Sektor IT w ogromnej mierze bazuje na umowach. To one określają zakres wszystkich prac, świadczonych usług, a także odpowiedzialności obu stron kontraktu. Jedną z częściej spotykanych rodzajów umów w branży informatycznej są tzw. umowy wdrożeniowe. Na czym one polegają i co powinno się w nich znaleźć?
Jaki jest charakter prawny umowy wdrożeniowej?
Umowa wdrożeniowa to rodzaj kontraktu nienazwanego, na mocy którego strony umawiają się na stworzenie oraz implementację danego fragmentu oprogramowania lub jego całości w środowisku IT usługobiorcy. Usługobiorcą może być np. firma z sektora budowlanego lub marketingowego, która oczekuje stworzenia dla niej nowego software’u lub adaptacji tego już istniejącego do zmieniających się potrzeb i oczekiwań
Brak legalnej definicji pojęcia wdrożenia powoduje, że nie da się w sposób zunifikowany określić przedmiotu umowy, praw i obowiązków stron, a także granic właściwego ich wykonania. W praktyce oznacza to, że każdą umowę wdrożeniową trzeba tworzyć od początku, mając na względzie docelowy zakres współpracy i interesy obu stron. Pomóc może w tym kancelaria prawna z wieloletnim doświadczeniem w prawie IT.
Nierzadko strony decydują się powiązać z samym tworzeniem i wdrożeniem oprogramowania także:
szkolenia pracowników zamawiającego,
utrzymanie systemu informatycznego,
analizę informatyczną,
integrację systemu z nowym środowiskiem.
Powoduje to, że już samo ustalenie charakteru prawnego umowy wdrożeniowej może rodzić wątpliwości. W zależności od konkretnej sytuacji firma informatyczna może działać w ramach:
zobowiązania starannego działania – w takiej sytuacji zastosowanie znajdą przepisy o umowie zlecenia, które wyłączają odpowiedzialność wykonawcy za rezultat. Odpowiada on jedynie za dochowanie należytej staranności,
zobowiązania rezultatu – w tych przypadkach stosuje się odpowiednio przepisy o umowie o dzieło. Dla wykonawcy oznacza to obowiązek dostarczenia określonego wyniku swoich prac i ułatwia dochodzenie roszczeń odszkodowawczych.
Oparcie umowy na modelu starannego działania będzie korzystniejsze dla wykonawcy, a na modelu rezultatu – dla zamawiającego.
Na niejednolity charakter umów wdrożeniowych wielokrotnie zwracało uwagę orzecznictwo. Sąd Okręgowy w Łodzi w wyroku z dnia 4 sierpnia 2016 roku, sygn. XIII Ga 442/16 zwracając uwagę, że nie da się jednoznacznie ustalić typu umowy wdrożeniowej i, w zależności od jej treści, może być ona zawarta jako umowa zlecenie lub umowa o dzieło.
Co powinno znaleźć się w umowie wrożeniowej?
Współpraca w ramach projektów IT trwa często wiele lat. Dlatego bardzo ważne jest, aby umowę wdrożeniową skonstruować w taki sposób, aby zmieniające się w czasie oczekiwania stron i warunki towarzyszące realizacji kontraktu nie powodowały wątpliwości co do tego, jakie właściwie obowiązki spoczywają na jego stronach. Które elementy umowy o wdrożenie będą szczególnie istotne?
Przedmiot świadczenia
Ogromne znaczenie ma, aby już na samym początku opisać zakres prac, których realizacji podejmuje się wykonawca, a w przypadku umowy zbudowanej na modelu rezultatu, także ich wynik. Niestety, w przypadku umów wdrożeniowych niekiedy jest to bardzo trudne, ponieważ oczekiwania Zamawiającego dynamicznie zmieniają się w czasie.
Zbyt wąskie ujęcie przedmiotu zamówienia doprowadzi do tego, że firma nie będzie zadowolona z otrzymanego produktu, nie spełni on jej oczekiwań. Z kolei nadmiernie szeroka definicja doprowadzi do możliwości nadmiernej interpretacji i stworzy pole do ewentualnych sporów. Gdzie leży „złoty środek”?
