Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę z punktu widzenia pracodawcy

Zgodnie z artykułem 1671 Kodeksu pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (również tej wypowiedzianej przez pracodawcę) pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Oznacza to więc, że jeżeli pracodawca zobowiąże do tego pracownika, ten musi wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy. Ten mechanizm jest często wykorzystywany jako rodzaj oszczędności, ponieważ pracodawca nie musi w takiej sytuacji wypłacać pracownikowi ekwiwalentu.

Warto zwrócić uwagę, że w orzecznictwie od lat wskazuje się, że w sytuacji kiedy pracodawca nie sporządza planu urlopów, termin skierowania pracownika na urlop powinien być uzgodniony wspólnie (vide: m.in. wyrok SN z dnia 13 maja 1998 r., sygn. I PKN 99/98). Nie ma jednak uprawnień, aby nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopów we wskazanym terminie. Taka możliwość powstaje wyłącznie w przypadku, kiedy pracownik rozlicza urlop zaległy w okresie wypowiedzenia.

Forma wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę

Zgodnie z artykułem 30 § 3. Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę zawsze nastąpić powinno na piśmie. Pomimo jednak tego zapisu ta sama ustawa w żadnym miejscu nie zakłada rygoru nieważności w razie niedochowania takiej formy. Oznacza to, że niezachowanie formy pisemnej w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę (jak i pracownika) nie może być uznane jednoznacznie za czynność nieważną. Warto jednak działać zgodnie z przepisami i zadbać o to, aby formą wypowiedzenia umowy przez pracodawcę (ale także pracownika) była zawsze forma pisemna – a więc z własnoręcznym podpisem.

Niedochowanie przez pracodawcę formy pisemnej (np. wypowiedzenie umowy w formie ustnej) nadal jest skuteczne, choć jako wadliwe uprawnia pracownika do sięgnięcia po roszczenia pracownicze i złożenia odwołania do sądu pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – przyczyny

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony przez pracodawcę, każdorazowo należy podać dokładny powód wypowiedzenia. Nie trzeba więc wskazywać tej przyczyny w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny oraz czas określony. Przyczynę taką trzeba natomiast wskazać także, wtedy gdy w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony wypowiadane są pracownikowi warunki płacy i pracy (a nie sama umowa).

Co bardzo ważne: w przypadku ewentualnego sporu sądowego przed sądem pracy pracodawca nie będzie mógł się powołać na inny powód niż ten wskazany w wypowiedzeniu.

Bardzo ważnym więc jest aby o żadnej ważnej przyczynie wypowiedzenia umowy o pracę nie zapomnieć, a te uwzględnione w wypowiedzeniu odpowiednio uargumentować.

Pomimo, że wydaje się to proste i oczywiste – pracodawcy na tym polu popełniają jednak szereg błędów, które w późniejszym czasie mogą skutkować obszernymi problemami – szczególnie widocznymi w orzeczeniach sądów pracy.

Jakie są więc najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców przy wypowiedzeniu umowy o pracę?

Niewskazanie przyczyny lub niewskazanie jej pisemnie

Jak zostało już wyżej zauważone – podanie przyczyny jest nieodzowne w przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę na czas nieokreślony. Jej niewskazanie w takim wypadku z dużą dozą prawdopodobieństwa skazuje na porażkę pracodawcę w ewentualnym sporze przed sądem pracy. Wypowiedzenie umowy na czas określony przez pracodawcę bez podania przyczyny jest natomiast możliwe i dopuszczalne.

Powiedzieć należy również, że bardzo ciężko będzie bronić wszelkiego rodzaju wypowiedzeń złożonych w formie innej, niż zakładanej przez ustawę, a więc pisemnej.

Niewskazanie wszystkich przyczyn

Należy zauważyć, że pracodawca po wystosowaniu wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony nie może uzupełnić już wypowiedzenia o dodatkowe przyczyny, nawet gdy postępowanie sądowe nie zostały jeszcze wszczęte. Ostatnią więc chwilą, gdy pracodawca realnie określa zakres ewentualnego przyszłego postępowania dowodowego przed sądem pracy, jest sam moment wręczenia wypowiedzenia umowy przez pracodawcę. Dlatego właśnie ten moment jest niezwykle ważny i powinien być odpowiednio przemyślany i przygotowany. Pracodawcy popełniają jednak często powtarzający się ogromny błąd, polegający na traktowaniu tej chwili „po macoszemu” i angażując swoją uwagę i swoje środki (np. zatrudniając zawodowych prawników) dopiero po otrzymaniu przez pracownika pozwu sądowego. To jednak już moment zbyt późny i powodujący częste porażki pracodawców przed sądami pracy.

