Potrącenie wynagrodzenia pracownika przez pracodawcę

Potrącenie w prawie pracy (potrącenia z wynagrodzenia za pracę) to nic innego jak obniżenie wynagrodzenia pracownika o określoną kwotę. Wynika ono z określonej podstawy prawnej, którym może być wyrok sądowy, ale też pożyczka wzięta przez pracownika w ramach funduszu socjalnego. Potrącenia, jakich pracodawca dokonuje w stosunku do pracownika, dzielą się na przymusowe i dobrowolne. Te pierwsze są realizowane z mocy ustawy, a pracownik – tak długo, jak są dokonywane w granicach zgodnych z prawem – nie może im się sprzeciwić i nie musi wyrażać na nie zgody (np. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi czy ubezpieczenia społeczne). Z kolei potrącenia fakultatywne są dokonywane za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Do potrąceń obligatoryjnych zalicza się:

• Sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• Sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• Zaliczki pieniężne;
• Kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.

Kolejność dokonywania potrąceń nie jest przypadkowa, ponieważ powinny one być realizowane dokładnie według podanego wyżej porządku. Należy zwrócić uwagę, że potrącenia z kategorii niższej mogą być zrealizowane jedynie wtedy, gdy zostaną w pełni zaspokojone należności z kategorii wyższej. Pracodawca nie może podzielić pobranej z wynagrodzenia kwoty według swojego uznania (ani odliczeniu składek w poprzednim terminie płatności). Co więcej, potrącenia obligatoryjne zawsze są dokonywane przed tymi fakultatywnymi.

Do świadczeń innych niż alimentacyjne, które wynikają z tytułów wykonawczych, można zaliczyć np. kwoty niespłaconego kredytu, pożyczki lub niezapłaconego podatku. Zaliczki pieniężne to nic innego, jak kwoty wypłacone przez pracodawcę na rzecz pracownika w związku z realizacją nałożonych na niego zadań. Może to być np. wypłacona dieta lub kwota przeznaczona na zakup benzyny.

Pracodawca może ukarać pracownika karą pieniężną np. w razie stawienia się do pracy w stanie po spożyciu alkoholu albo nieprzestrzegania przepisów BHP.

Z kolei potrącenia fakultatywne obejmują wszelkiego rodzaju świadczenia udzielane pracownikom. Do szczególnie popularnych należy np. grupowe ubezpieczenie, prywatna opieka zdrowotna lub karty multisportowe. Takie benefity pozapłacowe w zdecydowanej mierze opłaca pracodawca, jedynie niewielka część cyklicznej opłaty przypada na pracownika. Fakultatywnym potrąceniem będą też pożyczki z funduszu socjalnego lub kasy zapomogowo-pożyczkowej. Wszelkie obniżenia wynagrodzenia wynikające z tytułu świadczeń pracowniczych mogą być realizowane wyłącznie za zgodą danej osoby.

Daleko idąca ochrona wynagrodzenia pracowniczego powoduje, że pracodawca nie może rozdysponować całej kwoty, jaka miałaby zostać wypłacona na rachunek bankowy osoby zatrudnionej. Zgodnie z art. 87 §3 k.p. potrącenia mogą być realizowane w następujących granicach:

• W razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych (60%) wynagrodzenia;
• W razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy (50%) wynagrodzenia.

Jednocześnie ustawodawca wprowadza ograniczenie, zgodnie z którym sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczki pieniężne mogą obejmować nie więcej niż 50% wynagrodzenia netto pracownika, a razem ze świadczeniami alimentacyjnymi – 60% wynagrodzenia netto.

Kary pieniężna nakładane na pracownika w związku z uchybieniem obowiązków potrąca się z zachowaniem zasad określonych w art. 108 §3 k.p., czyli:

• Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika;
• Łącznie kary pieniężne nie mogą przekraczać dziesiątej części (10%) wynagrodzenia przypadającemu pracownikowi do wypłaty po uwzględnieniu potrąceń, o których mowa w art. 87k.p.

Teoretycznie więc sumaryczna wysokość wszystkich potrąceń może sięgnąć nawet 70% całego wynagrodzenia.

Nie wszystkie elementy wynagrodzenia pracowniczego są traktowane przez ustawodawcę w dokładnie taki sam sposób. Stosownie do art. 87§5 k.p. w pełnej wysokości są potrącane:

• Nagroda z zakładowego funduszu nagród;
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne;
• Należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej.

Należy jednak zaznaczyć, że brak ograniczeń dotyczy wyłącznie sytuacji, kiedy potrącenia są dokonywane na poczet świadczeń alimentacyjnych. Jeżeli miałyby dotyczyć świadczeń innego rodzaju, obowiązują podstawowe ograniczenia kodeksowe.

W sytuacji, gdy pracodawca wypłacić pracownikowi wynagrodzenie niezasadnie zawyżone, nie ma prawa do dokonania potrącenia na mocy własnej decyzji. Najprostszym rozwiązaniem będzie odebranie od pracownika oświadczenia zawierającego zgodę na potrącenie stosownej kwoty z kolejnego wynagrodzenia. W przypadku, kiedy pracownik nie wyraża zgody, pracodawca może skierować powództwo do sądu powszechnego, wskazując jako podstawę żądania nienależne świadczenie.

Na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że wynagrodzenie zostało wypłacone w zbyt dużej wysokości.

Pracownik, który potrzebuje dodatkowych pieniędzy, może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu pożyczki ze środków obrotowych firmy. W niektórych zakładach pracy funkcjonują specjalne kasy zapomogowo-pożyczkowe, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony zawarły ze sobą zwykłą umowę pożyczki, o jakiej mowa w art. 720 k.c.

Dla pracownika to zwykle korzystniejsze rozwiązanie niż np. ubieganie się o pożyczkę w SKOK-u lub banku z uwagi na niższe oprocentowanie, a niekiedy jego brak. Z kolei pracodawca może w ten sposób zmotywować pracownika do pracy, a jednocześnie może w razie potrzeby łatwo odzyskać swoją wierzytelność. O czym jednak należy pamiętać, decydując się na takie rozwiązanie?

Potrącenia wynikające z umowy pożyczki można zaklasyfikować, jako „inne należności”, o których mowa w art. 91 k.p. Strony mogą umówić się, że kolejne części pożyczki będą potrącane z wynagrodzenia, przy czym wymagana jest do tego wyraźna zgoda pracownika wyrażona na piśmie. Choć nie wynika to wprost z przepisu, Sąd Najwyższy w jednym z orzeczeń uznał wymaganie formy za zastrzeżone pod rygorem nieważności (vide: sygn. I PKN 366/98).

Niezależnie od woli pracownika, nie można obciążyć wynagrodzenia ponad kwotę wolną od potrąceń. Dodatkowo pracownik musi wiedzieć, na jakie potrącenia wyraża zgodę oraz w jakiej wysokości. Nie można w umowie przewidzieć zgody blankietowej na wszystkie pożyczki, jakie mogą zostać udzielone w przyszłości. Warto pamiętać, że pracownik w każdej chwili może odwołać udzieloną zgodę na potrącenia, choć potrącenia dokonane wcześniej uważa się za przeprowadzone zgodnie z prawem. Jednocześnie w doktrynie zwraca się uwagę, że art. 91 k.p. kreuje możliwość pracodawcy do dokonania potrącenia, a nie obowiązek takiego działania, jak ma to miejsce w art. 87 k.p.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że umowa pożyczki między pracownikiem a pracodawcą jest podatkowo neutralna i nie podlega opodatkowaniu PIT, a także VAT i PCC. Dopiero w momencie umorzenia pożyczki powstałby po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy w wysokości niespłaconej kwoty.

Poznanie zasad rządzących potrąceniem z wynagrodzenia za pracę ma istotne znaczenie dla każdego pracodawcy. Dokonywanie potrąceń niezasadnie lub wbrew obowiązującym przepisom podlega karze grzywny do 30 tysięcy złotych, stosownie do art. 282 §1 pkt 1 k.p. W razie wątpliwości co do wysokości i trybu, w jakim ma zostać zrealizowane potrącenie, warto skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej z wieloletnim doświadczeniem w zakresie stosowania przepisów prawa pracy.