Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie odpowiadają za zobowiązania spółki własnym majątkiem i są zobowiązani jedynie do świadczeń wskazanych w treści umowy. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością kierowana jest bowiem i reprezentowana przez zarząd. Co jednak w sytuacji, jeśli wspólnik nabierze wątpliwości względem sposobu prowadzenia spraw spółki przez członków jej zarządu? Czy przysługuje mu prawo wglądu w dokumenty spółki?
Prawa i obowiązki wspólnika w sp. z o.o.
W dziale Kodeksu spółek handlowych poświęconym spółce z ograniczoną odpowiedzialnością umieszczono rozdział drugi stanowiący o prawach i obowiązkach jej wspólników. Mówiąc o obowiązkach ciążących na wspólnikach spółki z o.o., należy wspomnieć przede wszystkim o art. 175 KSH. Stanowi on, że w przypadku zgłoszenia do rejestracji spółki z przeszacowanym aportem, solidarnym obowiązkiem wspólnika wnoszącego wkład niepieniężny oraz członków zarządu posiadających wiedzę na ten temat, jest wyrównanie brakującej wartości. Nadto, inne obowiązki wspólników mogą zostać uregulowane w samej umowie spółki. Wspólnik może zostać zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych lub do dokonywania dopłat.
Oprócz obowiązków, wspólnicy w spółce z o.o. mają także uprawnienia. Przysługuje im przede wszystkim prawo do równego traktowania w takich samych okolicznościach (art. 20 oraz 174 KSH), z uwzględnieniem szczególnych uprawnień, o których mówi ustawa: uprzywilejowania w zakresie prawa głosu, prawa do dywidendy, czy sposobu uczestniczenia w podziale majątku w przypadku likwidacji spółki. Podstawowym prawem wspólnika jest także prawo do udziału w zysku, o którym mowa w art. 191 KSH. Wspólnik ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników.
Niezwykle ważnym uprawnieniem, które Kodeks przyznaje wspólnikom, jest prawo indywidualnej kontroli. Służy ono każdemu ze wspólników z osobna, na zasadach i warunkach opisanych w art. 212 Kodeksu spółek handlowych.
Kiedy i na jakiej podstawie wspólnikom w sp. z o.o. przysługują uprawnienia kontrolne?
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jak we wszystkich spółkach kapitałowych, wyróżniamy organ sprawujący zarząd, prowadzący jej sprawy i reprezentujący ją na zewnątrz, oraz organ nadzorczy, kontrolujący działania podejmowane w ramach spółki. W spółkach z o.o., w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, należy powołać radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. W pozostałych spółkach z o.o. ustanowienie rady lub komisji jest fakultatywne. Może pojawić się zatem pytanie, kto wówczas pełni kontrolę nad zarządzaniem spółką?
Prawo kontroli przysługuje z mocy art. 212 § 1 KSH każdemu wspólnikowi i wykonywane jest przez niego w sposób indywidualny. Oznacza to, że nie jest wykonywane kolegialnie przez zgromadzenie wspólników, a przez każdego ze wspólników z osobna. Jest to uprawnienie, z którego wspólnik może skorzystać w każdym czasie, nawet wówczas, gdy nie ma żadnych przesłanek wskazujących na nierzetelne czy nieprawidłowe zarządzanie spółką. Może być więc wykonywane zawsze, przy zachowaniu zdrowego rozsądku i poszanowaniu zasad współżycia społecznego.
Co do zasady więc kontrola powinna mieć miejsce w godzinach pracy spółki, w czasie pozwalającym uniknąć zakłóceń w jej działalności. Tworząc umowę spółki, warto pochylić się nad kwestią uregulowania uprawnień kontrolnych wspólników, wyznaczając terminy i sposób udostępnienia danych wspólnikowi, aby nadmierne korzystanie z prawa do kontroli nie zakłócało pracy spółki. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że w przypadku zaistnienia nadzwyczajnych i nagłych okoliczności, wspólnik może mieć uzasadnioną potrzebę dostępu do dokumentów ad hoc.
Wspólnik może dokonać kontroli samodzielnie lub zadecydować, że będzie mu towarzyszyła osoba upoważniona – ktoś, kto posiada fachową wiedzę pozwalającą na rzetelne przeprowadzenie kontroli w danej materii. Może to być na przykład księgowa, biegły rewident, specjalista IT, czy radca prawny. Co ważne, osoba towarzysząca może w rzeczy samej tylko towarzyszyć wspólnikowi – nie może ona dokonywać żadnych czynności samodzielnie, nawet w oparciu o pełnomocnictwo udzielone mu przez wspólnika. Prawo kontroli przysługuje tylko i wyłącznie wspólnikowi. Ani jego zastawnik, ani użytkownik udziału, nie będzie miał możliwości skorzystania z tego prawa.
Co wolno wspólnikowi w ramach kontroli?
Art. 212 KSH wskazuje wprost na czynności, które może podjąć wspólnik w ramach przysługujących mu uprawnień kontrolnych. Będą to:
-
możliwość przeglądania ksiąg i dokumentów spółki – między innymi ksiąg bilansowych, rachunków zysków i strat, cash flow, umów zawieranych przez spółkę, książki korespondencji, czy akt spraw sądowych, w których stroną jest spółka, decyzji i pism organów administracyjnych oraz skarbowych. Przeglądanie ksiąg i dokumentów może odbywać się w siedzibie spółki. Prawo to nie obejmuje wynoszenia dokumentów poza siedzibę spółki, możliwe jest natomiast sporządzanie kopii lub notatek,
-
możliwość sporządzenia bilansu na własny użytek – wspólnik ma prawo sprawdzić prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych spółki, sporządzając własną, porównawczą wersję bilansu, której nie może jednak wykorzystać w żaden inny sposób,
-
możliwość żądania wyjaśnień od zarządu spółki – wspólnik może wezwać członków zarządu do wyjaśnienia wątpliwych kwestii czy rozbieżności w dokumentach. Co ważne, takie prawo nie przysługuje mu względem innych organów spółki ani jej pracowników.
Wskazane powyżej uprawnienia mogę być realizowane przez wspólnika łącznie lub alternatywnie.
Czego nie wolno wspólnikowi w ramach kontroli?
Mimo iż zarówno rada nadzorcza, jak i wspólnik mają uprawnienia kontrolne, wspólnicy spółki z o.o. nie mogą analogicznie do uprawnień rady badać wszystkich dokumentów spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Nadto, wspólnikowi nie wolno tak korzystać ze swojego prawa, że stanowiłoby ono nadużycie, m.in. w postaci nagminnych, niezapowiedzianych kontroli. Niedopuszczalne jest także prowadzenie kontroli, która miałaby na celu ośmieszenie, czy podważenie pozycji członków organów spółki.
Tak naprawdę zakres uprawnień przysługujących wspólnikowi określa umowa spółki – można w niej rozszerzyć uprawnienia wspólnika, przyznając mu prawo wstępu do pomieszczeń spółki, czy przeprowadzania rewizji majątku, jak również nadać szersze uprawnienia kontrolne w ramach przywileju osobistego tylko niektórym wspólnikom.
Z drugiej zaś strony, umowa może także znacząco ograniczyć te uprawnienia w przypadku, gdy w spółce powołano radę nadzorczą, lub komisję rewizyjną, o czym stanowi art. 213 KSH.
Czy można odmówić wspólnikowi dostępu do dokumentów?
W niektórych przypadkach, zwłaszcza w przypadku spółek, w których ilość wspólników jest znaczna, może dojść do sytuacji, gdy udostępnienie dokumentów wspólnikowi będzie kłócić się z najlepiej pojętym interesem spółki. Jeżeli zarząd poweźmie uzasadnioną obawę, że wspólnik – żądając wglądu w dokumenty spółki – ma na celu wyrządzenie spółce szkody, może powziąć uchwałę, w której odmówi udostępnienia dokumentów.
Czy wspólnik może wówczas się bronić? Naturalnie. Może zażądać od zgromadzenia wspólników, aby podjęli uchwałę w przedmiotowym zakresie rozstrzygającą spór między wspólnikiem a zarządem. Zgromadzenie ma na to miesiąc od dnia wpłynięcia żądania. Jeżeli zgromadzenie podtrzyma stanowisko zarządu lub nie ustosunkuje się terminie do żądania, wspólnikowi pozostaje złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub umożliwienia wglądu do dokumentów spółki. Stosowny wniosek powinien zostać złożony w zawitym terminie 7 dni, liczonym albo od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale zgromadzenia wspólników, albo w przypadku jej niepodjęcia – od upływu terminu, w którym należało ją podjąć.
Należy mieć na uwadze także okoliczności, w których na drodze wspólnika do wglądu w dokumenty, będą stały przepisy ustaw szczególnych – na przykład rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czy o tajemnicy państwowej. Wówczas taki dostęp będzie niemożliwy z uwagi na brak uprawnień wspólnika niezbędnych do wglądu w określony zbiór danych.
Wyłączenie lub ograniczenie uprawnień kontrolnych wspólnika
W powyższych akapitach zostało już napomknięte, że prawo wspólnika do kontroli nie ma charakteru bezwzględnego. Oznacza to, że można je ograniczyć, lub wyłączyć pod pewnymi warunkami: może się tak stać w przypadku powołania w spółce rady nadzorczej, lub komisji rewizyjnej, ale tylko, jeśli wskazane to zostało w umowie spółki. Wyłączenie czy ograniczenie może mieć na przykład charakter przedmiotowy. Będzie się wówczas koncentrowało na ograniczeniu kontroli do określonych dokumentów. Może także dotyczyć określenia ram czasowych kontroli i wskazania konkretnych terminów, w których wspólnik może realizować swoje prawo. Warto jednak zaznaczyć, że uprawnienie kontrolne wspólników ma charakter powszechny. To z kolei oznacza, że niemożliwe jest wyłączenie, czy ograniczenie prawa kontroli tylko wobec niektórych ze wspólników.
Planowana nowelizacja przepisów – zmiany w zakresie grup kapitałowych
Planowany projekt zmian w zakresie przepisów Kodeksu spółek handlowych zakłada wprowadzenie możliwości przeglądania ksiąg i dokumentów spółki zależnej przez spółkę dominującą, w każdym czasie i miejscu. Co istotne, stosunek dominacji w ramach grupy nie musiałby wynikać wprost z bycia udziałowcem przez spółkę dominującą, a z okoliczności takich jak:
-
dysponowanie bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu,
-
uprawnienie do powoływania lub odwoływania większości członków zarządu spółki zależnej,
-
uprawnienie do powoływania lub odwoływania większości członków rady nadzorczej spółki zależnej,
-
członkowie zarządu spółki dominującej stanowią więcej niż połowę członków zarządu spółki zależnej,
-
wywieranie decydującego wpływu na działalność spółki kapitałowej zależnej.
W proponowanym projekcie zmian spółka zależna nie miałaby prawnych możliwości, aby odmówić spółce dominującej dostępu do dokumentów.
Podsumowanie
Wspólnik w spółce z o.o. może w każdym czasie skorzystać z przysługującego mu uprawnienia do kontroli ksiąg i dokumentów spółki. Powinien on rozważne korzystać ze swojego prawa, tak aby nie stanowiło ono nadmiernego obciążenia dla kontrolowanego podmiotu. Przy przeprowadzaniu czynności może korzystać z pomocy fachowych doradców, a także wzywać zarząd do składania wyjaśnień. Jeżeli w spółce została powołana rada nadzorcza lub komisja rewizyjna indywidualne uprawnienia kontrolne wspólników mogą zostać ograniczone.
Pytania:
Zaufali nam:
