Aspekty prawne prowadzenia platformy wymiany usług

Takie platformy jak UseMe, Kugaru czy FillUp kojarzy większość osób z branży kreatywnej, IT czy marketingu jako stron wymiany katalogu ofert jeśli chodzi o działalność gospodarczą czy wymianę informacji o strony transakcji (w tym obie strony transakcji jeśli chodzi o wymiana dóbr czy przy wymiany barterowej oferty klientów). Są to serwisy pozwalające na zamieszczaniu zapytań i ofert na platformie oraz świadczeniu różnego rodzaju usług dodatkowych, jak np. wyróżnianie ogłoszeń czy profil premium użytkownika.

Jeżeli serwis ma dodatkowo rozliczać umowy zawierane (dokonywania) między użytkownikiem a jego klientem, do zakresu oferowanych czynności zalicza się też obsługa księgowa (np. przygotowanie deklaracji PIT na koniec roku podatkowego) oraz obsługa umów (np. przygotowywanie i przesyłanie protokołu przeniesienia praw autorskich) Korzystanie z serwisu zwykle wymaga utworzenia konta użytkownika.

Za pośrednictwem serwisu zlecający, czyli osoba, która poszukuje wykonawcy danej usługi, wyszukuje wykonawcy, będącej zarejestrowanym użytkownikiem. Jakie usługi są świadczone za pośrednictwem tego rodzaju serwisów? Zazwyczaj będą to usługi:

• edukacyjne, np. korepetycje;
• marketingowe, np. tworzenie treści pozycjonowanej pod SEO, postów na Social Media;
• związane z IT, jak grafika, skrypty;
• zlecanie tłumaczeń.

Platformy wymiany usług często są wykorzystywane jako sposób na obejście obowiązku rejestracji działalności gospodarczej w przypadku cyklicznego realizowania określonych czynności. Przedsiębiorcą jest w tym przypadku serwis, który rozlicza się z nabywcą usługi, przekazując mu dzieło stworzone przez wykonawcę w zamian za prowizję od wynagrodzenia ustalonego przez strony lub na zasadzie wymiana barterowa dla ofertę, system czy transakcję o czym należy pamiętać.

W zależności od założeń serwisu konto użytkownika musi posiadać wyłącznie wykonawca lub obie strony umowy. W obu przypadkach faktura jest generowana przez serwis i przesyłana do zamawiającego.

W regulaminie platformy wymiany usług warto dokładnie opisać zasady umieszczania zleceń dla wykonawców. Powinny być one opisane w sposób jasny, precyzyjny i niebudzący wątpliwości co do przedmiotu zlecenia. Warto zamieścić zastrzeżenie, zgodnie z którym zamawiający nie jest uprawniony do żądania przesyłania nieodpłatnych próbek prac. Platforma może rozwiązać tę kwestię poprzez stworzenie przestrzeni na uploadowanie portfolio wykonawcy do jego profilu.

Ważnym postanowieniem jest też zastrzeżenie uprawnień administratora do usuwania części ogłoszeń, które kolidują z postanowieniami regulaminu, np. poprzez podanie numeru telefonu do zamawiającego.

Jeżeli wskutek wytworzenia dzieła miałby powstać utwór regulowany prawem autorskim, zamawiający powinien określić czy oczekuje przeniesienia praw czy wystarczająca będzie licencja.

Platformy działające w obrocie posługują się jednym z dwóch systemów określania wynagrodzenia:

• wartość zlecenia i czas wykonania określa zamawiający;
• wartość zlecenia i czas wykonania określają wykonawcy, publikując swoje ogłoszenia.

W pierwszym modelu platforma powinna przewidywać możliwość rezerwacji zleceń, które znikają z listy w przypadku ich zarezerwowania przez wykonawcę. W drugim to zamawiający decyduje, któremu spośród wykonawców chce powierzyć wykonanie prac.

W regulaminie należy określić też zasady zgłaszania poprawek – komunikację między stronami, termin na naniesienie zmian oraz procedurę ich akceptacji.

W trakcie wykonywania usług wielokrotnie dochodzi do powstania utworu objętego regulacją ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Tak będzie np. przy tworzeniu treści marketingowej, kodu źródłowego czy tłumaczeń.

Aby nabywca usługi mógł swobodnie rozporządzać utworem, niezbędne jest przeniesienie na niego praw autorskich majątkowych lub udzielenie licencji. Różnica między tymi rozwiązaniami polega na tym, że przeniesienie ma charakter definitywny. Najłatwiej porównać je do sprzedaży, wskutek której w zamian za wynagrodzenie twórca wyzbywa się bezpowrotnie swoich praw do utworu. Z kolei licencja jest ograniczona terminem. Po upływie wskazanego w niej okresu prawa majątkowe do utworu powracają z powrotem do twórcy.

W jaki sposób rozporządzić prawami autorskimi, kiedy zamawiający i wykonawca nie są stronami tego samego stosunku prawnego? Zazwyczaj platformy wymiany usług rozwiązują ten problem w sposób następujący:

• zamawiający określa treść utworu, który ma przygotować wykonawca;
• po ukończeniu utworu spółka prowadząca platformę wymiany usług zawiera umowę o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich – przedmiotem dzieła jest utwór odpowiadający ustaleniom zamawiającego i wykonawcy;
• wykonawca otrzymuje wynagrodzenie z potrąceniem prowizji oraz podatku dochodowego, natomiast spółka przenosi nabyte prawa autorskie na zamawiającego, przekazując mu jednocześnie utwór (oraz pobierając prowizję).

Jak skonstruować protokół przeniesienia praw autorskich? Warto zadbać, aby znalazły się w nim następujące elementy:

• oświadczenie wykonawcy o przeniesieniu praw do utworu na spółkę prowadzącą platformę;
• oświadczenie freelancera o tym, że stworzony utwór nie narusza praw osób trzecich;
• dokładne oznaczenie utworu;
• wskazanie pól eksploatacji, czyli dopuszczalnych sposobów korzystania z utworu;
• zgodę freelancera na wykonywanie zależnych praw autorskich do utworu.

Ewentualnie w protokole można wskazać, że wykonawca zobowiązuje się do niewykonywania swojego prawa do przysługujących mu praw autorskich osobistych do utworu.

Korzystanie z portali umożliwiających rozliczanie wykonanej pracy bez zakładania działalności gospodarczej niesie ze sobą wiele korzyści, w tym:

• mniej formalności w porównaniu z zakładaniem tradycyjnej działalności gospodarczej;
• znacznie niższe koszty niż w przypadku JDG (ZUS, księgowość, program do fakturowania);
• pełna obsługa zlecenia (od przesłania dzieła do wypłaty wynagrodzenia);
• możliwość zrealizowania całego procesu elektronicznie (bez konieczności wysyłania papierowych dokumentów).

Niestety nie zawsze będzie to rozwiązanie idealne. Kiedy nie warto korzystać z serwisów rozliczeniowych? Przede wszystkim nie sprawdzą się one w przypadku skomplikowanych, wieloetapowych projektów. Raczej służą do rozliczania prostych zamówień jednostkowych.

Z reguły spółki nie oferują żadnego wsparcia na etapie windykacji należności – zarówno miękkiej, jak i twardej. W praktyce oznacza to, że w razie opóźnienia się z zapłatą przez kontrahenta wykonawca musi działać na własną rękę. Wprawdzie część serwisów wprowadza mechanizmy pozwalające na zabezpieczenie zapłaty, ale trudno porównać je z profesjonalnie skonstruowaną umową, opracowaną przez prawników.

Argument o niższych kosztach nie sprawdzi się również w przypadku przedsiębiorców, którzy dopiero zarejestrowali firmę i mogą korzystać z ulgi w zapłacie ZUS.

Wreszcie, platformy wymiany usług w zasadzie nie pozwalają na budowanie własnego brandu. Klient otrzymuje fakturę od serwisu, a nie wykonawcy. Zazwyczaj umowy wyłączają też możliwość wykonywania autorskich praw osobistych przez twórcę, więc nie zamieści on nawet przygotowanych prac w swoim portfolio.

Platformy wymian usług cieszą się dużą popularnością wśród osób działających w branżach kreatywnych. Zapewnienie zgodności takiego serwisu z prawem wymaga uwzględnienia szeregu mechanizmów, które pozwolą na sprawną współpracę między pośrednikiem, a zamawiającym i wykonawcą.