Dokonywanie zmian w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym)

Każda zmiana w KRS wymaga przeprowadzenia sformalizowanego zgłoszenia (wniosek o zmianę danych). W przypadku podmiotów, których rejestracja została zgłoszona za pośrednictwem PRS – informację o zmianie należy przekazać w formie elektronicznej przez Portal Rejestrów Sądowych. Jeżeli spółka została zarejestrowana za pośrednictwem systemu S24, zmianę należy zgłosić przez system S24.

Dokonując zgłoszenia zmiany (złożenie wniosku) spółka nie musi już załączać żadnych innych pism do takich urzędów, jak ZUS lub US. Wszystkie niezbędne informacje zostaną przekazane do nich automatycznie – wystarczy jedynie złożyć wniosek za pośrednictwem portalu rejestrów sądowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego rejestru przedsiębiorców (rejestrze przedsiębiorców krs). Nie dotyczy to jedynie danych uzupełniających, deklarowanych na formularzu NIP-8 bezpośrednio do urzędu skarbowego, jak np.:

• miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej;
• PKD;
• wykaz rachunków bankowych.

Jeżeli te informacje uległy zmianie, należy zgłosić je bezpośrednio do urzędu skarbowego. W przypadku zmiany beneficjenta rzeczywistego niezbędne będzie też zgłoszenie zmiany do CRBR.

Dokonanie zgłoszeń do sądu rejestrowego oraz urzędów warto powierzyć kancelarii prawnej, która zadba o dochowanie niezbędnych formalności.

W przypadku niedochowania obowiązku zgłoszenia zmiany sąd rejestrowy stosuje procedurę, o której mowa w art. 24 ustawy o KRS, czyli tzw. postępowanie przymuszające. W pierwszej kolejności przedsiębiorca jest ponownie wzywany do zgłoszenia zmiany w 7-dniowym terminie.

Jeżeli okaże się, że osoba prawna (np. sp. z o.o.) nie posiada organu uprawnionego do jej reprezentowania lub skład tego organu uniemożliwia prawidłowe funkcjonowanie podmiotu, sąd może wezwać podmiot do powołania organu w taki sposób, aby możliwe było prawidłowe zgłoszenie zmiany. Postępowanie przymuszające może skutkować nałożeniem na spółkę grzywny w wysokości 1000 zł. Jeżeli pomimo konsekwentnych wezwań spółka nie realizuje ciążącego na niej obowiązku, sankcja może być wielokrotnie ponawiana.

W praktyce czasami dochodzi do sytuacji, kiedy nawet kolejne kary finansowe nie prowadzą do skorygowania informacji. Jeżeli wskutek sytuacji wewnętrznej, np. skonfliktowania wspólników, które powoduje, że spółka nie może działać prawidłowo, a z okoliczności sprawy nie wynika, że sytuacja ta nie ulegnie zmianie, sąd ma dwie możliwości:

• jeżeli jest to uzasadnione bezpieczeństwem obrotu, dokumenty stanowiące podstawę wpisu znajdują się w aktach, a same dane są istotne, sąd rejestrowy może z urzędu dokonać zmiany w KRS (na podstawie 24 ust. 6 ustawy o KRS);
• jeżeli pomimo stosowania grzywny osobowa spółka handlowa nie wykonuje swoich obowiązków zgłoszeniowych, sąd rejestrowy może z ważnych powodów orzec o rozwiązaniu spółki oraz ustanowić likwidatora (art. 25 ustawy o KRS).

W przypadku innych podmiotów wpisanych do KRS sąd wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, m.in. w przypadku gdy:

• wydano postanowienie o odstąpieniu od postępowania przymuszającego lub jego umorzeniu;
• mimo dwukrotnego wezwania nie wykonano obowiązków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy o KRS.

Sam fakt podjęcia uchwały o zmianie istotnych informacji dotyczących spółki nie musi powodować jeszcze, że zaczyna ona obowiązywać w obrocie. Czy jednak zawsze jest niezbędne, aby zmiana została ujawniona w KRS? Niekoniecznie, a wszystko zależy od typu tej zmiany.

Wpisy w KRS dzieli się na deklaratywne i konstytutywne. Te pierwsze zaczynają obowiązywać od momentu, kiedy uchwała została podjęta. Nie musi trafić do sądu rejestrowego. Z kolei wpisy konstytutywne dla swojej ważności muszą zostać opublikowane w rejestrze. Pytanie brzmi, jak rozróżnić jeden typ wpisu od drugiego.

Do uchwał o charakterze konstytutywnym zalicza się m.in. te, które dotyczą:

• podwyższenia lub obniżenia kapitału zakładowego;
• zasad reprezentacji;
• zmiany siedziby spółki lub jej firmy;
• modyfikacji PKD.

Z kolei wpisy deklaratoryjne obejmują m.in. zmiany personalne w składzie organów spółki, zmiany osobowe wśród wspólników, czy zmiany adresu.

Ustawa kodeks spółek handlowych w art. 18 §2 wprowadza wymaganie niekaralności dla członków organów spółek kapitałowych, a także prokurentów i likwidatorów. Wymóg niekaralności dotyczy wybranych przestępstw z kodeksu karnego oraz kodeksu spółek handlowych:

• przeciwko ochronie informacji;
• przeciwko wiarygodności dokumentów;
• przeciwko mieniu;
• przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym;
• przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi.

Przestępstwa z k.s.h. obejmują m.in. udział w bezprawnym głosowaniu lub wystawianiu fałszywych zaświadczeń o złożeniu akcji uprawniającej do głosowania.

Skoro uchwała o powołaniu nowego członka zarządu ma charakter deklaratywny, teoretycznie może dojść do sytuacji, w której spółkę będzie reprezentowała osoba, która nie ma do tego uprawnień.

W doktrynie przyjmuje się, że czynności dokonane przez taką osobę dotknięte są sankcją bezskuteczności względnej. Jeżeli spółka zaakceptuje je w podanym przez kontrahenta terminie, czynność prawna jest wiążąca dla obu stron. W przeciwnym razie kontrahent nie jest nią związany.

Osoba, która działała jako falsus procurator ponosi względem osoby trzeciej odpowiedzialność odszkodowawczą, zaś wobec spółki odpowiedzialność za zasadzie winy.