Wskazanie przyczyn nieprawdziwych

Postępowanie sądowe przed sądem pracy jest postępowaniem specyficznym. Pracodawca bowiem, pomimopomimo że w takim procesie jest stroną pozwaną, będzie musiał wszystkie przyczyny, które stały za wystosowanym wcześniej wypowiedzeniem umowy o pracę odpowiednio uargumentować i udowodnić. Mimo więc faktu, ze takie postępowanie inicjuje pracownik, to jednak ciężar dowodowy leży w tym wypadku po stronie pracodawcy. Tak więc to pracownik, a nie pracodawca, korzysta tutaj z tak zwanego domniemania niewinności.

Pracodawca już przed wystosowaniem wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi powinien więc zabezpieczyć odpowiednie dowody, które w przyszłości będzie mógł przedstawić podczas ewentualnego procesu sądowego. Typowe przyczyny nieprawdziwe to np.:

• podanie informacji o likwidacji działu, kiedy zmieniła się tylko jego nazwa;

• brak podnoszenia kwalifikacji przez pracownika, kiedy dotychczas nie było takiej potrzeby lub możliwości;

• informacja o likwidacji stanowiska, podczas gdy stanowisko jest utrzymane.

Zbyt ogólne przyczyny

Obligatoryjne w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony przez pracodawcę podanie powodów tegoż wypowiedzenia nie jest absolutnie tylko po to, aby zaspokoić ciekawość zwalnianego pracownika. Obligo to służy temu, aby taki pracownik mógł podjąć decyzję czy jego zwolnienie jest słuszne, czy też może jednak powinno zostać przeanalizowane przez sąd pracy.

Pracodawcy z całą pewnością powinni więc unikać zbyt ogólnego wskazania przyczyn rozwiązania umowy. Takie powody jak np. „zbyt małe zaangażowanie pracownika”, „niespełnienie przez pracownika oczekiwań pracodawcy”, „brak należytej staranności przy wykonywaniu powierzonych przez pracodawcę zadań”, niepoparte żadnymi głębszymi uzasadnieniami, z dużym prawdopodobieństwem prowadzić mogą pracodawcę do późniejszej przegranej sprawy przed sądem pracy.

Oczywiście idealną praktyką nie jest również popadanie przez pracodawcę w drugą skrajność – a więc w bardzo szczegółowe opisywanie każdego konkretnego złego zachowania i każdej czynności, którą pracownik wykonał źle lub którą pomimo obowiązku nie wykonał w danym okresie czasu. Może nie być również wskazane przedstawianie konkretnych dowodów na potwierdzenie wskazanych w wypowiedzeniu informacji. Dowody takie, co zostało już zauważone, warto oczywiście odpowiednio zabezpieczyć, aby były gotowe do ewentualnego przedstawienia podczas postępowania przed sądem pracy, ale wskazywanie ich już wprost w wypowiedzeniu może dać pracownikowi większe pole do ich podważenia.

Oświadczenie o wypowiedzeniu powinno więc mieć charakter informacyjny, a podane przyczyny powinny być nieco tylko uszczegółowione i rozszerzone. Przykładowo przyczyna taka może zostać zarysowana w następujący sposób: „niespełnienie przez pracownika założonych przez pracodawcę wymagań poprzez osiągnięcie najniższych w zespole i znacznie odbiegających od przedstawionych wcześniej założeń wyników w roku podatkowym 2021”.

Wskazanie przyczyn nieaktualnych

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest wskazanie na dokumencie wypowiedzenia nieaktualnej przyczyny rozwiązania umowy o pracę. Pomimo że ani z ustawy, ani obowiązującego orzecznictwa i doktryny, nie wynika żadna jedna, konkretna data zaistnienia i zakończenia przyczyny, co do której pracodawca może się powołać, to mając na uwadze rozpatrywane przez sądy pracy przypadki, należy uważać, aby nie podawać przyczyn skrajnie nieaktualnych (mających więcej niż kilkanaście miesięcy). Może bowiem okazać się, że sąd pracy w przypadku postępowania sądowego uzna taką przyczynę za nieaktualną. Przyczyną nieaktualną może być:

• toczące się przeciwko pracownikowi postępowanie karne, które dawno temu zostało zakończone;

• powoływanie się na brak kwalifikacji pracownika w sytuacji, kiedy został on niedawno skierowany na szkolenie i ukończył je.

Jakie i ile przyczyn powinien wskazać pracodawca w wypowiedzeniu umowy o pracę na czas nieokreślony?

Ani w przepisach, ani w doktrynie, ani też orzecznictwie nie pojawia się nigdzie pojęcie zamkniętego katalogu przyczyn, które pracodawca może wskazać, wypowiadając pracownikowi umowę o pracę. Nie ma przy tym również żadnej ilości przyczyn, która będzie optymalna.

Do najczęstszych podawanych przez pracodawców ogólnych przyczyn (które co zostało już wcześniej zauważone należy również odpowiednio uzasadnić i uszczegółowić) należy: likwidacja stanowiska pracy pracownika, utrata zaufania, nieosiągnięcie założonych przez pracodawcę planów dotyczących pracy pracownika, nieuzasadniona krytyka pracodawcy, dopuszczenie się przez pracownika nieuprawnionych i nielegalnych działań konkurencyjnych, zbyt częste absencje pracownika i związane z tym koszty dla pracodawcy.

Jeżeli chodzi natomiast o liczbę podanych w wypowiedzeniu przyczyn to pomimo, że nie ma przeszkód, aby pracodawca ją mnożył. Sądy pracy niejednokrotnie podkreślały, że wystarczające jest, że chociaż jedna z wskazanych przez pracodawcę przyczyn uzasadnia zasadność takiego wypowiedzenia.

Trzeba jednak pamiętać, że podanie ogromnej liczby takich powodów znacznie może wydłużyć czas trwania ewentualnego sporu sądowego.Wynika to z konieczności pochylenia się przez sąd nad większą ilością argumentów oraz konieczność podjęcia przez pracodawcę próby dowiedzenia prawdziwości każdego z nich. Może to znacząco zwiększyć koszty prowadzenia postępowania – co koniec końców będzie bardzo uciążliwe zarówno dla strony wnoszącej taki pozew (pracownika), jak i przede wszystkim strony pozwanej (pracodawcy).

Dodatkowo wyrok Sądu Najwyższego z 14 kwietnia 2015 r. o sygn. akt: II PK 140/14 jasno wskazuje, że gdy pracodawca poda większą liczbę przyczyn, to pomimo, że nie wszystkie musi odpowiednio udowodnić i uzasadnić, aby wypowiedzenie umowy o pracę zostało uznane za uzasadnione, to jednak przyczyny prawdziwe (tj. te odpowiednio uzasadnione) muszą pozostawać „w istotnej proporcji” do przyczyn nieprawdziwych (lub nieudokumentowanych). W przeciwnym wypadku bowiem zdaniem tegoż sądu wypowiedzenie takie powinno zostać zakwestionowane i uznane jako nieuzasadnione – pomimo nawet stwierdzenia zasadności jednej czy kilku przyczyn. Problem tylko w tym, że pomimo doniosłości tego wyroku, nigdzie nie ma wytłumaczenia co oznaczy użyty przez Sąd Najwyższy zwrot „w istotnej proporcji”. Prowadzi to do wniosków o ostrożności w liczbie przedstawionych w wypowiedzeniu umowy o pracę powodów tegoż wypowiedzenia oraz wyszczególnianiu tylko takich, które możliwe będą później do udowodnienia.

Z jakich powodów pracodawca może zwolnić pracownika?

Pamiętać należy, że wypowiedzenie przez pracodawcy umowy o pracę jest standardowym środkiem rozwiązania umowy o pracę. Nie mówimy więc tu o jakimkolwiek nadzwyczajnym trybie, o jakim mówić można na przykład w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego. Powód podany przez pracodawcę w wypowiedzeniu umowy o pracę nie musi być więc nadzwyczajny czy szczególnie doniosły. Może wynikać na przykład ze zwyczajnej chęci poprawy ogólnego działania i sytuacji przedsiębiorstwa.

Należy jednak wskazać, że wyjątkiem od tej reguły jest ustawa o zwolnieniach grupowych, która nie daje pracodawcy pełnej dowolności w redukcji zatrudnienia i nakazuje wziąć pod uwagę obiektywne i sprawiedliwe kryteria, w tym:

• kwalifikacje;

• wykształcenie;

• staż pracy;

• dotychczasowy przebieg zatrudnienia;

Dokonując zwolnień grupowych pracodawca ma obowiązek w dalszym ciągu przestrzegać zasady niedyskryminacji.

Co ważne – pracodawca pomimo konkretnych zastrzeżeń do pracownika wcale nie musi w jakikolwiek sposób go wcześniej dyscyplinować czy też wzywać do zmiany bądź poprawy zachowania. Hipotetycznie więc wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę może być pierwszym i jedynym środkiem, poprzez który pracownik dowie się o tym, że nie spełniał pewnych założeń pracodawcy. Sytuacja ta jednak ma rzadko miejsce i na pewno nie jest sytuacją modelową, a współczesne koncepcje zarządzania, posługują się instrumentami pozwalającymi dawać pracownikom bieżący feedback co do jakości wykonywanej przez nich pracy. Formalnie jednak pracodawca o przyczynach swojego niezadowolenia z pracy wykonywanej przez pracownika wcale nie musi go wcześniej informować i może dać tego wyraz dopiero wręczając pracownikowi dokument wypowiedzenia umowy o pracę.

Warto również zauważyć, że pracodawca może wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę także, wtedy gdy powody wskazane w wypowiedzeniu nie są przez pracownika zawinione. Przykładem takiej często zupełnie od pracownika niezależnej sytuacji jest planowana przez pracodawcę zmiana formy działalności lub też zmniejszenie jej skali.

Z drugiej jednak strony pracodawca nie może zwolnić pracownika z zupełnie błahych powodów. Jednorazowe spóźnienie, czy też drobna pomyłka, która nie ma żadnej konsekwencji dla pracodawcy – zwykle nie będzie dla sądu pracy wystarczającym powodem, który uzasadnia dokonane przez pracodawcę zwolnienie danego pracownika ze stanowiska. Wszystko zależy jednak od konkretnego przypadku, zakresu obowiązków i charakteru pracy. Może przecież okazać się, że takie spóźnienie czy drobna pomyłka pracownika będzie katastrofalna w skutkach i wywoła dla pracodawcy (albo nie tylko dla niego) szereg niechcianych i poważnych konsekwencji.

Kiedy pracownikowi należy się odprawa?

Pomimo że Kodeks pracy nie przewiduje konieczności wystosowania przez pracodawcę w stosunku do zwalnianych pracowników odpraw (z wyjątkiem odpraw rentowo-emerytalnych i pośmiertnych) to odprawy takie mogą pracownikom przysługiwać w szczególnych przypadkach zgodnie z Ustawą z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1969 ze zm.).

Do przypadków tych należy przede wszystkim sytuacja, w której pracodawca zatrudniający jednocześnie co najmniej 20 pracowników, z przyczyn niedotyczących pracowników zwalnia w drodze wypowiedzenia (ale także na mocy porozumienia stron) w okresie nieprzekraczającym 30 dni co najmniej:

• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników;

• 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników;

• 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.

Odprawa należy się również w sytuacji, kiedy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i rozwiązuje stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

W powyższych przypadkach zwolnienie musi dotyczyć minimum 5 pracowników, przy czym do ustalenia liczby zatrudnionych osób nie wlicza się pracowników tymczasowych oraz świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Ustawa o zwolnieniach grupowych w art. 10 ust. 4 przewiduje również obowiązek wypłaty dodatku wyrównawczego pracownikom, względem których zostało dokonane wypowiedzenie warunków pracy i płacy i okoliczność ta powoduje obniżenie wynagrodzenia. Dodatek jest wypłacany przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy. Wysokość dodatku wyrównawczego to różnica między wynagrodzeniem poprzedzającym zmianę warunków zatrudnienia a warunkami po tej zmianie.