Umowa utrzymaniowa a umowa rozwojowa na wdrożone oprogramowanie

Umowa utrzymaniowa to dokument, który reguluje warunki, na podstawie których firma informatyczna świadczy usługi utrzymania systemu IT, których celem jest zapewnienie ciągłości funkcjonowania oprogramowania, z uwzględnieniem zmieniających się uwarunkowań faktycznych i prawnych.

Usługi te zwykle obejmują:

• zapewnienie hostingu,
• utrzymanie systemu IT w infrastrukturze,
• modyfikacje oprogramowania po jego dostarczeniu, włączając w to diagnozowanie problemów i nieprawidłowości, usuwanie błędów i awarii,
• poprawę wydajności systemu, wprowadzenie drobnych usprawnień,
• kolokację serwerów.

Utrzymanie systemu IT jest określane także terminem konserwacji, czyli zabiegów, które mają utrzymać sprawność wdrożonego oprogramowania. Choć po opracowaniu oprogramowania przechodzi ono mnóstwo testów i analiz, nie da się całkowicie wyeliminować ryzyka pojawienia się pewnych nieprawidłowości. Środowisko testowe różni się bowiem od docelowego środowiska produkcyjnego, w którym dane oprogramowanie będzie stosowane. Ponadto system wymaga czasu, aby mógł zacząć funkcjonować w pełni, a prace testowe nie mogą trwać w nieskończoność. Dzięki umowie utrzymaniowej klient ma zagwarantowane odpowiednie wsparcie w przypadku pojawienia się błędów czy trudności z funkcjonowaniem pewnych elementów.

Czynności mające na celu utrzymaniem serwisu to m.in.:

• aktualizacja oprogramowania systemowego i narzędziowego,
• rozwiązywanie problemów związanych z infrastrukturą środowiska informatycznego,
• wdrażanie czynności mających na celu poprawę wydajności, jakości i bezpieczeństwa,
• administracja baz danych,
• tworzenie i odtwarzanie backupów.

Kluczowym czynnikiem decydującym o tym, czy przebieg współpracy oparty na umowie utrzymaniowej będzie sukcesem, jest komunikacja z klientem i zapewnienie mu odpowiedniego wsparcia. Dostawca powinien bowiem możliwie jak najszybciej reagować na zgłoszenia serwisowe usługobiorcy oraz wszelkie problemy, a także efektywnie współpracować z zespołem, aby z powodzeniem zrealizować działania naprawcze i udoskonalające. Ważna jest regularna analiza potrzeb klienta, proponowanie trafnych narzędzi i rozwiązań oraz odbywanie wizyt serwisowych w razie potrzeby. Użytkownicy systemów informatycznych powinni mieć także dostęp do szkoleń, aby móc na odpowiednim poziomie zapoznać się z funkcjonalnością stosowanego oprogramowania, wykorzystując pełnię jego możliwości.

Umowa rozwojowa w branży IT często towarzyszy umowie utrzymaniowej. Wiele osób korzystających z usług informatycznych wymaga gwarancji, iż dostarczone im oprogramowanie, oprócz poprawności działania będzie cechować się także ciągłym doskonaleniem i poprawą. Wraz z rozwojem technologii systemy IT muszą być bowiem nieustannie modyfikowane, dlatego oprogramowania wyróżnia ciągła ewolucja dyktowana wszechobecnym postępem i dynamicznymi zmianami. Brak regularnego wdrażania poprawek i ulepszeń może bowiem spowodować, że za jakiś czas dane oprogramowanie przestanie spełniać wymagania, a jego dostosowanie do obowiązujących standardów będzie istotnie utrudnione i wiązało się z ogromnymi kosztami lub stratami.

Umowa rozwojowa (inaczej niż umowa wdrożeniowa) obejmuje zatem wszystkie zmiany i ulepszenia związane z koniecznością ciągłej aktualizacji wdrożonego oprogramowania i odpowiedniej modyfikacji systemu oraz dodawaniem nowych funkcjonalności w tym jeśli chodzi o obowiązki stron jeśli chodzi o rozwój systemów IT. Umowa rozwojowa zwykle jest podpisywana z dostawcą tego oprogramowania. Jej celem jest zapewnienie usług gwarantujących zamawiającemu modyfikację i rozbudowę oprogramowania oraz zapewnienie świadczenia innych opisanych usług wspomagających korzystanie z danego systemu.

Czynności rozwojowe mogą dotyczyć na przykład:

• aktualizacji związanych z nowymi rozszerzeniami i naprawą błędów,
• prace serwisowych w celu implementacji zmian i rekonfiguracji,
• dostosowania funkcjonalności oprogramowania do nowych potrzeb i wymagań.

Oprócz standardowych zapisów charakterystycznych dla umowy IT, umowa rozwojowa powinna zawierać także szczegółowe określenie zasad współpracy tego rodzaju, określenie procedury odbiorowej oraz gwarancję na produkty usług rozwoju oraz procedurę w przypadku wypowiedzenia umowy obejmującą istotne elementy umów serwisowych czy przeniesienie praw autorskich na umowy na utrzymanie (umowy utrzymaniowe i prawa autorskie w umowach utrzymaniowych jeśli chodzi o utrzymanie oprogramowania). Gwarancja ta może zostać zdefiniowana poprzez wspólne ustalenia obu stron umowy lub za pomocą dodatkowego dokumentu – umowy SLA.

Należy pamiętać, że brak wprowadzania regularnych aktualizacji, poprawek i modyfikacji systemu IT może wiązać się z problemami z migracją danych, ryzykiem utraty bezpieczeństwa oraz brakiem możliwości integracji oprogramowania z nowszymi systemami i rozwiązaniami technologicznymi. W rezultacie przestarzały system może stać się mało wydajny i nieproduktywny. Tego rodzaju zaniedbania w obszarze rozwoju i utrzymania systemu w wielu sytuacjach skutkują koniecznością zakupu nowego oprogramowania, ponieważ stara wersja okazuje się trudna do aktualizacji po dłuższym czasie lub koszty wdrożenia modyfikacji i połączenia ich z obecnie obowiązującymi systemami informatycznymi i nowoczesnym sprzętem stają się ogromne, a w ostatecznym rozrachunku – nieopłacalne.