Czy wspólnik ma prawo dostępu do dokumentów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Prawa i obowiązki wspólnika w sp. z o.o.

W dziale Kodeksu spółek handlowych poświęconym spółce z ograniczoną odpowiedzialnością umieszczono rozdział drugi stanowiący o prawach i obowiązkach jej wspólników. Mówiąc o obowiązkach ciążących na wspólnikach spółki z o.o., należy wspomnieć przede wszystkim o art. 175 KSH. Stanowi on, że w przypadku zgłoszenia do rejestracji spółki z przeszacowanym aportem, solidarnym obowiązkiem wspólnika wnoszącego wkład niepieniężny oraz członków zarządu posiadających wiedzę na ten temat, jest wyrównanie brakującej wartości. Nadto, inne obowiązki wspólników mogą zostać uregulowane w samej umowie spółki. Wspólnik może zostać zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych lub do dokonywania dopłat.

Oprócz obowiązków, wspólnicy w spółce z o.o. mają także uprawnienia. Przysługuje im przede wszystkim prawo do równego traktowania w takich samych okolicznościach (art. 20 oraz 174 KSH), z uwzględnieniem szczególnych uprawnień, o których mówi ustawa: uprzywilejowania w zakresie prawa głosu, prawa do dywidendy, czy sposobu uczestniczenia w podziale majątku w przypadku likwidacji spółki. Podstawowym prawem wspólnika jest także prawo do udziału w zysku, o którym mowa w art. 191 KSH. Wspólnik ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników.

Niezwykle ważnym uprawnieniem, które Kodeks przyznaje wspólnikom, jest prawo indywidualnej kontroli. Służy ono każdemu ze wspólników z osobna, na zasadach i warunkach opisanych w art. 212 Kodeksu spółek handlowych.

Kiedy i na jakiej podstawie wspólnikom w sp. z o.o. przysługują uprawnienia kontrolne?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jak we wszystkich spółkach kapitałowych, wyróżniamy organ sprawujący zarząd, prowadzący jej sprawy i reprezentujący ją na zewnątrz, oraz organ nadzorczy, kontrolujący działania podejmowane w ramach spółki. W spółkach z o.o., w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, należy powołać radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. W pozostałych spółkach z o.o. ustanowienie rady lub komisji jest fakultatywne. Może pojawić się zatem pytanie, kto wówczas pełni kontrolę nad zarządzaniem spółką?

Prawo kontroli przysługuje z mocy art. 212 § 1 KSH każdemu wspólnikowi i wykonywane jest przez niego w sposób indywidualny. Oznacza to, że nie jest wykonywane kolegialnie przez zgromadzenie wspólników, a przez każdego ze wspólników z osobna. Jest to uprawnienie, z którego wspólnik może skorzystać w każdym czasie, nawet wówczas, gdy nie ma żadnych przesłanek wskazujących na nierzetelne czy nieprawidłowe zarządzanie spółką. Może być więc wykonywane zawsze, przy zachowaniu zdrowego rozsądku i poszanowaniu zasad współżycia społecznego.

Co do zasady więc kontrola powinna mieć miejsce w godzinach pracy spółki, w czasie pozwalającym uniknąć zakłóceń w jej działalności. Tworząc umowę spółki, warto pochylić się nad kwestią uregulowania uprawnień kontrolnych wspólników, wyznaczając terminy i sposób udostępnienia danych wspólnikowi, aby nadmierne korzystanie z prawa do kontroli nie zakłócało pracy spółki. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że w przypadku zaistnienia nadzwyczajnych i nagłych okoliczności, wspólnik może mieć uzasadnioną potrzebę dostępu do dokumentów ad hoc

Wspólnik może dokonać kontroli samodzielnie lub zadecydować, że będzie mu towarzyszyła osoba upoważniona – ktoś, kto posiada fachową wiedzę pozwalającą na rzetelne przeprowadzenie kontroli w danej materii. Może to być na przykład księgowa, biegły rewident, specjalista IT, czy radca prawny. Co ważne, osoba towarzysząca może w rzeczy samej tylko towarzyszyć wspólnikowi – nie może ona dokonywać żadnych czynności samodzielnie, nawet w oparciu o pełnomocnictwo udzielone mu przez wspólnika. Prawo kontroli przysługuje tylko i wyłącznie wspólnikowi. Ani jego zastawnik, ani użytkownik udziału, nie będzie miał możliwości skorzystania z tego prawa.

Co wolnowspólnikowi w ramach kontroli?

Art. 212 KSH wskazuje wprost na czynności, które może podjąć wspólnik w ramach przysługujących mu uprawnień kontrolnych. Będą to:

możliwość przeglądania ksiąg i dokumentów spółki – między innymi ksiąg bilansowych, rachunków zysków i strat, cash flow, umów zawieranych przez spółkę, książki korespondencji, czy akt spraw sądowych, w których stroną jest spółka, decyzji i pism organów administracyjnych oraz skarbowych. Przeglądanie ksiąg i dokumentów może odbywać się w siedzibie spółki. Prawo to nie obejmuje wynoszenia dokumentów poza siedzibę spółki, możliwe jest natomiast sporządzanie kopii lub notatek,
możliwość sporządzenia bilansu na własny użytek – wspólnik ma prawo sprawdzić prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych spółki, sporządzając własną, porównawczą wersję bilansu, której nie może jednak wykorzystać w żaden inny sposób,
możliwość żądania wyjaśnień od zarządu spółki – wspólnik może wezwać członków zarządu do wyjaśnienia wątpliwych kwestii czy rozbieżności w dokumentach. Co ważne, takie prawo nie przysługuje mu względem innych organów spółki ani jej pracowników.

Wskazane powyżej uprawnienia mogę być realizowane przez wspólnika łącznie lub alternatywnie.

Czego nie wolno wspólnikowi w ramach kontroli?

Mimo iż zarówno rada nadzorcza, jak i wspólnik mają uprawnienia kontrolne, wspólnicy spółki z o.o. nie mogą analogicznie do uprawnień rady badać wszystkich dokumentów spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Nadto, wspólnikowi nie wolno tak korzystać ze swojego prawa, że stanowiłoby ono nadużycie, m.in. w postaci nagminnych, niezapowiedzianych kontroli. Niedopuszczalne jest także prowadzenie kontroli, która miałaby na celu ośmieszenie, czy podważenie pozycji członków organów spółki.

Tak naprawdę zakres uprawnień przysługujących wspólnikowi określa umowa spółki – można w niej rozszerzyć uprawnienia wspólnika, przyznając mu prawo wstępu do pomieszczeń spółki, czy przeprowadzania rewizji majątku, jak również nadać szersze uprawnienia kontrolne w ramach przywileju osobistego tylko niektórym wspólnikom. Z drugiej zaś strony, umowa może także znacząco ograniczyć te uprawnienia w przypadku, gdy w spółce powołano radę nadzorczą, lub komisję rewizyjną, o czym stanowi art. 213 KSH.

Czy można odmówić wspólnikowi dostępu do dokumentów?

W niektórych przypadkach, zwłaszcza w przypadku spółek, w których ilość wspólników jest znaczna, może dojść do sytuacji, gdy udostępnienie dokumentów wspólnikowi będzie kłócić się z najlepiej pojętym interesem spółki. Jeżeli zarząd poweźmie uzasadnioną obawę, że wspólnik – żądając wglądu w dokumenty spółki – ma na celu wyrządzenie spółce szkody, może powziąć uchwałę, w której odmówi udostępnienia dokumentów.

Czy wspólnik może wówczas się bronić? Naturalnie. Może zażądać od zgromadzenia wspólników, aby podjęli uchwałę w przedmiotowym zakresie rozstrzygającą spór między wspólnikiem a zarządem. Zgromadzenie ma na to miesiąc od dnia wpłynięcia żądania. Jeżeli zgromadzenie podtrzyma stanowisko zarządu lub nie ustosunkuje się terminie do żądania, wspólnikowi pozostaje złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub umożliwienia wglądu do dokumentów spółki. Stosowny wniosek powinien zostać złożony w zawitym terminie 7 dni, liczonym albo od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale zgromadzenia wspólników, albo w przypadku jej niepodjęcia – od upływu terminu, w którym należało ją podjąć.

Należy mieć na uwadze także okoliczności, w których na drodze wspólnika do wglądu w dokumenty, będą stały przepisy ustaw szczególnych – na przykład rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czy o tajemnicy państwowej. Wówczas taki dostęp będzie niemożliwy z uwagi na brak uprawnień wspólnika niezbędnych do wglądu w określony zbiór danych.

Wyłączenie lub ograniczenie uprawnień kontrolnych wspólnika

W powyższych akapitach zostało już napomknięte, że prawo wspólnika do kontroli nie ma charakteru bezwzględnego. Oznacza to, że można je ograniczyć, lub wyłączyć pod pewnymi warunkami: może się tak stać w przypadku powołania w spółce rady nadzorczej, lub komisji rewizyjnej, ale tylko, jeśli wskazane to zostało w umowie spółki. Wyłączenie czy ograniczenie może mieć na przykład charakter przedmiotowy. Będzie się wówczas koncentrowało na ograniczeniu kontroli do określonych dokumentów. Może także dotyczyć określenia ram czasowych kontroli i wskazania konkretnych terminów, w których wspólnik może realizować swoje prawo. Warto jednak zaznaczyć, że uprawnienie kontrolne wspólników ma charakter powszechny. To z kolei oznacza, że niemożliwe jest wyłączenie, czy ograniczenie prawa kontroli tylko wobec niektórych ze wspólników.

Planowana nowelizacja przepisów – zmiany w zakresie grup kapitałowych

Planowany projekt zmian w zakresie przepisów Kodeksu spółek handlowych zakłada wprowadzenie możliwości przeglądania ksiąg i dokumentów spółki zależnej przez spółkę dominującą, w każdym czasie i miejscu. Co istotne, stosunek dominacji w ramach grupy nie musiałby wynikać wprost z bycia udziałowcem przez spółkę dominującą, a z okoliczności takich jak:

dysponowanie bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu,
uprawnienie do powoływania lub odwoływania większości członków zarządu spółki zależnej,
uprawnienie do powoływania lub odwoływania większości członków rady nadzorczej spółki zależnej,
członkowie zarządu spółki dominującej stanowią więcej niż połowę członków zarządu spółki zależnej,
wywieranie decydującego wpływu na działalność spółki kapitałowej zależnej.

W proponowanym projekcie zmian spółka zależna nie miałaby prawnych możliwości, aby odmówić spółce dominującej dostępu do dokumentów.

Podsumowanie

Wspólnik w spółce z o.o. może w każdym czasie skorzystać z przysługującego mu uprawnienia do kontroli ksiąg i dokumentów spółki. Powinien on rozważne korzystać ze swojego prawa, tak aby nie stanowiło ono nadmiernego obciążenia dla kontrolowanego podmiotu. Przy przeprowadzaniu czynności może korzystać z pomocy fachowych doradców, a także wzywać zarząd do składania wyjaśnień. Jeżeli w spółce została powołana rada nadzorcza lub komisja rewizyjna indywidualne uprawnienia kontrolne wspólników mogą zostać ograniczone.

Pytania:

Czy prawo kontroli wspólnika może być także realizowane po ogłoszeniu upadłości spółki?

Tak, chociaż z punktu widzenia praktyki, w momencie wszczęcia postępowania upadłościowego, korzystanie przez wspólnika z uprawnień kontrolnych mija się z celem. Uprawnienie kontrolne bowiem może być efektywnie wykonywane jedynie w odniesieniu do praw, które nie wchodzą do masy upadłości. Wówczas wspólnik może złożyć swoje żądanie przeprowadzenia kontroli także likwidatorowi.

Jakie mogą być okoliczności sugerujące, że wspólnik prowadzący kontrolę ma na celu zaszkodzenie spółce?

Przesłanek, dla których zarząd może podjąć uchwałę o odmowie udzielenia dostępu do dokumentów przez wzgląd na ochronę interesu spółki, jest niezliczenie wiele. Przekonanie, że wspólnik może wyrządzić spółce szkodę musi opierać się jednak na uzasadnieniu faktycznym – na wiedzy i rzeczywistych danych. Taka sytuacja będzie miała miejsce, jeżeli zarząd poweźmie informacje na temat np.: • podejmowania czynności konkurencyjnych przez danego wspólnika, • konfliktu między wspólnikami, który może spowodować realne zagrożenie, że wspólnik będzie działał sprzecznie z interesem spółki; • potencjalnego zagrożenia, że wspólnik udostępni pozyskane dane celem szykanowania spółki i członków jej organów. Każdą sytuację należy jednak rozpatrywać indywidualnie mając na względzie, że zarząd także może się pomylić odmawiając wspólnikowi prawa dostępu do dokumentów, oceniając pewne przesłanki zdecydowanie na wyrost. Stąd też, niezbędne jest dokonywanie jednostkowego osądu wszystkich okoliczności sprawy.

Czy wspólnik, któremu odmówiono prawa dostępu do dokumentów, może zwrócić się od razu do sądu o rozstrzygnięcie konfliktu między nim, a zarządem?

Nie. Prawidłowa ścieżka postępowania zakłada wykorzystanie w pierwszej kolejności ścieżki wewnątrz spółki tj. złożenie wniosku o rozstrzygnięcie do zgromadzenia wspólników. Dopiero po uzyskaniu odmowy lub po nieustosunkowaniu się zgromadzenia do złożonego żądania, możliwe jest wniesienie sprawy do sądu rejestrowego.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

Zaufali nam: