Różnice pomiędzy umową o dzieło i umową zlecenia w kontekście obowiązku zgłaszania do ZUS umów o dzieło od 2021

Obowiązek ewidencji umów o dzieło

Od 1 stycznia 2021 r. wejdą w życie przepisy, na podstawie których płatnicy składek i osoby fizyczne zawierające umowy o dzieło z osobą, z którą nie pozostają w stosunku pracy lub w ramach takiej umowy nie wykonują pracy na rzecz swojego pracodawcy, mają obowiązek zgłoszenia takiej umowy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Wspomniany wyżej obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS został wprowadzony zgodnie z przepisami tzw. tarczy antykryzysowej 2.0, a dokładnie na mocy art. 22 ustawy w dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw.

Głównym celem wprowadzenia tej nowelizacji jest uzyskanie przez ZUS możliwości kontrolowania i weryfikowania, czy zgłaszane umowy o dzieło nie są to jednak umowami zlecenia / o świadczenie usług – od których już składki należy odprowadzać. Zmiany mają umożliwić zweryfikowanie przez ZUS istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych osób wykonujących umowy określone umowami o dzieło oraz umożliwienie udostępniania informacji o umowach o dzieło ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych. Zdecydowanie warto skonsultować z prawnikiem treść umów, które są wykorzystywane, po to aby nie było wątpliwości, czy są one umowami o dzieło, zlecenia / o świadczenie usług. ZUS zakłada, że taki rejestr pozwoli na uzyskanie dokładniejszych informacji, mianowicie oszacowanie liczby zawieranych w Polsce umów o dzieło czy badanie rozwoju przedsiębiorczości. Informacje będą wykorzystywane do celów statystyczno-analitycznych.

Kto ma obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS?

Każdego płatnika lub osobę fizyczną, która zleca wykonanie dzieła od 1 stycznia 2021 r.

Jeśli jesteś podmiotem lub jednostką organizacyjną (np. stowarzyszeniem, fundacją, spółką prawa handlowego, itp.) i nie jesteś płatnikiem składek, nie musisz informować ZUS o zawartych umowach o dzieło.

Jeśli jesteś osobą fizyczną i zawarłeś umowę o dzieło, musisz ją zgłosić w ZUS bez względu na to, czy jesteś zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek czy też nie.

Obowiązek ten nie dotyczy umów o dzieło, które:

• zawierane są z własnym pracownikiem
• będą wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale są zawarte z innym podmiotem,
• zawrzesz z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Umowy zawarte przed 1 stycznia 2021 r. nie są objęte obowiązkiem rejestracji.

Procedura zgłaszania umów o dzieło

W związku ze zgłoszeniem umowy o dzieło należy wypełnić nowy formularz RUD i złożyć go w ciągu 7 dni od zawarcia takiej umowy. Termin rozpoczyna się w dniu następującym po dniu, w który została zawarta umowa. Istnieje możliwość przekazania formularzu RUD drogą elektroniczną przez Platformę Usług Elektronicznych ( PUE) ZUS. Warto pamiętać, że dla każdego wykonawcy dzieła trzeba złożyć oddzielny formularz RUD. W jednym takim formularzu można wykazać maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą.

W zgłoszeniu zostaną zawarte ogólne informacje dotyczące: zamawiającego i wykonawcy, daty zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia umowy, a także o jej przedmiocie. Należy jednak pamiętać, że czynność tą należy powtarzać za każdym razem, gdy nawiążemy współpracę na podstawie nowej umowy o dzieło.

W formularzu RUD należy podać następujące dane:

• w bloku I – swoje dane, czyli zamawiającego wykonanie umowy o dzieło – dane identyfikacyjne oraz adresowe,
• w bloku II – dane wykonawcy umowy o dzieło – dane identyfikacyjne oraz adresowe osoby, z którą zawarłeś umowę o dzieło,
• w bloku III – informację o zawartych umowach o dzieło – daty zawarcia, daty wykonywania (od-do) oraz liczbę zawartych umów.

Umowa o dzieło a umowa zlecenia – podobieństwa i różnice

Każdy pracodawca powinien przed zawarciem umowy o dzieło rozważyć czy powierzane zadania w ogóle mogą być objęte umową o dzieło. Jest to szczególnie ważne w kontekście obowiązku zgłaszania umów, gdyż często błędnie kwalifikuje się umowy jako umowy o dzieło, chcąc skorzystać z tego, że takie umowy – w przeciwieństwie do umów zlecenia czy pracy – nie podlegają oskładkowaniu. Dotychczas ZUS nie wiedział o zawieraniu umowy o dzieło, chyba, że przedsiębiorcę kontrolował lub otrzymał od innego podmiotu (pracownika, PIP) informację o potrzebie przyjrzenia się prawidłowości kwalifikowania umów.

Wskażmy na podstawowe podobieństwa i różnice przy takich umowach.

Podobieństwa:

1. Podobna grupa odbiorców – zleceniobiorcą lub wykonawcą umowy cywilnoprawnej może być zarówno osoba fizyczna, jaki i jednostka nieposiadająca osobowości prawnej oraz osoba prawna. Ważne, by wykonawca zlecenia posiadał zdolność do czynności prawnych.
2. Brak obowiązku pracy w ściśle określonych warunkach i czasie.
3. Brak praw i przywilejów pracowniczych

Różnice:

1. Kwestia wynagrodzenia – w 2021 r. minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorcy za wywiązanie się z podjętej umowy cywilnoprawnej wynosi 18,30 zł brutto. Inaczej jest w przypadku umowy o dzieło, ponieważ zamawiający musi zapłacić za wykonanie dzieła, czyli zwykle konkretna ustalona z góry kwota.
2. Zlecenia podlegają oskładkowaniu zdrowotnemu oraz pakietowi społecznemu (zwykle, chyba że zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych). Dobrowolna jest jedynie składka chorobowa. Natomiast umowy o dzieło nie podlegają wcale oskładkowaniu i nie gwarantują ubezpieczenia.
3. Prawo do pomocy medycznej i socjalnej – z tytułu pracy na umowie zlecenia można posiadać prawo do darmowej opieki medycznej specjalistów i wielu świadczeń społecznych. Samo podejmowanie umów o dzieło nie gwarantuje podobnych przywilejów.
4. Zleceniobiorca wykonuje zlecenie (wskazaną umową czynność). Natomiast wykonawca dzieła ma za zadanie wykonać określone dobro (produkt/usługę). Nieważne jest to, jakim sposobem to zrobi, lecz to, że osiągnie ostateczny efekt. W umowie o dzieło chodzi zawsze więc o osiągnięcie umówionego rezultatu niezależnie od rodzaju i intensywności świadczonej w tym celu pracy i staranności, natomiast celem umowy zlecenie jest staranne wykonanie określonych czynności niekoniecznie zmierzających do osiągnięcia rezultatu. Umowa zlecenia jest zawierana dla wykonywania czynności w sposób powtarzalny, ciągły i systematyczny, a umowa o dzieło powinna mieć charakter jednorazowy. Jest to podstawowa różnica oceniana przez ZUS.
5. Odpowiedzialność wykonawcy – zleceniobiorca z zasady nie może przekazać zlecenia osobie trzeciej. Wykonawca dzieła ma takie prawo, lecz sam bierze na siebie odpowiedzialność za efekt końcowy.
6. Czas trwania umowy- Zlecenie wykonuje się „przez czas”, natomiast dzieło „na czas”.
7. Zleceniobiorca nie bierze na siebie ryzyka pomyślnego wyniku spełnianej czynności/usług, a wykonawca dzieła takie ryzyko przyjmuje (jest odpowiedzialny za rezultat).
8. Umowa o dzieło może być poddana tzw. sprawdzianowi na istnienie wad dzieła. Oznacza to, że zlecający dzieło wie co konkretnie powstanie i po otrzymaniu tego jest w stanie ocenić czy rezultat jest prawidłowy czy nie, a jeżeli występują nieprawidłowości może reklamować dzieło.
9. Umowa zlecenia co do zasady jest zawierana dla wykonywania czynności w sposób powtarzalny, ciągły i systematyczny. Czas jej trwania jest wyznaczany poprzez wskazanie okresu na jaki zawarto umowę Umowa o dzieło powinna mieć charakter jednorazowy, a czas jej trwania powinien być konkretnie określony poprzez wskazanie terminu (daty) wykonania dzieła.
10. Umowę zlecenia można wypowiedzieć, a od umowy o dzieło można odstąpić (nie przewiduje się wypowiedzenia umowy o dzieło).
11. Ze względu na konieczność określenia dzieła z góry, tj. co powstanie, często umowa o dzieło wiąże się także z przekazaniem majątkowych praw autorskich do dzieła lub umożliwieniem w inny sposób dysponowania rezultatem (np. udzielenie licencji).

Przykłady kwalifikacji umów

Aby zobrazować jak orzecznictwo sądów kwalifikuje ostatecznie umowy podajmy, że:

1. wykonanie instalacji wodno-kanalizacyjnej w budynku mieszkalnym oraz montaż stolarki okiennej uznano za świadczenie usług, nie zaś umowę o dzieło (tak: Sąd Apelacyjny w wyroku z dnia 31.08.2016 r, sygn. akt II AUa 2226/15);
2. przyklejanie łatek, sklejanie detali, uformowanie detali zgodne z kartą technologiczną, naprawa palet poprzez wymianę pękniętych poprzeczek i siatek oraz pomalowanie palet nie stanowiły umów o dzieło, gdyż były umowami o świadczenie usług na warunkach zlecenia (Sąd Apelacyjny w wyroku z dnia 18.07.2018 r, sygn. akt III AUa 412/17);
3. Praca polegająca na odnotowywaniu wjazdu i wyjazdów pojazdów na teren chronionego obiektu, wylegitymowaniu i wypisaniu przepustek dla osób wchodzących na teren obiektu nie były w ocenie Sądu umowami o dzieło, natomiast stanowiły umowy o świadczenie usług (Sąd Apelacyjny w wyroku z dnia 13.02.2013 r, sygn. akt III AUa 1075/12);
4. prowadzenie promocji towarów, które zalegają w hurtowniach i marketach oraz promocją towarów nowych, wchodzących na rynek, stosunek prawny łączący strony należał do kategorii umów o świadczenie usług, a nie umowy o dzieło (Sąd Apelacyjny w wyroku z dnia 06.09.2012 r, sygn. akt III AUa 330/12).

Konsekwencja błędnej kwalifikacji umowy

W przypadku braku zgłoszenia umowy o dzieło grozi grzywna do 5 tys. zł.

Jeżeli inspektor ZUS ustali, że umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą w praktyce posiada cechy umowy o pracę, może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o ustalenie istnienia stosunku pracy. Sąd uwzględnia powództwo o ustalenie stosunku pracy, jeśli ustali, że strony które zawarły umowę cywilnoprawną o dzieło, rzeczywiście pozostają w stosunku pracy.

Oceniając zasadność zawarcia umowy o dzieło, inspektor ZUS może stwierdzić, że umowa nie wyczerpuje warunków umowy o dzieło, a jest umową zlecenia / o świadczenie usług. Wtenczas wyda decyzję o podleganiu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (często po przeprowadzeniu kompleksowej kontroli u przedsiębiorcy), co będzie powodowało konieczność uregulowania świadczeń wstecznie oraz skorygowania dokumentów rozliczeniowych. Od takiej decyzji przedsiębiorca ma prawo odwołać się do sądu.