Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych to nie tylko obligacje dla finansującego, ale również dla pracownika. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika zwrotu wydatków poniesionych w związku ze świadczeniami dodatkowymi, jeżeli osoba zatrudniona:

• bez uzasadnienia nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie kształcenie;

• doprowadzi do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia ze swojej winy w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu w terminie wskazanym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata;

• rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyłączeniem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn mobbingu;

• rozwiąże stosunek pracy z powołaniem się na mobbing lub ciężkie naruszenie podstawowych praw pracowniczych pomimo braku spełnienia przesłanek wymienionych odpowiednio w art. 943 k.p. oraz 55 k.p.

Obowiązek zwrotu nie oznacza, że pracownik rekompensuje pracodawcy wszystkie wydatki. Należy wyliczyć je proporcjonalnie do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia lub w jego trakcie.

W judykaturze zwraca się uwagę, że pracodawca może żądać zwrotu kosztów jedynie rzeczywiście poniesionych. Nie wystarczy, że zostały one wskazane w umowie, w razie sporu sądowego niezbędne będzie wykazanie konkretnych wydatków po stronie zakładu pracy (vide: wyrok SA w Gdańsku z dnia 13 grudnia 2017 r., sygn. APa 19/17).

W uzasadnieniu powołanego orzeczenia sąd wskazał, że wydatek musi prowadzić do powstania kosztów uzyskania przychodu po stronie pracodawcy, np. być przeznaczony jako wynagrodzenie firmy zewnętrznej. W sytuacji, kiedy szkolenie jest organizowane przy użyciu środków należących do pracodawcy (np. sprzęt IT, korzystanie z własnej sali i materiałów), zwrotu takich kosztów nie można dochodzić od pracownika, choćby były zastrzeżone w umowie lojalnościowej. Jednocześnie wskazano, że wydatkiem pracownika nie jest amortyzacja środków trwały lub wydatek na paliwo.

Jeżeli okaże się, że pracownik rzeczywiście jest zobowiązany do zwrotu kosztów na rzecz pracodawcy, pracownik powinien zostać w pierwszej kolejności wezwany do zapłaty określonej kwoty. Następnie, w razie braku spełnienia świadczenia sprawę należy skierować do sądu powszechnego.

Niedozwolone postanowienia w umowach o podnoszenie kwalifikacji

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie może przewidywać mniej korzystnych rozstrzygnięć niż przewidziane w kodeksie pracy. Oznacza to, że pracodawca nie może np.

• obniżyć wymiaru urlopu szkoleniowego;

• zobowiązać pracownika do „odpracowania” w firmie zrealizowanego szkolenia przez czas dłuższy niż 3 lata;

• obniżyć wymiaru zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy np. do połowy dnia w sytuacji, kiedy szkolenie trwa cały dzień.

We wszystkich tych przypadkach zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy kodeksu pracy wprowadzające regulacje modelowe. Pracodawca może jednak zrezygnować z udzielania jakichkolwiek świadczeń dodatkowych.

Pracownik nie będzie zobowiązany do zwrotu wydatków poniesionych przez pracodawcę, jeśli:

• pracodawca wypowie stosunek pracy ze swojej inicjatywy lub strony rozwiążą umowę na podstawie porozumienia;

• umowa o pracę wygaśnie lub ulegnie rozwiązaniu bez wypowiedzenia i bez winy pracownika (np. z pozbawieniem pracownika wolności dłuższym niż 3 miesiące);

• dojdzie do przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, a pracownik skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w 231 §5 k.p. i rozwiąże stosunek pracy.

Przykładowa umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Co powinna zawierać?

Umowa szkoleniowa powinna zawierać przynajmniej następujące elementy:

• oznaczenie pracodawcy i pracownika;

• określenie przedmiotu umowy poprzez wskazanie kursu lub szkolenia objętego finansowaniem;

• identyfikacja obowiązków stron;

• świadczenia pracodawcy (przede wszystkim fakultatywne, ponieważ obligatoryjne wynikają z kodeksu pracy).

Dodatkowo strony mogą wprowadzić do umowy obowiązek lojalnościowy kontynuowania zatrudnienia przez pracownika przez określony czas, który nie może być dłuższy niż 3 lata, licząc od dnia rozpoczęcia lub zakończenia szkolenia.

Umowa o pracę na czas określony a umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

W przypadku wygaśnięcia umowy o pracę na czas określony pracodawca nie może zobligować pracownika do podpisania kolejnej umowy o pracę pod rygorem żądania zwrotu kosztów związanych ze szkoleniem. Jeżeli umowa terminowa wygasa i pracodawca proponuje osobie zatrudnionej możliwość dalszej współpracy należy zawrzeć odrębną umowę szkoleniową na piśmie (nie ustnie). Tylko w tym przypadku możliwe jest żądanie zwrotu kosztów.

Umowy cywilnoprawne a umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Należy zaznaczyć, że umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych została uregulowana w kodeksie pracy, zatem dotyczy stosunków pracy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca przyjął na siebie koszty związane ze szkoleniem pracownika wykonującego swoje obowiązki na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia. W tych przypadkach jednak należy skonstruować umowę w oparciu o zasadę swobody umów wyrażoną w kodeksie cywilnym. Rozwiązania te mogą być podobne do przewidzianych w kodeksie pracy, nie ma tutaj jednak automatyzmu stosowania rozwiązań.

Umowa szkoleniowa to przydatne narzędzie, którego umiejętne zastosowanie pozwala pracodawcy odnieść korzyść dwukrotnie.

Przede wszystkim zyskuje on wykwalifikowany personel, co przełoży się na większą efektywność prowadzonej działalności. Co więcej, wszystkie wydatki przeznaczane na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników mogą zostać przypisane jako koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem dochodu. Przy konstruowaniu wzorca umowy szkoleniowej warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej z wieloletnim doświadczeniem z zakresu stosowania przepisów prawa pracy. Dzięki temu kontrakty będą należycie zabezpieczały interes pracodawcy.