Kontrahent nie zapłacił faktury. Jak rozliczyć podatek VAT i podatek dochodowy?

Ulgę za złe długi wprowadzono w 2005 r. Polega na możliwości pomniejszenia podatku należnego w sytuacji, gdy obciąża kwoty z tytułu czynności opodatkowanych, które nie zostały przez podatnika faktycznie otrzymane. Polski ustawodawca początkowo wprowadził przedmiotową ulgę w takiej formie, że korzystanie z niej w praktyce było bardzo utrudnione. Mimo wielu nowelizacji – proces jest nadal skomplikowany.

Ulga za złe długi w VAT dotyczy obniżenia kwoty podatku należnego, a nie kwoty należności. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca skorzystał z ulgi, to wciąż musi zapłacić całą kwotę należności z faktury, którą wystawił.

Polskie prawo nie pozostawia przedsiębiorcy bez wyjścia, jeśli mimo starań w ściągnięciu należności nie uda się wyegzekwować zapłaty od kontrahenta – po 90 dniach podatnik może rozpocząć procedurę odzyskiwania podatku VAT. Jeśli dłużnik nie ureguluje (w jakiejkolwiek formie) wierzytelności w terminie 90 dni od upływu terminu płatności, to wówczas ma prawny obowiązek skorygowania podatku naliczonego wynikającego z niezapłaconej faktury. Warto jednak zaznaczyć, że obowiązek korekty nie powstanie, jeśli wierzytelność zostanie uregulowana najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w którym upłynął termin 90 dni.

Do 2021 r. obowiązywały przepisy, które wskazywały, że obowiązku korekty podatku naliczonego nie miał dłużnik, który w ostatnim dniu miesiąca, w którym mija 90. dzień od dnia upływu terminu płatności, był w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji. Od 2021 r. powyższe zastrzeżenie zostało uchylone. W obecnym stanie prawnym zatem okoliczność, że dłużnik w momencie, w którym powinien skorygować podatek naliczony, znajduje się w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji, nie uwalnia go od obowiązku korekty.

Warto zaznaczyć, że dłużnik nie musi być podatnikiem VAT. Jeśli jest to osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, albo jest to przedsiębiorca, który nie jest ,,VAT-owcem’’, również można odzyskać podatek VAT, ale trzeba spełnić dodatkowy warunek:

• Potwierdzić wierzytelność prawomocnym orzeczeniem sądu i przekazać sprawę komornikowi lub
• Zgłosić wobec dłużnika upadłość konsumencką lub
• Wpisać wierzytelność do krajowego rejestru długów

Aby móc ubiegać się o ulgę za złe długi VAT, przedsiębiorca powinien dostarczyć dokumentację potwierdzającą próby odzyskania należności od kontrahenta. Wymagane mogą być między innymi nieuregulowane faktury, korespondencja z kontrahentem dotycząca zaległego płatności oraz dowody podejmowanych działań w celu odzyskania długu.

Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, w przypadku gdy wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze. Uregulowanie wierzytelności w jakiejkolwiek formie może oznaczać m.in. zapłatę w formie przelewu, jak i potrącenie wzajemnych należności przysługujących stronom. Zbycie wierzytelności w formie np. cesji oznacza wyłączenie prawa do korekty podatku należnego przez wierzyciela. Z tego samego powodu, późniejsze zbycie wierzytelności objętej ulgą na złe długi skutkuje obowiązkiem zwiększenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego.

Za formę uregulowania należności uznaje się natomiast również kwotę wpłaconą do depozytu sądowego lub zatrzymaną w formie kaucji gwarancyjnej zabezpieczającej należyte wykonanie umowy.

Przepisy dotyczące terminu korekty podatku należnego ulegały zmianie na przestrzeni ostatnich lat. W obecnym stanie prawnym – korekta podatku należnego jest możliwa, jeżeli od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona. Korekty deklaracji, co do której podatnik błędnie zastosował ulgę na złe długi, można dokonać w terminie przewidzianym dla przedawnienia zobowiązania podatkowego.

WSA w Gliwicach w wyroku z dnia 13 kwietnia 2022 r. sygn. Akt I SA/Gl 1666/21 wyjaśnił, że podatnik skutecznie wskazał na okoliczności przemawiające za uznaniem, że do złożenia korekt w terminie ustawowym nie doszło z przyczyn nieleżących po jego stronie. Podatnik nie dochował 2-letniego (wówczas) terminu z powodu naruszeń prawa UE przez Polskę.

Od 1 stycznia 2020 roku ulgę za złe długi stosuje się również w podatku dochodowym. Takie prawo obejmuje te faktury, których termin płatności minął po 31 grudnia 2019 i nie zostały one od tej daty uregulowane lub zbyte przez okres 90 dni.

Co istotne, ten rodzaj ulgi, w odróżnieniu od VAT-u, dotyczy nie tylko podatku dochodowego od osób prawnych, czyli CIT, ale też od osób fizycznych (PIT). Oprócz tego mogą skorzystać z niej również osoby fizyczne na ryczałcie ewidencjonowanym.

Może się zdarzyć, że po upływie roku podatkowego, w którym skorzystano z ulgi za złe długi, dojdzie do uregulowania płatności przez dłużnika. Wtedy sprzedawca musi zwiększyć podstawę opodatkowania o kwotę netto uzyskanej zapłaty w tym czasie, w którym ją otrzymał. Za to gdy poniósł stratę w konkretnym roku podatkowym, powinien pomniejszyć ją o tę wartość.

Dłużnik może również zwiększyć stratę albo zmniejszyć podstawę opodatkowania, jeżeli wystąpiła ona w konkretnym roku podatkowym. Mimo to w sytuacji, w której podstawa będzie mniejsza niż suma spłaconego zadłużenia, może pomniejszyć ją tylko do wysokości tej kwoty.