Rejestracja i zakładanie spółek

Przedsiębiorcy decydujący się na założenie działalności muszą dokonać wyboru formy prawnej, w jakiej będą działali w obrocie. Poszczególne rozwiązania różnią się między sobą zarówno w kwestiach formalnych, finansowych, jak i podatkowych, a także w przedmiocie zakresu odpowiedzialności za zobowiązania. Dlatego przed zarejestrowaniem spółki należy dokonać wszechstronnej oceny prawnej i podatkowej zamierzenia biznesowego oraz możliwości przedsiębiorcy. Poza jednoosobową działalnością gospodarczą oraz spółką cywilną wyboru można dokonać spośród:

• spółek osobowych prawa handlowego, które obejmują spółkę jawną, partnerską, komandytową i komandytowo-akcyjną (w ramach Krajowego Rejestru Sądowego);
• spółek kapitałowych prawa handlowego, na które składa się spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna (przez rejestrację spółki).

Wszystkie spółki osobowe muszą być przynajmniej dwuosobowe. Spółki kapitałowe może zarejestrować również pojedyncza osoba fizyczna. W określonych sytuacjach założenie np. jednoosobowej spółki z o.o. może okazać się lepszym rozwiązaniem niż klasyczna JDG. Ogólne zasady tworzenia, organizację, funkcjonowanie, rozwiązywanie, łączenie, podział i przekształcanie spółek handlowych reguluje ustawa kodeks spółek handlowych.

Warto zwrócić uwagę, że co do zasady obowiązuje swoboda wyboru formy organizacyjnoprawnej w ramach umowa spółki. Należy jednak zaznaczyć, że spółka partnerska jest przewidziana wyłącznie dla osób reprezentujących wolne zawody (np. architekt, biegły rewident, broker ubezpieczeniowy). Z kolei przepisy szczególne mogą nakładać na określone branże wymóg zachowanie konkretnej formy prowadzenia działalności gospodarczej. Dobrym przykładem jest nowelizacja przepisów dotyczących firm pożyczkowych. Począwszy od 1 stycznia 2024 r. mogą one funkcjonować wyłącznie pod postacią spółki z o.o. (z ograniczoną odpowiedzialnością) albo spółki akcyjnej z kapitałem zakładowym o wysokości 1 miliona złotych w pełni pokrytym wkładami pieniężnymi, co jest do rejestracji spółki konieczne, by założyć spółkę i wskazać siedzibę spółki w ramach proces zawierania umowy spółki.

Przed założeniem działalności należy upewnić się też, czy prowadzenie określonego rodzaju biznesu nie podlega reglamentacji ze strony państw i nie wymaga uzyskania zezwolenia, licencji lub koncesji. Tak jest m.in. w przypadku obrotem paliwami ciekłymi lub usługach przewoźnika.

Wykorzystanie Portalu Rejestrów Sądowych jest obligatoryjne, jeżeli umowę lub statut spółki sporządzono w formie papierowej. Zgłoszenia w systemie dokonuje się jednak w formie elektronicznej. Forma cyfrowa jest też zarezerwowana do wysyłania pism przez przedsiębiorcę do sądu rejestrowego oraz przez sąd do przedsiębiorcy. Wysłanie pisma w formie papierowej nie będzie miało skutków doręczenia, nawet jeśli umowę spółki podpisują wspólnicy w oparciu o wzorzec umowy spółki udostępniony w ramach umowy spółki online.

Należy zaznaczyć, że portal PRS służy do zarejestrowania podmiotu, który już został utworzony, ale nie do jego założenia (w przeciwieństwie do S24). Za pośrednictwem portalu rejestrów sądowych można zarejestrować dowolny rodzaj spółki, w tym także te, dla których ustawodawca przewidział „skróconą drogę” tworzenia w postaci S24. Oprócz zarejestrowania podmiotu, PRS pozwala na:

• zmienić już dokonany wpis (np. w zakresie PKD);
• złożyć dokumenty finansowe (sprawozdanie).

Do korzystania z PRS niezbędne jest założenie konta w systemie, przy czym rejestracja spółki polega na wypełnieniu interaktywnego formularza. Może to zrobić każda osoba mająca dostęp do systemu, ale wniosek muszą podpisać wszyscy wspólnicy lub członkowie zarządu albo ustanowiony pełnomocnik procesowy. Wniosek o wpis spółki powinien zawierać:

• firmę, siedzibę i adres spółki;
• formę prawną spółki;
• oznaczenie sądu rejestrowego do którego składany jest wniosek;
• oznaczenie wnioskodawcy (opcjonalnie również pełnomocnika);
• wskazanie NIP i REGON, jeżeli spółka je już posiada.

Do wniosku należy załączyć dokumenty. Jeśli są sporządzone w formie elektronicznej, wymagany jest ich podpis podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. W przypadku formy papierowej, do PRS przesyła się elektroniczne skany poświadczone za zgodność przez pełnomocnika, przy czym oryginał lub poświadczony odpis lub urzędowy wyciąg należy wysłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku.

Rejestracja spółki przez S24 to dobre rozwiązanie dla wspólników, którzy chcą zbudować umowę spółki bez umieszczania w niej fakultatywnych postanowień dotyczących m.in. dopłat, wnoszenia aportów czy umorzenia udziałów. Cała procedura odbywa się w systemie teleinformatycznym oraz z wykorzystaniem szablonu, który można modyfikować w bardzo ograniczonym zakresie.

Takie rozwiązanie pozwala na bardzo szybkie rozpoczęcie działalności. Wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w systemie S24. Opłata sądowa jest niższa o połowę i zamiast 500 zł wynosi 250 zł. W przypadku spółki z o.o. wybór S24 pozwala też na uniknięcie taksy notarialnej.

Wszystkie osoby podpisujące umowę spółki muszą mieć możliwość złożenia elektronicznego podpisu profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem ręcznym. Wymagany jest dostęp do S24.

Dokumenty nieudostępnione w S24 – np. listę zawierającą dane oraz adresy do doręczeń osób uprawnionych do reprezentowania spółki – należy sporządzić odrębnie, podpisać, a następnie wgrać do systemu jako załączniki, np. w formacie .pdf.

Wspólnicy muszą pamiętać o złożeniu do urzędu skarbowego formularza NIP-8, opłaceniu PCC od wartości wkładów oraz zgłoszeniu spółki do CRBR. Dodatkowo może pojawić się konieczność zgłoszenia podmiotu do rejestru VAT, a w przypadku spółki z o.o., oświadczenia o pokryciu w całości kapitału zakładowego, chyba że zostało ono załączone do zgłoszenia spółki.

Zmiana umowy spółki założonej przez S24 może być przeprowadzona w dwojaki sposób – przez system teleinformatyczny albo tradycyjnie. W drugim przypadku podmiot utraci możliwość wprowadza zmian za pośrednictwem S24.

Czas trwania rejestracji jest uzależniony od wybranego przez wspólników trybu. Podmioty tworzone z wykorzystaniem S24 powstają w ciągu kilku dni. W przypadku procedury tradycyjnej czas rejestracji wydłuża się do około 1-2 miesięcy. Do tego okresu należy doliczyć czas poświęcony na konsultacje prawno-podatkowe i wypracowanie modelu biznesowego spółki. Z tego względu założenie nowego podmiotu należy planować z wyprzedzeniem.