Kiedy KRS może nałożyć grzywnę na wspólników i zarząd sp. z o.o?

Zgodnie z art. 151 KSH, zarząd reprezentuje spółkę oraz prowadzi jej sprawy. W doktrynie wskazuje się, że prowadzenie spraw oznacza m.in. proces podejmowania decyzji, wydawania uchwał, formułowania opinii, organizowania działań spółki. Celem tego procesu jest zapewnienie zgodności tych działań z misją danego podmiotu, dążąc do efektywnej realizacji zadań i osiągnięcia optymalnych wyników gospodarczych. Jeżeli natomiast chodzi o reprezentację, to odnosi się ona do obszaru jej działalności skierowanego na zewnątrz oraz relacji z osobami trzecimi.

W tym kontekście reprezentacja obejmuje przede wszystkim czynności prawne, jakie spółka podejmuje w ramach obrotu gospodarczego (z innymi podmiotami, reprezentacja w sensie ścisłym). Do tej sfery należy również uczestnictwo spółki jako podmiotu prawnego w kontaktach z organami administracyjnymi i sądami (reprezentacja w rozumieniu szerokim).

Zgodnie z zasadą domniemania kompetencji zarządu, jeżeli w umowie spółki lub w ustawie dana czynność nie została przekazana do kompetencji zgromadzeniu wspólników lub radzie nadzorczej, domniemuje się, że jest to kompetencja zarządu. Tym samym, przykładowymi czynnościami, które będą podejmowali członkowie zarządu będzie:

• podpisywanie umów
• sporządzanie pism
• składanie wniosków w imieniu spółki do KRS
• występowanie w jej imieniu przed organami.

W kontekście tematu niniejszego artykułu niezwykle istotny jest obowiązek reprezentowania spółki przed sądami- i związany z tym obowiązek składania dokumentów do KRS i aktualizacji danych tychże. Jeżeli zatem wspólnicy zdecydują o zmianie składu osobowego zarządu, powołaniu prokurenta czy zwiększeniu kapitału zakładowego (i podejmą w tym zakresie stosowną uchwałę), to właśnie zarząd zobowiązany jest dopełnić formalności i zgłosić ten fakt do sądu rejestrowego. Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS, Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Warto także wskazać, że to zgromadzenie wspólników podejmuje decyzje w najważniejszych dla spółki sprawach, takich jak zmiana umowy spółki, czy powołanie zarządu (o ile nie powołano rady nadzorczej). Zarząd jednak w większości przypadków będzie zobowiązany te decyzje wdrażać w życie (np. poprzez zgłoszenie do sądu rejestrowego w określonym terminie).

Ponadto, zgodnie z ustawą o rachunkowości, członkowie zarządu są kierownikami jednostki. którzy są zobowiązani podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, przez „kierownika jednostki” rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Członkowie zarządu, wspólnicy, a w niektórych przypadkach także członkowie rad nadzorczych mogą się względnie w prosty sposób uchronić przed nałożeniem grzywny przez sąd rejestrowy. Przede wszystkim wszystkie zmiany, uchwały, a także wnioski do sądu rejestrowego powinny być sporządzone przez prawnika doświadczonego w obsłudze spółek, a przynajmniej z nim skonsultowane.

Jednym ze sposobów na uniknięcie konieczności zapłaty grzywny jest zaskarżenie nałożenia grzywny oraz dokonanie obowiązku (np. zgłoszenia wniosku o zmianę wpisu) po jej nałożeniu. Zgodnie z orzecznictwem, w takim przypadku grzywna (jak i całe postępowanie) zostaje umorzona- bowiem jej celem jest nie ukaranie obowiązanych, ale doprowadzenie do dokonania określonej czynności względem sądu rejestrowego lub spółki. Sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na wszystkich członków zarządu (w przypadku wieloosobowego składu tego organu).

Co jeżeli jednak prace zarządu są tak ukształtowane, że członek zarządu nie ma np. wiedzy czy wglądu do sprawozdań finansowych? W takim przypadku zdecydowanie jest to okoliczność mogąca przemawiać za odstąpieniem od nakładania grzywny, aczkolwiek powinno być to udowodnione w piśmie procesowym (np. regulaminem pracy zarządu). Orzecznictwo jednak w tym zakresie nie jest jednoznaczne i warto dokładnie przeanalizować ten temat w oparciu o konkretny stan faktyczny i dowody.

Warto wskazać, że zarząd może udzielić pełnomocnictwa radcy prawnemu lub adwokatowi do zgłoszenia zmian do KRS. Z jednej strony minimalizuje to ryzyko błędów i braków formalnych, a z drugiej strony może zaoszczędzić wiele czasu członkom zarządu.

Ponadto, jeżeli sąd rejestrowy już wszczął postępowanie przymuszające – bierność spółki również nie jest wskazana. Warto przede wszystkim uzupełnić KRS spółki o informacje będące podstawą wszczęcia postępowania, a także aktywnie odpowiadać na wszelkie pisma sądowe w sprawie. W przypadku nałożenia grzywny, można rozważyć zaskarżenie postanowienia w tym zakresie, chociażby w oparciu zaniechanie umorzenia postępowania gdy z okoliczności sprawy wynika, że nie doprowadzi ono do spełnienia obowiązku określonego w przepisach. Wszczęcie postępowania odwoławczego wymaga jednak zachowania określonej formy, wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie prowadzenia tego postępowania pełnomocnikowi. Skorzystanie ze wsparcia profesjonalisty również w tym momencie może zaoszczędzić wiele nieprzyjemności (ale także i środków) członkom zarządu lub wspólnikom.

Nasza kancelaria może Państwa wspomóc m.in. w:

• przygotowywaniu dokumentów do zmian w spółkach,
• zgłoszeniu zmian do KRS za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych,
• dokonaniu zmian w systemie S24,
• reprezentacji w postępowaniu zażaleniowym (po nałożeniu grzywny),
• podjęcia prób umorzenia postępowania przymuszającego,
• przygotowywaniu pism w toku procesu i doradztwie korporacyjnym.