Komparycja umowy – czym jest i jak ją stworzyć?

Czym jest komparycja umowy?

Komparycja umowy to nic innego jak oznaczenie stron umowy (prawidłowe oznaczenie stron umowy). Za tą nazwą kryje się nic innego jak określenie firmy przedsiębiorcy (lub imienia i nazwiska konsumenta), numerów rejestrowych (w tym np. NIP czy KRS w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością), adresów do doręczeń, reprezentacji stron czy innych informacji niezbędnych dla realizacji umowy (np. adresy mailowe do kontaktu czy adres do doręczeń, jeżeli jest inny niż adres ujawniony w odpowiednim rejestrze, wysokość kapitału zakładowego i innych informacji w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej).

Komparycja umowy zazwyczaj znajduje się na samym jej początku, zaraz po oznaczeniu tytułu i numeru umowy, a także daty jej podpisania. Warto w tym miejscu wskazać, że przepisy ustaw (w tym w szczególności kodeksu cywilnego czy kodeksu spółek handlowych) określają, jakie elementy powinna zawierać komparycja każdej umowy.

Mogłoby się wydawać, że w wielu przypadkach komparycja umowy nie jest istotna. Praktyka niestety pokazuje, że wielu przedsiębiorców nie przykłada należytej wagi do tego elementu umowy. Warto jednak wskazać, że poprawnie i starannie sporządzona komparycja rzutuje na całą umowę- już po przeczytaniu samej komparycji można jasno stwierdzić, czy umowa została przygotowana przez prawnika (a więc wysoce prawdopodobne jest, że nie będzie zawierała istotnych wad prawnych rzutujących na jej ważność), czy jest jedynie gotowym wzorem pobranym z sieci – który nie zabezpiecza żadnej ze stron (i w wielu przypadkach nie będzie zawierał kluczowych elementów – taka umowa może się nawet okazać nieważna).

Jak poprawnie sporządzić komparycję umowy?

Wyżej wspomnieliśmy, że sporządzenie komparycji każdorazowo musi odbywać się w oparciu o dane konkretnych stron umowy w oparciu o akta rejestrowe podmiotu z krajowego rejestru sądowego prowadzonego. Nie ma możliwości przygotowania całości komparycji i stosowania jej jako wzór – zazwyczaj bowiem co najmniej dane jednej ze stron umowy (strony umowy) się zmienią. Uogólniając trzeba jednak wskazać, że kluczowy wpływ na kształt komparycji umowy będzie miała forma prowadzonej działalności- inaczej bowiem będzie wyglądało poprawne oznaczenie spółki z o.o., spółki komandytowej, a inaczej osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą.

Na kształt, długość i niezbędne elementy komparycji ma wpływ przede wszystkim rodzaj podmiotu, który występuje w umowie jako strona. Specyfika prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, a spółki osobowej czy spółki kapitałowej w wielu przypadkach jest różna w zakresie swojej działalności. Dotyczy to m.in. ilości wymaganych podpisów, oznaczenia rejestru czy sposobu reprezentacji.

Poniżej rozpatrujemy (wraz z przykładami), każdy z tych przypadków.

Oznaczenie stron w umowie ze spółką

Spółki prawa handlowego dzielą się na spółki osobowe i spółki kapitałowe np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Przykładem tej pierwszej kategorii jest spółka jawna czy spółka komandytowa. Reprezentantami drugiej kategorii jest spółka najpopularniejszy rodzaj spółki, czyli spółka z o.o., a także prosta spółka akcyjna. W kontekście obu tych rodzajów spółek i zawierania umów warto wskazać na jedną różnicę. Spółki osobowe co do zasady reprezentują (w tym podpisują umowy) wspólnicy. Wyjątkiem w tym zakresie jest spółka komandytowa, której umowy podpisuje tylko jedna kategoria wspólników- komplementariusze. W przypadku spółek kapitałowych, organem upoważnionym do podpisywania umów będzie zazwyczaj zarząd.

Nie można także pominąć faktu odrębnej od wspólników czy zarządu osobowości prawnej spółek prawa handlowego (czy tzw. ułomnej osobowości prawnej – np. w przypadku spółki jawnej). W związku z tym, osoba podpisująca umowę za spółkę (np. prokurent czy członek zarządu), nie będzie tej umowy podpisywał w swoim imieniu i na swoją rzecz- tylko w imieniu i na rzecz spółki, którą reprezentuje. Z tego względu konieczne jest określenie w komparycji fragmentu “reprezentowany przez (…)”.

W kontekście zasad reprezentacji warto również zwrócić szczególną uwagę na to, czy umowa jest podpisana skutecznie, tj. zgodnie z przewidzianymi w przepisach czy umowie spółki zasadami reprezentacji. Przykładowo, jeżeli umowa spółki wymaga współdziałania dwóch członków zarządu, a na umowie i w komparycji zostanie wskazany tylko jeden członek zarządu, to taka umowa zawarta jest wadliwie, a wada może prowadzić nawet do jej nieważności.

Poprawne przykładowe oznaczenie umowy ze spółką może zatem brzmieć:

“XYZ spółka z o.o. z siedzibą w XXX, przy ul. XXX, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS XXX NIP XXX REGON XXX, o kapitale zakładowym w wysokości 50.000 zł opłaconym w całości, reprezentowana przez Jana Kowalskiego, członka zarządu”

Analizując powyższy przykład należy wskazać dwie kluczowe podstawy prawne:

• art. 206 ksh, zgodnie z którym pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:

1. firmę spółki, jej siedzibę i adres;
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4. wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione;
5. oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.

• Ustawę o prawach konsumenta (jeżeli przedsiębiorca zawiera umowę z konsumentem. W art. 8 ww. aktu prawnego, przewidziano dodatkowe obowiązki informacyjne, mianowicie przedsiębiorca jest obowiązany najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową poinformować konsumenta o:

1. głównych cechach świadczenia, z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia oraz sposobu porozumiewania się z konsumentem;
2. swoich danych identyfikujących, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, i numerze, pod którym został zarejestrowany, adresie, pod którym prowadzi przedsiębiorstwo i numerze telefonu przedsiębiorstwa;
3. łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie wraz z podatkami oraz innymi kosztami
4. sposobie i terminie spełnienia świadczenia oraz procedurze rozpatrywania reklamacji;
5. przewidzianej przez prawo odpowiedzialności przedsiębiorcy za zgodność świadczenia z umową;
6. treści usług posprzedażnych i gwarancji;
7. czasie trwania umowy lub o sposobie i przesłankach wypowiedzenia umowy (umowy na czas nieokreślony i automatycznie przedłużające się);
8. funkcjonalności towarów z elementami cyfrowymi, treści cyfrowych lub usług cyfrowych oraz mających zastosowanie technicznych środkach ich ochrony;

mających znaczenie kompatybilności i interoperacyjności towarów z elementami cyfrowymi, treści cyfrowych lub usług cyfrowych.Oznaczenie stron w umowie z JDG

Prawidłowe oznaczenie strony będącej osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jest bardzo istotne z uwagi na określenie, czy dana umowa jest związana z działalnością gospodarczą. Identyfikacja, czy stroną danej umowy jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej czy przedsiębiorca jest bardzo ważna, ponieważ może mieć kluczowy wpływ m.in. w kontekście limitów transakcji gotówkowych, o których piszemy w tekście: Nowe limity transakcji gotówkowych i limity z AML.

Warto tutaj zauważyć kilka ogólnych kwestii. Po pierwsze, przedsiębiorca prowadzący JDG nie będzie reprezentowany przez siebie- on umowę podpisuje we własnym imieniu (błędne są zatem oznaczenia np.: “firma XYZ reprezentowana przez Jana Kowalskiego”). Po drugie, przedsiębiorca jednoosobowy nie będzie wpisany do KRS- tylko do CEIDG. Po trzecie, nie ma potrzeby w umowie B2B zawartej z przedsiębiorcą jednoosobowym dodawać nr PESEL- nr NIP co do zasady jest wystarczającym identyfikatorem.

Mając powyższe na uwadze, przykładowe oznaczenie umowy z przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą może brzmieć:

“Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą XYZ Jan Kowalski, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez ministra właściwego ds. gospodarki, adres ul. xxx, miejscowość: xxx”, posiadający NIP xxx oraz REGON xxx.

Nie jest to wymagane przez prawo (z wyjątkiem art. 8 ustawy o prawach konsumenta, który opisujemy powyżej), aczkolwiek dobrą praktyką jest podawanie również danych kontaktowych (adresu email oraz numeru telefonu).

Jakie konsekwencje niesie ze sobą błędne sporządzenie komparycji?

Mogłoby się wydawać, że błędne sporządzenie komparycji umowy powoduje skutki wyłącznie w sferze kontraktowej (czyli danego stosunku umownego). Warto jednak wskazać, że w skrajnych przypadkach błędy w komparycji umowy mogą się zakończyć dla strony nałożeniem kary grzywny.

W jakich przypadkach może się to odbywać? Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, za braki formalne pismach, zamówieniach i umowach stosowanych przez spółkę z o.o., sąd rejestrowy może na podmiot nałożyć karę grzywny do 5000 zł. Wynika to wprost z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nie oznacza to zatem, że każda błędnie oznaczona umowa będzie wiązała się z nałożeniem grzywny. Ponadto, przepis ten nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą- w tym przypadku przepisy w ogóle nie przewidują możliwości nałożenia grzywny za błędne oznaczenie komparycji. Niemniej jednak takie ryzyko w pewnych przypadkach istnienie i warto je na kanwie powyższych rozważań podkreślić.

Podsumowanie

Komparycja umowy to nic innego jak oznaczenie jej stron. Nazwa tej części umowy może zdawać się wielu przedsiębiorcom enigmatyczna, aczkolwiek przy wsparciu prawnika jest to jeden z prostszych elementów umowy do ustalenia- zwłaszcza, jeżeli jest to złożona umowa wdrożeniowa z branży IT. Nie oznacza to jednak, że prawidłową i w pełni skuteczną komparycję prosto jest napisać- wręcz przeciwnie, w niektórych przypadkach kwestia ta może budzić wątpliwości, a w skrajnych przypadkach na niektórych przedsiębiorców może zostać nałożona grzywna. Nie warto bagatelizować tej kwestii – a w razie wątpliwości nieodzowne może okazać się skorzystanie z pomocy prawnej.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam: