Dokonywanie zmian w umowie spółki

Umowa spółki to akt, który reguluje funkcjonowanie konkretnego podmiotu wpisanego do KRS. Nad jej brzmieniem warto zastanowić się jeszcze przed zawiązaniem spółki, czyli odwiedzeniem notariusza lub zawiązaniem spółki z wykorzystaniem systemu S24 w Krajowym Rejestrze Sądowym, aby ograniczyć ich modyfikacje do minimum. Niekiedy jednak zmiana umowy lub statutu może okazać się niezbędna, aby dopasować funkcjonowanie podmiotu do zmieniających się uwarunkowań prawno-gospodarczych.

Warto pamiętać, że za zmianę umowy (procedura zmiany umowy spółki) rozumie się nie tylko ingerencję w jej treść merytoryczną (zmianę wybranych lub nawet wszystkich postanowień), ale także modyfikacje interpunkcyjne lub gramatyczne. Zmianą umowy będzie też uchylenie całego brzmienia dotychczasowej umowy spółki i uchwalenie go od nowa.

Umowa spółki może być zmieniana wielokrotnie. Kolejne uchwały wspólników zawierające jej modyfikacje mogą być podejmowane by dokonać zmiany treści umowy spółki nawet wtedy, gdy poprzednie nie zostały jeszcze zarejestrowane. Aby ograniczyć koszty związane z modyfikacją umowy, jej sporządzenie warto zlecić kancelarii prawnej.

Pierwszym krokiem jest podjęcie uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki przez zgromadzenie wspólników. Uchwała powinna znaleźć się w protokole podpisanym przez notariusza oraz przewodniczącego zgromadzenia wspólników. Wspólnicy mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu i głosować przez pełnomocników, chyba że zabrania im tego ustawa lub umowa spółki. Funkcji pełnomocnika nie może objąć jedynie członek zarządu i pracownik spółki.

Uchwałę w sprawie zmiany umowy spółki z o.o. można podjąć na zgromadzeniu wspólników zwołanym specjalnie w tym celu, jak i:

• na zgromadzeniu zwołanym w innej sprawie, a także
• w sytuacji, kiedy zgromadzenie wspólników nie zostało formalnie zwołane.

W tych dwóch przypadkach wymaga się jednak, aby obecni byli wszyscy wspólnicy mający udziały w kapitale zakładowym (niezależnie od jego wysokości) oraz żaden ze wspólników nie zgłosił sprzeciwu wobec podjęcia uchwały.

Jeżeli procedury nie uda się przeprowadzić sporadycznie, niezbędne będzie formalne zwołanie zgromadzenia wspólników, w którego porządku obrad znajdzie się zmiana umowy spółki.

Jakiej większości głosów wymaga zmiana umowy spółki?

Kwestię większości przy zmianie umowy spółki z o.o. określa art. 246 k.s.h. Zasadą jest, że dla zmiany umowy, ale także rozwiązania spółki, zbycia przedsiębiorstwa lub ZCP uchwała musi zapaść większością 2/3 głosów. Jeżeli jednak uchwała ma dotyczyć istotnej zmiany działalności przez spółkę, wymaga się większości ¾ głosów. W obu przypadkach wspólnicy mogą przewidzieć surowsze, ale nie łagodniejsze wymagania co do kworum.

Jak rozumieć pojęcie istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki? W judykaturze wskazuje się, że chodzi o taką zmianę, z którą część wspólników mogłaby się nie zidentyfikować, ponieważ tworząc spółkę lub przystępując do niej, optowała za biznesem innego rodzaju. Zmiana może polegać na rozszerzeniu lub zawężeniu działalności. Jako przykład można podać podmiot, który pierwotnie zajmował się obrotem nieruchomościami, ale postanowił zmienić profil biznesowy np. na handel detaliczny żywnością.

Najdalej idącym wyjątkiem od zasady jest zmiana umowy spółki, która ma polegać na:

• zwiększeniu świadczeń wspólników;
• uszczupleniu praw udziałowych;
• ograniczeniu praw przyznaniu praw osobiście poszczególnym wspólnikom.

Tego rodzaju zmiany wymagają zgody wszystkich wspólników, których dotyczą.

Zmiany umowy spółki mają charakter konstytutywny. Oznacza to, że nie wystarczy podjąć uchwały np. w przedmiocie zmiany liczebności zarządu lub sposobu reprezentacji spółki. Niezbędne jest też zgłoszenie tych zmian do Krajowego Rejestru Sądowego i ich ujawnienie. Na zgłoszenie zmiany wspólnicy mają:

• 6 miesięcy, jeżeli jej spółkę utworzono w formie aktu notarialnego i zarejestrowano poprzez Portal Rejestrów Sądowych;
• 7 dni, w sytuacji, gdy spółka została utworzona z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego S24.

Jeżeli zmiana nie zostanie zgłoszona w podanym terminie, przestaje być ona wiążąca, a całą procedurę należy przeprowadzać od początku.

Do wniosku o zmianę w KRS należy załączyć odpis jednolitego tekstu umowy podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi w akcie założycielskim, a także załączyć uchwałę poprzez wskazanie numeru z rejestru CREWAN. Numer udostępnia notariusz po zarejestrowaniu protokołu. Postanowienie sądu rejestrowego jest skuteczne z chwilą jego wydania.

Konstytutywny charakter wpisu powoduje, że w okresie od momentu podjęcia uchwały do czasu jej opublikowania w KRS spółka funkcjonuje na „starych” zasadach, jakie obowiązywały przed dokonaniem zmiany.

Zmiana umowy spółki w określonych przez prawo przypadkach podlega opodatkowaniu. Kwestie te reguluje ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych. Zgodnie z art. 1 ust. 3 PCC za zmianę umowy w spółce osobowej lub cywilnej uważa się:

• wniesienie lub podwyższenie wkładu, którego wartość powoduje zwiększenie majątku spółki albo podwyższenie kapitału przez wspólnika;
• pożyczkę udzieloną spółce przez wspólnika;
• dopłaty;
• oddanie przez wspólnika spółce rzeczy lub praw majątkowych do ich nieodpłatnego używania

Przy spółkach kapitałowych zmianą umowy jest podwyższenie kapitału zakładowego z wkładów lub ze środków spółki oraz dopłaty.

Za zmianę umowy spółki uważa się również przekształcenie lub łączenie spółek, jeżeli ich wynikiem jest zwiększenie majątku spółki osobowej lub podwyższenie kapitału zakładowego spółki kapitałowej.

Zmianą umowy na gruncie ustawy o PCC będzie też przeniesienie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej a terytorium państwa niebędącego państwem członkowskim:

• rzeczywistego ośrodka zarządzania spółki kapitałowej, jeżeli jej siedziba nie znajduje się na terytorium państwa członkowskiego;
• siedziby spółki kapitałowej, jeżeli jej rzeczywisty ośrodek zarządzania nie znajduje się na terytorium państwa członkowskiego –

– w obu przypadkach nie ma znaczenia czy w wyniku przeniesienia siedziby spółki doszło do zwiększenia jej majątku.

We wszystkich przypadkach, jakie ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych klasyfikuje jako zmiany umowy spółki, występuje opodatkowanie według stawki 0,5%. Rozliczenia podatku należy dokonać w terminie 14 dni od dokonania transakcji, składając w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę spółki formularz PCC-3. Oczywiście sąd rejestrowy nie weryfikuje, czy zmiana umowy została opodatkowana prawidłowo, ale w razie nieopłacenia PCC zastrzeżenia w tym przedmiocie będzie miał urząd skarbowy.

Jednocześnie warto zwrócić uwagę, że opodatkowaniu nie podlegają przekształcenia podmiotowe spółek kapitałowych, łączenie się spółek kapitałowych, nabycie udziałów lub akcji w zamian za przedsiębiorstwo, lub ZCP. Są to transakcje neutralne podatkowo z punktu widzenia PCC.