Umowa wdrożeniowa – charakter prawny oraz konstrukcja umowy na wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego

Umowa wdrożeniowa to rodzaj kontraktu nienazwanego, na mocy którego strony umawiają się na stworzenie oraz implementację danego fragmentu oprogramowania lub jego całości w środowisku IT usługobiorcy. Usługobiorcą może być np. firma z sektora budowlanego lub marketingowego, która oczekuje stworzenia dla niej nowego software’u lub adaptacji tego już istniejącego do zmieniających się potrzeb i oczekiwań

Brak legalnej definicji pojęcia wdrożenia powoduje, że nie da się w sposób zunifikowany określić przedmiotu umowy, praw i obowiązków stron, a także granic właściwego ich wykonania. W praktyce oznacza to, że każdą umowę wdrożeniową trzeba tworzyć od początku, mając na względzie docelowy zakres współpracy i interesy obu stron. Pomóc może w tym kancelaria prawna z wieloletnim doświadczeniem w prawie IT.

Nierzadko strony decydują się powiązać z samym tworzeniem i wdrożeniem oprogramowania także:

• szkolenia pracowników zamawiającego,

• utrzymanie systemu informatycznego,

• analizę informatyczną,

• integrację systemu z nowym środowiskiem.

Powoduje to, że już samo ustalenie charakteru prawnego umowy wdrożeniowej może rodzić wątpliwości. W zależności od konkretnej sytuacji firma informatyczna może działać w ramach:

• zobowiązania starannego działania – w takiej sytuacji zastosowanie znajdą przepisy o umowie zlecenia, które wyłączają odpowiedzialność wykonawcy za rezultat. Odpowiada on jedynie za dochowanie należytej staranności,

• zobowiązania rezultatu – w tych przypadkach stosuje się odpowiednio przepisy o umowie o dzieło. Dla wykonawcy oznacza to obowiązek dostarczenia określonego wyniku swoich prac i ułatwia dochodzenie roszczeń odszkodowawczych.

Oparcie umowy na modelu starannego działania będzie korzystniejsze dla wykonawcy, a na modelu rezultatu – dla zamawiającego.

Na niejednolity charakter umów wdrożeniowych wielokrotnie zwracało uwagę orzecznictwo. Sąd Okręgowy w Łodzi w wyroku z dnia 4 sierpnia 2016 roku, sygn. XIII Ga 442/16 zwracając uwagę, że nie da się jednoznacznie ustalić typu umowy wdrożeniowej i, w zależności od jej treści, może być ona zawarta jako umowa zlecenie lub umowa o dzieło.

Co powinno znaleźć się w umowie wdrożeniowej?

Współpraca w ramach projektów IT trwa często wiele lat. Dlatego bardzo ważne jest, aby umowę wdrożeniową skonstruować w taki sposób, aby zmieniające się w czasie oczekiwania stron i warunki towarzyszące realizacji kontraktu nie powodowały wątpliwości co do tego, jakie właściwie obowiązki spoczywają na jego stronach. Które elementy umowy o wdrożenie będą szczególnie istotne?

Przedmiot świadczenia

Ogromne znaczenie ma, aby już na samym początku opisać zakres prac, których realizacji podejmuje się wykonawca, a w przypadku umowy zbudowanej na modelu rezultatu, także ich wynik. Niestety, w przypadku umów wdrożeniowych niekiedy jest to bardzo trudne, ponieważ oczekiwania Zamawiającego dynamicznie zmieniają się w czasie.

Zbyt wąskie ujęcie przedmiotu zamówienia doprowadzi do tego, że firma nie będzie zadowolona z otrzymanego produktu, nie spełni on jej oczekiwań. Z kolei nadmiernie szeroka definicja doprowadzi do możliwości nadmiernej interpretacji i stworzy pole do ewentualnych sporów. Gdzie leży „złoty środek”?

Przedmiot umowy wdrożeniowej warto opisać precyzyjnie, ale z dopuszczeniem możliwości zmiany niektórych jej parametrów w oparciu o np.:

• analizy informatyczne lub sprzedażowe,

• ustalenia pracowników na kierowniczym szczeblu,

• wyniki testów na poszczególnych etapach.

Aby strony nie nadużywały swojej pozycji, nie można sprowadzić przedmiotu zamówienia do jednego zdania, np. „Wykonawca zobowiązuje się do zaprojektowania i wdrożenia systemu do zarządzania czasem pracy kierowców”. Strony muszą ustalić między sobą m.in.:

• kto przeprowadza testy, jak często i w jakim środowisku,

• jakiego zakresu poprawek może żądać Zamawiający,

• jakiej funkcjonalności systemu oczekuje Zamawiający,

• jak przebiega zarządzanie zmianą w poszczególnych procesach.

Przedmiot umowy wdrożeniowej powinien być opisany w taki sposób, aby odpowiadać nie tylko na pytanie o to, co jest wykonywane, ale przede wszystkim, w jaki sposób.

Prawo odstąpienia od umowy

Strony mogą zastrzec w umowie prawo do odstąpienia od umowy stosownie do art. 395 k.c. Należy ograniczyć ją terminem, inaczej będzie uważane za niezastrzeżone. W kontrakcie strony powinny wskazać enumeratywną listę przesłanek, które uzasadniają skorzystanie z prawo do odstąpienia – zazwyczaj będą to rażące naruszenia praw lub obowiązków stron. Do skorzystania z prawa niezbędne jest złożenie oświadczenia drugiej stronie.

Odstąpienie od umowy pozwala wycofać się z relacji biznesowej bez konieczności oczekiwania na upływ terminu wypowiedzenia.

Skorzystanie z prawa do odstąpienia od umowy powoduje, że umowa jest uważana za niezawartą ze skutkiem wstecznym, a świadczenia podlegają zwrotowi w miarę możliwości w stanie niezmienionym. Jeżeli strony już zaczęły wykonywać czynności objęte umową, z tego tytułu należy się im stosowne wynagrodzenie według umowy.

Strony mogą też zastrzec zamiast preferowanego ustawowo skutku wstecznego ex tunc, skutek ex nunc, czyli działający na przyszłość. W ten sposób świadczenia, które zostały dotychczas wykonane pozostają przy kontrahentach i nie ma potrzeby ich zwracania. W przypadku usługi IT może być to szczególnie istotne, kiedy część architektury zostaje zrealizowana przez jednego wykonawcę, a następnie prace przejmuje kolejny wykonawca. Jeżeli strony chcą, aby odstąpienie od umowy działało “na przyszłość”, muszą pamiętać o odpowiednim uregulowaniu kwestii majątkowych praw autorskich tak, aby kolejna firma realizująca prace mogła pracować na już stworzonym kodzie źródłowym bez naruszania interesu prawnego jego twórców.

Odstąpienie od umowy należy odróżnić od odstępnego, czyli możliwości „wykupienia się” z umowy poprzez zapłatę określonej kwoty. Odstępne prowadzi do osłabienia stosunku obligacyjnego.

Kary umowne

Kara umowna to jeden z najpopularniejszych sposobów zabezpieczenia wykonania umowy. Polega ona na zastrzeżeniu obowiązku dłużnika do zapłaty określonej sumy w razie niewykonania lub nienależytego wykonania świadczenia niepieniężnego. Dla wierzyciela to niezwykle wygodny instrument, ponieważ kara umowna funkcjonuje na zasadzie zryczałtowanego odszkodowania bez konieczności wykazywania wysokości szkody i przesłanek odpowiedzialności. Wystarczy sam fakt naruszenia postanowienia umowy. Projektując karę umowną, warto pamiętać o kilku kluczowych aspektach takiego zabezpieczenia.

Przede wszystkim kara umowna nie może być zastrzeżona na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania świadczenia pieniężnego (np. opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia). Instrument doskonale sprawdzi się m.in. w przypadku:

• opóźnienia w realizacji prac;
• wadliwości dokumentacji projektowej;
• niedotrzymania warunków umowy utrzymaniowej;
• nieprawidłowego wdrożenia oprogramowania w firmie i wynikających z tego tytułu błędów.

Kara umowna powinna być określona kwotowo (lub przynajmniej wskazywać sposób wyliczenia sankcji). Nie należy zapominać też o dokładnym opisaniu warunków, których naruszenie pozwala na żądanie zapłaty. W umowie powinno pojawić się postanowienie, które pozwala na dochodzenie odszkodowania uzupełniającego na wypadek, gdyby wysokość szkody przekroczyła zastrzeżoną karę.

Kara umowna może być należna w wysokości zryczałtowanej, procentu wartości zamówienia, za każdy dzień opóźnienia lub w jeszcze inny sposób. Warto zwrócić uwagę, że Sąd Najwyższy dopuścił możliwość wprowadzenia do umowy kary umownej bez oznaczania jej górnej granicy (vide: uchwała SN z dnia 9 grudnia 2021 r., sygn. III CZP 16/21).

Kaucja

Z kaucji można skorzystać na etapie powykonawczym. Polega ona na zamrożeniu części wynagrodzenia wykonawcy na określony czas, który najczęściej pokrywa się z okresem udzielonej gwarancji. Jeżeli w danym czasie dojdzie do awarii systemu, wszelkie naprawy prowadzone są przez wykonawcę z potrąceniem kosztów właśnie tej części wynagrodzenia, która jest traktowana jako kaucja.

Zadatek

Zadatek to forma zabezpieczenia wykonania umowy istotna przede wszystkim z punktu widzenia wykonawcy. Zgodnie z art. 394 k.c. w razie braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczania terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała może żądać zwrotu sumy dwukrotnie wyższej.

Wprowadzając do umowy instytucję zadatku, należy pamiętać nie tylko o wskazaniu jego kwoty, ale także zidentyfikowaniu przesłanek uprawniających do żądania świadczenia. Jeżeli umowa zostanie wykonana poprawnie, zadatek ulega zwrotowi albo zaliczeniu na poczet świadczenia. Warto zadbać o wskazanie okoliczności, które powodują wygaśnięcie prawa do zadatku, czyli przesłanek obiektywnych lub takich, za które winę ponoszą obie strony.

Wykonanie zastępcze

Jeszcze innym sposobem zabezpieczenia umowy jest zwrot kosztów wykonania zastępczego. Zasadniczo wynika ono z wyroku sądowego, ale strony mogą wprowadzić takie prawo do umowy. Polega ono na możliwości zlecenia wykonania całości lub części prac podmiotowi trzeciemu w sytuacji, kiedy dłużnik nie wykonał ich terminowo lub w sposób należyty. Prace przeprowadzane są na koszt dłużnika.

Należy pamiętać, że koszty wykonania zastępczego muszą być uzasadnione i niezbędne. Wierzyciel nie może dowolnie poszerzać zakresu prac, ani zmieniać ich jakości. Przyjmuje się, że w przypadku kontraktów IT kosztem wykonania zastępczego będzie wynagrodzenie podmiotu trzeciego wykonującego taki sam zakres prac jakich nie przeprowadził dłużnik. Nie można jednak nim objąć np.

• nowej funkcjonalności oprogramowania;
• poszerzenia zakresu usług wdrożeniowych.

W razie sporu co do zasadności kosztów dłużnik musi wykazać nadmierną wysokość lub nieuzasadniony charakter kosztów a wierzyciel przygotować odpowiednie zestawienie wydatków.

Roszczenia objęte wykonaniem zastępczym nie kolidują w żaden sposób z roszczeniami odszkodowawczymi z innych tytułów (np. odszkodowania). Istotnym elementem wykonania zastępczego jest też czas – zamawiający powinien korzystać z usług innego podmiotu na zbliżonych zasadach, jak w stosunku do dłużnika. Nie powinien nawiązywać współpracy z innym wykonawcą tylko dlatego, że ten jest w stanie przeprowadzić te same prace dwukrotnie szybciej lub po znacznie niższej cenie.

Zakaz podwykonawstwa

Zakaz podwykonawstwa to dla zamawiającego gwarancja, że wykonawca nie będzie outsourcował wykonania usługi na inną firmę, a tym samym daje rękojmię nie tylko jakości świadczonych prac, ale także zachowania poufności przekazanych danych. Zakaz może mieć charakter:

• bezwzględny – wtedy wykonania żadnej części umowy nie można przenieść na inny podmiot;
• względny – do zlecenia wykonania usługi innej firmie potrzebna jest zgoda zamawiającego.

W ten sposób firma IT traci możliwość outsource’owania usług na podmiot trzeci. Pośrednim rozwiązaniem jest konieczność uzyskania pisemnej zgody zamawiającego na podzlecanie prac.

Odrębną kwestią są klauzule (lub całe umowy) dotyczące zachowania poufności (tzw. NDA, Non-Disclosure Agreement). To rodzaj porozumienia zawieranego między zamawiającym a wykonawcą, które określa, jakie informacje pracownicy firmy wdrożeniowej mają obowiązek zachować w tajemnicy. Kluczowe elementy NDA to:

• określenie, które informacje strony uznają za poufne,

• zdefiniowanie standardów ochrony informacji tak, aby obie strony wiedziały, jakie działania są równoznaczne z zapewnieniem bezpieczeństwa danych,

• określenie, kiedy strony mogą mówić o naruszeniu zobowiązania do zachowania poufności (czy wystarczy już samo ujawnienie danych, czy też musi dojść do ich wykorzystania przez inny podmiot),

• czas trwania zobowiązania poufności (zazwyczaj będzie kończył się wraz z ustaniem współpracy, ale nie nie stoi na przeszkodzie, aby strony zgodziły się na jego wydłużenie),

• skutek naruszenia zobowiązania poufności (najczęściej ujawnienie chronionych informacji skutkuje powstaniem roszczenia z tytułu kary umownej; równie popularnym rozwiązaniem jest aktualizacja prawa do odstąpienia od umowy).

Pamiętaj, że umowa NDA ma swoje ograniczenia. Nie możesz zawrzeć jej bez wskazania ram czasowych. Wpisanie w kontrakcie nadmiernie wygórowanej sumy, która pozostaje całkowicie oderwana od wysokości wynagrodzenia, również może budzić wątpliwości w przypadku sporu sądowego.