Pozostałe Artykuły
Jakie zmiany w spółce wymagają zgłoszenia do KRS?
Każda spółka prawa handlowego wpisana do KRS (w portalu rejestrów sądowych) ma obowiązek podawać zmiany wszystkich informacji, które podlegają obligatoryjnemu ujawnieniu w rejestrze. Lista informacji jest obszerna i obejmuje m.in.:
- nazwę lub firmę, pod którą działa spółka;
- oznaczenie formy prawnej przedsiębiorcy;
- siedzibę i adres oraz adres do doręczeń elektronicznych;
- dane oddziałów, jeżeli przedsiębiorca wpisany do KRS je posiada;
- sposób powstania – jeżeli podmiot został utworzony w wyniku podziału, połączenia lub przekształcenia;
- umowę spółki i jej kolejne zmiany;
- nazwiska i imiona osób uprawnionych wspólników oraz osób uprawnionych do reprezentowania spółki;
- sposób reprezentacji spółki;
- wysokość kapitału zakładowego oraz jego podwyższenie lub obniżenie;
- zmiany sumy komandytowej;
- skład osobowy.
Jak zgłosić zmianę do Krajowego Rejestru Sądowego?
Każda zmiana w KRS wymaga przeprowadzenia sformalizowanego zgłoszenia (wniosek o zmianę danych). W przypadku podmiotów, których rejestracja została zgłoszona za pośrednictwem PRS – informację o zmianie należy przekazać w formie elektronicznej przez Portal Rejestrów Sądowych. Jeżeli spółka została zarejestrowana za pośrednictwem systemu S24, zmianę należy zgłosić przez system S24.
Dokonując zgłoszenia zmiany (złożenie wniosku) spółka nie musi już załączać żadnych innych pism do takich urzędów, jak ZUS lub US. Wszystkie niezbędne informacje zostaną przekazane do nich automatycznie – wystarczy jedynie złożyć wniosek za pośrednictwem portalu rejestrów sądowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego rejestru przedsiębiorców (rejestrze przedsiębiorców krs). Nie dotyczy to jedynie danych uzupełniających, deklarowanych na formularzu NIP-8 bezpośrednio do urzędu skarbowego, jak np.:
- miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej;
- PKD;
- wykaz rachunków bankowych.
Jeżeli te informacje uległy zmianie, należy zgłosić je bezpośrednio do urzędu skarbowego. W przypadku zmiany beneficjenta rzeczywistego niezbędne będzie też zgłoszenie zmiany do CRBR.
Dokonanie zgłoszeń do sądu rejestrowego oraz urzędów warto powierzyć kancelarii prawnej, która zadba o dochowanie niezbędnych formalności.
W jakim terminie należy zgłosić zmianę do KRS?
Stosownie do brzmienia art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, wniosek o wpis do rejestru (w tym także wpis zmiany, a nie tylko umieszczenie w nim nowego podmiotu) powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Tym dniem nie zawsze będzie podjęcie uchwały przez wspólników spółki. Może go wyznaczać np. data zawarcia umowy sprzedaży udziałów sp. z o.o. w wyniku której zmienił się skład osobowy podmiotu.
Warto zapamiętać, że w przypadku zmiany umowy spółki, zgodnie z art. 256 §3 k.s.h. w zw. z art. 169 §1 k.s.h. wniosek powinien być złożony nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia powzięcia uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki. Po tym czasie zmiana nie wywoła skutków prawnych, a wniosek zostanie oddalony.
W przypadku podmiotów zakładanych przez system S24 (np. spółki jawnej lub spółki z o.o.) po podpisaniu umowy spółki w portalu rozpoczyna bieg 7-dniowy termin na wysłanie do sądu rejestrowego opłaconego wniosku o wpis spółki.
Na czym polega postępowanie przymuszające?
W przypadku niedochowania obowiązku zgłoszenia zmiany sąd rejestrowy stosuje procedurę, o której mowa w art. 24 ustawy o KRS, czyli tzw. postępowanie przymuszające. W pierwszej kolejności przedsiębiorca jest ponownie wzywany do zgłoszenia zmiany w 7-dniowym terminie.
