Wykrywanie i przeciwdziałanie korupcji oraz nadużyciom w firmie i konflikt interesów, czyli dlaczego wprowadzić procedury antykorupcyjne i antykonfliktowe

Skąd wiedzieć, jakie działania wdrożyć i jakie zasady ustanowić, aby skutecznie przeciwdziałać korupcji i konfliktom interesów w naszym biznesie? Przede wszystkim, należy rozpocząć od zweryfikowania z jakimi ryzykami i na jakich płaszczyznach borykamy się w naszym podmiocie najbardziej. Poznanie zagrożonych ryzykiem obszarów, pozwoli na sprawne nimi zarządzanie i wdrożenia adekwatnych środków zaradczych.

Krok pierwszy to przeprowadzenie oceny ryzyka. Podczas takiej analizy należy wyodrębnić poszczególne ryzyka i wprost je wskazać. Szczegółowy opis ryzyka wspomoże dobranie do niego właściwych środków zaradczych. Należy także zidentyfikować czynniki które wpływają na pojawienie się lub zaostrzenie takiego ryzyka. I oczywiście, o czym nie należy zapominać, konieczne jest zadanie sobie pytania, kto w naszej organizacji jest lub potencjalnie mógłby być, zaangażowany w takie ryzyko? Czy będą to szeregowi pracownicy? A może kadra managerska? Może konkretne departamenty lub zespoły? Wreszcie, należałoby także rozważyć, czy wspomniane ryzyko ma charakter czysto wewnętrzny. Może zdarzyć się bowiem tak, że na jego pojawienie będę wpływały czynniki zewnętrzne, na przykład zmowa konkurentów. Wśród czynników, które mają wpływ na pojawianie się i rozwój nadużyć można wskazać w szczególności:

• stosowanie różnego rodzaju zachęt;
• uzależnienie jednostek organizacyjnych od siebie nawzajem w zakresie realizacji zadań;
• stosowanie kryteriów różnicujących przyznawanie nagród wśród pracowników;
• przeszkody komunikacyjne;
• zawiłości prawne;
• nadmierna biurokracja;
• duży popyt na pracowników danej kategorii.

Przeprowadzenie takiej oceny nie jest procesem łatwym – ale niezwykle istotnym z perspektywy późniejszych środków zaradczych. Możliwe jest także skorzystanie z pomocy podmiotów wyspecjalizowanych w audycie wewnętrznym oraz zarządzaniu ryzykiem nadużyć. Warto taką ocenę prowadzić w sposób regularny i na bieżąco badać pojawianie się i zanikanie poszczególnych ryzyk w organizacji. Pojawianie się przestrzeni do nadużyć ma bowiem charakter dynamiczny – cykliczny monitoring pozwoli na zrozumienie, w jaki sposób możliwe jest zarządzanie ryzykiem w organizacji.

Każda procedura powinna być zawsze indywidualnie dopasowana do danej organizacji – o czym zostało już wcześniej wspomniane. Możemy jedna z łatwością wskazać na kilka podstawowych elementów, których zarówno w procedurze antykonfliktowej jak i antykorupcyjnej, nie powinno zabraknąć.

Procedura antykorupcyjna:

1. Wskazanie jakie okoliczności powodują powstanie zdarzenia określanego mianem korupcyjnego. Należy uwrażliwić pracowników na przypadki, w których mogą – czasami nieświadomie – znaleźć się w sytuacji wyczerpującej znamiona korupcji. Warto posługiwać się w tym celu przykładami i wskazywać, że formą korupcji będę m.in. drogie prezenty, propozycje udziałów w kosztownych szkoleniach itp.
2. Wskazanie zasad postępowania w przypadku wykrycia zdarzenia lub uczestniczenia w zdarzeniu, które może zostać zakwalifikowane jako zdarzenie korupcyjne. Pracownicy muszą wiedzieć do kogo i w jaki sposób zgłosić taki incydent.
3. Wskazanie co dzieje się po zgłoszeniu – kto i w jaki sposób reaguje na zasygnalizowany incydent. W tym miejscu należałoby także wskazać, jaką dokumentację powinien sporządzić organ zajmujący się incydentem, dla celów wykazania jakie czynności były podejmowane w sprawie. Istotnym zagadnieniem jest powołanie i prowadzenie Rejestru zgłoszonych incydentów korupcyjnych, co pozwala na bieżącą weryfikację ryzyka i prawidłową archiwizację zgłoszeń.
4. Wskazanie definicji negatywnej korupcji, czyli jakie rodzaje „prezentów” nie będą stanowiły incydentów korupcyjnych. Należy mieć na uwadze, że w biznesie nie sposób powstrzymać się od stosowania czy przyjmowania drobnych wyrazów przychylności, np. wręczenia kontrahentowi długopisu lub zaproszenia na lunch. Najważniejsze jest podkreślenie, że od otrzymania danej korzyści nie może wynikać wykonanie jakiegoś świadczenia lub pozytywne rozpoznanie sprawy dla osoby która ten profit świadczy.
5. Wskazanie zakresu odpowiedzialności. W procedurze niezwykle istotnym punktem jest wskazanie, kto sprawuje nadzór nad przestrzeganiem procedury w podmiocie i weryfikuje jej stosowanie wśród pracowników. Pracownicy będą zwykle odpowiedzialni za postępowanie zgodnie z jej zapisami, kierownicy jednostek natomiast – za przeszkolenie i zapoznanie pracowników z procedurą. Kadra zarządzająca zwykle odpowiada za prowadzenie postępowania w sprawie zgłoszeń incydentów oraz podjęcie odpowiednich kroków w sprawach.

Procedura zapobiegania konfliktom interesów

1. Wskazanie źródeł konfliktów interesów. Należy szczegółowo wskazać czym jest konflikt interesów i kiedy możemy o nim mówić. W szczególności należy położyć nacisk na fakt, iż konflikt interesów nie musi dotyczyć tylko jednej konkretnej osoby, ale mamy z nim do czynienia także w sytuacji gdy wzajemnie sprzeczny jest interes organizacji z interesem osoby bliskiej, lub innego podmiotu.
2. Wskazanie w jaki sposób podmiot zarządza konfliktami interesów. Zidentyfikowanie i nazwanie konfliktów to wciąż zbyt mało, by można było powiedzieć, że podmiot stosuje środki zaradcze. Procedura antykonfliktowa, w której zidentyfikowane zostały już potencjalne lub realne konflikty w podmiocie, powinna wskazywać instrumenty i narzędzia dla łagodzenia istniejącego konfliktu lub zapobiegania konfliktowi, który majaczy na horyzoncie. W szczególności należy wskazać, że w przypadku wystąpienia konfliktu interesów, osoba której konflikt dotyczy, wyłącza się od podejmowania decyzji, głosowania, zawierania umów etc.
3. Wskazanie sposobu ujawniania konfliktów interesów. Może bowiem zdarzyć się tak, że na pierwszy rzut oka konflikt nie istnieje, jest niedostrzegalny, objęty zmową milczenia lub też – ujawnia się w późniejszym okresie. Bez względu na to, w jaki sposób powstanie, zarządzający podmiotem powinni udostępnić osobom posiadającym wiedzę o tym konflikcie możliwość zgłoszenia tego faktu. W szczególności, należy udostępnić ścieżkę zgłoszenia dla osoby, której konflikt dotyczy. W tym celu niezbędne będzie opracowanie metodyki zgłaszania konfliktów oraz opracowanie rejestru, w którym informacje na ten temat będą przechowywane.
4. Ustanowienie mechanizmów kontrolnych – wdrożenie rozwiązań które mają prowadzić do zwiększenia świadomości wśród pracowników na temat konfliktów interesów. Wśród takich narzędzi wskazać można m.in. szkolenie pracowników czy przygotowywanie cyklicznych sprawozdań z zakresu kontroli konfliktów interesów przez jednostki odpowiedzialne za kontrolę wewnętrzną w podmiocie.