Prawo kontroli wspólnika (akcjonariusza) w spółce oraz w grupie spółek

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, zarówno wspólnicy, jak i akcjonariusze spółek kapitałowych, zostali wyposażeni w szereg praw i obowiązków. Mimo tego, w odróżnieniu od spółek osobowych, spółki kapitałowe z zasady są dużo słabiej związane ze swoimi „właścicielami”. Akcjonariuszom i wspólnikom przysługuje kilka podstawowych uprawnień organizacyjnych, dzięki którym mogą sprawować nadzór nad zarządem i kontrolę nad działalnością. Prawo kontroli – o czym w dalszej części – może przyjąć formę wykonywaną zarówno pośrednio i bezpośrednio. 

Prawa korporacyjne można podzielić na uprawnienia natury organizacyjnej oraz prawa majątkowe. Do drugiej kategorii zaliczmy m.in. prawo do udziału w zysku (dywidendy), prawo pierwszeństwa poboru w spółce akcyjnej oraz prawo pierwszeństwa objęcia udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W wyniku wykonania uprawnień o charakterze majątkowym, po stronie wspólników lub akcjonariuszy powstaje przysporzenie o charakterze materialnym (majątkowym). Tymczasem, wśród uprawnień organizacyjnych (korporacyjnych) wskazuje się możliwość monitoringu przez wspólników/akcjonariuszy sposobu prowadzenia działalności przez spółkę. Z tego względu wśród tej kategorii uprawnień wskazuje się m.in. prawo udziału i głosowania podczas zgromadzenia, prawo zaskarżania uchwał zgromadzenia, a także prawo do kontroli działalności spółki.

Warto także zwrócić uwagę, iż Kodeks spółek handlowych został niedawno wzbogacony o normalizacje dotyczące sprawowania kontroli nad spółkami zależnymi przez spółki dominujące. W tym kontekście mogą pojawić się wątpliwości, czy akcjonariuszom (wspólnikom) spółki dominującej przysługują także uprawnienia korporacyjne wobec spółki zależnej? 

W niniejszym artykule wyjaśniamy wszystkie wątpliwości, które narosły wokół wykonywania prawa kontroli przez wspólników oraz akcjonariuszy spółek kapitałowych. 

Prawo kontroli w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

W spółce z o.o. – mimo jej kapitałowego charakteru – ustawodawca przyznał wspólnikom szerokie prawo kontroli wobec spółki. Zgodnie z art. 212 Kodeksu spółek handlowych, każdy ze wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma prawo kontrolować spółkę w sposób bezpośredni. Takie unormowanie powoduje, że niemożliwym jest odmienne uregulowanie tej materii w ramach umowy spółki, poza wskazanym w Kodeksie przypadkiem, gdy w spółce powołana jest Rada Nadzorcza. Wówczas prawo to można ograniczyć lub wyłączyć. 

Uprawnieniem stojącym u podstaw prawa do kontroli jest tak naprawdę prawo wspólnika do informacji. Pierwszym krokiem do przeprowadzenia kontroli jest bowiem umożliwienie wspólnikowi dostępu do informacji w praktyce niezwykle poufnych, dotyczących spraw wewnętrznych spółki i tajemnic jej przedsiębiorstwa. 

Wykonywanie prawa do kontroli w praktyce

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie odpowiedzialny jest zarząd. Wobec tego, wspólnicy nie mają co do zasady bieżącego dostępu do kwestii księgowych, rachunków spółki i wglądu w jej zobowiązania. Prawdą jest jednak, że wspólnicy są zwykle żywo zainteresowani sytuacją spółki i chcą posiadać wiedzę na temat jej spraw. W tym celu wspólnik lub też wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą, na gruncie art. 212 § 1 KSH, może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu spółki. Taka kontrola ma na celu zbadanie, czy spółka prowadzi działalność zgodnie z prawem oraz umową spółki i sprawdzenie, czy zarząd działa zgodnie z zasadą gospodarności. Nie skutkuje jednak możliwością bezpośredniej ingerencji w działanie podmiotu. 

Z praktycznego punktu widzenia, wykonywanie czynności kontrolnych powinno odbywać się zgodnie z zasadami współżycia społecznego. Przez czynności kontrolne należy rozumieć możliwość przeglądania dokumentacji, wykonywania z niej kopii, ale także możliwość żądania od członków zarządu przedkładania wyjaśnień lub raportów. Wspólnik może także na własny użytek sporządzić bilans. Przede wszystkim, wspólnik powinien zgłosić chęć przeglądania dokumentów w siedzibie spółki i w godzinach jej normalnego funkcjonowania. Co do zasady jednak, wspólnik może ustalić z zarządem, jak miałaby wyglądać jego wizyta i w jakim czasie miałaby się odbyć. Często bowiem spółki powierzają prowadzenie spraw rachunkowych podmiotom zewnętrznym i umożliwienie wspólnikowi wglądu w dokumenty może nie być możliwe ad hoc. Z przygotowanych do przejrzenia dokumentów zarówno wspólnik, jak i upoważniona przez niego osoba mogą sporządzać kopie oraz notatki. Ponadto warto zwrócić uwagę, iż wspólnik nie powinien nadużywać przysługującego mu uprawnienia. Zgłaszanie potrzeby kontroli częściej niż jest to konieczne, może zostać potraktowane jako nadużycie prawa i stanowić podstawę do powzięcia wobec niego kroków w celu jego wyłączenia na mocy art. 266 KSH. 

Odmowa wykonania prawa kontroli

Czy prawo kontroli jest prawem nieograniczonym? Nie do końca. Zarząd może bowiem odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki. Dzieje się tak wówczas, gdy zarząd poweźmie uzasadnioną obawę, że wspólnik planuje wykorzystać przedmiotowe informacje w celach sprzecznych z interesami spółki, a tym samym, iż zmierza do wyrządzenia spółce szkody. W tym celu zarząd podejmuje stosowną uchwałę, gdyż czynność polegająca na odmowie udostępnienia ksiąg do wglądu jest czynnością wykraczającą poza zakres czynności zwykłego zarządu. 

W związku z tym, że odmowa może dotyczyć tylko uzasadnionych przypadków, uchwała powinna to uzasadnienie zawierać. Należy wskazać konkretne okoliczności, które przemawiają za podjęciem takich kroków. Mogą one dotyczyć m.in. obawy, że wspólnik wykorzysta informacje w prowadzonej przez siebie działalności konkurencyjnej, albo potencjalna możliwość ich przekazania podmiotom konkurencyjnym. Zarząd powinien w uchwale wykazać, że istnieje realne zagrożenie, iż w wyniku udostępnienia informacji spółka poniesie szkodę, ale – co bardzo ważne – szkoda ta musi mieć charakter znaczny. Przymiot „znaczności” należy w tym przypadku oceniać zawsze przez pryzmat posiadanego przez spółkę majątku obrotu, który generuje i jej zysku. 

W przypadku podjęcia przez zarząd uchwały o odmowie przeprowadzenia kontroli, zablokowany wspólnik może zwrócić się do zgromadzenia wspólników, aby ci w drodze uchwały zadecydowali, czy należy mu umożliwić skorzystanie z prawa kontroli. Zgromadzenie ma na to miesiąc od dnia złożenia takiego żądania przez wspólnika. 

Kolejną ścieżką „odwoławczą” jest droga postępowania sądowego. Wspólnik może z niej skorzystać wówczas, gdy zgromadzenie podtrzyma decyzję zarządu, lub gdy nakaże zarządowi udostępnienie ksiąg, ale zarząd takiego polecenia nie wykona. Wtedy wspólnik, któremu udzielono odmowy, może wystąpić z wnioskiem do sądu rejestrowego prowadzącego rejestr spółki. Ma na to 7 dni od powzięcia informacji o uchwale zgromadzenia wspólników, w której podtrzymują oni decyzję zarządu lub od upływu 7 dni od dnia, w którym zgromadzenie powinno taką uchwałę podjąć. Ponadto uchwała zgromadzenia wspólników podlega zaskarżeniu na zasadach ogólnych, wskazanych w art. 249 lub 252 KSH. 

Ograniczenie prawa kontroli

Poza bezpośrednimi formami sprawowania kontroli przez wspólników, pośrednią formą nadzoru nad poczynaniami spółki i jej zarządu, jest ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w spółce, zgodnie z art. 213 KSH. W spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, jest to działanie obligatoryjne. Wówczas, w przypadku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników. Ograniczenie indywidualnej kontroli wspólników następuje w formie uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki, która na podstawie art. 246 § 3 KSH wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.

Ograniczając indywidualne prawo kontroli wspólników, należy pamiętać o tym, że wspólnicy co do zasady mają równe prawa i obowiązki. A zatem ograniczenie prawa kontroli w stosunku tylko do części z nich, może zostać potraktowane jako naruszenie art. 20 KSH, tj. zasady równouprawnienia wspólników i akcjonariuszy. Należy zatem zawsze rozważnie ustalać zakres podmiotowy, jak i przedmiotowy takiego ograniczenia. 

Rozszerzenie prawa kontroli

Analogicznie do możliwości ograniczenia prawa kontroli, w spółce możliwe jest także rozszerzenie prawa do kontroli ponad zakres wskazany w art. 212 KSH. Każdorazowo jednak zabieg taki wymaga uchwały zgromadzenia, tudzież zmiany umowy spółki. Wówczas specjalne uprawnienia kontrolne może zostać zespolone albo z określonymi udziałami albo z konkretnym wspólnikiem.