Jeżeli okaże się, że osoba prawna (np. sp. z o.o.) nie posiada organu uprawnionego do jej reprezentowania lub skład tego organu uniemożliwia prawidłowe funkcjonowanie podmiotu, sąd może wezwać podmiot do powołania organu w taki sposób, aby możliwe było prawidłowe zgłoszenie zmiany. Postępowanie przymuszające może skutkować nałożeniem na spółkę grzywny w wysokości 1000 zł. Jeżeli pomimo konsekwentnych wezwań spółka nie realizuje ciążącego na niej obowiązku, sankcja może być wielokrotnie ponawiana.
W praktyce czasami dochodzi do sytuacji, kiedy nawet kolejne kary finansowe nie prowadzą do skorygowania informacji. Jeżeli wskutek sytuacji wewnętrznej, np. skonfliktowania wspólników, które powoduje, że spółka nie może działać prawidłowo, a z okoliczności sprawy nie wynika, że sytuacja ta nie ulegnie zmianie, sąd ma dwie możliwości:
- jeżeli jest to uzasadnione bezpieczeństwem obrotu, dokumenty stanowiące podstawę wpisu znajdują się w aktach, a same dane są istotne, sąd rejestrowy może z urzędu dokonać zmiany w KRS (na podstawie 24 ust. 6 ustawy o KRS);
- jeżeli pomimo stosowania grzywny osobowa spółka handlowa nie wykonuje swoich obowiązków zgłoszeniowych, sąd rejestrowy może z ważnych powodów orzec o rozwiązaniu spółki oraz ustanowić likwidatora (art. 25 ustawy o KRS).
W przypadku innych podmiotów wpisanych do KRS sąd wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, m.in. w przypadku gdy:
- wydano postanowienie o odstąpieniu od postępowania przymuszającego lub jego umorzeniu;
- mimo dwukrotnego wezwania nie wykonano obowiązków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy o KRS.
Kto zgłasza zmianę do KRS?
Zmiana do KRS powinna być dokonana zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w umowie spółki. Oznacza to, że jeżeli w umowie spółki osobowej przewidziano, że może ją reprezentować samodzielnie dwóch spośród trzech wspólników, to każda z tych osób może zgłosić zmianę korzystając z portalu PRS lub S24. W spółkach kapitałowych zgłoszenia zmian dokonuje zarząd.
Do zgłoszenia należy załączyć dokument uzasadniający wprowadzenie zmiany. Z reguły będzie nim uchwała wspólników. W sytuacji, gdy do określonej zmiany niezbędna jest zgoda wspólników, do uchwały należy załączyć dokumenty zawierające te zgody. Jeżeli określonego rodzaju dokumentu nie da się wygenerować w systemie PRS, należy przygotować go samodzielnie w formie elektronicznej, jako:
- dokument w formie cyfrowej podpisany podpisem kwalifikowanym lub elektronicznym;
- dokument w formie cyfrowej podpisany podpisem odręcznym (niezbędne będzie przesłanie do sądu rejestrowego jego oryginału lub poświadczonego odpisu).
Od kiedy ważna jest zmiana w KRS?
Sam fakt podjęcia uchwały o zmianie istotnych informacji dotyczących spółki nie musi powodować jeszcze, że zaczyna ona obowiązywać w obrocie. Czy jednak zawsze jest niezbędne, aby zmiana została ujawniona w KRS? Niekoniecznie, a wszystko zależy od typu tej zmiany.
Wpisy w KRS dzieli się na deklaratywne i konstytutywne. Te pierwsze zaczynają obowiązywać od momentu, kiedy uchwała została podjęta. Nie musi trafić do sądu rejestrowego. Z kolei wpisy konstytutywne dla swojej ważności muszą zostać opublikowane w rejestrze. Pytanie brzmi, jak rozróżnić jeden typ wpisu od drugiego.
Do uchwał o charakterze konstytutywnym zalicza się m.in. te, które dotyczą:
- podwyższenia lub obniżenia kapitału zakładowego;
- zasad reprezentacji;
- zmiany siedziby spółki lub jej firmy;
- modyfikacji PKD.
Z kolei wpisy deklaratoryjne obejmują m.in. zmiany personalne w składzie organów spółki, zmiany osobowe wśród wspólników, czy zmiany adresu.
