Koszty założenia spółki z o.o.

W ustawie o KRS przewidziano “uproszczony”, internetowy tryb założenia spółki z o.o. według wzorca umowy.

W tym trybie wspólnicy zawierają umowę spółki online, co ma pewne zalety, do których przede wszystkim należą:

• możliwość załatwienia wszystkich formalności bez wychodzenia z domu • uniknięcie konieczności ponoszenia opłat za sporządzenie aktu notarialnego, w tym taksy notarialnej • niższe opłaty sądowe (350 zł zamiast 600 zł);

• brak konieczności sporządzania większości dokumentów – w systemie S24 umieszczone są wzory;

• Zgłoszenie spółki założonej w S24 do KRS następuje również przez S24, brak konieczności zgłaszania przez PRS (tzw. elektroniczny KRS).

Założenie spółki w ten sposób ma jednak pewne wady. Należą do nich:

• Mniejsze możliwości personalizacji umowy spółki;

• Brak możliwości modyfikacji roku obrotowego (zawsze będzie to rok kalendarzowy);

• Kapitał może być pokryty wyłącznie wkładami pieniężnymi. Największą wadą spółki z o.o. założonej przez Internet jest brak możliwości dostosowania umowy spółki do potrzeb wspólników.

Do najczęściej modyfikowanych w tradycyjnej umowie spółki aspektów należą:

• możliwość wniesienia aportu w formie niepieniężnej • szczególna reprezentacja zarządu

• uprzywilejowanie udziałów

• przymusowe umorzenie udziału

• kwestia rozporządzania udziałami

• zmiana większości (siły głosu) na Zgromadzeniu Wspólników itd.

Tych materii, które mogą być modyfikowane w umowie spółki w formie aktu notarialnego, nie można określić inaczej niż we wzorcu umowy spółki umieszczonym w systemie S24. Za założenie spółki z o.o. trzeba zapłacić 250 zł tytułem opłaty sądowej oraz 100 zł tytułem opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Założenie spółki “tradycyjnie”- koszty

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w tym trybie wymaga co do zasady podjęcia tych samych czynności co założenie spółki za pomocą S24. Spółka musi być powołana do życia umową. Niemniej jednak, w tym trybie konieczne jest udanie się do notariusza, gdyż umowa wymaga formy aktu notarialnego. Co ważne, podczas zakładania spółki z o.o. w “tradycyjnej” formie, nie ma tutaj ograniczeń technicznych co do treści umowy spółki. Oczywistym jednak jest, że umowa spółki z o.o. zawarta u notariusza nie może zawierać postanowień niedozwolonych przez KSH (np. gdy umowa ma na celu obejście prawa bądź jest sprzeczna z prawem na zasadzie art. 58 kc).

Minusami założenia spółki z o.o. w ten sposób są wyższe opłaty, Za założenie spółki z o.o. tradycyjnie zapłacimy nie tylko 500 zł opłaty sądowej i 100 zł opłaty za ogłoszenie w MSIG, ale także taksę notarialną, która będzie nie mniejsza niż 195 zł (przy kapitale zakładowym 5000 zł) oraz opłatę za wypisy aktów notarialnych, którą policzy notariusz. Oznacza to, że koszty założenia spółki z o.o. tradycyjnie wynoszą nie mniej niż 850 zł.

Założenie spółki z o.o. w formie tradycyjnej będzie również dłużej trwało. Wynika to m.in. z konieczności umówieniu czynności notarialnej, przygotowania umowy spółki (często z prawnikiem, przy udziale wspólników). Po powołaniu spółki, należy zgłosić ją do właściwego KRS. Od 1 lipca 2021 r. należy spółkę z o.o. założoną tradycyjnie zgłaszać także przez Internet, ale nie przez s24, a przez Portal Rejestrów Sądowych.

Spółka założona przez S24 a zmiany w umowie spółki u notariusza

Założenie spółki przez system s24 ma dwie główne korzyści:

1. spółka jest wpisana do KRS zazwyczaj znacznie szybciej niż spółka założona tradycyjnie
2. podstawowe zmiany umowy spółki mogą być wykonywane internetowo na wzorcu umowy, bez wychodzenia z domu, a każdy ze wspólników może podpisać zmiany przez swój EPUAP

Nie zapominajmy jednak, że indywidualizacja umowy spółki na potrzeby konkretnej działalności jest ograniczona przez wzorzec (o czym była mowa powyżej) Co jednak stanie się, jeżeli w spółce zarejestrowanej przez s24 dokonana zostanie zmiana notarialnie?

Spółka wtedy “traci” status spółki zarejestrowanej internetowo. Zmiana w umowie spółki dokonana u notariusza sprawia, że odtąd w tej spółce nie ma możliwości dokonania zmian za pośrednictwem wzorca umowy i należy zachować “tradycyjny” tryb zmian w umowie spółki. Co istotne, za zmiany w umowie spółki wspólnicy zostaną obciążeni opłatą od zmian umowy spółki (250 zł), a także taksą notarialną za sporządzenie aktu notarialnego.

Niemniej jednak, jeżeli spółka ma być zarejestrowana możliwie szybko, to bardzo dobrym pomysłem jest jej założenie za pomocą wzorca przez system S24, aby następnie dokonać niezbędnych zmian wykraczających poza zakres postanowień umownych udostępnionych we wzorcu w systemie. W takiej sytuacji spółka z o.o. szybko nabywa osobowość prawną, a jej dostosowanie do potrzeb wspólników może nastąpić równolegle z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Założenie spółki przez PRS

Od 1 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, na mocy której utworzony został nowy system informatyczny przeznaczony do obsługi postępowań z zakresu KRS. W praktyce oznacza to, że od 1 lipca 2021 roku nie jest możliwe składanie papierowych dokumentów do KRS, a całość korespondencji z Sądem odbywa się za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych.

Portal Rejestrów Sądowych nie jest jednak systemem informatycznym przeznaczonym do zakładania spółki z o.o. i w tym zakresie różni się znacząco od systemu S24. Za pomocą PRS należy tylko zgłosić do KRS spółkę powołaną w trybie “tradycyjnym”, w tym przesłać dokumenty niezbędne do rejestracji spółki.

Oznacza to, że zgłoszenie do sądu spółki następuje za pośrednictwem systemu PRS, natomiast jej powołanie poprzez zawarcie umowy spółki, musi nastąpić przed notariuszem, zgodnie z wymogiem formy aktu notarialnego umowy spółki z o.o. Co istotne, zgłoszenie przez PRS może także odbyć się za pomocą pełnomocnika (radcy prawnego czy adwokata), który powołując się na udzielone pełnomocnictwo może zgłosić spółkę do KRS tak samo, jak mógł to uczynić w formie papierowej przed 1 lipca 2021 roku. Tak samo spółka w S24 może być także założona z pomocą profesjonalnego pełnomocnika.