Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o - krok po kroku

Spółka z o.o. jest to spółka kapitałowa posiadająca osobowość prawną. O ile ustawa nie stanowi inaczej, może być utworzona w każdym celu dopuszczalnym prawem. Najczęściej spółka z o.o. tworzona jest w celu prowadzenia działalności gospodarczej.

Główną cechą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest konieczność wniesienia przez wspólników udziałów, które muszą być w minimalnej wartości 5000 zł. Kodeks spółek handlowych stanowi, że minimalna wartość nominalna jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł. Udziały w spółce z o.o. są co do zasady podzielne. Oznacza to, że wspólnicy w umowie spółki ustalić wartość i wysokość udziałów. Udziały są zbywalne i co do zasady, o ile umowa spółki nie zawiera postanowień odmiennych, bardzo łatwo można zmienić skład osobowy spółki.

Korzyścią wyboru tej formy organizacyjno-prawnej jest ograniczona odpowiedzialności wspólników za długi spółki powstałe w toku jej działalności, są one ograniczone do wysokości udziałów. Spółka ponosi odpowiedzialność za swoje zobowiązania samodzielnie. Dopiero w sytuacji, kiedy posiadanego przez nią majątku nie wystarcza na zaspokojenie zobowiązań względem wierzycieli, pojawia się możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności członków zarządu, którzy i tak mają możliwość zwolnienia się spod obowiązku zaspokojenia roszczeń wierzycieli po wykazaniu jednej z przesłanek wymienionych w art. 299 k.s.h.

Wspólnicy sprawują nad spółką kontrolę poprzez podejmowane udziały na zwyczajnych oraz nadzwyczajnych zgromadzeniach wspólników. Wspólnicy decydują przede wszystkim o sposobie podziału zysków lub o pokryciu strat. W przypadku osiągnięcia zysku przez spółkę, wspólnikom może przysługiwać dywidenda. Umowa spółki może przewidywać uprzywilejowanie wybranych udziałów. Takie uprzywilejowanie może dotyczyć m.in. prawa głosu, prawa do dywidendy lub udziału w majątku polikwidacyjnym.

Poprawne wykonanie procesu przekształcenia zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych wymaga dokonania szeregu czynności. Należą do nich m.in.:

• sporządzenie planu przekształcenia wraz z załącznikami;
• powiadomienie wspólników o planowanym przekształceniu i powzięcie uchwały o przekształceniu;
• powołania członków organów spółki przekształconej albo określenia wspólników prowadzących sprawy tej spółki i reprezentujących ją;
• dopełnienie formalności w KRS.

Załącznikami do planu przekształcenia są w szczególności projekt uchwały w sprawie przekształcenia oraz statut spółki przekształconej. Konieczna jest także wycena spółki na dzień przekształcenia. Po marcu 2020 roku nie ma konieczności badania planu przekształcenia przez biegłego rewidenta. Przyjrzyjmy się poszczególnym etapom przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z o.o.

Etap I – Sporządzenie planu przekształcenia wraz z załącznikami

Pierwszym krokiem na drodze do przekształcenia powinno być sporządzenie planu przekształcenia. Przygotowuje go zarząd spółki przekształcanej z zachowaniem formy pisemnej. Jeżeli przekształcana spółka akcyjna była jednoosobowa – należy zachować formę aktu notarialnego. Minimalny zakres planu przekształcenia w omawianym przykładzie obejmuje ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu poprzedzający przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia. Do planu należy załączyć:

• projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki;
• projekt umowy spółki przekształconej;
• sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzający przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.

Etap II – powiadomienie wspólników o przekształceniu

Stosownie do art. 560 k.s.h. spółka przekształcana zawiadamia wspólników (akcjonariuszy) o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, z zachowaniem przewidzianej w spółce procedury.

Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym terminem podjęcia uchwały. Drugiego zawiadomienia dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 2 tygodni od pierwszego zawiadomienia.

Zawiadomienie w formie inne niż poprzez ogłoszenie (np. pisemnie, elektronicznie) powinno zawierać projekt uchwały o przekształceniu oraz projekt umowy spółki przekształconej. Treść zawiadomienia powinna uwzględniać:

• istotne elementy planu przekształcenia;
• miejsce i termin, w którym wspólnicy spółki przekształcanej mogą zapoznać się z pełną treścią planu i załączników;

Etap III – podjęcie uchwały o przekształceniu

Kolejnym krokiem jest podjęcie uchwały w przedmiocie przekształcenia przez walne zgromadzenie akcjonariuszy. Uchwała powinna zostać zaprotokołowana notarialnie i określać co najmniej:

• formę prawną spółki, w jaką zostaje przekształcona spółka przekształcana;
• wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o.;
• zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
• nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej;
• zgodę na plan przekształcenia oraz na proponowane brzmienie umowy spółki przekształconej.

Samo podjęcie uchwały zastępuje zawarcie umowy spółki przekształconej oraz powołanie jej organów.

Etap IV – zgłoszenie przekształcenia do KRS i ogłoszenie w MSiG

Ostatnim punktem po ukończeniu poprzednich czynności jest zgłoszenie przekształcenia we właściwym rejestrze. Dokonują tego wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. Niewniesienie wniosku w sposób kompletny na właściwym formularzu skutkować będzie wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych lub w skrajnych przypadkach, np. w przypadku braku uzupełnienia błędów w terminie, odmową wpisu. Wniosek o wpis przekształcenia składa się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.

Niezależnie od zgłoszenia przekształcenia spółki do KRS na wniosek zarządu spółki przekształconej należy dokonać ogłoszenia w MSiG.

Po ukończeniu powyższych kroków, sąd rejestrowy dokonuje wpisu spółki przekształconej oraz wykreślenia spółki przekształcanej ze skutkiem na dzień przekształcenia. Spółce z o.o. przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki akcyjnej. Dotyczy to w szczególności koncesji, ulg oraz zezwoleń, chyba że co innego wynika z treści aktu administracyjnego lub ustawy.

Kodeks spółek handlowych przewiduje, że prawa i obowiązki wspólnika spółki akcyjnej, które nie są zgodne z przepisami ustawy o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, wygasają z mocy prawa z dniem przekształcenia. Wspólnik, którego prawa wygasają, posiada wobec spółki z o.o. roszczenie o uzyskanie stosownego wynagrodzenia. Przepisy przewidują, że wynagrodzenie to powinno być wypłacone nie później niż w terminie roku od dnia przekształcenia, ale w tym zakresie uprawniony i spółka mogą postanowić inaczej.

Warto pamiętać, że spółki akcyjne są zobligowane do zawarcia umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy w związku z dematerializacją akcji. Przekształcenie pozwoli na uniknięcie kosztów z tym związanych, a także podejmowania całego szeregu czynności, jak wybór podmiotu prowadzącego rejestr, podpisanie umowy o prowadzenie rejestru czy wezwanie akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji.

Oszczędność jest widoczna również na polu uchwałodawczym – w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie wszystkie uchwały wymagają obecności notariusza.

Do momentu przekroczenia limitów wymienionych w art. 64 ustawy o rachunkowości nie ma też potrzeby poddawania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta. Te kwoty to odpowiednio:

• równowartość w PLN 2500000 euro sumy aktywów bilansu;
• równowartość w PLN 5000000 netto przychodów ze sprzedaży towarów i usług oraz operacji finansowych.