Nota obciążeniowa – co to jest i jak ją wystawić?

Nota obciążeniowa (zwana także notą księgową) jest – obok faktury – dokumentem księgowym, dokumentującym przychód lub koszt. Czym jest nota obciążeniowa i czy zatem różni się od faktury? Przede wszystkim okolicznościami, w których znajduje zastosowanie. W przeciwieństwie bowiem do faktury, notę obciążeniową wystawiamy wówczas, gdy z transakcją nie wiąże się konieczność uiszczenia podatku od towarów i usług, zwanego popularnie podatkiem VAT (nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT).

W praktyce więc, będziemy mieć z nią do czynienia głównie na gruncie sytuacji, w których osoba poszkodowana działaniem lub zaniechaniem strony przeciwnej stosunku zobowiązaniowego, ponosi straty finansowe wynikające z takiego działania bądź zaniechania. Do najczęściej spotykanych okoliczności motywujących wystawienie noty obciążeniowej (nota księgowa/dowód księgowy) zaliczyć należy przede wszystkim:

• konieczność rozliczenia kary umownej, o której mowa w art. 483 Kodeksu cywilnego – więcej na temat księgowania kary umownej w artykule Kara umowna – nota czy faktura?,
• dochodzenie odsetek z tytułu nieterminowej płatności,
• konieczność korygowania wystawionych wcześniej dokumentów księgowych,
• zwrócenie się do ubezpieczyciela w celu złożenia żądania wypłaty odszkodowania,
• przeniesienie kosztów transakcji na nabywcę w przypadku gdy nie są objęte podatkiem VAT.

Przykładem może być także okoliczność, gdy pracownik poczynił szkodę na mieniu przedsiębiorcy i będzie należało obarczyć go odpowiedzialnością finansową za jej naprawienie.

W przepisach prawa próżno szukać wzoru, pomocnego przy wystawianiu not księgowych. Nie należy jednak panikować – w praktyce jest to prosty, jednostronicowy dokument, który, przy poszanowaniu podstawowych zasad, będzie umiała wystawić nawet niewprawiona w księgowości osoba.

Szukając wskazówek, jak poprawnie skonstruować dokument noty, należy zwrócić swoją uwagę na art. 21 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że wśród obligatoryjnych elementów każdego dokumentu księgowego należy ująć następujące kwestie:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli nota opiewać będzie na waluty obce, wówczas powinna zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Z uwagi na to, że nota obciążeniowa jest znacznie rzadziej stosowanym dokumentem niż faktura, mogą pojawić się wątpliwości w zakresie tego, w jaki sposób zaksięgować taką należność.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi księgę przychodów i rozchodów, zastosowanie znajdzie wówczas Rozporządzenie z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z § 11 i 12 Rozporządzenia nota obciążeniowa będzie kwalifikowała się jako „inne dowody opłat stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem”. Z uwagi na takie jej zakwalifikowanie, może zostać ujęta w księdze przychodów i rozchodów. Należy jednak prawidłowo określić datę powstania przychodu.

Zgodnie z przepisem z art. 12 ust. 3a Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), za datę powstania przychodu uważa się, z zastrzeżeniem dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień: wystawienia faktury albo uregulowania należności. W przypadku, gdy wystawiamy notę nie mamy jednak do czynienia z wydaniem rzeczy, zbyciem prawa majątkowego lub wykonaniem usługi. Z uwagi na to nie znajdą zastosowania przepisy art. 12 ust. 3a, ust. 3c, 3d i 3f. Dlatego zastosowanie znajduje ust. 3e, zgodnie z którym, w przypadku otrzymania przychodu, o którym mowa w ust. 3, do którego nie stosuje się ust. 3a, 3c, 3d i 3f, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty.

Momentem powstania przychodu nie będzie zatem data wystawienia samej noty, a data w której faktycznie dokonano przelewu środków z tytułu wystawionej noty obciążeniowej – samo wystawienie noty nie skutkuje jeszcze powstaniem przychodu podatkowego.

W przypadku natomiast ryczałtu ewidencjonowanego oczywiście archiwizujemy dokument na potrzeby dowodowe, ale nie będziemy księgować noty obciążeniowej. Koszty uzyskania przychodów nie są uwzględniane przy tej formie rozliczenia.

Z notą obciążeniową, z uwagi na okoliczności motywujące jej wystawienie, spotkamy się często w procesie windykacyjnym. Jest bowiem jednym z narzędzi, które umożliwiają egzekwowanie należności. Jako dokument do skonstruowania nie powinna nastręczać zbyt wielu trudności – warto jednak upewnić się że posiada wszelkie niezbędne elementy z Ustawy o rachunkowości, aby można była ująć ją w ramach księgi przychodów i rozchodów.