Odpowiedzialność w umowach IT i możliwość jej ograniczenia lub wyłączenia (w tym gwarancja i rękojmia)

Przede wszystkim wykonawca powinien zadbać o odpowiednie uregulowanie zakresu umowy. Jako profesjonalista, wykonawca postarać się we właściwy sposób zdefiniować specyfikację zamówienia, w celu dokładnego określenia, na czym polegają jego obowiązki w ramach danej umowy. Pozwoli to na uniknięcie nieporozumień co do tego, czy dana usługa została prawidłowo wykonana ze względu na to, że strony inaczej zrozumiały zakres zamówienia.

Warto określić czym jest błąd (błąd krytyczny, poważny czy nieistotny) lub usterka oprogramowania. Można wskazać przykłady takich błędów, co potencjalnie ogranicza ryzyko sporów. Zastrzeżenia co do sposobu funkcjonowania danego programu czy aplikacji są częstą przyczyną prób pociągnięcia do odpowiedzialności wykonawcy. Zdefiniowanie czym tak naprawdę jest błąd lub usterka oraz jakie są skutki wykrycia błędy krytycznego, a jakie nieistotnego, może pozwolić na znaczne zredukowanie ryzyka odpowiedzialności odszkodowawczej czy zapłaty kary umownej w ramach umowy wdrożeniowej na stworzenie oprogramowania czy też umowy o świadczenie usług w najszerszym możliwym zakresie jesli chodzi o zasady rozliczenia po stronie wykonawcy na rzecz zamawiającego czy też karę umowną w kodeksie cywilnym lub dodatkowe pytania do określonej kwoty czy współpraca stron i harmonogram prac.

Odpowiednio zdefiniowanie wady jest istotne także z punktu widzenia odbioru: pozwala zweryfikować czy prace zostały wykonane poprawnie, jak i ewentualnych świadczeń reklamacyjnych czy gwarancyjnych.

Prawa z tytułu rękojmi nazywa się potocznie reklamacją. Rękojmia stanowi szczególny rodzaj odpowiedzialności za wady przedmiotu umowy. Wada może mieć charakter wady fizycznej (usterki) lub prawnej. Wada fizyczna (wbrew nazwie) dotyczyć może także oprogramowania – wady te polegają na niezgodności rzeczy z umową. Zatem wadą taką może być oprogramowanie, które nie spełnia omówionych funkcji: strona internetowa sklepu internetowego, która nie pozwala na dokonanie płatności, niedziałające opcje wyszukiwania, niedziałający formularz kontaktowy łączący klienta z zamawiającym, niekompletna baza danych itp. Wady prawne natomiast to zasadniczo sytuacje, gdy wykonawca wykorzystywał cudze oprogramowanie, do którego nie posiadał autorskich praw majątkowych.

Uprawnienia z tytułu rękojmi obejmują m. in. możliwość obniżenia ceny z powodu występowania wady czy oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Przysługują one zamawiającemu z mocy ustawy, zatem w przypadku braku odrębnych uregulowań umowy, jeżeli klient zauważy usterki lub wady i odmówi odbioru przedmiotu umowy – albo oczekuje od wykonawcy poprawienia oprogramowania – wykonawca nie będzie miał podstaw do odmowy zamawiającemu tego typu świadczenia.

Istotną wiadomością jest jednak to, że Kodeks Cywilny (dalej: KC) pozwala, w relacjach między przedsiębiorcami, ograniczyć (np. tylko do jednego rodzaju świadczenia) a nawet wyłączyć odpowiedzialność z tytułu rękojmi. Wymaga to zamieszczenia w umowie odpowiedniego i jednoznacznego postanowienia z tym związanego.

Zgodnie z art. 471 KC, zasadą jest, że należyte lub nienależyte wykonanie zobowiązanie skutkuje obowiązkiem naprawienia szkody, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Nieterminowe wykonanie zobowiązania też stanowi formę jego nienależytego wykonania.

W praktyce w branży IT stosunkowo rzadko spotykane jest dochodzenie odszkodowania na zasadach ogólnych, zwłaszcza jeśli chodzi o kontrakty wdrożeniowe. Wynika to z faktu, że zazwyczaj ciężko jest określić wysokość szkody. Zgodnie z kodeksem, w braku odmiennego przepisu ustawy lub postanowienia umowy, naprawienie szkody obejmuje nie tylko straty, które poszkodowany poniósł, ale też korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.

Oznacza to, że jeśli w umowie wykonawca nie ograniczy swojej odpowiedzialności, jego odszkodowanie obejmie nie tylko rzeczywistą stratę, którą odniósł kontrahent, ale także tzw. utracone korzyści, tj. wartość przychodów, które mógłby osiągnąć, gdyby nie nieprawidłowe działania wykonawcy. Warto nadmienić, że w przypadku umów z zakresu IT trudno jest wykazać powiązanie szkody z niewykonaniem zobowiązania (zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła), równie ciężko jest ocenić ,,utracone korzyści”. Skutkiem tego kontrahent może domagać się w rzeczywistości bardzo wysokiej kompensaty.

Z tego względu, jeżeli umowa przewiduje odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych, rozważyć należy formy ograniczenia odpowiedzialności. Można to zrobić np. poprzez wskazanie, że odpowiedzialność ogranicza się do jedynie do szkody rzeczywistej jaką poniósł zamawiający. Odszkodowanie nie obejmie zatem utraconych korzyści.

Odpowiedzialność wykonawcy można ograniczyć na jeszcze jeden sposób: wprowadzając jej kwotowy limit. W takim wypadku wykonawca będzie odpowiadać jedynie w ramach wartości wskazanych wprost w umowie. W takim wypadku limit obejmie zarówno odszkodowanie jak i możliwe kary umowne. Często limit ten ogranicza się do wysokości wynagrodzenia wykonawcy.

W branży IT częściej stosowaną formą uzyskania odpłaty za nieprawidłowe wykonanie zobowiązania jest zastosowanie kar umownych. Najczęściej są one dostosowane do konkretnych obszarów ryzyk, które mogą wyniknąć w ramach danej umowy. W takim wypadku konieczne jest ich odpowiednie i precyzyjne zdefiniowanie oraz odpowiednie określenie ich wysokości. Nie powinno się zgadzać na zbyt restrykcyjne i zawyżone karty albo odnoszące się do nieistotnych wad czy problemów. W przypadku wskazania w umowie kary, należy się ona zamawiającemu w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości, bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne.