Umowa B2B z firmą zagraniczną

B2B to skrót od angielskiego sformułowania business – to – business, oznaczającego transakcje zawierane między dwoma przedsiębiorcami, których metodą rozliczenia są wystawiane faktury. Stronami takiej umowy mogą być więc zarówno spółki, jak i prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze. Jest to bardzo popularna forma wykorzystywana przez tzw. freelancerów. Są to osoby wyspecjalizowane w określonych dziedzinach m.in. w marketingu, obsłudze social mediów czy tworzeniu stron internetowych. Osoby te nie posiadają zatrudnienia w ramach etatu, ale świadczą usługi na zlecenie innych podmiotów w oparciu o prowadzą działalność gospodarczą.

Z uwagi na globalizację usług i przemysłu, coraz więcej podmiotów – zarówno zorganizowanych firm jak i „wolnych strzelców” – pragnie rozwinąć skrzydła i oferować swoje usługi poza granicami macierzystego kraju. Obaw może jednak nastręczać sam fakt wyjścia poza ramy krajowego porządku prawnego czy jeśli chodzi o podatek dochodowy, czy podatek VAT od zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu. Zawarcie umów z podmiotami zagranicznymi wiąże się z koniecznością uregulowania w umowie kwestii, które w kontraktach z podmiotami krajowymi nie stanowią zwykle problemu. Na co zwrócić uwagę i jak sformułować postanowienia takiej umowy w tym jeśli chodzi o należny podatek dochodowy najwygodniej w przypadku umowy i przedmiot umowy w ramach polskiemu prawu podatkowemu – wyjaśniamy poniżej.

Każda umowa składa się z kilku podstawowych elementów, wśród których część jest taka sama dla umów krajowych, jak i międzynarodowych. Należy pamiętać o szczegółowym wskazaniu co jest przedmiotem umowy oraz w jaki sposób umowa będzie realizowana przez strony. Warto zwrócić także uwagę na datę wejścia w życie umowy i wprost wskazać, jaki jest termin jej realizacji. Konieczne jest także – jak w przypadku każdej innej umowy – złożenie przez strony podpisów. O ile podmiot, z którym zawieramy umowę posiada podpis kwalifikowany zgodny z unijnym rozporządzeniem eIDAS, możliwe jest nawet podpisanie dokumentu w sposób elektroniczny. To także ułatwia zawarcie takiej umowy na odległość.

W ramach sporządzania umów z firmami zagranicznymi, można wyróżnić kilka newralgicznych elementów, nad którymi warto pochylić się bardziej dokładnie. Poniżej wskazujemy, które składniki umowy, w przypadku umów B2B z międzynarodowymi podmiotami, należy potraktować ze szczególnym pietyzmem, w tym w szczególności jeśli chodzi o koszt uzyskania przychodu czy rozliczenie przychodów uzyskanych w przypadku rozliczenia umowy zlecenia zawartej z zagranicznym klientem.

Oznaczenie stron

W każdej umowie niezwykle istotnym punktem jest prawidłowe oznaczenie stron umowy oraz wskazanie przez kogo strony są reprezentowane. Wśród danych identyfikujących stronę należy pamiętać o wskazaniu nazwy i adresu siedziby. Ponadto, ważnym elementem są numery pod którymi dany podmiot wpisany jest do właściwego sobie rejestru. W Polsce numerami tymi są KRS, NIP czy REGON. W ramach stosunków międzynarodowych ten element może nie być tak łatwy do ustalenia. Z pomocą przychodzi nam wówczas europejski portal e-Sprawiedliwość, gdzie zebrano informacje na temat wszystkich rejestrów gospodarczych w Unii Europejskiej.

Właściwe prawo i jurysdykcja

Kolejnym ważnym punktem w toku negocjacji postanowień umownych jest ustalenie, jakie prawo ma być stosowane dla wykonywania umowy oraz jaki sąd – w przypadku ewentualnych konfliktów w toku wykonywania umowy – ma być właściwy dla rozstrzygania sporów. Co do zasady bowiem, strony mogą zadecydować o tym, jakie prawo będą stosować wykonując umowę. Najczęściej jednak będą decydowały się na wybór prawa obowiązującego w jednym z państw macierzystych dla któreś z nich. Wybór ten będzie miał znaczący wpływ na wiele elementów umowy m.in. możliwość odstąpienia, skutki nieważności umowy, czy jej wykładnię.

W kontekście prawa właściwego dla zobowiązań umownych, warto sięgnąć do treści Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych. Jest o tzw. Rozporządzenie Rzym I, które stosuje się do zobowiązań umownych w sprawach cywilnych i handlowych powiązanych z prawem różnych państw. Zgodnie z zawartymi w Rzymie I postanowieniami, strony mogą ustalić prawo właściwe tylko dla części umowy, lub dla wszystkich jej postanowień. Mało tego, wolno im zadecydować o wyborze prawa właściwie dowolnego kraju (tak należącego do wspólnoty, jak i spoza niej).

Co jednak w przypadku, gdy strony odstąpią od uregulowania prawa właściwego w umowie? Rozporządzenie Rzym I stanowi, że wówczas należy ustalić prawo właściwe w oparciu o następujące określone zasady, m.in.:

– umowa sprzedaży towarów podlega prawu państwu, w którym sprzedawca ma miejsce zwykłego pobytu;

– umowa o świadczenie usług podlega prawu państwa, w którym usługodawca ma miejsce zwykłego pobytu;

– umowa, której przedmiotem jest prawo rzeczowe na nieruchomości lub prawo do korzystania z nieruchomości, podlega prawu państwa, w którym nieruchomość jest położona;

– umowa franczyzy podlega prawu państwa, w którym franczyzobiorca ma miejsce zwykłego pobytu;

– umowa dystrybucji podlega prawu państwa, w którym dystrybutor ma miejsce zwykłego pobytu.

W przypadku, gdy stroną umowy jest podmiot posiadający siedzibę w państwie niebędącym członkiem Unii, należałoby pochylić się nad ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, zawartymi między Polską, a danym krajem. Warto także zerknąć od polskiej Ustawy – Prawo prywatne międzynarodowe, która reguluje właściwość prawa dla stosunków z zakresu prawa prywatnego związanych z więcej niż jednym państwem.

W umowie warto pamiętać także o tzw. klauzuli arbitrażowej. Jest to zapis, w którym wskazujemy sąd polubowny właściwy dla rozstrzygnięcia ewentualnego sporu. Sądy arbitrażowe charakteryzują się tym, że czas rozwiązywania sporów oraz koszty z nim związane są relatywnie nieduże. Tymczasem warto pamiętać, że przystanie na zapisy ustanawiające jurysdykcję państwa obcego, może nastręczyć dodatkowych kosztów prowadzenia procesu.

Język umowy

Ustalenie języka właściwego dla treści umowy jest niezwykle ważne przez pryzmat wykładni jej postanowień. Nietrudno wyobrazić sobie bowiem sytuację, w której strony zupełnie inaczej interpretują określone zagadnienie, mając na uwadze możliwości wyrazu, które dostarcza im własny, ojczysty język. Przy czym, należy zauważyć, ze wybór języka umowy jest co do zasady dowolny. Na gruncie kontaktów międzynarodowych przyjęło się, że językiem umów jest język angielski. Nie jest to jednak sztywna zasada. Zdarzają się także sytuacje, gdy strony umowy decydują się sporządzić umowę w językach każdej ze stron.

W ramach kontraktowania nierzadko występują przypadki, gdy brzmienie jakiegoś sformułowania w jednym języku, w innym jest oddane zupełnie inaczej. Przekład jednej wersji językowej na inną – w sposób oddający dokładnie zamysł autora, może nastręczyć trudności. Na taką okoliczność stosuje się klauzule, które wskazują jakie znaczenie (w jakim języku) posiada pierwszeństwo przy wykładni postanowień. Jeśli strony nie zdecydują się na takie rozwiązanie, pierwszeństwo w wykładni będzie miała ta wersja umowy, w której sporządzono ją oryginalnie, lub która miała dominujące znaczenie dla ustalania treści. W niektórych przypadkach stosowanym rozwiązaniem jest wprowadzenie do umowy Słowniczka wyrażeń. Jest to zapis zawierający definicje tych zwrotów, które posiadają newralgiczne znaczenie dla wykładni całej umowy.

Wynagrodzenie i zasady jego płatności

Z uwagi na to, że w ramach obrotu gospodarczego stosowane są różne waluty, istotnym punktem umowy powinno być ustalenie w jakiej walucie zostanie uregulowana kwota zobowiązania. Strony powinny także ustalić co dzieje się, gdy jedna ze stron zwleka z uregulowaniem należnej kwoty. Z punktu widzenia zasady walutowości istotne znaczenie ma zatem także ustalenie waluty, w której są określone odsetki.

Jeśli wykonujesz działalność w Polsce, nawet na rzecz zagranicznego podmiotu, twój dochód podlega opodatkowaniu w Polsce, na gruncie polskich przepisów podatkowych. To na prowadzącym działalność ciąży obowiązek rozliczenia się z fiskusem.

Tymczasem, w zakresie rozliczania się z wykonawcą należy wskazać, że jego podstawą będzie zawsze rachunek albo faktura. W praktyce jednak firmy zagranicznie rzadko decydują się na współpracę z tymi podmiotami, które wystawiają tylko rachunki. Dzieje się tak przez wzgląd na niemożliwość odliczenia podatku VAT w rozliczeniu.

Należy mieć na uwadze, że w obrocie gospodarczym funkcjonują międzynarodowe faktury VAT, które są zwolnione z podatku od towarów i usług, stosując zasadę reverse charge. Zgodnie z tą regułą, na fakturze podana jest tylko wartość netto usługi. W celu wystawienia faktury międzynarodowej – bez VAT – dla zagranicznego kontrahenta należy mieć zarejestrowaną i aktywną działalność gospodarczą w Polsce oraz posiadać status europejskiego płatnika. Zleceniodawca odprowadza wówczas VAT w swoim kraju według obowiązującej lokalnie stawki. Może także przyjąć „polską” fakturę – wówczas rozliczy się on z polskim organem podatkowym, w oparciu o polskie stawki. Jako, że polskie stawki VAT nie są wcale wysokie, w porównaniu z ich zagranicznymi odpowiednikami, taki zabieg może się potencjalnie naszemu kontrahentowi opłacać.