego;
• oświadczenie wspólników o objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym;
• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione;
• oświadczenie o przystąpieniu do spółki nowego podmiotu w formie aktu notarialnego (jeżeli nie należał on wcześniej do grona wspólników).

Dodatkowo, jeżeli podwyższenie kapitału spowodowało zmianę składu osobowego spółki z o.o., konieczne jest złożenie nowej listy wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu. W treści listy należy wskazać imię i nazwisko lub firmę każdego ze wspólników, a także liczbę i wartość nominalną udziałów każdego ze wspólników. Do zgłoszenia podwyższenia należy też załączyć tekst jednolity umowy spółki, jeżeli podwyższenie kapitału wymagało jej zmiany.

Jeżeli podwyższenie jest dokonywane ze środków własnych spółki (kapitału zapasowego lub rezerwowego) do sądu rejestrowego składa się jedynie uchwałę o podwyższeniu kapitału. Podwyższenie kapitału ma charakter konstytutywny, odnosi skutek z momentem wpisu zdarzenia do KRS. Jeżeli więc spółka planuje ubiegać się o finansowanie zewnętrzne (np. leasing lub kredyt), konieczne będzie wstrzymanie się ze złożeniem wniosku do czasu, aż sąd rejestrowy wpisze podwyższenie do rejestru.

Podwyższenie kapitału zakładowego w spółce nie jest neutralne podatkowo. Prowadzi do zwiększenia majątku danego podmiotu, dlatego zostało objęte regulacją ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych. Stosownie do art. 1 ust. 3 tej ustawy za zmianę umowy spółki uważa się podwyższenie kapitału zakładowego z wkładów lub ze środków spółki oraz dopłaty.

Kwotą opodatkowaną jest wartość, o jaką zmienił się majątek spółki, stawka wynosi 0,5% tej sumy. Podatek należy rozliczyć w terminie 14 dni od dnia powzięcia przez wspólników uchwały o podwyższenia kapitału. Formularz PCC-3 powinien być złożony do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Podstawę opodatkowania pomniejsza się o „koszty uzyskania przychodu”, czyli kwotę brutto pobraną przez notariusza oraz wysokość opłat urzędowych.

Podwyższenie kapitału a zwolnienie z PCC

Ustawa o PCC przewiduje możliwość zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy podwyższaniu kapitału zakładowego. Taka możliwość została wskazana w treści art. 9 pkt. 11 lit. b i c i dotyczy sytuacji, kiedy:

• podwyższenie kapitału zakładowego zostało dokonane z niezwróconych wspólnikom albo akcjonariuszom dopłat albo z niezwróconej pożyczki udzielonej spółce kapitałowej przez wspólnika lub akcjonariusza, które były uprzednio opodatkowane podatkiem PCC lub podatkiem od wkładów kapitałowych do spółek kapitałowych na terytorium państwa członkowskiego innego niż Rzeczpospolita Polska;
• podwyższenie dotyczy części wartości, o jaką wcześniej obniżono kapitał zakładowy w następstwie strat poniesionych przez spółkę kapitałową pod warunkiem, że podwyższenie kapitału zakładowego następuje w okresie 4 lat od jego obniżenia.

Jeszcze innym sposobem na podwyższenie kapitału zakładowego w spółce jest konwersja wierzytelności. Polega ona na tym, że wspólnik będący jednocześnie wierzycielem spółki wnosi swoją wierzytelność jako wkład w zamian za objęcie udziałów (lub akcji).

W rzeczywistości wierzytelność spółki względem wspólnika jest więc spłacana przyznanym mu udziałem w kapitale zakładowym i dochodzi do swego rodzaju potrącenia umownego. Wskutek operacji dochodzi do zmniejszenia zobowiązań i zwiększenia kapitału zakładowego, choć sam majątek spółki nie ulega zmianie.

Podwyższenie kapitału aportem a PIT po stronie wnoszącego aport wspólnika

Przyjrzyjmy się jeszcze sytuacji, w której wspólnik wnosi na poczet podwyższenia kapitału zakładowego wkład niepieniężny, czyli aport w postaci nieruchomości. Co o takiej sytuacji mówią przepisy?

Warto zwrócić uwagę na art. 10 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, zgodnie z którym nie stosuje się przepisów właściwych dla źródła przychodu w postaci odpłatnego zbycia nieruchomości lub ich części albo udziału w nieruchomości, jeżeli odpłatne zbycie następuje w formie wniesienia wkładu niepieniężnego do spółki środków obrotowych lub trwałych, a także wartości niematerialnych lub prawnych. Oznacza to, że zbycie nieruchomości za udziały nie jest równoznaczne ze zbyciem nieruchomości.

Opodatkowaniu w takiej sytuacji podlega przychód, którego wysokość odpowiada wartości wkładu określonej w umowie spółki, a w przypadku braku takiej wartości lub jej zaniżenia – wartości rynkowej na dzień przeniesienia własności aportu zgodnie z art. 17 ust.  pkt 9 ustawy o PIT.

Kosztami uzyskania przychodu dla wspólnika są:

• jeśli wkład jest środkiem trwałym – jego wartość początkowa pomniejszona o sumę odpisów amortyzacyjnych;
• jeśli wkład nie jest środkiem trwałym – faktycznie poniesione koszty na nabycie lub wytworzenie przedmiotu wkładu.

Podwyższenie kapitału zakładowego może być istotne dla wspólników z wielu względów. Ze względu jednak na złożoność procedury i możliwość przeprowadzenia jej na kilka różnych sposobów warto skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej, która zadba o dochowanie niezbędnych formalności. Nasi specjaliści zadbają, aby w wyniku podwyższenia kapitału nie doszło do nieoczekiwanego zachwiania równowagi sił między wspólnikami czy nieplanowanej zmiany jej składu osobowego.