Przedmiot umowy wdrożeniowej warto opisać precyzyjnie, ale z dopuszczeniem możliwości zmiany niektórych jej parametrów w oparciu o np.:
analizy informatyczne lub sprzedażowe,
ustalenia pracowników na kierowniczym szczeblu,
wyniki testów na poszczególnych etapach.
Aby strony nie nadużywały swojej pozycji, nie można sprowadzić przedmiotu zamówienia do jednego zdania, np. „Wykonawca zobowiązuje się do zaprojektowania i wdrożenia systemu do zarządzania czasem pracy kierowców”. Strony muszą ustalić między sobą m.in.:
kto przeprowadza testy, jak często i w jakim środowisku,
jakiego zakresu poprawek może żądać Zamawiający,
jakiej funkcjonalności systemu oczekuje Zamawiający,
jak przebiega zarządzanie zmianą w poszczególnych procesach.
Przedmiot umowy wdrożeniowej powinien być opisany w taki sposób, aby odpowiadać nie tylko na pytanie o to, co jest wykonywane, ale przede wszystkim, w jaki sposób.
Etapy prac i ich odbiór
Z uwagi na rozległość umowy wdrożeniowej bardzo ważne jest, aby wyodrębnić w niej poszczególne etapy, które kończą się odbiorem usługi. W ten sposób Wykonawcy łatwiej jest zarządzać swoimi pracownikami, a Zamawiający może liczyć, że cały projekt uda się zrealizować w założonym terminie.
Protokół odbioru to także dodatkowe zabezpieczenie dla Wykonawcy, który nie musi obawiać się powrotu do zamkniętych kwestii przy końcowym rozliczeniu. Raz odebrane prace strony uznają za wykonane poprawnie i rezygnują z możliwości podnoszenia w stosunku do nich roszczeń.
Przykładowe etapy prac mogą obejmować:
stworzenie ogólnej koncepcji systemu,
zaprojektowanie wersji testowej,
przeprowadzenie testów,
weryfikację funkcjonalności systemu przez Zamawiającego,
naniesienie poprawek,
testy i ponowną weryfikację.
Umowy wdrożeniowe mogą przewidywać kilka takich „cyklów Deminga” (to jedna z podstawowych metod umożliwiających poprawę efektywności procesów), w zależności od stopnia rozległości projektu.
Pozostałe elementy umowy wdrożeniowej
Poza ustaleniem przedmiotu umowy i terminem jej zrealizowania strony powinny ustalić między sobą, kto będzie odpowiadał za dostarczenie infrastruktury (software i hardware), a także zapewnienić ich sprawne funkcjonowanie przez cały czas trwania współpracy. Zazwyczaj będzie to zamawiający, a przeniesienie tego obowiązku na wykonawcę będzie wiązało się ze znacznie wyższą ceną usługi.
Warto także pamiętać o określeniu zasad współpracy między stronami. Dotyczy to zwłaszcza zamawiającego, który powinien udostępnić wykonawcy informacje niezbędne do wykonania usługi takie jak np.:
schemat architektury IT,
specyfikacja sprzętowa wyposażenia firmy,
bazy danych klientów,
karty zawierające dokładne właściwości produktów.
Oprogramowane tworzone w ramach wdrożenia trzeba zaintegrować z już istniejącym środowiskiem. Dlatego umowa powinna odpowiadać na pytania:
kto jest odpowiedzialny za połączenie systemów,
jak i przez kogo jest testowana kompatybilność środowisk IT,
jaki rezultat integracji uważa się za zadowalający dla zamawiającego.
Kiedy wdrożenie fragmentu infrastruktury się kończy, pozostaje jeszcze uzgodnić, co dzieje się ze stworzonym kodem źródłowym. Może on trafić do zamawiającego w formie kopii (fizycznej lub cyfrowej w repozytorium), ale także do depozytu. Zwłaszcza to ostatnie rozwiązanie sprzyja budowaniu wzajemnego zaufania, ponieważ obie strony wiedzą, że nienaruszalna wersja oprogramowania znajduje się u certyfikowanego depozytariusza (np. w banku lub firmie IT), a nie jest po prostu nagrana na dysk Flash wrzucony do szuflady biurka.
Elementami, które warto wprowadzić do umowy wdrożeniowej IT są także:
przygotowanie dokumentacji powdrożeniowej – aby zamawiający miał wgląd w techniczny aspekt prac wykonawcy, a nie tylko rezultat,
przeniesienie praw autorskich – zapewnia zamawiającemu tytuł prawny do stworzonego przez wykonawcę utworu,
określenie wynagrodzenia wraz z terminem płatności – może być płatne jednorazowo, zaliczkowo lub po zatwierdzeniu każdego z etapów,
odpowiedzialność i jej ograniczenie – przykładowy katalog sytuacji, który rodzi prawo do zgłaszania roszczeń przeciwko drugiej stronie umowy (np. definicja siły wyższej, wyłączenie rękojmi, ograniczenie wysokości kary umownej),
miejsce wykonania wdrożenia – może mieć wpływ na właściwość miejscową sądu,
zapis na sąd polubowny – pozwala zapobiec eskalacji konfliktu poprzez skierowanie sprawy na drogę koncyliacyjną i uniknięcie sporu sądowego.
Jak skutecznie zabezpieczyć umowę wdrożeniową?
Długotrwała realizacja umowy wdrożeniowej wiąże się z potencjalnym ryzykiem ujawnienia wrażliwych informacji i wyrządzenia szkód drugiej stronie umowy. W jaki sposób można skutecznie zabezpieczyć wykonanie wdrożenia i interesy stron?
Prawo odstąpienia od umowy
W umowie warto przewidzieć katalog sytaucji, które uprawniają strony do odstąpienia od umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Zazwyczaj będzie to rażące uchybienie obowiązkom, nieprzekazanie informacji w określonym czasie lub brak oczekiwanego rezultatu. Nie jest dobrym pomysłem wpisywanie jako przesłanki do odstąpienia „braku współdziałania” chyba, że stworzona zostanie lista sytaucji, na czym takie współdziałanie ma polegać.
Kara umowna
Klasycznym mechanizmem zabezpieczającym wykonanie umowy jest kara umowna. Może ona być przewidziana na wypadek naruszenia zobowiązań o charakterze niepieniężnym, np. opóźnienia etapu prac, nieprzekazania dokumentacji, czy zlecenia podwykonawstwa w przypadku jego zakazu.
Przy ustalaniu kary umownej warto pamiętać o wybraniu odpowiedniego sposobu jej naliczania (nie tylko jednorazowo, ale też za każdy dzień opóźnienia), a także zastrzeżenia o możliwości dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.
Kaucja
Z kaucji można skorzystać na etapie powykonawczym. Polega ona na zamrożeniu części wynagrodzenia wykonawcy na określony czas, który najczęściej pokrywa się z okresem udzielonej gwarancji. Jeżeli w danym czasie dojdzie do awarii systemu, wszelkie naprawy prowadzone są przez wykonawcę z potrąceniem kosztów właśnie tej części wynagrodzenia, która jest traktowana jako kaucja.
Zakaz podwykonawstwa
Przy niektórych projektach zamawiającemu może zależeć, żeby usługi świadczyła wyłącznie jedna firma. W takiej sytuacji warto zadbać o wprowadzenie zakazu podwykonawstwa i dodatkowo zabezpieczyć go np. karą umowną. W ten sposób firma IT traci możliwość outsource’owania usług na podmiot trzeci. Pośrednim rozwiązaniem jest konieczność uzyskania pisemnej zgody zamawiającego na podzlecanie prac.
Odrębną kwestią są klauzule (lub całe umowy) dotyczące zachowania poufności (tzw. NDA, Non-Disclosure Agreement). To rodzaj porozumienia zawieranego między zamawiającym a wykonawcą, które określa, jakie informacje pracownicy firmy wdrożeniowej mają obowiązek zachować w tajemnicy. Kluczowe elementy NDA to:
określenie, które informacje strony uznają za poufne,
zdefiniowanie standardów ochrony informacji tak, aby obie strony wiedziały, jakie działania są równoznaczne z zapewnieniem bezpieczeństwa danych,
dookreślenie, kiedy strony mogą mówić o naruszeniu zobowiązania do zachowania poufności (czy wystarczy już samo ujawnienie danych, czy też musi dojść do ich wykorzystania przez inny podmiot),
czas trwania zobowiązania poufności (zazwyczaj będzie kończył się wraz z ustaniem współpracy, ale nie nie stoi na przeszkodzie, aby strony zgodziły się na jego wydłużenie),
skutek naruszenia zobowiązania poufności (najczęściej ujawnienie chronionych informacji skutkuje powstaniem roszczenia z tytułu kary umownej; równie popularnym rozwiązaniem jest aktualizacja prawa do odstąpienia od umowy).
Pamiętaj, że umowa NDA ma swoje ograniczenia. Nie możesz zawrzeć jej bez wskazania ram czasowych. Wpisanie w kontrakcie nadmiernie wygórowanej sumy, która pozostaje całkowicie oderwana od wysokości wynagrodzenia, również może budzić wątpliwości w przypadku sporu sądowego.
Na czym polega usługa utrzymania?
Umowa wdrożeniowa często jest łączona z usługą utrzymaniową. Utrzymanie infrastruktury informatycznej może polegać na:
zapewnieniu hostingu,
dbałości o dostępność usług i serwisów,
diagnozowaniu i rozwiązywaniu bieżących problemów z systemem,
analizie ruchu na stronie.
Połączenie obu typów kontraktów pozwala na stworzenie kompleksowej obsługi IT, a także zapewnienie sprawnego działania całego systemu na przyszłość.
Co powinna regulować część umowy poświęcona utrzymaniu systemu?
Dobra umowa utrzymaniowa to taka, która zapewnia zamawiającemu odpowiednio szybką reakcję serwisową w odpowiedzi na wykryte błędy. Dlatego w części kontraktu poświęconej utrzymaniu powinny znaleźć się następujące zapisy:
kategorie błędów – od zupełnie marginalnych po krytyczne, które uniemożliwiają prawidłowe działanie infrastruktury. Do każdej z kategorii warto przyporządkować określony priorytet działania i czas reakcji,
sposób zgłoszenia błędu – może być to np. mail, telefon lub helpdesk; przy dużych projektach stosuje się zgłaszanie dwu- lub nawet trzystopniowe, przy czym każdy kolejny stopień to adresowanie zgłoszenia do pracownika wyższego szczebla, posiadającego więcej uprawnień,
określenie dostępności oraz kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI, Key Performance Indicator) – pozwala określić minimalną dostępność serwera lub określonych usług oraz najniższy dopuszczalny poziom wybranych wskaźników w firmie. Dostępność zazwyczaj jest określana jako procent całkowitego czau działania serwera lub czas w ujęciu dobowym,
plan wyjścia (ang. Exit Plan) – postanowienie, które reguluje sposób przekazania usług na wypadek wcześniejszego zakończenia współpracy.
Oczywiście nie są to wszystkie postanowienia umowy utrzymaniowej. Strony powinny rozważyć dodanie zapisów limitujących odpowiedzialność, raportowanie rezultatów, czy kary umowne za naruszenie postanowień.
Dobrze skonstruowana umowa nie ma na celu zaatakowania drugiej strony obszerną listą roszczeń na wypadek niepowodzenia. Powinna zmierzać do utrzymania długiej współpracy, która będzie owocna dla obu partnerów biznesowych.
W przypadku IT zasadniczy problem polega na hermetycznej specyfice przedmiotu umowy i konieczności połączenia ze sobą warsztatu prawnego z branżową wiedzą IT. Dlatego jeżeli chcesz zapewnić swojej firmie bezpieczeństwo i efektywnie wykorzystać prace wykonywane przez kontrahentów, rozważ skorzystanie z pomocy wykwalifikowanych prawników
Zaufali nam:
