Regulamin pracy zdalnej w 2024 | Praca zdalna po nowemu

Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy (2024)

W 2023 roku nastąpił szereg zmian w Kodeksie pracy. Jedną z nowelizacji jest dodanie do Kodeksu Rozdziału IIc, poświęconego w całości uregulowaniu wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z brzmieniem art. 6718 Kodeksu pracy, pracę zdalną będzie należało rozumieć jako pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Na co warto zwrócić uwagę w tej definicji? Przede wszystkim na fakt, iż ustawodawca nie przesądza o możliwości stałego lub terminowego świadczenia pracy w sposób zdalny, stanowiąc, iż może się ona odbywać zdalnie całkowicie lub częściowo. Po drugie, przepis ten wyraźnie wskazuje, że miejsce, z którego pracownik ma pracę wykonywać, za każdym razem powinno być uzgadnianie z pracodawcą. To może – ale nie musi – być jego stały adres zamieszkania. Tak skonstruowane postanowienie ma jednak za zadanie ukrócić możliwość niekonsultowanych z pracodawcą, odległych wyjazdów pracowników w czasie świadczenia pracy.

Ustawa stanowi ponadto, że sam fakt możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym zależy od porozumienia zawartego między pracodawcą a pracownikiem. Mówiąc krótko – od tego, jak się umówią i to niekoniecznie od samego początku. Mogą bowiem poczynić ustalenia podczas zawierania umowy o pracę, jak również już w trakcie trwania stosunku zatrudnienia. Ustawodawca przewiduje także możliwość wyjścia z inicjatywą pracy zdalnej przez jedną albo drugą stronę. Jeżeli inicjatorem jest pracownik – powinien on złożyć swojemu pracodawcy wniosek w tym zakresie.

Warto zwrócić także uwagę na zapis, który stanowi, że pracownik wykonujący pracę w sposób zdalny nie może z tego tytułu być w żaden sposób dyskryminowany. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu samego faktu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Praca zdalna okazjonalna

Ciekawym zagadnieniem jest także praca zdalna tzw. okazjonalna. Jest to rozwiązanie dla pracowników, którzy na co dzień wolą pracować z biura, ale od czasu do czasu, chcieliby mieć możliwość pracy z domu. Projekt zmian przewiduje, że taka forma wykonywania obowiązków miałaby być dostępna dla pracowników przez 24 dni w roku. Co do zasady jednak taka możliwość mogłaby mieć miejsce na wniosek – propozycja zmian przepisów nie precyzuje jednak na ten moment, czy pracodawca może odmówić takiej prośbie i co dzieje się z wymiarem pracy zdalnej okazjonalnej w przypadku, gdy pracownik zmienił zakład pracy i wykorzystał już część przysługujących mu dni. Warto także zwrócić uwagę, że w przypadku pracy okazjonalnej, pracodawca nie będzie zobligowany zapewniać pracownikowi sprzętu oraz szkoleń, o których mowa w dalszej części tekstu.

Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy

Ustawodawca, nauczony doświadczeniem okresu pandemii, zawarł w planowanej Ustawie zapis, iż to pracodawca może zadecydować o przymusowym przejściu zakładu pracy w tryb pracy zdalnej gdy:

w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub,
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Przepisy stawiają jednak warunek: pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Trudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik miałby świadczyć pracę na przykład bez dostępu do Internetu lub prądu. Warto także zauważyć, iż poza uprawnieniem do wysłania pracowników na pracę zdalną, pracodawcy będzie przysługiwało uprawnienie, aby ich z takiej pracy odwołać.

Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Także w sytuacji, gdy pracownik w toku świadczenia pracy w sposób zdalny, utracił warunki lokalowe do wykonywania pracy z domu, powinien poinformować o tym fakcie pracodawcę. Ten wówczas niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Ustawa zawiera katalog prac, w przypadku których świadczenie pracy zdalnej nie będzie w szczególności możliwe. W katalogu tym znajdują się zajęcia:

szczególnie niebezpieczne;
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
powodujące intensywne brudzenie.

Regulamin pracy zdalnej – specjalne uprawnienia pracowników – rodziców

Na szczególne względy w zakresie możliwości wykonywania pracy zdalnej mogą liczyć:

pracownice spodziewające się dziecka,
pracownicy, którzy wychowują dziecko w wieku do czterech lat,
pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W przypadku, gdy złożą oni wniosek o chęć wykonywania czynności służbowych w sposób zdalny, na pracodawcy będzie ciążył obowiązek, aby taki wniosek uwzględnić. Jedyny warunek, jaki stawia ustawa, to generalna możliwość świadczenia pracy w sposób zdalny. Trudno bowiem wyobrazić sobie pielęgniarkę bądź strażaka, którzy chcieliby świadczyć pracę w sposób całkowicie zdalny. Jeżeli jednak wystąpią przyczyny dla odmowy uwzględnienia wniosku, pracodawca powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej

Wszystkie zasady i reguły świadczenia pracę w trybie zdalnym pracodawca i pracownik mogą ustalić w porozumieniu. Jak już zostało wcześniej wskazane, może ono mieć formę załącznika do umowy podczas zawierania stosunku, lub też strony mogą przyjąć porozumienie już w toku wykonywania obowiązków. Należy mieć też na uwadze, iż w zakładach pracy, w których funkcjonują pracownicze organizacje związkowe, w procesie negocjacji warunków porozumienia powinien zostać uwzględniony udział przedstawicieli tejże organizacji.

Jeżeli u pracodawcy nie działa taka organizacja lub też minie okres 30 dni od zaproponowania projektu porozumienia, a między organizacją a pracodawcą nie dojdzie do konsensusu, wówczas pracodawca będzie zobligowany do zaproponowania regulaminu pracy zdalnej.

Czym jest regulamin pracy zdalnej? Jest to dokumenty, który w sposób szczegółowy określa zasady i sposób wykonywania pracy zdalnej w danym przedsiębiorstwie. Przede wszystkim powinien określać:

Jakie grupy pracowników są objęte uprawnieniem pracy zdalnej

Może się bowiem wydarzyć tak, że w danym zakładzie pracy tylko niektóre działy lub departamenty będą mogły świadczyć pracę w tym trybie (np. w zakładzie produkcyjnym pracę zdalnie będzie mogła wykonywać księgowa, ale operator maszyny już nie).

Zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, które pracownik będzie ponosił w związku z przejściem na tryb pracy zdalnej;

Chodzi m.in. o koszty za zwiększenie przepustowości Internetu lub zwiększone wydatki na prąd.

Zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;

Pracodawca będzie miał zatem potencjalnie dostęp do informacji czy pracownik „włączył” się do pracy, o której godzinie, jak długo przebywał przy komputerze, a także będzie mógł rozliczać pracownika z obowiązków i oczekiwać przekazywania rezultatów pracy.

Zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; Pracodawca będzie mógł sprawdzić, w jaki sposób pracownik świadczy pracę zdalną i czy wywiązuje się z obowiązków wskazanych w regulaminie pracy lub porozumieniu.
Zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

Pracodawca będzie mógł sprawdzić, czy w czasie wykonywania pracy, pracownik przebywa w bezpiecznych i higienicznych warunkach.

Zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji

W toku pracy zdalnej niezbędne będzie kontrolowanie, czy pracownicy radzą sobie z ochroną danych i czy pamiętają o konieczności ich zabezpieczania.

Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych

Każdy pracownik będzie odpowiedzialny za powierzony mu do pracy sprzęt służbowy.

Praca zdalna w regulaminie pracy – co musi zapewnić pracodawca pracownikowi na pracy zdalnej?

Jeżeli pracodawca skieruje pracownika na pracę zdalną – lub też wyrazi zgodę, aby w taki sposób świadczył pracę – jest obowiązany zapewnić mu do tego odpowiedni sprzęt oraz materiały. Ponadto musi zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli pracownik będzie ponosił koszty związane z wykonywaniem pracy z domu, pracodawca powinien w takich kosztach partycypować, o ile w taki właśnie sposób umówił się z pracownikiem w porozumieniu lub za pośrednictwem regulaminu. Niezbędne będzie także odpowiednie przeszkolenie pracownika z zasad ochrony danych i bezpieczeństwa pracy na okoliczność pracy z domu, a także przeprowadzenie szkolenia i udzielenie niezbędnej pomocy technicznej do wykonywania tej pracy. Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca – zgodnie z ustawą – określa także procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Alternatywą dla dostarczenia pracownikowi narzędzi służbowych, może być umówienie się z nim, że w ramach wykonywania czynności pracowniczych będzie korzystał z prywatnych narzędzi. W przypadku, o którym mowa powyżej, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zgodnie z brzmieniem ustawy, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu będzie należało wziąć w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Kontrole w domu przy pracy zdalnej?

Ustawa nowelizująca wśród swoich zapisów zawiera także te przepisy, które stanowią o możliwości przeprowadzania przez pracodawcę kontroli w miejscu, w którym pracownik ma świadczyć pracę zgodnie z ustaleniami. Nie oznacza to jednak, że będzie mógł wejść do mieszkania o każdej porze dnia i nocy. Kontrola powinna nastąpić w drodze porozumienia z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Co więcej, wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną, innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Jeżeli w toku kontroli stwierdzi uchybienie, będzie mógł wezwać pracownika do usunięcia nieprawidłowości, jak również zażądać, aby pracownik zaczął świadczyć pracę z zakładu pracy.

Regulamin pracy zdalnej w 2024 – słowem podsumowania

Nie da się ukryć, że możliwość pracy z domu jest już powoli standardem w zatrudnieniu – daje pracownikom dużą swobodę w łączeniu życia prywatnego i zawodowego oraz wspomaga utrzymanie tzw. work – life balance. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na fakt, iż coraz więcej osób będzie poszukiwało właśnie takiej formy zatrudnienia. Nowe przepisy wspomogą więc zorganizowanie i usankcjonowanie takiego trybu pracy. Warto już zawczasu przygotować się na wdrożenie nowych reguł w tym zakresie.

Regulamin pracy zdalnej w 2024 Pytania

Czy ekwiwalent lub ryczałt za wykorzystanie do pracy zdalnej urządzeń prywatnych podlega opodatkowaniu?

Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Czy przepisy dotyczące pracy zdalnej będą dotyczyć tylko osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę?

Nie, znajdą zastosowanie także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę, tj. na podstawie powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę .