Monitoring pracowników w miejscu pracy a ochrona prywatności

KIEDY I W JAKICH CELACH PRACODAWCA MOŻE MONITOROWAĆ PRACOWNIKÓW?

Przetwarzanie danych osobowych pracowników przez pracodawcę jest regulowane nie tylko przepisami rozporządzenia o ochronie danych osobowych, ale także kodeksem pracy. Jeszcze do niedawna przepisy w tym zakresie były raczej skąpe i nie odpowiadały na większość pytań związanych z monitorowaniem pracowników przez pracodawcę. Nowelizacja przepisów stworzyła nowe ramy dla stosowania narzędzi monitoringu przez pracodawców poprzez wprowadzenie do kodeksu pracy art. 222 oraz 223. Jednocześnie ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie legalnej definicji monitoringu. Na potrzeby niniejszego artykułu można jednak uznać, że monitoring to stała obserwacja, kontrola lub nadzór nad pracownikami poprzez nowoczesne środki techniczne i elektroniczne.

Cel, dla którego zezwala się na wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy różni się w zależności od tego, jaki typ monitoringu będzie stosowany. Inne wymagania w tym zakresie ustawodawca stawia przed pracodawcami, którzy decydują się na założenie kamer w miejscu pracy, a inne w przypadku np. monitorowania poczty mailowej pracownika.

Niezależnie od celu, w przypadku gdy pracodawca zdecyduje się w jakikolwiek sposób monitorować pracowników, powinien on wypełnić wszystkie obowiązki, jakie nałożone są na administratora danych w RODO. Dotyczy to również poinformowania pracowników o stosowanych formach nadzoru. Informacja taka powinna być w jasny sposób przekazana pracownikowi, a on powinien mieć możliwość zapoznania się z nią. Warto po poinformowaniu pracownika o stosowanym monitoringu uzyskać od niego oświadczenie, że zapoznał się z informacją. Taki dokument może się okazać przydatny w wypadku ewentualnej kontroli organu nadzorczego.

Pracodawcę, jako administratora danych, obowiązywać będą również wszystkie zasady określone w RODO. Konieczne jest zatem ograniczenie zakresu zbieranych danych i czasu ich przetwarzania. Administrator danych nie może przetwarzać danych dłużej niż jest to konieczne dla osiągnięcia celu i powinien usunąć zebrane dane jak tylko cel zostanie osiągnięty. Warto zatem w tym zakresie wprowadzić procedury okresowej kontroli, dzięki którym pracodawca stosujący monitoring będzie na bieżąca usuwał dokonane nagrania bądź wyniki przeprowadzonego nadzoru.

KAMERY CCTV W ZAKŁADZIE PRACY

Pracodawca może zdecydować o zainstalowaniu kamer wizyjnych w miejscu pracy jedynie w przypadkach określonych w art. 222 kodeksu pracy. Taki monitoring powinien być niezbędny dla: 1) zapewnienia bezpieczeństwa pracowników; 2) zapewnienia ochrony mienia; 3) zapewnienia ochrony kontroli produkcji; 4) zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracodawca nie może zastosować monitoringu wizyjnego z innych niż wskazane powyżej powody, nawet jeśli uzyska na to zgodę pracowników bądź zakładowej organizacji związkowej. Co więcej, zainstalowany monitoring musi okazać się niezbędny dla osiągnięcia założonych celów. Oznacza to, że w przypadku gdy możliwe jest, aby cel osiągnąć innymi, mniej inwazyjnymi środkami, pracodawca powinien się na nie zdecydować, a dopiero w przypadku gdy jest to niemożliwe – zainstalować kamery CCTV. Wprowadzenie monitoringu będzie uzasadnione, jeśli pracodawca wykaże jego niezbędność chociażby dla jednego ze wskazanych w kodeksie pracy celów.

Kamery nie mogą być umieszczone, ani obejmować swoim zasięgiem pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej, pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji określonego celu. Jeśli pracodawca chce zainstalować urządzenia monitorujące w pomieszczeniach sanitarnych, powinien uprzednio uzyskać zgodę organizacji związkowej, a gdy ona nie funkcjonuje u pracodawcy – zgodę przedstawicieli pracowników. Trzeba podkreślić, że umieszczone w zakładzie pracy kamery mogą nagrywać jedynie obraz, zabronione jest nagrywanie dźwięku.

Pracodawca nie może przetwarzać danych z monitoringu dłużej niż 3 miesiące, chyba że nagrania stanowią dowód w postępowaniu sądowym – w takim przypadku nagrania można przetwarzać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tego czasu zebrane materiały należy zniszczyć, warto w tym zakresie sporządzić raport bądź protokół dla celów dowodowych.

Pracodawca ma obowiązek ustalenia celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym pracy. Jeśli takie dokumenty nie funkcjonują u pracodawcy, kwestie te ustala się w obwieszczeniu. Informacje na temat zastosowanych form monitoringu przekazuje się również pracownikowi pisemnie przed dopuszczeniem do go pracy. O wprowadzeniu monitoringu pracodawca ma obowiązek poinformować swoich pracowników najpóźniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Oprócz standardowych obowiązków związanych z poinformowaniem podmiotów danych o przetwarzaniu danych osobowych wynikających z art. 13 RODO, pracodawca-administrator danych jest zobowiązany również do oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Takie oznaczenie może przybrać formę grafiki z rysunkiem kamery, oznaczenia słownego „Teren monitorowany” lub innego, który w jasny sposób poinformuje odbiorcę, że znajduje się w zasięgu kamery.

MONITOROWANIE KORESPONDENCJI PRACOWNIKA

Odmiennym rodzajem monitoringu, który może zastosować pracodawca jest monitorowanie służbowej poczty elektronicznej pracownika. Tak jak zostało wspomniane powyżej, monitoring odznacza się stałością prowadzonej kontroli. Regulacją art. 223 kodeksu pracy nie będzie zatem sporadyczny przegląd korespondencji pracownika (np. w przypadku jego choroby), czy sam dostęp pracodawcy do skrzynki e-mail przypisanej do konkretnej, zatrudnionej u niego osoby. Takie czynności mieszczą się w ramach zwykłego nadzoru pracodawcy nad pracownikiem i podlegają odmiennym przepisom.

Stały nadzór nad służbową pocztą elektroniczną pracownika można prowadzić jedynie jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Podobnie jak w przypadku monitoringu wizyjnego, również kontrola poczty elektronicznej powinna być ostatecznym środkiem, po który sięga pracodawca w celu realizacji wskazanych celów. Monitoringu poczty elektronicznej nie powinno się również prowadzić w innych celach niż określone w art. 223 kodeksu pracy.

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W praktyce pracodawca powinien zaprzestać czytania poczty służbowej pracownika w momencie kiedy poweźmie wątpliwości co do służbowego charakteru korespondencji. Nie oznacza to jednak, że pracodawca powinien zignorować fakt wykorzystania narzędzi służbowych do celów prywatnych – może podjąć w tym zakresie odpowiednie kroki związane chociażby z odpowiedzialności dyscyplinarną pracownika. Jeśli w trakcie nadzoru okaże się, że pracownik popełnia inny rodzaj wykroczenia – np. jego zachowanie ma znamiona czynu karalnego, pracodawca może nadal przetwarzać pozyskane dane osobowe, ale nie na podstawie art. 223 kodeksu pracy, ale zgodnie z np. art. 6 ust. 1 lit. f – przetwarzanie niezbędne w celu realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora. W takim jednak przypadku pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania o tym fakcie pracownika zgodnie z art. 13 RODO.

Podobnie jak w przypadku monitoringu wizyjnego, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o celach, zakresie oraz sposobie nadzoru w regulaminie pracy, układzie zbiorowym bądź w formie obwieszczenia. Informacja o monitoringu poczty elektronicznej powinna być przekazana pracownikom najpóźniej na dwa tygodnie przed rozpoczęciem nadzoru i każdorazowo przez dopuszczeniem pracownika do wykonywania jego obowiązków. Pracodawca jest również w sposób odpowiedni zastosować przepis art. 222 par. 9 dotyczący odpowiedniego oznaczenia pomieszczeń, w których prowadzony jest monitoring. Wydaje się, że w przypadku monitoringu poczty elektronicznej konieczne może okazać się oznaczenie sprzętu komputerowego bądź wyświetlanie stałego lub czasowego komunikatu o monitorowaniu służbowej poczty elektronicznej. Niezależnie od tego, pracodawca powinien wypełnić wszystkie zobowiązania, które nakłada na administratora danych RODO.

MONITORING PRZY UŻYCIU NARZĘDZI GPS

Jedną z form monitoringu, która może być wprowadzona przez pracodawcę jest monitoring samochodów służbowych i innych urządzeń przy użyciu geolokalizatorów. Takie działanie jest dopuszczalne, jeśli jest dokonywane na warunkach wynikających z art. 223 kodeksu pracy. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy pracodawca dopuszcza wykorzystanie samochodów służbowych do celów prywatnych, nie powinien on przetwarzać danych osobowych pozyskanych poza godzinami pracy pracownika. Jeśli z technicznego punktu widzenia nie jest możliwe wyłączenie w takich okolicznościach urządzeń monitorujących, powinien on uzyskać zgodę pracownika na takie przetwarzanie danych osobowych i poinformować o zakresie danych, które przetwarza. Dotyczy to również danych osobowych pozyskanych przy okazji prowadzenia monitoringu w związku z wykorzystaniem samochodu lub innego urządzenia do celów służbowych w tym danych na temat stylu jazdy pracownika, odwiedzanych przez niego miejsc (np. przystanków robionych po drodze) czy ilości przerw w jeździe. Takie dane powinny być na bieżąco usuwane przez pracodawcę, chyba że ma on inne niż określone w kodeksie pracy podstawy dla ich przetwarzania (np. w przypadku dopuszczenia się przez pracownika czynu karalnego bądź działania na szkodę pracodawcy).

Jeśli pracodawca decyduje się na wykorzystanie tej formy monitoringu, powinien on dokładnie przeanalizować zakres zbieranych danych osobowych. W przypadkach, gdy pracodawca zezwala na wykorzystanie samochodów bądź innych pojazdów do celów prywatnych szczególną wagę należy przyłożyć do zasady minimalizacji. Niezbędne będzie również wdrożenie odpowiednich procedur usuwania zebranych danych, które nie służą realizacji założonego celu.

INNE FORMY MONITORINGU PRACOWNIKÓW

Prawodawca na gruncie art. 223 kodeksu pracy, dopuścił prowadzenie przez pracodawcę innych form monitoringu niż wskazane bezpośrednio w przepisach ustawy. Wśród innych form monitoringu można wymienić między innymi karty dostępu, na których zapisywany jest czas wejścia i wyjścia pracownika z biura, oprogramowania służące wykrywaniu ruchu na komputerach pracowniczych czy np. poprzez zainstalowanie urządzeń i oprogramowania, które dla weryfikacji czasu pracy bądź możliwości skorzystania z benefitów wymaga przetwarzania danych biometrycznych bądź innych danych osobowych szczególnych kategorii, jak również monitorowanie stron internetowych odwiedzanych przez pracownika.

W przypadkach, gdy pracodawca wykorzystuje inne formy monitoringu do przetwarzania „zwykłych” kategorii danych osobowych, zasady jego wykorzystania nie będą się różniły od tych, uprzednio opisanych. Bardziej problematyczne i raczejnierekomendowane, będzie przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników. Do takiego przetwarzania może dojść w sytuacji, gdy przy wejściu do zakładu pracy wykorzystuje się narzędzia do odczytu linii papilarnych bądź skanowania twarzy.

Co do zasady, przetwarzanie danych biometrycznych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. W zakresie prowadzenia kontroli i nadzoru istotne jest jednak, że dopuszczalne jest również przetwarzanie danych biometrycznych pracownika, jeśli jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, nie można przetwarzać danych biometrycznych pracownika w celu ewidencji jego czasu pracy. Pracodawca powinien również pamiętać, że do przetwarzania danych biometrycznych, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Pracodawca decydując się na wprowadzenie innych form monitoringu niż opisane w punkcie 1 i 2, powinien stosować takie same zasady jak przy monitoringu poczty elektronicznej pracownika. Dotyczy to również celu, dla którego wprowadzono monitoring. Należy podkreślić jednak, że niezależnie od wybranego sposobu nadzoru, obowiązkiem pracodawcy jest zagwarantowanie pełnej poufności i integralności przetwarzanych danych jak również dopełnienie pozostałych obowiązków administratora danych wynikających z RODO.

Pytania i odpowiedzi