Umowa na korzystanie z systemu ERP

Rozwiązania chmurowe polegają na tym, że korzystający wykupuje dostęp do usługi świadczonej w modelu abonamentowym. Tak długo, jak opłaca subskrypcję, ma dostęp do poszczególnych modułów programu (wszystkich lub mieszczących się w danym planie cenowym).

Do głównych zalet systemu ERP w chmurze należy zaliczyć oszczędność kosztową oraz dostęp do usługi z dnia na dzień bez konieczności oczekiwania przez kilka miesięcy na rezultat działań programistycznych. Dodatkowo korzystający jedynie używa platformy, która została w całości zaprojektowana i jest utrzymywana przez inną firmę. Nie ma więc potrzeby inwestowania we własną infrastrukturę techniczną ponad minimalne wymagania sprzętowe, nie musi się też przejmować dostępem do usługi, ponieważ o jego funkcjonalność dba firma dostarczająca dane rozwiązanie. Co jeszcze przemawia na korzyść dostarczania ERP (wdrożenia systemu ERP) w modelu SaaS?

• Łatwa skalowalność aplikacji – zwykle wystarczy jedynie wykupić większy plan cenowy, aby móc obsługiwać ERP na większej liczbie urządzeń lub otrzymać dostęp do nowych funkcjonalności (wdrożenie systemu ERP w firmie);
• przewidywalne koszty miesięczne – obowiązek zapewnienia prawidłowego działania i przeprowadzenia ewentualnych napraw systemu spoczywają na wykonawcy, zamawiający płaci jedynie miesięczny abonament;
• dostęp do darmowych aktualizacji systemu;
• brak konieczności ponoszenia nakładów na zabezpieczenia inne, niż lokalne, instalowane na komputerach firmowych;
• usuwanie błędów i związane z tym koszty obciążają usługodawcę.

Czy w takim razie ERP jako usługa to rozwiązanie pozbawione wad? Nie do końca. Przede wszystkim z punktu widzenia korzystającego umowa o korzystanie z aplikacji jest znacznie mniej elastyczna niż zlecenie stworzenia oprogramowania od początku. Brak możliwości customizacji oprogramowania powoduje, że przedsiębiorca jest związany ograniczeniami technologicznymi nałożonymi przez platformę dostarczającą oprogramowanie ERP w systemie ERP oraz jeśli chodzi o sztywny proces wdrożenia ERP czy planowanie zasobów lub procesów biznesowych na potrzeby planowania zapotrzebowania materiałowego (material requirements planning) czy zarządzania cyklem życia produktów. Zyskuje również rozwiązanie, które wprawdzie jest funkcjonalne, ale nie jest unikalne i dopasowane do specyfiki danej działalności gospodarczej. Umowa o korzystanie z systemu ERP zakłada udzielenie licencji niewyłącznej, więc nie można wykluczyć, że konkurencja korzysta z dokładnie takiego samego rozwiązania, szczególnie jeżeli mówimy o nowoczesne systemy ERP w ramach zasobów przedsiębiorstwa wraz z proces wdrożenia, czy planowanie zapotrzebowania materiałowego w związku z procesami biznesowymi czy jeśli chodzi o zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa przez system aplikacji i zarządzania finansami w czasie rzeczywistym.

Umowa o korzystanie z oprogramowania komputerowego jest najbardziej zbliżona do umowy utrzymaniowej SLA (ang. Service-Level Agreement). Z uwagi na to, że prawa autorskie do poszczególnych elementów aplikacji pozostają przy twórcy, jest to również umowa licencyjna. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony umówiły się także na inny rodzaj usług, jak np. helpdesk, czyli zapewnienie bieżącego wsparcia technicznego. O czym warto pamiętać przy konstruowaniu tak złożonego kontraktu?

Przyznanie korzystającemu uprawnień do korzystania z aplikacji ERP obliguje usługodawcę do zapewnienia odpowiedniego poziomu świadczenia usług. Przede wszystkim należy określić w sposób precyzyjny ten próg dostępności tak, aby strony mogły jednoznacznie określić czy doszło już do naruszenia warunków umowy. Do typowych wskaźników używanych w umowach SLA zalicza się:

• czas oczekiwania na odpowiedź serwera usługodawcy;
• przepustowość sieci, czyli szybkość dostarczania żądanych informacji;
• dostępność serwisu;
• częstotliwość i wagę występowania błędów.

Umowa utrzymaniowa powinna rozgraniczać poszczególne kategorie błędów, np. o znaczeniu krytycznym (powodujące brak odpowiedzi ze strony serwisu), istotne (ograniczające możliwość korzystania z aplikacji w sposób oddziałujący na biznes klienta) oraz pozostałe. Ważne, aby umowa SLA definiowała nie tylko maksymalny czas odpowiedzi personelu usługodawcy na zgłoszenie, ale także określała limit czasowy, w jakim problem ma zostać wyeliminowany, a pełna funkcjonalność serwisu – przywrócona.

W treści umowy utrzymaniowej powinny znaleźć się też wyłączenia odpowiedzialności dostawcy usług. Typowe przykłady, kiedy firmy IT nie uznają swojej odpowiedzialności, obejmują:

• atak cyfrowy na infrastrukturę zamawiającego;
• szkodę wynikłą z korzystania z aplikacji dostarczanych przez osobę trzecią;
• błędy wynikające z awarii sprzętowych;
• szkody będące następstwem działania pracowników lub osób współpracujących z zamawiającym.

Naruszenie warunków świadczenia usługi, a także opóźnienie w przywróceniu pełnej funkcjonalności systemu może wiązać się z koniecznością zapłaty kary umownej lub możliwością wypowiedzenia umowy bez zachowania umownego terminu wypowiedzenia. Sama kara umowna może być określona ryczałtowo albo naliczana za każdy dzień opóźnienia.

Z reguły umowy o korzystanie z systemu ERP są zawarte na określony czas z możliwością wypowiedzenia z zachowaniem okresu wypowiedzenia, np. ze skutkiem na koniec miesiąca następującego po złożeniu oświadczenia o wypowiedzeniu. W ten sposób dostawca usługi tworzy stabilne źródło przychodu, a użytkownik ma zagwarantowaną elastyczność, ponieważ nie jest związany kontraktem na kilka lat. W przypadku modelu abonamentowego usługodawca po prostu przedłuża licencję na kolejny okres rozliczeniowy.

Korzystanie z ERP w modelu chmurowym zawsze będzie usługą świadczoną drogą elektroniczną. Oznacza to, że usługodawca ma obowiązek udostępnić użytkownikowi regulamin korzystania z takiej usługi jeszcze przed nawiązaniem z nim współpracy. Minimalny zakres takiego regulaminu określają przepisy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Obejmuje on:

• rodzaj i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
• warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym minimalne wymagania techniczne oraz zakaz dostarczania przez usługobiorcę informacji o charakterze bezprawnym;
• warunki zawierania i rozwiązywania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną;
• tryb postępowania reklamacyjnego.