Czy pracodawca może zmusić do urlopu? Czy to zgodne z prawem?

Artykuł 14 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik ma prawo do wypoczynku. Jest to – obok prawa do wynagrodzenia za pracę – jedno z podstawowych uprawnień, które przysługuje pracownikowi. Jest to również osobiste prawo człowieka. Z tego powodu pracownik nie może się go zrzec, ani przenieść na osobę trzecią. Kodeks pracy koreluje w ten sposób z art. 66 ust. 2 Konstytucji, który stanowi, iż pracownik ma prawo do określonych w ustawie dni wolnych od pracy i corocznych płatnych urlopów, a maksymalne normy czasu pracy określa ustawa. Nie ulega zatem wątpliwości, że odpoczynek jest niezwykle ważny w oczach ustawodawcy, będąc podwaliną pod bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Z uwagi na powyższe ustawodawca dąży, aby urlop w pierwszej kolejności był udzielany w naturze. I bynajmniej nie chodzi o konieczność spędzania urlopu na świeżym powietrzu. Intencją ustawodawcy jest, aby naturą urlopu było jego wykorzystywanie w postaci czasu wolnego poza pracą – dopiero, gdy jest to niemożliwe, pracownikowi przysługuje ekwiwalent w postaci finansowej. Aby jednak zapobiec ”handlowaniu” urlopem w zamian za gratyfikację finansową, ustawodawca wskazał, że ekwiwalent będzie należał się pracownikowi tylko w jednej sytuacji – gdy ten postanowi zrezygnować z pracy, a w okresie wypowiedzenia nie wykorzysta przysługującego mu wymiaru urlopu.

W tym miejscu warto podkreślić, że prawo do urlopu przysługuje tylko pracownikom, a więc osobom zatrudnionym w ramach stosunku pracy. Osoby wykonujące zadania w oparciu o inny rodzaj relacji nabywają to prawo tylko wówczas, gdy przepisy wyraźnie o tym stanowią. Dzieje się tak m.in. gdy wynika to z postanowień zawartej umowy.

Pracownikom przysługuje uprawnienie do spędzania czasu poza pracą w okresach dobowych, tygodniowych, ale także rokrocznych. Zgodnie z art. 152 ust. 1 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu, przysługującego danemu pracownikowi, będzie zależał od jego stażu pracy. Jeżeli pracownik był zatrudniony (ogółem, nie tylko u jednego pracodawcy, przy czym w odpowiedni sposób liczą się także lata nauki do stażu pracy) krócej aniżeli 10 lat, wówczas przysługiwać będzie mu 20 dni urlopu rocznie. Jeżeli zaś pracownik jest zatrudniony ponad 10 lat, będzie mógł rokrocznie skorzystać z 26 dni wolnych.

W przypadku pracowników zatrudnionych na części etatu urlop będzie naliczał się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Należy także podkreślić, że pracownik ma możliwość ”wybrania” urlopu w częściach. Wówczas przynajmniej jedna z partii tego wypoczynku nie powinna być krótsza niż 14 dni.

Kwestie ustalania terminów urlopów są regulowane przez pracodawców w ramach praktyki wypracowanej między nimi a pracownikami. W wielu zakładach pracy funkcjonują tzw. plany urlopowe. Pracownicy deklarują się, w jakim terminie chcieliby wykorzystać swój czas wolny, a pracodawca stara się tak zorganizować pracę zakładu, ażeby w miarę możliwości jednocześnie zapewnić pracownikom wypoczynek i niezakłóconą pracę.

Co jednak w przypadku, gdy pracodawca narzuca pracownikom termin urlopu w drodze arbitralnej decyzji? Czy pracownik ma możliwość wyrażenia sprzeciwu, czy powinien dostosować się do woli pracodawcy? Kiedy takie zachowanie jest pogwałceniem praw pracownika, a kiedy dozwolonym działaniem? Wyjaśniamy poniżej.

Zmuszanie do wykorzystania zaległego urlopu

Art. 161 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Zasada ta mówi zatem o tym, że w przypadku, gdy pracownik nabył z dniem 1 stycznia 2022 roku prawo do 26 dni urlopu, przysługuje mu uprawnienie, aby wszystkie 26 dni wykorzystać w roku 2022. Często jednak zdarza się, że pracownik nie wykorzystuje wszystkich dni przysługującego mu ”wolnego”. Co dzieje się wówczas z takim urlopem? Niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop ”odkłada” się na kolejny rok. Pracownik może z niego skorzystać do 30 września kolejnego roku.

Jak zostało wspomniane powyżej, jeżeli urlop nie został udzielony w naturze, a więc w postaci czasu wolnego od pracy, pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny. Pracodawca będzie musiał zadecydować, czy utworzy w księgach rezerwę na wypadek, gdyby dany pracownik rozwiązał stosunek pracy, a ekwiwalent za niewykorzystany urlop stał się wymagalny. Co więcej, pracodawca, który uniemożliwia lub utrudnia pracownikowi wykorzystanie zaległego urlopu w określonym w ustawie terminie, podlega karze grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Między innymi z tego powodu pracodawcy preferują, aby ich pracownicy wykorzystywali przysługujące im dni wypoczynku. Pytanie jednak brzmi, czy pracodawcy mogą zmusić pracowników do wykorzystania zaległego urlopu w określonym przez nich czasie?

Odpowiedź brzmi: owszem. Pracodawca ma prawo nakazać pracownikom, aby Ci wykorzystali zaległy urlop. W pierwszej kolejności termin tego urlopu powinien jednak zostać przez nich wspólnie ustalony. Dopiero gdy pracodawca i pracownik nie dojdą do porozumienia, pracodawca będzie mógł udzielić pracownikowi zaległego urlopu nawet bez jego zgody. Nie można także nie wspomnieć w tym kontekście o tzw. specustawie o przeciwdziałaniu COVID, której art. 15gc stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. Wspomniany powyżej przepis, mimo iż minęły dwa lata od jego wejścia w życie, nadal pozostaje w mocy. A zatem nadal obowiązuje.

Zmuszanie do wypoczynku w narzuconym terminie

Warto zwrócić uwagę na fakt, że pracownik ma prawo do urlopu – prawo, nie obowiązek. Oczywiście, nie może się urlopu zrzec ani go przenieść, ale co do zasady powinien mieć wolność decydowania, kiedy chciałby z urlopu skorzystać. Kodeks zna kilka przypadków, gdy pracodawca może odmówić mu urlopu w danym terminie. Takim wyjątkiem będzie m.in. sytuacja, gdy w zakładzie pracy ziszczą się okoliczności, w których nie będzie możliwe kontynuowanie pracy bez obecności danego pracownika. W takim przypadku – po spełnieniu warunków – pracodawca może wezwać pracownika z urlopu, nawet jeśli ten już się na niego udał.

Pracodawca mógłby także – jeżeli absencja pracownika zakłócałaby pracę zakładu – przesunąć urlop pracownika choćby urlop ten był zaplanowany zgodnie z planem urlopów. Należy jednak w każdej sytuacji bardzo uważnie miarkować, czy sytuacja zakładu pracy faktycznie wymaga podjęcia takich kroków jak wezwanie pracownika z urlopu lub przesunięcie mu planowanego wypoczynku. Zawsze powinno być to poprzedzone wnikliwym zastanowieniem i rozważeniem wszystkich potencjalnych możliwości.

Co innego w przypadku, gdy nie istnieją żadne obiektywne przesłanki wskazujące, że pracownik nie może skorzystać ze swojego prawa do wypoczynku, a pracodawca mimo to dyktuje mu termin urlopu. Takie działanie jest stanowczo zakazane. Pracownik ma prawo samodzielnie zawnioskować o urlop w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy i wybrać taki termin, który będzie dla niego satysfakcjonujący. Jeżeli nie wystąpią obiektywne przyczyny, dla których w wybranym przez pracownika terminie nie mógłby otrzymać urlopu, pracodawca nie może mu odmówić, ani tym bardziej narzucić żadnej daty.

Termin urlopu powinien być przede wszystkim wynikiem konsensusu między pracodawcą a pracownikiem

Oddelegowanie na urlop w okresie wypowiedzenia

Ostatni przypadek, wymagający omówienia w przedmiotowym zakresie, dotyczy sytuacji, gdy pracownikowi przysługuje urlop w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Jest to przypadek o tyle newralgiczny, że niewykorzystanie urlopu skutkuje koniecznością wypłacenia odchodzącemu pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego. Z tego powodu warto pamiętać, że w okresie wypowiedzenia pracodawca ma możliwość wysłania pracownika na urlop, nawet bez jego zgody. Pracownik nie musi wówczas wyrazić zgody na udzielenie mu urlopu ani na termin, w którym urlop ma być wykorzystany.

A co w sytuacji, gdy to pracownik na wypowiedzeniu chętnie odszedłby już na urlop, a pracodawca nie chce go udzielić? Dla niektórych pracodawców pracownik na wypowiedzeniu nie jest już wartością dodaną w zakładzie – myślami jest już w nowej pracy i zwykle wykonuje obowiązki z mniejszym zaangażowaniem. W takim przypadku pracodawca będzie zapewne wolał wysłać pracownika na urlop. Jeżeli jednak pracodawcy trudno jest znaleźć zastępstwo za odchodzącego pracownika, albo jego odejście wiąże się z koniecznością przyuczenia na to stanowisko kogoś nowego – pracodawca będzie chciał zatrzymać pracownika w zakładzie tak długo jak to będzie możliwe. Czy ma to tego prawo?

Prawem pracownika zawsze będzie możliwość złożenia wniosku urlopowego. Należy mieć jednak na uwadze, że w okresie wypowiedzenia to pracodawca decyduje, czy udzieli urlopu pracownikowi, czy będzie wolał wypłacić mu ekwiwalent. Stanowi o tym wprost art. 1671 Kodeksu pracy. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, ale tylko jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli.

Oddelegowanie na urlop „zbiorowy”

Kilka razy w ciągu roku może zdarzyć się sytuacja, kiedy między dniami ustawowo wolnymi od pracy, przypada dzień lub dwa dni robocze. W takie dni pracownicy zazwyczaj sami chętnie wnioskują o urlop. Może zdarzyć się jednak tak, że to pracodawcy zależy na tym, aby tego dnia pozostawić zakład pracy zamknięty. Czy wówczas może przymusić całą załogę do wykorzystania urlopu wypoczynkowego? Nie. Może spróbować zasugerować takie rozwiązanie, ale to, czy pracownicy z niego skorzystają, będzie zależało tylko i wyłącznie od nich. Jeżeli nie wszyscy się na to zdecydują, a mimo to pracodawcy będzie zależało, aby tego dnia jego załoga w całości skorzystała z wypoczynku, może udzielić im dodatkowego, płatnego dnia urlopu spoza wymiaru, który przysługuje im z ustawy.

Innym przykładem urlopu ”zbiorowego” tzn. sytuacji, w której pracodawca mógłby chcieć wysłać jednocześnie na urlop ogół swoich pracowników, jest przestój w pracy zakładu. Takie przypadki miały miejsce jeszcze całkiem niedawno, podczas epidemii wirusa COVID-19. Fabryki i zakłady pracy, postawione w stan lockdownu, zmuszone były czasowo zawiesić działalność co poskutkowało brakiem pracy dla zatrudnionych. Warto jednak wiedzieć, że wskazane powyżej okoliczności również nie usprawiedliwiają pracodawcy, który zmusza pracowników do wykorzystania w tym okresie urlopu. Takie działanie jest bezprawne. Decydowanie o terminie urlopu bieżącego jest uprawnieniem wyłącznie pracownika. Hipotetycznie można oczywiście wyobrazić sobie sytuację, w której wszyscy pracownicy zdecydowaliby się na urlop w tym samym czasie podczas gdy zakład zostałby zamknięty, pod warunkiem że byłaby to ich całkowicie dobrowolna i świadoma decyzja. W praktyce jednak, zwłaszcza w dużych zakładach zatrudniających wiele osób, byłoby to fizycznie niemożliwe.