Zgłoszenie spółki z o.o. do CRBR – czy jest obowiązkowe i jak go dokonać?

Czym jest CRBR i kto powinien się do niego wpisać?

CRBR, czyli Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to rejestr powołany na mocy przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (ustawa o AML). Rejestr w praktyce funkcjonuje w polskim porządku prawnym od października 2019 roku i obejmuje wszystkie spółki- również te istniejące przed datą wejścia rejestru w życie.

CRBR został utworzony, żeby przeciwdziałać praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Obowiązek tworzenia rejestru został nałożony na wszystkie kraje Unii Europejskiej. Rejestr jest pomocny m.in. w przypadku stosowania sankcji czy odnajdywania połączeń personalnych bądź kapitałowych między konkretnymi jednostkami. Rejestr obejmuje spółki prawa handlowego, tj:

• spółki jawne,
• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo-akcyjne,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• proste spółki akcyjne
• spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych.

Oprócz spółek prawa handlowego, do CRBR muszą zgłaszać się m.in. fundacje i stowarzyszenia, co szczegółowo opisujemy w tekście: Czy fundacje i stowarzyszenia muszą wykonywać obowiązki z ustawy o AML?

Identyfikacja beneficjenta- problemy praktyczne

W praktyce największą trudność w wielu przypadkach powoduje określenie, kto w danym podmiocie będzie musiał być wpisany do CRBR (Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych). Praktyka pokazuje, że pomimo ponad 3 lat funkcjonowania CRBR, ta kwestia nie jest jednoznaczna, również w decyzjach i praktyce organów KAS.

Zgodnie z definicją określoną w ustawie o AML, beneficjentem rzeczywistym (informacji o beneficjentach rzeczywistych w ramach krajowego rejestru sądowego) jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych i umożliwiają wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę. Beneficjentem rzeczywistym będzie także osoba fizyczna lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna (pod kątem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu czy złożenie fałszywego oświadczenia lub w przypadku zmiany przekazanych informacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym reprezentacji spółki i beneficjentów rzeczywistych).

Jak to wygląda w przypadku spółki z o.o.? W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy istnieją osoby fizyczne spełniające następujące przesłanki:

• będące udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
• dysponujące więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• sprawujące kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (ten przepis odnosi do definicji jednostki dominującej).

Najczęściej beneficjentem rzeczywistym spółki z o.o. będzie wspólnik większościowy. Nie ma jednak przeszkód, aby dana jednostka miała więcej niż jednego beneficjenta rzeczywistego- przykładem będzie chociażby spółka z o.o., posiadająca 3 wspólników, których udziały są równe (każdy będzie miał po 33%).

Co jeżeli nie jest możliwe wskazanie beneficjenta?

Niejasne brzmienie przepisów, oraz bardzo szeroka definicja beneficjenta rzeczywistego może doprowadzać do wielu wątpliwości. Ponadto, nie ulega wątpliwości, że w Polsce istnieją podmioty o zawiłej strukturze kapitałowej, również z kapitałem zagranicznym, czy generalnie spółki zagraniczne (np. GmbH czy LTD). W takiej sytuacji ustalenie finalnego beneficjenta rzeczywistego może być niemożliwe.

W takiej sytuacji ustawa o AML przewiduje, że w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych (określonych powyżej) oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, za beneficjenta rzeczywistego osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w spółce. W praktyce wtedy beneficjentem może być np. członek zarządu, a nawet osoba nie będąca w zarządzie spółki (np. dyrektor).

Jak dokonać zgłoszenia w CRBR?

CRBR, podobnie np. jak Krajowy Rejestr Zadłużonych czy Portal Rejestrów Sądowych jest rejestrem funkcjonującym całkowicie online. Oznacza to, że wszelkie zgłoszenia, aktualizacje i poprawki będą musiały być dokonywane za pomocą określonego formularza, dostępnego na stronie internetowej. Aby dokonać zgłoszenia, konieczna jest rejestracja w systemie, a także posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

Po uprzednim zidentyfikowaniu beneficjenta rzeczywistego spółki oraz zalogowaniu samo zgłoszenie nie powinno być problematyczne dla przedsiębiorców. Zgłoszenie zawiera bowiem wyłącznie dane identyfikacyjne spółki (firma, adres, nr KRS) oraz podstawowe dane beneficjenta rzeczywistego, takie jak obywatelstwo, imię nazwisko czy numer PESEL a także funkcję, jaką dana osoba sprawuje w spółce (np. zarząd, wspólnik o decydującym głosie czy osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze).

Warto wskazać, że termin na dokonanie zgłoszenia jest dość krótki- w przypadku spółek z o.o. wynosi on bowiem 7 dni od wpisu spółki do KRS. Warto zatem zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego znacznie wcześniej- np. w momencie składania wniosku o rejestrację, lub nawet w momencie zawierania umowy spółki.

W tym miejscu warto nadmienić, że zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego nie podlega opłacie urzędowej.

Zmiany w spółce a zmiana Beneficjenta

Obowiązki przedsiębiorców w kontekście CRBR nie kończą się jednak wyłącznie w momencie zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego. Praktyka obrotu gospodarczego pokazuje, że często w spółkach dochodzi do zmiany sytuacji faktycznej- np. zmiany zarządu, wspólników czy składu rady nadzorczej. W takiej sytuacji, przedsiębiorcy oprócz uwidocznienia zmian w KRS, mają także obowiązek zaktualizować rejestr beneficjentów rzeczywistych. Mają na to 14 dni roboczych od zaistnienia zmiany.

Zgodnie z ustawą o AML, spółka ma obowiązek nie tylko zidentyfikować oraz zgłosić beneficjenta rzeczywistego, ale także utrzymywać zgodność wpisu w CRBR ze stanem faktycznym. Zazwyczaj oznacza to konieczność identyfikacji aktualnych beneficjentów rzeczywistych po każdej zmianie w spółce, a w razie istotnych modyfikacji struktury korporacyjnej, także aktualizacji zgłoszonego (lub zgłoszonych) beneficjentów w CRBR.

Warto wskazać, że organy KAS równie chętnie co sam fakt zgłoszenia beneficjenta, kontrolują również aktualność uwidocznionych w CRBR danych. Ponadto, z analizy ostatnich rozstrzygnięć wynika, że aktualizacja zgłoszenia (nawet już po wszczęciu kontroli) może mieć pozytywny wpływ na wysokość ewentualnej nałożonej kary administracyjnej.

Kary za brak zgłoszenia

Zgodnie z ustawą o AML, nieprzestrzeganie obowiązku zgłaszania lub aktualizacji danych w CRBR lub składanie nieprawdziwego oświadczenia może skutkować nałożeniem kary finansowej do wysokości 1.000.000 złotych.

Warto wskazać, że przepisy statuujące wysokość kar nie są przepisami martwymi. organy Krajowej Administracji Skarbowej dość często przeprowadzają kontrole w zakresie realizacji obowiązku wskazania beneficjenta. Dotyczy to nie tylko samego faktu zgłoszenia, ale także i zgodności zgłoszenia ze stanem faktycznym.

Z drugiej strony jednak, kary nakładane na przedsiębiorców zazwyczaj są znacznie niższe, aniżeli maksymalny pułap wskazany w ustawie. Na wysokość kary ma również wpływ, czy przedsiębiorca zastosował się do wskazówek organu, tj. zwłaszcza czy uzupełnił lub poprawił zgłoszenie w czasie trwania kontroli.

Warto wskazać, że negatywne konsekwencje za brak wskazania beneficjenta mogą spotkać przedsiębiorców nie tylko ze strony organów skarbowych, ale także na gruncie AML- ze strony tzw. instytucji obowiązanych. Instytucje obowiązane na gruncie ustawy o AML zobligowane są w wielu przypadkach weryfikować poprawność zgłoszenia beneficjenta do CRBR. Obecnie, po zmianach ustawy o AML, instytucjami obowiązanymi są nie tylko banki i SKOK-i, ale także m.in. biura rachunkowe czy małe instytucje płatnicze. W przypadku niezgodności czy nieścisłości w tym zakresie, uprawnione są one do zablokowania danej transakcji i zgłoszenia wątpliwości do GIIF. Szerzej o tym aspekcie piszemy w tekście: pojęcie beneficjenta rzeczywistego w obszarze aml – ustalanie, weryfikacja i zgłaszanie

Podsumowanie

Obecnie każda spółka musi posiadać uwidocznionego beneficjenta rzeczywistego w CRBR. Cel wprowadzania informacji o beneficjentach zdaje się być słuszny, zwłaszcza np. w kontekście sankcji czy powiązań między jednostkami. Weryfikacja danych wskazanych w CRBR niewątpliwie może być istotną częścią weryfikacji kontrahenta. Z drugiej strony jednak kwestia identyfikacji beneficjenta rzeczywistego w spółce z o.o. budzi wiele wątpliwości. Z uwagi na wysokość kar, w razie problemów warto zasięgnąć profesjonalnej pomocy prawnej.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam: