Metody rozliczania umowy IT – Fixed Price czy Time & Material?

Termin Fixed Price oznacza stałą cenę, która jest określana po wcześniejszym określeniu specyfikacji pracy. W praktyce wiąże się to z tym, że podczas prac nad zamówionym projektem nie można zmienić wysokości wynagrodzenia bez jego renegocjacji, z kolei sam projekt powinien zostać przygotowany niezwykle starannie, z uwzględnieniem harmonogramy planowanych prac. Gdyby okazało się, że prace nie przebiegają zgodnie z założeniami, wówczas również konieczna byłaby renegocjacja.

Na podstawie wskazanych powyżej przykładów widać doskonale, że model Fixed Price nie jest elastyczny, przez co nie jest on optymalnym rozwiązaniem w każdej sytuacji realizacji projektu czy umowy wdrożeniowej lub usługi utrzymania dla specyfikacji projektu, którą przewiduje umowa wdrożeniowa i co przewidziano w umowie wdrożeniowej jako rozliczenie godzinowe czy hybrydowy model współpracy na określone warunki czy faktycznie wykonaną pracę. Z drugiej strony znajomość ceny już na etapie projektowania pozwala – przynajmniej teoretycznie – lepiej zaplanować budżet. W rzeczywistości reguła ta sprawdza się przy mniejszych projektach, które są mniej skomplikowane w realizacji. Jeżeli zaś chodzi o bardziej złożone działania, zastosowanie tego modelu wiąże się z podwyższeniem ryzyka biznesowego. Istotne jest także to, że zamawiający nie musi angażować się w projekt, a poza tym zna termin jego realizacji.

Najważniejszymi zaletami z punktu widzenia zamawiającego są tutaj:

• pewność kosztów – zamawiający ma pewność, że projekt zostanie dostarczony w określonym budżecie, co ułatwia planowanie finansowe;
• mniejsze ryzyko – ponieważ cena jest ustalona z góry, ryzyko przekroczenia budżetu jest minimalizowane, nawet jeśli projekt zajmie więcej czasu niż oczekiwano;
• prostota zarządzania – stała cena upraszcza zarządzanie projektem, ponieważ nie ma konieczności monitorowania czasu pracy czy materiałów;
• pewność wyników – zamawiający może oczekiwać konkretnych wyników i terminu dostawy, co jest ważne w przypadku projektów o ściśle określonych wymaganiach.

Mówiąc o wadach tego modelu, należy zwrócić uwagę na:

• mniejsza elastyczność – model Fixed Price może być mniej elastyczny wobec zmieniających się wymagań lub potrzeb klienta, a dodatkowe zmiany mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami;
• ryzyko niskiej jakości – w celu dostarczenia projektu w określonym budżecie, wykonawca może skupić się na minimalizowaniu kosztów, co może wpłynąć na jakość projektu;
• dłuższy czas opracowania oferty – przygotowanie szczegółowej oferty wymaga czasu i zasobów, co może opóźnić rozpoczęcie projektu.

Z kolei z perspektywy wykonawcy najważniejsze plusy to:

• stały dochód – wykonawca ma pewność stałego dochodu i nie ryzykuje straty w przypadku przekroczenia czasu lub materiałów;
• prostota zarządzania – stała cena upraszcza zarządzanie projektem, ponieważ nie ma konieczności monitorowania i raportowania każdej godziny pracy;

Natomiast gdy idzie o wady modelu Fixed Price z punktu widzenia wykonawcy, można wskazać tutaj:

• ryzyko niskiej rentowności – jeśli projekt wymaga więcej pracy niż przewidziano, to wykonawca może ponieść straty;
• mniejsza elastyczność – brak elastyczności co do zmieniających się wymagań klienta, co może prowadzić do napięć między stronami;
• nacisk na spełnienie budżetu – wykonawca może być skoncentrowany na dostarczeniu projektu w ustalonym budżecie, co może wpłynąć na jakość lub innowacyjność projektu.

W branży IT wykorzystywane są dwa modele współpracy – tradycyjny (zwany niekiedy kaskadowym), bardziej przewidywalny, oraz płynny Agile. W przypadku każdego z nich lepiej sprawdzi się inny sposób rozliczenia.

W tradycyjnym modelu współpracy ustalany jest harmonogram poszczególnych prac z określeniem terminu ich wykonania. Nierzadko są one dzielone na kilka etapów, wśród których można wyróżnić analiza, projektowanie, implementacja, testowanie i utrzymanie, aby efektywniej wykorzystać czas i zaplanować prace. Niemniej jednak zaangażowanie ze strony zamawiającego jest tutaj niewielkie. W rzeczywistości jego kontakt z wykonawcą ma miejsce na dwóch etapach – przed rozpoczęciem prac i po ich zakończeniu.

Ze względu na specyfikę tradycyjnego modelu współpracy najlepszym sposobem rozliczenia jest Fixed Price. Skoro bowiem harmonogram prac jest starannie z góry określony, a wprowadzanie do niego zmian nie jest proste, dobrze sprawdzi się rozliczenie na podstawie ustalonej z góry ceny.

Natomiast model Agile wyróżnia się zdecydowanie większą płynnością. Współpraca podzielona jest tutaj na krótkie etapy zwane sprintami. Trwają one od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od specyfiki danego zamówienia. Ukończenie kolejnego sprintu to dodanie nowych funkcji do projektu. Z tego względu model ten cechuje się dużą elastycznością i wymaga komunikacji pomiędzy stronami kontraktu. Nic więc nie stoi na przeszkodzie modyfikacjom ustalonego początkowo harmonogramu, co też może wpływać na ostateczny koszt usługi.

Mając na uwadze płynny charakter modelu Agile, można jednoznacznie stwierdzić, że idealnie pasuje do niego sposób rozliczania typu Time & Material. Dzięki dużemu poziomowi elastyczności można dopasować wysokość wynagrodzenia do zakresu pracy, co jest korzystne dla obydwu stron.

W branży IT stosuje się dwa modele rozliczeń – Fixed Price i Time & Material. Każdy z nich ma swoją specyfikę, przez co musi być on odpowiednio dopasowany do charakteru współpracy. W przypadku modelu tradycyjnego lepiej sprawdzi się Fixed Price, natomiast do rozliczenia współpracy na podstawie Agile korzystniejszy jest Time & Material.