Wystawianie faktury do paragonu

Zarówno faktura, jak i paragon to dokumenty potwierdzające sprzedaż towaru lub usługi. Faktura wybierana jest przede wszystkim przez przedsiębiorców z uwagi na to, że pozwala na odliczenie podatku od dochodu. Paragon zwykle wybierają konsumenci, którzy nie mają takiej możliwości, więc na ogół faktura nie jest im potrzebna.

Sprzedawcy, którzy oferują towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym są zobligowane do posiadania kasy fiskalnej, stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Warto pamiętać, że co do zasady obowiązek posiadania kasy dotyczy sprzedaży, która przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwotę 20 tysięcy złotych, a także wybranych rodzajów działalności – niezależnie od obrotu (np. sprzedaż gazu płynnego, części do silników) i by wystawić fakturę lub w celu wystawienia faktury.

Jeżeli podatnik chce otrzymać fakturę VAT, musi przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej podać swój numer NIP. W zależności od kwoty należności sprzedający wystawi fakturę pełną (zwykłą) lub uproszczoną. Progiem jest kwota 450 zł lub 100 euro, jeżeli należność została wyrażona w euro.

W przypadku niższej kwoty kupujący otrzyma fakturę uproszczoną, czyli paragon z numerem NIP. Jest on traktowany na równi z fakturą, więc może stanowić podstawę do naliczenia kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku. Jeżeli kwota jest wyższa od progowej, na podstawie paragonu kupujący może żądać wystawienia faktury VAT.

W sytuacji, gdy nabywca nie poda swojego numeru NIP do zamknięcia transakcji na kasie fiskalnej, sprzedawca będzie mógł wystawić mu jedynie fakturę bez NIP. Warto jednak podkreślić, że organy podatkowe uznają brak NIP jedynie za wadę techniczną, która sama w sobie nie uniemożliwia zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 18 sierpnia 2021 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.287.2021.2.DS).

Należy pamiętać, że paragon fiskalny jako dowód poniesienia kosztu uzyskania przychodu jest dopuszczalny w wyjątkowych sytuacjach. Nie tylko musi posiadać oznaczenia dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości (m.in. data i stempel jednostki wydającej), ale kupujący musi wykazać na żądanie organów podatkowych, że nie był w stanie pozyskać od sprzedającego faktury lub rachunku. Zasadniczo więc przedsiębiorcy powinni dążyć do otrzymania faktury.

Jakie elementy znajdują się na paragonie?

Minimalny zakres paragonu fiskalnego określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Stosownie do §25 tego aktu prawnego minimalny zakres paragonu obejmuje:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży w punktach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
• NIP podatnika;
• numer kolejny wydruku;
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
• oznaczenie „Paragon Fiskalny”;
• nazwę towaru lub usługi pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację oraz wskazanie ich jednostkowej ceny;
• ilość i wartość sprzedanego towaru lub usługi z przypisaną stawką podatkową;
• łączną wysokość podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej z podatku;
• łączną wartość sprzedaży brutto;
• oznaczenie waluty, w której jest zapisana sprzedaż;
• kolejny numer paragonu fiskalnego;
• numer kasy i oznaczenie kasjera;
• numer NIP nabywcy – na jego żądanie;
• logo fiskalne i numer unikatowy.

Zgodnie z treścią rozporządzenia podane wyżej informacje – z wyłączeniem informacji o dacie i godzinie sprzedaży oraz logo powinny być umieszczone dokładnie we wskazanej kolejności.

Jakie elementy musi zawierać faktura?

Z kolei elementy faktury określa art. 106e ustawy o VAT. Informacji, które powinny znaleźć się na fakturze może być nawet ponad 20. Wśród nich warto wymienić przede wszystkim:

• datę wystawienia oraz oznaczenie identyfikujące fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towaru lub usługi oraz ich adresy;
• numery NIP podatnika i nabywcy;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy lub wykonania usługi, jeżeli jest ona inna od daty wystawienia faktury;
• nazwę i rodzaj towaru lub usługi oraz ich miarę, liczbę i wartość jednostkową;
• wartość sprzedaży netto;
• kwotę podatku;
• wartość sprzedaży ogółem;
• w przypadku faktur opiewających na kwotę przenoszącą wartość sprzedaży ogółem 15 tysięcy złotych lub równowartość tej kwoty w obcej walucie obejmujących towary, lub usługi wrażliwe, wskazanie, że wobec transakcji został zastosowany mechanizm podzielonej płatności.

Warto zapamiętać, że o ile faktura dla przedsiębiorcy musi posiadać numer NIP, ta wydawana konsumentowi jest tzw. fakturą imienną (bez NIP).

Sprzedaż online ma swoją specyfikę, która została uwzględniona przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z treścią załącznika (pkt 36) zwolnienie z ewidencji obejmuje dostawę towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub firmą kurierską), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK-u, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (należy wskazać dane nabywcy oraz jego adres).

W przypadku innej formy zapłaty, sprzedawca może skorzystać ze zwolnienia, jeżeli – zgodnie z §3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia – wartość sprzedaży dokonanej na rzecz konsumentów lub rolników ryczałtowych w ubiegłym roku podatkowym kwoty 20 tysięcy złotych. Osoby rozpoczynające sprzedaż w trakcie roku podatkowego korzystają ze zwolnienia, ale kwotę 20 tysięcy złotych należy przeliczyć proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

Niezależnie od zwolnienia sprzedawcy z obowiązku wystawienia paragonu konsumentowi nadal przysługuje prawo żądania faktury, przy czym terminy są dokładnie takie same, jak w przypadku gdyby paragon otrzymał. Jeżeli zapłata jest dokonywana za pobraniem, termin liczony jest od dnia doręczenia przesyłki. Jeżeli płatność jest uiszczana on-line, termin należy liczyć od dnia, kiedy przedsiębiorca dowiedział się o wpłacie (w praktyce będzie to zwykle najbliższy dzień roboczy).

Choć regulacje dotyczące wystawienia faktur i paragonów mogą wydawać się skomplikowane, w rzeczywistości sprzedawcy powinni pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Jeżeli nabywca podaje swój numer NIP, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury. Może ona mieć formę paragonu (faktury uproszczonej) pod warunkiem, że kwota sprzedaży nie przekracza wartości wskazanej w przepisach. Z kolei konsumenci (nabywcy bez NIP) co do zasady otrzymują paragon, chyba że zażyczą sobie wystawienie faktury. Będzie to jednak faktura imienna, bez numeru identyfikacji podatkowej.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT zarówno paragony, jak i faktury co do zasady wystawiane są w formie papierowej. Za zgodą nabywcy mogą zostać wystawione w formie elektronicznej i są wtedy przesyłane w sposób z nim uzgodniony.

Prowadząc sklep internetowy należy pamiętać o tych zasadach, aby nie narazić się na odpowiedzialność karno-skarbową poprzez wydanie nabywcy nieprawidłowego dokumentu ewidencjonującego sprzedaż. W razie wątpliwości opracowując procedurę obsługi klientów warto zwrócić się o wsparcie do kancelarii prawnej specjalizującej się w obsłudze podmiotów z branży e-commerce.