Odpowiedzialność odszkodowawcza za niezgłoszenie zmiany danych do KRS
Postępowanie przymuszające nie jest jedyną sankcją nakładaną na spółkę w związku za zaniedbaniem ciążącym na niej obowiązków zgłoszeniowych. Ustawa o KRS w art. 18 przewiduje również odpowiedzialność odszkodowawczą względem osób trzecich za szkodę wyrządzoną:
- zgłoszeniem do rejestru nieprawdziwych danych;
- niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru w ustawowym terminie.
Ustawa wprowadza w tym zakresie domniemanie odpowiedzialności. Spółka wpisana do KRS może się od niej zwolnić, jeżeli wykaże, że zaniedbanie obowiązków wynika z:
- siły wyższej;
- wyłącznie z winy poszkodowanego;
- wyłącznej winy osoby trzeciej, za którą spółka nie ponosi odpowiedzialności.
Odpowiedzialność na gruncie art. 18 ustawy o KRS jest o tyle surowa, że wraz z osobową spółką handlową solidarną odpowiedzialność ponoszą osoby odpowiadające za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem.
Zmiana w KRS i powołanie na członka zarządu osoby karanej
Ustawa kodeks spółek handlowych w art. 18 §2 wprowadza wymaganie niekaralności dla członków organów spółek kapitałowych, a także prokurentów i likwidatorów. Wymóg niekaralności dotyczy wybranych przestępstw z kodeksu karnego oraz kodeksu spółek handlowych:
- przeciwko ochronie informacji;
- przeciwko wiarygodności dokumentów;
- przeciwko mieniu;
- przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym;
- przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi.
Przestępstwa z k.s.h. obejmują m.in. udział w bezprawnym głosowaniu lub wystawianiu fałszywych zaświadczeń o złożeniu akcji uprawniającej do głosowania.
Skoro uchwała o powołaniu nowego członka zarządu ma charakter deklaratywny, teoretycznie może dojść do sytuacji, w której spółkę będzie reprezentowała osoba, która nie ma do tego uprawnień.
W doktrynie przyjmuje się, że czynności dokonane przez taką osobę dotknięte są sankcją bezskuteczności względnej. Jeżeli spółka zaakceptuje je w podanym przez kontrahenta terminie, czynność prawna jest wiążąca dla obu stron. W przeciwnym razie kontrahent nie jest nią związany.
Osoba, która działała jako falsus procurator ponosi względem osoby trzeciej odpowiedzialność odszkodowawczą, zaś wobec spółki odpowiedzialność za zasadzie winy.
Ile kosztuje zmiana w KRS?
Dokonanie zmiany w KRS za pośrednictwem portalu PRS jest opłatne i kosztuje 350 zł, w tym:
- 250 zł tytułem opłaty sądowej;
- 100 zł za publikację zgłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Jeżeli zmiana zgłaszana jest za pośrednictwem systemu S24 opłaty są nieco niższe i wynoszą 300 zł, w tym:
- 200 zł tytułem opłaty sądowej;
- 100 zł za publikację zgłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Pytania i odpowiedzi
Zmiany osobowe w organach spółki (np. w składzie zarządu) mają charakter wyłącznie deklaratoryjny. W sytuacji, kiedy zmiana wynikająca z uchwały nie została jeszcze ujawniona w KRS spółka może okazać kontrahentowi oryginał albo poświadczony za zgodność odpis uchwały z której wynika, że skład zarządu (ale nie sposób reprezentacji spółki) uległy zmianie. Taką umowę można bez obaw podpisać. Kontrahent jest chroniony przez domniemanie prawdziwości wpisów w KRS oraz możliwość dochodzenia odszkodowania na podstawie art. 18 ustawy o KRS.
Niezależnie od odpowiedzialności na gruncie ustaw o KRS spółka ryzykuje, że wysyłana do niej korespondencja nie dotrze, ale wywrze skutek prawny z uwagi na fikcję doręczenia. Dlatego w przypadku zmiany adresu warto poinformować swoich kontrahentów, kierując do nich odrębne pismo bez oczekiwania na wprowadzenie zmiany do KRS.
Zaufali nam:
