Jakie rodzaje potrąceń przewidują przepisy?
Potrącenie w prawie pracy (potrącenia z wynagrodzenia za pracę) to nic innego jak obniżenie wynagrodzenia pracownika o określoną kwotę. Wynika ono z określonej podstawy prawnej, którym może być wyrok sądowy, ale też pożyczka wzięta przez pracownika w ramach funduszu socjalnego. Potrącenia, jakich pracodawca dokonuje w stosunku do pracownika, dzielą się na przymusowe i dobrowolne. Te pierwsze są realizowane z mocy ustawy, a pracownik – tak długo, jak są dokonywane w granicach zgodnych z prawem – nie może im się sprzeciwić i nie musi wyrażać na nie zgody (np. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi czy ubezpieczenia społeczne). Z kolei potrącenia fakultatywne są dokonywane za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Do potrąceń obligatoryjnych zalicza się:
- Sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
- Sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
- Zaliczki pieniężne;
- Kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.
Kolejność dokonywania potrąceń nie jest przypadkowa, ponieważ powinny one być realizowane dokładnie według podanego wyżej porządku. Należy zwrócić uwagę, że potrącenia z kategorii niższej mogą być zrealizowane jedynie wtedy, gdy zostaną w pełni zaspokojone należności z kategorii wyższej. Pracodawca nie może podzielić pobranej z wynagrodzenia kwoty według swojego uznania (ani odliczeniu składek w poprzednim terminie płatności). Co więcej, potrącenia obligatoryjne zawsze są dokonywane przed tymi fakultatywnymi.
Do świadczeń innych niż alimentacyjne, które wynikają z tytułów wykonawczych, można zaliczyć np. kwoty niespłaconego kredytu, pożyczki lub niezapłaconego podatku. Zaliczki pieniężne to nic innego, jak kwoty wypłacone przez pracodawcę na rzecz pracownika w związku z realizacją nałożonych na niego zadań. Może to być np. wypłacona dieta lub kwota przeznaczona na zakup benzyny.
Pracodawca może ukarać pracownika karą pieniężną np. w razie stawienia się do pracy w stanie po spożyciu alkoholu albo nieprzestrzegania przepisów BHP.
Z kolei potrącenia fakultatywne obejmują wszelkiego rodzaju świadczenia udzielane pracownikom. Do szczególnie popularnych należy np. grupowe ubezpieczenie, prywatna opieka zdrowotna lub karty multisportowe. Takie benefity pozapłacowe w zdecydowanej mierze opłaca pracodawca, jedynie niewielka część cyklicznej opłaty przypada na pracownika. Fakultatywnym potrąceniem będą też pożyczki z funduszu socjalnego lub kasy zapomogowo-pożyczkowej. Wszelkie obniżenia wynagrodzenia wynikające z tytułu świadczeń pracowniczych mogą być realizowane wyłącznie za zgodą danej osoby.
Na jakim etapie obliczania wynagrodzenia dokonuje się potrąceń z wynagrodzenia?
Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy stoi na stanowisku, że potrącenia powinny być dokonywane z wynagrodzenia netto (vide: interpretacja z dnia 16 października 2007 r., znak GPP-416-4560-465/07/PE). Oznacza to, że w pierwszej kolejności odejmowane są wszelkie należności na rzecz Skarbu Państwa (ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, zaliczka na podatek dochodowy). Jeżeli pracownik korzysta z Pracowniczych Planów Kapitałowych, kwoty z tego tytułu również są odejmowane z wynagrodzenia w pierwszej kolejności.
Dopiero z pensji, która pracownikowi pozostaje „na rękę”, pracodawca odejmuje kolejne kwoty wynikające z potrąceń.
Jakie są granice kwotowe potrąceń?
Daleko idąca ochrona wynagrodzenia pracowniczego powoduje, że pracodawca nie może rozdysponować całej kwoty, jaka miałaby zostać wypłacona na rachunek bankowy osoby zatrudnionej. Zgodnie z art. 87 §3 k.p. potrącenia mogą być realizowane w następujących granicach:
- W razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych (60%) wynagrodzenia;
- W razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy (50%) wynagrodzenia.
Jednocześnie ustawodawca wprowadza ograniczenie, zgodnie z którym sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczki pieniężne mogą obejmować nie więcej niż 50% wynagrodzenia netto pracownika, a razem ze świadczeniami alimentacyjnymi – 60% wynagrodzenia netto.
Kary pieniężna nakładane na pracownika w związku z uchybieniem obowiązków potrąca się z zachowaniem zasad określonych w art. 108 §3 k.p., czyli:
- Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika;
- Łącznie kary pieniężne nie mogą przekraczać dziesiątej części (10%) wynagrodzenia przypadającemu pracownikowi do wypłaty po uwzględnieniu potrąceń, o których mowa w art. 87k.p.
Teoretycznie więc sumaryczna wysokość wszystkich potrąceń może sięgnąć nawet 70% całego wynagrodzenia.
Jaka kwota wynagrodzenia jest wolna od potrąceń?
Pracodawca nie może dowolnie obniżyć wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi, ponieważ podlega ono ochronie gwarantowanej przez ustawodawcę. Istotą kwoty wolnej jest pozostawienie środków umożliwiających egzystencję osoby zatrudnionej. Jeżeli w danym miesiącu nie jest możliwe zrealizowanie wszystkich potrąceń, ulegają one przeniesieniu na kolejny okres.
Przy obliczaniu wysokości potrąceń należy uwzględnić wymiar zatrudnienia pracownika. Dla osoby zatrudnionej na połowę etatu wszystkie potrącenia mogą być realizowane wyłącznie w 50%. Granice zostały określone w art. 871 k.p., zgodnie z którym kwota wolna od potrąceń wynosi:
- Przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne – w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę netto przysługującemu pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy;
- Przy potrącaniu zaliczek pieniężnych wypłacanych pracownikowi – 75% minimalnego wynagrodzenia;
- Przy potrącaniu kar pieniężnych – 90% minimalnego wynagrodzenia.
Dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu kwota wolna od potrąceń ulega odpowiedniemu zmniejszeniu.
Jeżeli potrącenia mają charakter fakultatywny kwota wolna od potrąceń to minimalne wynagrodzenie przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy oraz 80% tej kwoty w pozostałych przypadkach.
Które elementy wynagrodzenia ulegają potrąceniu w całości?
Nie wszystkie elementy wynagrodzenia pracowniczego są traktowane przez ustawodawcę w dokładnie taki sam sposób. Stosownie do art. 87§5 k.p. w pełnej wysokości są potrącane:
- Nagroda z zakładowego funduszu nagród;
- Dodatkowe wynagrodzenie roczne;
- Należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej.
Należy jednak zaznaczyć, że brak ograniczeń dotyczy wyłącznie sytuacji, kiedy potrącenia są dokonywane na poczet świadczeń alimentacyjnych. Jeżeli miałyby dotyczyć świadczeń innego rodzaju, obowiązują podstawowe ograniczenia kodeksowe.
Jak prawidłowo przeprowadzić potrącenie z wynagrodzenia pracownika?
Potrącenie z wynagrodzenia wymaga zrealizowania konkretnych działań przez pracodawcę. Jak wygląda taka procedura krok po kroku?
W pierwszej kolejności należy ustalić podstawę formalnoprawną obowiązkowych potrąceń. Przede wszystkim będą nim wyroki sądowe wyposażone w klauzulę wykonalności. Następnie pracodawca powinien określić sumaryczną kwotę potrącenia.
Ostatnim krokiem jest obliczenie różnicy między wysokością wynagrodzenia pracownika a kwotą potrąceń z uwzględnieniem kwoty wolnej.
W sytuacji, kiedy wynagrodzenie pracownika jest wypłacane jednorazowo za okres kilku miesięcy (np. premie kwartalne, zaległa pensja), przy obliczaniu potrącenia należy uwzględnić całą kwotę przekazaną do dyspozycji osoby zatrudnionej, a nie jedynie sumę, która byłaby należna za dany miesiąc, w którym dokonywane jest potrącenie.
Potrącenie z wynagrodzenia a nadpłata pensji
Jeżeli dojdzie do wypłaty wynagrodzenia za okres, kiedy nie przysługuje ono pracownikowi, pracodawca może odzyskać wypłaconą kwotę w całości, przy czym odbiór następuje wraz z najbliższą kolejną wypłatą wynagrodzenia. Taka sytuacja może powstać, jeżeli pracownik otrzymuje całe wynagrodzenie z góry (na początku miesiąca), a pod koniec miesiąca z powodu choroby korzysta ze zwolnienia lekarskiego płatnego według 80% wynagrodzenia zasadniczego. Za okres choroby pozostałe 20% podlega zwrotowi na rzecz pracodawcy.
Czy można potrącić zawyżone omyłkowo wynagrodzenie?
W sytuacji, gdy pracodawca wypłacić pracownikowi wynagrodzenie niezasadnie zawyżone, nie ma prawa do dokonania potrącenia na mocy własnej decyzji. Najprostszym rozwiązaniem będzie odebranie od pracownika oświadczenia zawierającego zgodę na potrącenie stosownej kwoty z kolejnego wynagrodzenia. W przypadku, kiedy pracownik nie wyraża zgody, pracodawca może skierować powództwo do sądu powszechnego, wskazując jako podstawę żądania nienależne świadczenie.
Na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że wynagrodzenie zostało wypłacone w zbyt dużej wysokości.
W jakim trybie dokonywane jest potrącanie z wynagrodzenia?
Co do zasady potrącenie jest realizowane w drodze egzekucji komorniczej. Pracodawca może dokonać potrącenia również bez pomocy komornika na wyraźny wniosek wierzyciela po przedłożeniu przez niego tytułu wykonawczego zgodnie z art. 88 §2 k.p. Możliwość ta jest wyłączona (czyli konieczne staje się skorzystanie z egzekucji), jeżeli:
- Świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która ma być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych;
- Wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.
Potrącenie kwoty pożyczki z wynagrodzenia pracownika
Pracownik, który potrzebuje dodatkowych pieniędzy, może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu pożyczki ze środków obrotowych firmy. W niektórych zakładach pracy funkcjonują specjalne kasy zapomogowo-pożyczkowe, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony zawarły ze sobą zwykłą umowę pożyczki, o jakiej mowa w art. 720 k.c.
Dla pracownika to zwykle korzystniejsze rozwiązanie niż np. ubieganie się o pożyczkę w SKOK-u lub banku z uwagi na niższe oprocentowanie, a niekiedy jego brak. Z kolei pracodawca może w ten sposób zmotywować pracownika do pracy, a jednocześnie może w razie potrzeby łatwo odzyskać swoją wierzytelność. O czym jednak należy pamiętać, decydując się na takie rozwiązanie?
Potrącenia wynikające z umowy pożyczki można zaklasyfikować, jako „inne należności”, o których mowa w art. 91 k.p. Strony mogą umówić się, że kolejne części pożyczki będą potrącane z wynagrodzenia, przy czym wymagana jest do tego wyraźna zgoda pracownika wyrażona na piśmie. Choć nie wynika to wprost z przepisu, Sąd Najwyższy w jednym z orzeczeń uznał wymaganie formy za zastrzeżone pod rygorem nieważności (vide: sygn. I PKN 366/98).
Niezależnie od woli pracownika, nie można obciążyć wynagrodzenia ponad kwotę wolną od potrąceń. Dodatkowo pracownik musi wiedzieć, na jakie potrącenia wyraża zgodę oraz w jakiej wysokości. Nie można w umowie przewidzieć zgody blankietowej na wszystkie pożyczki, jakie mogą zostać udzielone w przyszłości. Warto pamiętać, że pracownik w każdej chwili może odwołać udzieloną zgodę na potrącenia, choć potrącenia dokonane wcześniej uważa się za przeprowadzone zgodnie z prawem. Jednocześnie w doktrynie zwraca się uwagę, że art. 91 k.p. kreuje możliwość pracodawcy do dokonania potrącenia, a nie obowiązek takiego działania, jak ma to miejsce w art. 87 k.p.
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że umowa pożyczki między pracownikiem a pracodawcą jest podatkowo neutralna i nie podlega opodatkowaniu PIT, a także VAT i PCC. Dopiero w momencie umorzenia pożyczki powstałby po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy w wysokości niespłaconej kwoty.
Poznanie zasad rządzących potrąceniem z wynagrodzenia za pracę ma istotne znaczenie dla każdego pracodawcy. Dokonywanie potrąceń niezasadnie lub wbrew obowiązującym przepisom podlega karze grzywny do 30 tysięcy złotych, stosownie do art. 282 §1 pkt 1 k.p. W razie wątpliwości co do wysokości i trybu, w jakim ma zostać zrealizowane potrącenie, warto skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej z wieloletnim doświadczeniem w zakresie stosowania przepisów prawa pracy.
Pytania i odpowiedzi
Sąd Najwyższy uznał, że wynagrodzenie płatne z wyprzedzeniem nie stanowi zaliczki w rozumieniu art. 87 k.p., chyba że strony umówiły się inaczej (vide: wyrok SN z dnia 24 lipca 2001 r., sygn. I PKN 552/00). Aby uniknąć zarzutu potrącenia sprzecznego z prawem, należy przestrzegać kodeksowych reguł rządzących potrąceniem.
Wysokość wynagrodzenia ustala się na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalenia i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wynagrodzenie określa się w analogicznej wysokości, co ekwiwalent.
W przypadku kilku etatów należy zsumować wszystkie otrzymywane przez pracownika wynagrodzenia. Warto pamiętać, że w świadectwie pracy powinna znaleźć się zarówno kwota potrącenia, jak i oznaczenie sprawy prowadzonej przez komornika.
Zaufali nam: