Pozostałe Artykuły
Obowiązki i odpowiedzialność zarządu w sp. z o.o
Zgodnie z art. 151 KSH, zarząd reprezentuje spółkę oraz prowadzi jej sprawy. W doktrynie wskazuje się, że prowadzenie spraw oznacza m.in. proces podejmowania decyzji, wydawania uchwał, formułowania opinii, organizowania działań spółki. Celem tego procesu jest zapewnienie zgodności tych działań z misją danego podmiotu, dążąc do efektywnej realizacji zadań i osiągnięcia optymalnych wyników gospodarczych. Jeżeli natomiast chodzi o reprezentację, to odnosi się ona do obszaru jej działalności skierowanego na zewnątrz oraz relacji z osobami trzecimi.
W tym kontekście reprezentacja obejmuje przede wszystkim czynności prawne, jakie spółka podejmuje w ramach obrotu gospodarczego (z innymi podmiotami, reprezentacja w sensie ścisłym). Do tej sfery należy również uczestnictwo spółki jako podmiotu prawnego w kontaktach z organami administracyjnymi i sądami (reprezentacja w rozumieniu szerokim).
Zgodnie z zasadą domniemania kompetencji zarządu, jeżeli w umowie spółki lub w ustawie dana czynność nie została przekazana do kompetencji zgromadzeniu wspólników lub radzie nadzorczej, domniemuje się, że jest to kompetencja zarządu. Tym samym, przykładowymi czynnościami, które będą podejmowali członkowie zarządu będzie:
- podpisywanie umów
- sporządzanie pism
- składanie wniosków w imieniu spółki do KRS
- występowanie w jej imieniu przed organami.
W kontekście tematu niniejszego artykułu niezwykle istotny jest obowiązek reprezentowania spółki przed sądami- i związany z tym obowiązek składania dokumentów do KRS i aktualizacji danych tychże. Jeżeli zatem wspólnicy zdecydują o zmianie składu osobowego zarządu, powołaniu prokurenta czy zwiększeniu kapitału zakładowego (i podejmą w tym zakresie stosowną uchwałę), to właśnie zarząd zobowiązany jest dopełnić formalności i zgłosić ten fakt do sądu rejestrowego. Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS, Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Warto także wskazać, że to zgromadzenie wspólników podejmuje decyzje w najważniejszych dla spółki sprawach, takich jak zmiana umowy spółki, czy powołanie zarządu (o ile nie powołano rady nadzorczej). Zarząd jednak w większości przypadków będzie zobowiązany te decyzje wdrażać w życie (np. poprzez zgłoszenie do sądu rejestrowego w określonym terminie).
Ponadto, zgodnie z ustawą o rachunkowości, członkowie zarządu są kierownikami jednostki. którzy są zobowiązani podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, przez „kierownika jednostki” rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.
Postępowanie przymuszające- w jakich sytuacjach?
Co jeżeli jednak zarząd uchybi przewidzianemu terminowi i np. nie zgłosi faktu rezygnacji prokurenta czy zmiany adresu spółki do KRS? Co jeżeli członek zarządu wbrew ustawowemu obowiązkowi nie podpisze sprawozdania finansowego? Zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym, sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające w przypadku, gdy:
- stwierdzi, że spółka nie złożyła w terminie wniosku o wpis lub zmianę danych w rejestrze.
- stwierdzi, że dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu określonego w przepisach,
- stwierdzi, że spółka nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania (w przypadku sp. z oo.- zarządu) , lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jego działanie.
W praktyce, postępowanie przymuszające może być wszczęte przykładowo w następujących w przypadkach:
- braku zarządu
- niekompletnego składu osobowego zarządu (np. 2, podczas gdy umowa przewiduje 4 członków zarządu)
- braku złożenia sprawozdań finansowych,
- braku zgłoszenia zmiany PKD
- braku zgłoszenia zmiany adresu do doręczeń osób upoważnionych do powołania zarządu
- braku zgłoszenia wykreślenia prokurenta
Ponadto, nie można zapominać, że postępowanie przymuszające może być wszczęte także w następstwie zgłoszenie do KRS wniosku w nieprawidłowej formie. Przypominamy, że od 1 lipca 2021 roku wszystkie wnioski powinny zostać składane w formie elektronicznej (przez Portal Rejestrów Sądowych, o czym piszemy również w tym tekście). Nasza kancelaria może wspomóc Państwa w zgłoszeniu zmian do KRS, nawet jeżeli uchwała już została podjęta przez wspólników.
Kiedy grzywna może zostać nałożona na wspólnika?
Zasadą jest, że wspólnicy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Warto przypomnieć ponadto, że jedną z podstawowych kompetencji wspólników (o ile w umowie spółki nie postanowiono inaczej) jest powołanie zarządu. Kiedy zatem wspólnik może ponieść negatywne konsekwencje finansowe w związku z posiadaniem udziałów w spółce z o.o.?
Sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające także, jeżeli zarząd spółki jest nieobsadzony bądź jest nieprawidłowo obsadzony. Tym samym, jeżeli w spółce zachodzą braki tego rodzaju, wspólnicy powinni podjąć czynności aby taki stan rzeczy naprawić. Rozwiązaniem najbezpieczniejszym jest, jeżeli będą w stanie powołać nowy zarząd. Jeżeli nie, to przynajmniej powinni dochować w tym zakresie należytej staranności (i odbyć zgromadzenie wspólników stwierdzające w protokole, że nie ma kandydatów na członka zarządu).
Oczywiście nie ma wymogu, aby wspólnik spółki z o.o. był w zarządzie czy wstąpił do zarządu spółki w przypadku braków w składzie osobowym tego organu. Sąd rejestrowy nie wyznaczy wspólnika do pełnienia funkcji członka zarządu bez jego zgody. Jeżeli jednak spółka nie ma zarządu, a sąd rejestrowy wszczyna postępowanie przymuszające. Finalnie, jeżeli wspólnik zbagatelizuje wszczęcie postępowania przez sąd, może zostać po kilku miesiącach zastać blokadę konta w związku z egzekucją nałożonej grzywny. Są jednak sposoby na jej uniknięcie, które szczegółowo opisujemy poniżej.
Ile wynosi grzywna?
Warto wskazać w tym miejscu, że zgodnie z ustawą o KRS, postępowanie przymuszające składa się z kilku etapów. Jednym z nich jest nałożenie grzywny, a także jej ponowienie w przypadku braku spełnienia obowiązku określonego w postanowieniu.
Grzywna nakładana jest na podmioty obowiązane zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego. W jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15.000 złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 miliona złotych.
Zgodnie z doktryną, grzywna nie jest karą, ale jedynie instrumentem, który ma doprowadzić do przymuszenia obowiązanego podmiotu do dokonania wymaganych zmian. Z tego względu, w razie wykonania czynności przez dłużnika lub umorzenia postępowania grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu.
Nie można jednak bagatelizować nałożonej przez KRS grzywny- termin do jej zaskarżenia jest krótki (7 dniowy), a jej uprawomocnienie się może doprowadzić m.in. do blokady rachunku czy wszczęcia egzekucji. Spowoduje to nie tylko utrudnienia w bieżących przepływach finansowych, ale także zwiększy koszt grzywny o koszty egzekucyjne.
Jak uchronić się przed grzywną z KRS?
Członkowie zarządu, wspólnicy, a w niektórych przypadkach także członkowie rad nadzorczych mogą się względnie w prosty sposób uchronić przed nałożeniem grzywny przez sąd rejestrowy. Przede wszystkim wszystkie zmiany, uchwały, a także wnioski do sądu rejestrowego powinny być sporządzone przez prawnika doświadczonego w obsłudze spółek, a przynajmniej z nim skonsultowane.
Jednym ze sposobów na uniknięcie konieczności zapłaty grzywny jest zaskarżenie nałożenia grzywny oraz dokonanie obowiązku (np. zgłoszenia wniosku o zmianę wpisu) po jej nałożeniu. Zgodnie z orzecznictwem, w takim przypadku grzywna (jak i całe postępowanie) zostaje umorzona- bowiem jej celem jest nie ukaranie obowiązanych, ale doprowadzenie do dokonania określonej czynności względem sądu rejestrowego lub spółki. Sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na wszystkich członków zarządu (w przypadku wieloosobowego składu tego organu).
Co jeżeli jednak prace zarządu są tak ukształtowane, że członek zarządu nie ma np. wiedzy czy wglądu do sprawozdań finansowych? W takim przypadku zdecydowanie jest to okoliczność mogąca przemawiać za odstąpieniem od nakładania grzywny, aczkolwiek powinno być to udowodnione w piśmie procesowym (np. regulaminem pracy zarządu). Orzecznictwo jednak w tym zakresie nie jest jednoznaczne i warto dokładnie przeanalizować ten temat w oparciu o konkretny stan faktyczny i dowody.
Warto wskazać, że zarząd może udzielić pełnomocnictwa radcy prawnemu lub adwokatowi do zgłoszenia zmian do KRS. Z jednej strony minimalizuje to ryzyko błędów i braków formalnych, a z drugiej strony może zaoszczędzić wiele czasu członkom zarządu.
Ponadto, jeżeli sąd rejestrowy już wszczął postępowanie przymuszające – bierność spółki również nie jest wskazana. Warto przede wszystkim uzupełnić KRS spółki o informacje będące podstawą wszczęcia postępowania, a także aktywnie odpowiadać na wszelkie pisma sądowe w sprawie. W przypadku nałożenia grzywny, można rozważyć zaskarżenie postanowienia w tym zakresie, chociażby w oparciu zaniechanie umorzenia postępowania gdy z okoliczności sprawy wynika, że nie doprowadzi ono do spełnienia obowiązku określonego w przepisach. Wszczęcie postępowania odwoławczego wymaga jednak zachowania określonej formy, wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie prowadzenia tego postępowania pełnomocnikowi. Skorzystanie ze wsparcia profesjonalisty również w tym momencie może zaoszczędzić wiele nieprzyjemności (ale także i środków) członkom zarządu lub wspólnikom.
Nasza kancelaria może Państwa wspomóc m.in. w:
- przygotowywaniu dokumentów do zmian w spółkach,
- zgłoszeniu zmian do KRS za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych,
- dokonaniu zmian w systemie S24,
- reprezentacji w postępowaniu zażaleniowym (po nałożeniu grzywny),
- podjęcia prób umorzenia postępowania przymuszającego,
- przygotowywaniu pism w toku procesu i doradztwie korporacyjnym.
Podsumowanie
Prowadzenie spółki z o.o. w każdej branży może być skomplikowane. Dotyczy to m.in. obowiązków sprawozdawczości, zgłaszania zmian do KRS czy bieżącej działalności. W niektórych przypadkach zaniechania w tym zakresie mogą doprowadzić nawet do nałożenia grzywny na zarząd, ale czasem także na wspólników. Postępowania przymuszające to nie rzadkość- sądy rejestrowe chętnie korzystają z przysługujących im kompetencji. W efekcie portfel członków zarządu czy wspólników może zostać uszczuplony nawet o kilkanaście tysięcy złotych. Z tego względu warto skorzystać z obsługi prawnej spółki z o.o., w czym nasza kancelaria może Państwa wspomóc.
1 Ł. Zamojski [w:] Krajowy Rejestr Sądowy. Komentarz, wyd. II, LEX/el. 2023, art. 24.Pytania i odpowiedzi
Postanowienie nakładające na podmiot grzywnę jest postanowieniem od którego można się odwołać. Warto jednak wskazać, że aby odwołanie było skuteczne- konieczne jest dopełnienie wszelkich wymogów formalnych.
Co do zasady, jeżeli grzywna została nałożona przez sąd i jest prawomocna, podmiot zobowiązany ma obowiązek ją zapłacić pod rygorem wszczęcia postępowania wykonawczego. Zgodnie jednak z ustawą o KRS i KPC, najważniejsze jest dopełnienie obowiązku względem KRS- wtedy grzywna może zostać umorzona.
Przede wszystkim należy dopełnić formalności i usunąć braki, które stały się podstawą wszczęcia postępowania przymuszającego. Jeżeli postanowienie nakładające grzywnę nie jest prawomocne, możliwe jest złożenie zażalenia. Wiele zależy od konkretnego przypadku i warto przeanalizować sprawę z prawnikiem.
Zaufali nam:
