Czym jest white paper, kiedy i jak należy go przygotować?

Tak jak zasygnalizowaliśmy powyżej, biała księga to oficjalny dokument, kompleksowo opisujący produkt, rozwiązanie techniczne lub nawet całą firmę. Forma i pomysł wywodzi się przede wszystkim z procedur unijnych, gdzie biała księga to koncepcje odnoszące się do danych zakresów prawodawstwa wspólnotowego. Stąd też w przypadku prawa UE można znaleźćnp. białą księgę dot. wejścia Polski do wspólnoty (tj. białą księgę Polska-EU). W przypadku prawodawstwa unijnego białą księgę poprzedza często tzw. zielona księga, która jest zbiorem analiz dot. aktualnego stanu prawnego (przed wprowadzeniem rozwiązań koncepcyjnych z białej księgi).

Dla osiągnięcia założonych celów bardzo istotne jest, żeby biała księga została sporządzona jako dokument specjalistyczny, całościowo opisujący zagadnienie. W związku z tym biała księga często będzie zawierała nie tylko opis czy grafiki dotyczące danego przedmiotu, ale także przede wszystkim analizy czy wyniki badań (jeżeli takie zlecono). Ważne jest, żeby biała księga nie miała charakteru publicystycznego, tak jak np. artykuł czy wpis na bloga, ale raczej ekspercki.

White paper jest to pojęcie, które nie jest zdefiniowane w prawie i nie ma szczegółowych przepisów, które narzucają konieczność stworzenia takiego dokumentu. Nie oznacza to jednak, że nie warto tworzyć białej księgi. Wręcz przeciwnie, jej przygotowanie i publikacja do osób zainteresowanych może mieć bardzo duże korzyści dla biznesu.

Biała księga może przynosić szczególne korzyści w branży związanej z kryptowalutami oraz dla startupów. Dokładne wyjaśnienie zasad działania nowej kryptowaluty czy pomysłu na nowy produkt, który będzie wprowadzony przez startup może znacznie zwiększyć liczbę potencjalnych inwestorów.

Zawartość “białej księgi”

White paper to dokument oficjalny, co oznacza, że powinien zawierać określone elementy (które przytoczymy poniżej). Fakt, że przepisy prawa nie określają wymogów dla “white paper” sprawia, że przedsiębiorcy często mają wątpliwości w zakresie tego, co zawrzeć w tym dokumencie.

White paper to dokument znacznie różniący się od zwykłego wpisu w social media czy artykułu na blogu. Co prawda jego treść powinna być każdorazowo określona indywidualnie, aczkolwiek można wyróżnić następujące elementy, które powinien zawierać każdy whitepaper. Są to w szczególności:

• spis treści i wstęp,
• opis historii i proces powstawania produktu/firmy,
• w miarę możliwości analizy naukowe i badania potwierdzające zastosowanie i skuteczność produktu,
• analizy pokazujące trendy rynkowe (dokumentujące, że produkt/firma będzie miała szansę na sukces na rynku),
• Przewidywania i plany ekspansyjne podmiotu,
• Podsumowanie i wnioski.

Forma dokumentu powinna być dostosowana do odbiorcy docelowego. Część firm stosuje formę bardziej graficzno-wykresową, natomiast w niektórych przypadkach lepiej sprawdza się white paper w formie opisowej. Ważne jest jednak, aby trzymać się oficjalnej formy dokumentu, tj. sporządzić go z narracją w trzeciej osobie, odpowiednim językiem, unikając zwrotów potocznych itp. White paper powinien zatem być przejrzysty, pozbawiony zwrotów marketingowych, nacechowany wiedzą ekspercką i pomagający interesariuszom w podjęciu określonych decyzji.

Jeżeli biała księga ma mieć charakter ekspercki, warto w niej zawrzeć rozdział poświęcony na regulacje prawne w tym zakresie i planowane trendy legislacyjne zarówno na szczeblu unijnym, jak i krajowym. Jeżeli biała księga ma dotyczyć kryptowalut, warto wspomnieć o najnowszych regulacjach, chociażby w zakresie AML czy regulacji MiCA. W tym zakresie niezwykle pomocne może okazać się wsparcie kancelarii prawnej specjalizującej się w szeroko pojętym prawie finansowym.

Kiedy należy sporządzić white paper?

White paper należy sporządzić przede wszystkim na etapie poprzedzających wejście nowego rozwiązania (produktu, usługi czy firmy) na rynek. Ten rodzaj dokumentu jest bardzo istotny na wczesnym poziomie poszukiwania inwestorów. Poniżej przytaczamy konkretne przykłady, w jakich okolicznościach przedsiębiorcy może pomóc sporządzenie kompletnego dokumentu białej księgi.

Przede wszystkim sporządzanie białej księgi jest powszechne w branży związanej z kryptowalutami. Trendy rynkowe wskazują, że ten rodzaj dokumentu pomógł niejednej kryptowalucie w zdobyciu zaufania inwestorów i jej rozpropagowania (dotyczy to np. Bitcoina czy Ethereum). Prawdopodobnie dzięki wyjaśnieniu potencjalnym inwestorom mechanizmu „kopania” oraz szans na rozwój, stały się one tak popularne i cenione na rynku. W przypadku publikacji nowej kryptowaluty, szczególnie obecnie, w dobie wielu „śmieciowych” kryptowalut i ogólnej utraty zaufania do tej formy inwestycji, white paper może pomóc „wybić” daną kryptowalutę na rozpoznawalność. Edukacyjny wymiar white paper w tym przypadku okazuje się być bardzo istotny.

Podobnie jest w przypadku nowego, innowacyjnego oprogramowania, które jest pierwszy raz prezentowane inwestorom. Jeżeli firma planuje wdrożyć na rynku nowe, rewolucyjne oprogramowanie, warto w dokumencie białej księgi wyczerpująco opisać to oprogramowanie (oczywiście z zachowaniem tajemnicy przedsiębiorstwa), a także przedstawić korzyści z jego wdrożenia. Potencjalnych klientów biała księga przekona zwłaszcza wtedy, gdy opis i korzyści zostaną poparte konkretnymi badaniami czy wykresami (np. symulacją tego, w jaki sposób nowe oprogramowanie może poprawić efektywność przedsiębiorstwa).